Gerenciar as despesas dos colaboradores é uma parte essencial da gestão financeira de qualquer empresa, e compreender como funciona o processo de reembolso é fundamental tanto para os empregadores quanto para os empregados.
Por isso, neste artigo, vamos explorar em detalhes o que é o reembolso de despesas para funcionários CLT, como ele funciona e quais são os direitos e responsabilidades dos empregadores e dos funcionários.
Então, se você é um gestor de equipe em busca de orientações para implementar políticas de reembolso eficazes ou um funcionário interessado em entender seus direitos em relação às despesas no trabalho, este artigo é para você.
Boa leitura!
O que é o reembolso de despesas para funcionários CLT
Antes de entrarmos nas políticas de reembolso e na legislação trabalhista, vamos entender o que é essa prática e como ela pode ser benéfica para ambos os lados.
O que é reembolso de despesas
O reembolso de despesas corporativas é uma forma de compensação financeira realizada pela empresa aos seus funcionários.
Nessa situação, os colaboradores inicialmente assumem os custos de despesas relacionadas ao trabalho, e em seguida a empresa realiza a devolução do valor integral ou parcial desses gastos.
Por exemplo, se um funcionário precisa viajar a trabalho e arca com os custos de alimentação durante esse período, a empresa deve reembolsá-lo pelos valores gastos. Inclusive, saiba mais sobre política para viagens corporativas.
Por que as empresas oferecem reembolso de despesas
O modelo de reembolso de despesas ainda é amplamente utilizado, pois antes da modernidade dos cartões corporativos, que se popularizaram nos últimos anos, era uma forma relativamente eficiente de gerenciar gastos corporativos.
Reembolsar despesas proporciona uma boa autonomia e liberdade na realização de compras da empresa, e na época era uma forma prática de gerenciamento financeiro.
Como funciona o reembolso de despesas na prática
O processo de reembolso de despesas pode variar de empresa para empresa, mas geralmente envolve a apresentação de comprovantes de gastos pelo funcionário e a aprovação desses gastos pelo gestor responsável.
Após a aprovação, a empresa realiza o pagamento do valor reembolsado ao funcionário. É importante ressaltar que nem todas as despesas relacionadas ao trabalho são reembolsáveis.
Normalmente, a empresa define quais são os tipos de gastos que podem ser reembolsados e em quais situações isso é permitido, seguindo as políticas de reembolso.
Tipos de despesas reembolsáveis para funcionários CLT
No modelo CLT, existem diversas possibilidades de despesas reembolsáveis. Vejamos as mais comuns:
Despesas com transporte
Entre as despesas reembolsáveis com transporte, podemos citar:
- transporte público;
- táxi e uber;
- carro próprio (gasolina) e aluguel de veículos.
A empresa pode estabelecer limites de valores e determinar formas específicas de registro desses gastos. Podemos citar, por exemplo, a Km Online como uma solução prática e versátil para o controle de quilômetro rodado.
Despesas com alimentação
As despesas com alimentação podem incluir:
- compra de alimentos durante viagens de trabalho;
- refeições em restaurantes com clientes;
- café da manhã de hotel não incluso;
- lanches rápidos.
Novamente, a empresa pode estabelecer limites de valores e formas específicas de registro desses valores.
Sobretudo, deve-se destacar que a alimentação é um fator determinante para o desempenho do colaborador.
Por isso, é indispensável que a empresa ofereça opções saudáveis e equilibradas para as refeições reembolsáveis, visando a saúde, bem-estar e desempenho do funcionário.
Despesas com hospedagem
As despesas com hospedagem incluem o valor gasto com hotéis, pousadas e outros tipos de acomodação relacionados ao trabalho.
Nestes casos, a empresa geralmente estabelece limites de valores para diárias e a escolha da hospedagem deve ser informada com antecedência.
Em alguns casos, o colaborador pode precisar se hospedar em locais mais caros devido à localização ou à disponibilidade de acomodações. Nesses casos, é fundamental que a empresa utilize o senso crítico para entender as particularidades de cada situação.
Despesas com cursos e treinamentos
As despesas com cursos e treinamentos podem ser reembolsáveis, dependendo das políticas da empresa.
Investir na capacitação dos colaboradores é essencial para o crescimento e desenvolvimento da empresa. Por isso, a empresa deve oferecer incentivos para que os funcionários participem de cursos e treinamentos, principalmente se essa capacitação será usada no trabalho.
Políticas de reembolso de despesas nas empresas
Para as empresas, é essencial estabelecer políticas claras e bem definidas de reembolso de despesas. Isso evita problemas e conflitos com os colaboradores e garante que o modelo seja justo para ambos os lados.
Estabelecendo limites e critérios
Os limites e critérios para reembolso de despesas devem ser bem definidos, evitando gastos excessivos e situações de abuso. Além disso, é importante que a empresa deixe claro quais são as situações em que o reembolso é de fato aplicável.
Por exemplo, se um colaborador precisa viajar a trabalho, a empresa pode definir um limite máximo para despesas com hospedagem, alimentação e transporte. Dessa forma, o colaborador sabe exatamente quais gastos são reembolsáveis e evita gastos desnecessários.
Aprovação e comprovação das despesas
As despesas devem ser aprovadas previamente pela empresa e comprovadas pelo colaborador. Para isso, é necessário que a pessoa apresente os recibos e notas fiscais dos gastos realizados.
É importante que a empresa tenha um sistema eficiente para aprovação e registro das despesas. Assim, é possível evitar excesso de burocracia, erros e fraudes.
Prazos para solicitação e pagamento do reembolso
Além disso, a empresa deve estabelecer prazos para solicitação e pagamento do reembolso. Isso evita que as despesas fiquem esquecidas ou sem registro e garante que o colaborador receba a devolução dentro do prazo adequado.
Por exemplo, a empresa pode definir que as despesas devem ser solicitadas até o último dia útil do mês e que o pagamento será realizado até o décimo dia do mês seguinte.
Benefícios para a empresa e colaboradores
Quando a empresa estabelece políticas claras de reembolso de despesas, ela garante o bom gerenciamento das finanças da empresa. Isso sem falar que os colaboradores se sentem mais motivados e engajados quando sabem que a empresa se preocupa com seu bem-estar e que haverá um reembolso justo e transparente.
Faça o reembolso de despesas com excelência
Como vimos, o reembolso de despesas para funcionários CLT pode ser uma forma eficiente de gerenciar gastos corporativos, além de trazer benefícios para a gestão empresarial. No entanto, é fundamental definir regras claras e justas para evitar problemas e conflitos.
Portanto, para impedir fraudes, burocracias e contratempos, o ideal é centralizar os gastos em cartões corporativos, e em paralelo elaborar uma boa política de cartão de crédito corporativo.
Inclusive, se você quer se aprofundar ainda mais no tema, e entender como integrar o reembolso de despesas aos softwares inteligentes de gestão financeira, confira nosso artigo completo: Reembolso de despesas corporativas: faça do jeito mais inteligente.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
