Toda mudança é diferente uma da outra, ainda mais quando alguns funcionários vão para cidades, estados e até países diferentes. Então chega a hora da empresa pagar a ajuda de custo para esse colaborador conseguir arcar com as despesas…
Às vezes pode surgir a dúvida de quanto pagar, se é obrigação da empresa ou não, e para as grandes empresas ainda têm o problema de gerenciar vários funcionários simultaneamente.
Por isso o post de hoje vai explicar tudo isso e mostrar como a gestão desses gastos pode ser bem mais fácil.
Boa leitura!
O que é a ajuda de custo?
A ajuda de custo é uma quantia de dinheiro que um funcionário recebe para realizar as atividades em nome da sua empresa em outro local de trabalho.
Essa quantidade deve ser paga em uma única parcela, afinal, tem o objetivo de indenizar os custos adquiridos pelo funcionário por causa de uma transferência – seja cidade, estado ou país.
A ajuda também não possui um valor máximo, contudo pode haver um acordo entre funcionário e a empresa, mas de qualquer forma, deve-se garantir que a quantia cubra todas as despesas necessárias.
Ajuda de Custo na Lei: Integra Salário?
Segundo o Art. 457, §2 da Reforma Trabalhista, qualquer quantidade dada como ajuda de custo não integra como salário – ou INSS, FGTS e IR – daquele funcionário:
§ 2º As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao Contrato de Trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.
Contudo, caso a empresa pague um valor fixo, mês a mês, justificando como ajuda de custo, para todos os efeitos legais o valor correspondente integrará o salário, visto que, terá natureza salarial e não indenizatória.
Um exemplo disso pode ser o vale-combustível, e até mesmo a ajuda de custo para home office, que tem se tornado parte da realidade de muitas empresas, principalmente após a pandemia do COVID-19.
Quais os tipos de ajuda de custo?
Vamos avançar na nossa discussão sobre o que é ajuda de custo.
Podemos separá-la em duas categorias: a Substituta e a Complementar.
Ajuda de Custo Substituta
Nesse caso o valor e objetivo da ajuda de custo já estão predefinidos. Ou seja, além do salário, um funcionário pode, por exemplo, receber um valor X para vale-transporte ou vale-combustível.
Ajuda de Custo Complementar
Aqui o valor é um complemento para o salário fixo já recebido, contudo, o colaborador usa a ajuda de custo como achar melhor.
Por exemplo, no caso de uma mudança de cidade a trabalho, ele não precisa prestar contas de como utilizou o dinheiro (se foi com empresa de transporte, móveis, passagens…).
O dinheiro é aplicado como convém, mas sempre garantindo que a forma como foi gasta e o valor oferecido garantem um bom desempenho da função sem prejudicar o funcionário na mudança e/ou a empresa.
Ajuda de Custo no Home Office
Como mencionei anteriormente, hoje algumas empresas já arcam com os custos de seus funcionários para a adaptação e andamento da rotina de trabalho de forma remota — home office.
Mas ainda existem dúvidas quanto às leis sobre esse formato de trabalho e a maneira correta para as equipes financeiras enquadrarem essas despesas no dia a dia do negócio.
Uma das opções do mercado é a utilização dos cartões corporativos (de crédito ou débito) para centralizar todos os custos de uma empresa. Dessa forma, tanto as ajudas de custo quanto as despesas empresariais podem ser realizadas com os cartões.
O nosso post sobre a ajuda de custo Home Office aborda de forma completa como essa despesa pode ser feita através de um cartão pré-pago e também como calcular no home office.
Como definir o valor da ajuda de custo?
O valor da ajuda de custo depende do gasto em questão. Caso, por exemplo, a situação seja uma ajuda para trabalho remoto, é preciso considerar o que se gasta em média com esse tipo de trabalho para estipular um valor realmente efetivo.
No caso de viagens corporativas, por exemplo, os custos tendem a ser mais variáveis, a depender do destino para o qual o colaborador vai, o local onde ficará hospedado e outras questões. (Você pode se interessar em saber mais sobre política de viagens corporativas)
O valor é definido pela empresa, de acordo com suas análises para não comprometer a sua sustentabilidade financeira, de forma unilateral.
O importante a considerar é que o valor não faz parte do salário, por conta de seu efeito como abono, como adicional.
Como dar ajuda de custo para os funcionários
Depois de compreender o que é ajuda de custo, vamos para a prática.
Vamos comentar agora como analisar essa situação para definir e organizar a ajuda de custo para os seus colaboradores.
Defina o valor
Primeiro, saiba bem para quê aquela ajuda de custo serve. Ou seja, defina a finalidade e a necessidade, de modo que isso ajude a chegar no valor ideal.
Analise as atividades e as despesas do funcionário e da situação, para chegar a uma ajuda justa e efetiva, que realmente cumpra seu objetivo.
Tenha uma política
É muito bom contar com uma política, que esteja alinhada, sobretudo, com a legislação sobre o assunto e com as normas financeiras de sua empresa.
Assim, você consegue garantir o sucesso dessa estratégia de ajudas de custo e pode realmente assegurar que seus colaboradores tenham o que precisam para efetuar seu trabalho.
O ideal é que o colaborador não precise se preocupar demais com isso e possa realmente focar em sua função. Ou seja, a gestão da ajuda de custo é uma forma de organizar melhor as finanças corporativas e as obrigações da empresa, ao mesmo tempo em que se eleva a produtividade.
É sempre bom ter na política a clareza com relação ao que pode ser considerado como ajuda e o que não pode. Isso facilita até mesmo na relação com os funcionários e os ajuda a entender cada situação.
Use um cartão corporativo
Outra solução muito útil é usar um cartão corporativo para gerenciar as ajudas de custo. Nesse caso, o cartão será adotado para simplificar a gestão dos valores oferecidos, de modo que se tenha a devida transparência e o controle.
Com um cartão, a definição dos valores repassados é integrada automaticamente com outros sistemas (como o ERP que cuida das finanças).
Para a gestão, é mais fácil definir valores e até mesmo controlar as categorias de uso, bem como saber quando o cartão está sendo usado. A companhia pode estabelecer os limites para cada pessoa, sem grandes problemas.
Isso permite um controle estrito e organizado dessa parte, de modo a combater fraudes e problemas que podem surgir.
A Payfy tem uma ótima solução nesse sentido.
Aqui na Payfy, todos os nossos custos e despesas administrativas são realizados e gerenciados através do nosso cartão corporativo. oferecemos integrações e automações contábeis que facilitam todos os processos.
O cartão para funcionários da Payfy é o mesmo que nossos clientes buscam para suas empresas: o cartão pré-pago.
Por ser um cartão de débito que conta com seu próprio aplicativo de gerenciamento, sua empresa consegue dar liberdade e autonomia para seus colaboradores fazerem e comprarem o que precisam, e gestores podem definir limites de gastos no cartão da empresa, enquanto todos os limites e orçamentos são respeitados.
Conclusão
Entender o que é ajuda de custo é essencial para avançar nesse importante assunto. Para as empresas que desejam gerenciar melhor seus gastos com funcionários, de modo a cumprir a lei e assistir as pessoas no que for necessário, soluções especiais e tecnológicas são sempre bem-vindas.
Por isso, vale a pena considerar o uso e a adoção de um cartão corporativo nesse contexto.
Confira mais conteúdo no nosso blog, até a próxima!
