O reembolso de despesas é uma prática comum utilizada por empresas de diversos tamanhos e em diversos setores. Como o próprio nome sugere, esse modelo consiste na devolução de valores gastos pelos colaboradores com despesas relacionadas ao trabalho, como transporte, alimentação, hospedagem, cursos, dentre outras.
Entendendo o conceito de reembolso de despesas
Antes de adentrarmos nas políticas e possibilidades de reembolso de despesas na relação empregatícia, vamos entender o que é essa prática e como ela pode ser benéfica para ambos os lados.
O que é reembolso de despesas
O reembolso de despesas empresariais é uma forma de compensação financeira realizada pela empresa aos seus funcionários. Nesse modelo, os colaboradores assumem os custos de despesas relacionadas ao trabalho, e a empresa realiza a devolução do valor integral ou parcial desses gastos.
Por exemplo, se um funcionário precisa viajar a trabalho e arca com os custos de passagem, hospedagem e alimentação, a empresa pode reembolsá-lo pelos valores gastos nessas despesas. (Inclusive, saiba mais sobre política para viagens corporativas)
Por que as empresas oferecem reembolso de despesas
O modelo de reembolso de despesas é amplamente utilizado pois antes da modernidade dos cartões corporativos, amplamente difundida nos últimos anos, era a forma mais eficiente de gerenciar gastos corporativos.
Reembolsar despesas proporciona mais autonomia e liberdade na realização de tarefas da empresa, e era a forma mais prática e eficiente de gerenciamento financeiro da empresa, reduzindo gastos com adiantamentos de viagem e reduzindo o risco de erros de registro contábil. (Inclusive, a automação contábil chegou para facilitar diversas rotinas contábeis, confira, você vai se interessar).
Como funciona o reembolso de despesas
O processo de reembolso de despesas pode variar de empresa para empresa, mas geralmente envolve a apresentação de comprovantes de gastos pelo funcionário e a aprovação desses gastos pelo gestor responsável. Após a aprovação, a empresa realiza o pagamento do valor reembolsado ao funcionário.
É importante ressaltar que nem todas as despesas relacionadas ao trabalho são reembolsáveis. Normalmente, a empresa define quais são os tipos de gastos que podem ser reembolsados e em quais situações isso é permitido, seguindo as políticas de reembolso da empresa.
Conclusão
O reembolso de despesas é uma prática comum no mundo corporativo, e pode facilitar os gastos de atividades realizadas a serviço da empresa. Por outro lado, com o advento de soluções modernas de gestão de gastos com cartões inteligentes, os reembolsos veem caindo em desuso, pois esse novo tipo de solução oferecem mais autonomia e liberdade para funcionários na realização de suas tarefas, além de terem seus gastos mas mantendo as empresas no controle.
Independentemente de os gastos serem reembolsáveis ou em cartões corporativos, é importante que empresas e colaboradores estejam cientes das políticas e possibilidades de reembolso de despesas corporativas, para que possam aproveitar ao máximo os benefícios dessa prática.
Tipos de despesas reembolsáveis para funcionários CLT
No modelo CLT, existem diversas possibilidades de despesas reembolsáveis. Vejamos as mais comuns.
Despesas de transporte
Entre as despesas reembolsáveis de transporte, podemos citar o uso de transporte público, táxis, carros particulares e até mesmo aluguel de veículos. A empresa pode estabelecer limites de valores e determinar formas específicas de registro desses gastos.
É importante lembrar que, em algumas situações, o colaborador pode precisar utilizar mais de um meio de transporte para se deslocar até o local de trabalho ou para realizar atividades relacionadas ao trabalho. Nesses casos, é fundamental que a empresa esteja ciente e autorize o reembolso dessas despesas.
Despesas de alimentação
As despesas de alimentação reembolsáveis podem incluir a compra de alimentos durante viagens de trabalho, refeições em restaurantes e lanches rápidos. Novamente, a empresa pode estabelecer limites de valores e formas específicas de registro desses valores.
Além disso, é importante destacar que a alimentação pode ser um fator determinante para o desempenho do colaborador durante o trabalho. Por isso, é fundamental que a empresa ofereça opções saudáveis e equilibradas para as refeições reembolsáveis, visando a saúde e o bem-estar do funcionário.
Despesas com hospedagem
As despesas com hospedagem incluem o valor gasto com hotéis, pousadas e outros tipos de acomodação relacionados ao trabalho. Neste caso, a empresa geralmente estabelece limites de valores para diárias e deve ser informada com antecedência sobre a escolha da hospedagem.
É importante destacar que, em alguns casos, o colaborador pode precisar se hospedar em locais mais caros devido à localização ou à disponibilidade de acomodações. Nesses casos, é fundamental que a empresa esteja ciente e autorize o reembolso dessas despesas.
Despesas com cursos e treinamentos
As despesas com cursos e treinamentos podem ser reembolsáveis, dependendo das políticas da empresa. Para isso, é necessário que o colaborador apresente comprovação da presença em eventos com esse fim.
Investir na capacitação dos colaboradores é fundamental para o crescimento e desenvolvimento da empresa. Por isso, é importante que a empresa ofereça incentivos para que os funcionários participem de cursos e treinamentos, como o reembolso das despesas relacionadas.
Políticas de reembolso de despesas nas empresas
Para as empresas, é essencial estabelecer políticas claras e bem definidas de reembolso de despesas. Isso evita problemas e conflitos com os colaboradores e garante que o modelo seja justo para ambos os lados.
Estabelecendo limites e critérios
Os limites e critérios para reembolso de despesas devem ser bem definidos, evitando gastos excessivos e situações de abuso. Além disso, é importante que a empresa deixe claro quais são as situações em que o reembolso é aplicável.
Por exemplo, se um colaborador precisa viajar a trabalho, a empresa pode definir um limite máximo para despesas com hospedagem, alimentação e transporte. Dessa forma, o colaborador sabe exatamente o que pode ser reembolsado e evita gastos desnecessários.
Aprovação e comprovação das despesas
As despesas devem ser aprovadas previamente pela empresa e comprovadas pelo colaborador. Para isso, é necessário que a pessoa apresente os recibos e notas fiscais dos gastos realizados.
É importante que a empresa tenha um sistema eficiente para aprovação e registro das despesas. Assim, é possível evitar erros e fraudes.
Prazos para solicitação e pagamento do reembolso
A empresa deve estabelecer prazos para solicitação e pagamento do reembolso. Isso evita que as despesas fiquem esquecidas ou sem registro e garante que o colaborador receba a devolução dentro do prazo adequado.
Por exemplo, a empresa pode definir que as despesas devem ser solicitadas até o último dia útil do mês e que o pagamento será realizado até o décimo dia do mês seguinte.
Benefícios para a empresa e colaboradores
Quando a empresa estabelece políticas claras de reembolso de despesas, ela garante que os colaboradores sejam tratados de forma justa e que as finanças da empresa sejam bem gerenciadas.
Além disso, os colaboradores se sentem mais motivados e engajados quando sabem que a empresa se preocupa com seu bem-estar e que suas despesas serão reembolsadas de forma justa e transparente.
Implicações fiscais e trabalhistas do reembolso de despesas
É importante que as empresas tenham em mente as implicações fiscais e trabalhistas do reembolso de despesas. O reembolso de despesas é uma prática comum em muitas empresas, que visa reembolsar os colaboradores por gastos realizados no exercício de suas funções. Essa prática pode abrir espaço para alguns questionamentos.
Reembolso de despesas x salário indireto
É importante ressaltar, no entanto, que o reembolso de despesas não pode ser considerado como salário indireto, ou seja, um valor que é utilizado para burlar impostos e outros encargos trabalhistas. O reembolso de despesas deve ser utilizado apenas para reembolsar gastos realizados no exercício da função do colaborador.
Impostos e contribuições previdenciárias
As empresas devem realizar o recolhimento de impostos e contribuições previdenciárias sobre o valor do reembolso de despesas, de acordo com as leis trabalhistas vigentes. É importante que a empresa esteja em dia com suas obrigações fiscais e trabalhistas para evitar problemas com a justiça do trabalho.
Possíveis conflitos e questionamentos legais
É possível que existam conflitos e questionamentos legais relacionados ao reembolso de despesas, principalmente se as políticas da empresa não estiverem claras ou se houver divergências nos valores reembolsados. Por isso, é importante que a empresa mantenha uma postura transparente e aberta ao diálogo com seus colaboradores.
Além disso, é importante que a empresa tenha uma política clara e justa de reembolso de despesas, definindo quais despesas são reembolsáveis e em quais situações o reembolso pode ser solicitado. Dessa forma, os colaboradores terão mais segurança e transparência na hora de solicitar o reembolso de suas despesas.
Como vimos, o reembolso de despesas pode ser uma forma eficiente de gerenciar gastos corporativos, além de trazer benefícios para a gestão empresarial. No entanto, é fundamental que a prática seja regulamentada de forma clara e justa para evitar problemas e conflitos.
Portanto, é importante que as empresas estejam atentas às implicações fiscais e trabalhistas do reembolso de despesas, mantendo uma postura transparente e justa com seus colaboradores.
Outra maneira de organizar as despesas comerciais, e impedir contratempos futuros, é centralizá-las em cartões corporativos, desde que se tenha uma boa política de cartão de crédito corporativo.
Conheça também outra forma de gerenciar gastos corporativos através de cartões inteligentes!
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
