As despesas comerciais são uma realidade para todas as empresas, independentemente do tamanho ou setor de atuação. Elas são fundamentais para manter as operações diárias e, ao mesmo tempo, promover o crescimento e a expansão dos negócios.
No entanto, é preciso ter cuidado para gerenciá-las com eficiência e transparência, a fim de garantir que não ultrapassem o orçamento e prejudiquem as finanças da empresa.
Ou seja, gerenciar gastos comerciais é um desafio constante para os gestores de negócios, especialmente em um cenário econômico incerto e altamente competitivo.
Por isso, neste artigo, vamos esclarecer tudo sobre o assunto, abordando os seguintes tópicos:
- Quais são os tipos de despesas;
- Como informar despesas comerciais na DRE;
- Como diminuir o custo de despesas comerciais de uma empresa;
- Como fazer reembolso para despesas comerciais.
Boa leitura!
Quais são os tipos de despesas?
Existem vários tipos de despesas em uma empresa. Por isso, é importante gerenciar cada uma de acordo com sua natureza e tentar controlar todas elas, evitando desperdícios.
Assim, quando a empresa precisa formalizar suas ações em relatórios, como a DRE (Demonstração do Resultado do Exercício), é preciso classificar muito bem essas despesas. Então, confira abaixo as principais categorias de despesas:
Despesas não operacionais
Despesas não operacionais, como o nome sugere, são despesas que não estão diretamente relacionadas às atividades operacionais de uma empresa.
Elas são geralmente classificadas como despesas extraordinárias e incluem itens como:
- perdas na venda de ativos;
- multas e juros sobre dívidas;
- despesas com litígios;
- despesas com investimentos financeiros;
- entre outras.
Essas despesas não estão diretamente relacionadas às atividades principais da empresa e, portanto, não contribuem para a geração de receita ou lucro operacional. Em geral, tenta-se reduzir as despesas não operacionais para melhorar a eficiência e a rentabilidade dos negócios.
Despesas pré-operacionais
São gastos que uma empresa faz antes do início das operações comerciais, como por exemplo:
- a elaboração do plano de negócios;
- pesquisas de mercado;
- registro da empresa;
- honorários advocatícios;
- honorários contábeis.
Essas despesas são consideradas como um investimento inicial e são amortizadas ao longo do tempo, geralmente em um período de 5 a 10 anos.
Despesas operacionais
As despesas operacionais são os principais gastos relacionados às atividades diárias e rotineiras de uma empresa.
Elas incluem salários e benefícios dos funcionários, aluguéis, despesas com energia, materiais de escritório, despesas de vendas e marketing, entre outras.
Assim, as despesas operacionais são extremamente importantes para a continuidade dos negócios e são registradas regularmente no período em que são incorridas.
Elas são consideradas como parte dos gastos para produzir ou fornecer produtos ou serviços, assim são subtraídas da receita para calcular o lucro operacional da empresa.
Dessa forma, deve-se monitorar de perto as despesas operacionais, pois elas afetam diretamente a rentabilidade e o fluxo de caixa da empresa. Reduzir ou controlar esses custos é uma chave para aumentar a lucratividade da empresa.
Despesas comerciais
Finalmente, as despesas comerciais são os gastos relacionados às atividades comerciais de uma empresa, incluindo vendas, marketing e publicidade. Elas também são consideradas despesas operacionais e são necessárias para a operação diária de uma empresa.
Esses gastos abrangem, por exemplo, despesas com propaganda, promoção de vendas, publicidade, relações públicas, viagens de negócios, comissões de vendas, custos de eventos e feiras comerciais, entre outros.
As despesas comerciais são essenciais para o crescimento e o sucesso do negócio, pois ajudam a promover os produtos ou serviços da empresa e a aumentar a visibilidade da marca.
Como informar despesas comerciais na DRE?
O DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) é uma demonstração financeira que apresenta o resultado operacional de uma empresa durante um período específico, geralmente um trimestre ou um ano.
Sobretudo, as despesas comerciais devem ser incluídas na DRE para possibilitar o cálculo do lucro líquido da empresa.
Assim, para informar as despesas com fins comerciais no DRE, é necessário classificá-las corretamente como despesas operacionais. Essa classificação, como já vimos, inclui todas as despesas necessárias para manter as atividades diárias da empresa, incluindo as comerciais.
Essas despesas devem ser agrupadas em uma conta específica na DRE, separadamente de outras despesas operacionais, como as despesas administrativas ou ajuda de custos específicos da operação. Em ambos os casos é preciso ter o recibo da despesa arquivado para a checagem dos dados sempre que necessário.
Normalmente, essas despesas são agrupadas em uma subconta intitulada “Despesas de Vendas”.
Assim, ao preparar a DRE, se subtrai as despesas comerciais das receitas de vendas para calcular o lucro bruto da empresa.
Como diminuir o custo de despesas comerciais de uma empresa?
Então, reduzir os custos com despesas comerciais não é fácil, mas existem várias estratégias que podem ser adotadas para diminuir esses gastos, buscando a sustentabilidade financeira.
Aqui estão algumas dicas para fazer isso:
- avalie a eficácia das despesas;
- negocie com fornecedores para obter melhores preços em produtos e serviços;
- reduza o orçamento com publicidade;
- automatize processos;
- revise periodicamente o histórico de despesas comerciais.
Como fazer reembolso de despesas comerciais?
Em primeiro lugar, é preciso estabelecer uma política de reembolso. A partir disso, a empresa consegue avaliar cada gasto, validá-lo de acordo com a política, avaliar a prestação de contas e por fim fazer o reembolso.
Entretanto, é preciso estar atento às regras do reembolso para despesas de funcionários para evitar erros lá na frente. Tudo isso seguindo os prazos estabelecidos, de modo a organizar melhor e evitar falhas.
Claro que esse processo pode — e deve — ser mais fácil. Caso a empresa conte com soluções específicas, como um cartão corporativo ou uma solução que facilite os reembolsos com relatórios simples de visualizar.
A despesa no cartão corporativo chega a ser contabilizada de forma automática via sistema, evitando a necessidade de reembolsos e uso de tempo para registro de custos.
Conclusão: acompanhe de perto as despesas comerciais
Em suma, as despesas comerciais são um aspecto essencial do funcionamento de uma empresa e, portanto, deve-se gerenciá-las com cuidado.
Por mais que elas representem saídas do dinheiro, são importantes para a continuidade da empresa, logo são cruciais.
As despesas, em geral, podem incluir uma ampla variedade de gastos necessários para manter a empresa operando, como despesas operacionais, de vendas e administrativas.
Uma das formas mais eficazes de gerenciar essas despesas é classificá-las corretamente na Demonstração do Resultado do Exercício (DRE). E como vimos, gastos comerciais podem ser despesas operacionais, na subcategoria “despesas de vendas”.
Além disso, confira também nosso conteúdo completo: Despesas empresariais: 5 passos para uma gestão eficiente!
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
