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Prestação de contas: o que é, como é feita e ferramentas para automatizá-la

André Apollaro

Data de publicação: 02/06/2023

análise de dados financeiros empresariais para prestação de contas
análise de dados financeiros empresariais para prestação de contas

A prestação de contas é um processo essencial para garantir a transparência e a eficiência das operações de empresas e organizações. 

Por isso, neste artigo, vamos explorar em detalhes:

  • o que é prestação de contas;
  • como ela é feita;
  • Qual é a sua importância para diferentes tipos de entidades;
  • Ferramentas para otimizar a prestação de contas.

Boa leitura!

O que é a prestação de contas?

A prestação de contas é o processo de apresentação de informações financeiras e operacionais de uma empresa, ou organização, a seus stakeholders, incluindo:

  • acionistas;
  • investidores;
  • funcionários; e,
  • autoridades governamentais.

Essas informações incluem relatórios financeiros, como balanço patrimonial, demonstrativo de resultados, fluxo de caixa e outras informações que a empresa considera relevante para analisar o desempenho e a eficiência da corporação.

A prestação de contas teve sua origem no mundo dos negócios e da política, mas ao longo dos anos virou um requisito cada vez mais importante para organizações de todos os tipos e tamanhos.

Antigamente, ela era vista principalmente como uma obrigação legal e fiscal, mas hoje em dia é um elemento-chave para uma empresa apresentar transparência, confiança e credibilidade.

No Brasil, a prestação de contas é regulamentada por leis e normas, como a Lei das Sociedades Anônimas e as Normas Brasileiras de Contabilidade

Essas leis e normas visam garantir que as informações apresentadas sejam precisas, confiáveis e relevantes para os stakeholders.

Além disso, a prestação de contas também é importante para a gestão financeira da empresa, pois permite que os gestores tomem decisões embasadas nos dados financeiros e operacionais apresentados.

A importância da prestação de contas para empresas e organizações

A prestação de contas é fundamental para garantir a transparência e a confiança nas relações entre a empresa e seus stakeholders. Além disso, é uma forma de demonstrar responsabilidade social e ética empresarial.

Transparência e confiança

Uma das principais razões pelas quais a prestação de contas é tão importante é que ela ajuda a criar transparência e confiança nas relações entre a empresa e seus stakeholders

Afinal, quando uma empresa ou organização apresenta suas informações financeiras e operacionais de forma clara e honesta, ela mostra que tem integridade e é responsável. 

Consequentemente isso aumenta a confiança dos stakeholders, melhora sua imagem pública e ajuda a atrair investidores e parceiros comerciais que possuem valores organizacionais como a ética e a responsabilidade social. 

Além de abrir a porta para novas oportunidades de negócios, essas parcerias estratégicas beneficiam a empresa e a comunidade.

Cumprimento de obrigações legais e fiscais

A prestação de contas também é importante pois as empresas e organizações têm obrigações legais e fiscais. Portanto, ela ajuda a elaborar relatórios financeiros e operacionais para as autoridades governamentais. 

Se não cumprir essas obrigações, a empresa pode enfrentar multas, sanções e processos legais. 

Além disso, a falta de prestação de contas prejudica a reputação da empresa e afeta negativamente o relacionamento com os órgãos reguladores.

Por outro lado, o cumprimento das obrigações legais e fiscais pode trazer benefícios para a empresa, como a possibilidade de obter incentivos fiscais e acesso a financiamentos governamentais.

Eficiência na gestão financeira

Além de atender às exigências legais e fiscais, a prestação de contas ajuda a empresa  a se tornar mais eficiente em suas operações financeiras. 

Ou seja, quando as informações financeiras são apresentadas de forma clara e concisa, as empresas entendem melhor seus gastos corporativos e onde é possível fazer melhorias, economizar ou investir.

Além disso, a análise das informações financeiras ajuda a identificar oportunidades de investimento em áreas que trazem maior retorno para a empresa.

Portanto, a prestação de contas não é apenas uma obrigação legal, mas também uma ferramenta importante para a gestão financeira eficiente e para a construção de uma imagem sólida e confiável no mercado.

Como a prestação de contas é feita?

A prestação de contas é um processo importante para qualquer entidade, seja ela uma empresa, uma organização sem fins lucrativos ou um órgão governamental. 

Portanto é essencial entender a fundo a prestação de contas e como fazê-la. Vamos lá?

Identificação das informações necessárias

O primeiro passo na prestação de contas é identificar quais informações devem ser divulgadas, isso pode incluir:

  • relatórios financeiros;
  • relatórios de despesas e custos;
  • dados operacionais;
  • informações de recursos humanos;
  • outras informações relevantes para a entidade. 

É importante lembrar que as informações divulgadas para os stakeholders devem ser precisas, confiáveis e relevantes.

Por exemplo, se a entidade é uma empresa de tecnologia, pode ser importante divulgar informações sobre o desempenho de produtos específicos, como:

  • número de vendas e,
  • feedback dos clientes. 

Já uma organização sem fins lucrativos pode precisar divulgar informações sobre:

  • doações recebidas e,
  • como esses recursos foram utilizados para atender às necessidades da comunidade.

Organização e categorização das informações

Uma vez que você identificar as informações que serão divulgadas, é importante organizá-las e categorizá-las de forma clara e compreensível. Isso pode incluir a criação de:

  • gráficos;
  • tabelas;
  • outros elementos visuais para facilitar a leitura e a análise das informações.

Por exemplo, um gráfico de barras pode ser usado para mostrar a receita de cada produto vendido pela empresa, enquanto uma tabela pode ser usada para mostrar a distribuição dos gastos da organização sem fins lucrativos.

Elaboração de relatórios financeiros

Os relatórios financeiros são especialmente importantes na prestação de contas, pois eles fornecem informações sobre o desempenho financeiro da empresa, como:

Portanto, os relatórios financeiros devem ser elaborados de acordo com as normas contábeis e financeiras aplicáveis à empresa

Além disso, é importante que os relatórios sejam claros e fáceis de entender, para que os stakeholders avaliem o desempenho financeiro de forma adequada e também garante que as informações divulgadas são precisas e confiáveis. 

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Apresentação e análise dos resultados

Uma vez que as informações foram organizadas e categorizadas, deve-se apresentá-las aos stakeholders de forma clara e concisa. 

Novamente isso deve incluir a criação de apresentações, relatórios escritos e outros meios de comunicação que facilitem a compreensão das informações.

Além da apresentação das informações, a parte mais importante é realizar a análise dos resultados. 

O conteúdo dependerá da empresa, mas essa análise geralmente envolve a:

  • comparação dos resultados atuais com os resultados anteriores;
  • identificação de tendências;
  • avaliação do desempenho em relação aos concorrentes ou outras entidades similares.

Em resumo, seguindo boas práticas de prestação de contas, as empresas fornecem informações valiosas aos stakeholders e promovem a confiança e a transparência em suas operações.

Ferramentas e tecnologias para facilitar a prestação de contas

Manter registros precisos e atualizados de todas as transações financeiras e operacionais é fundamental para qualquer empresa que busca ter sucesso.

Felizmente, já existem muitas ferramentas e tecnologias disponíveis que ajudam as empresas a automatizar e simplificar esse – e outros – processo financeiro. Confira 3 opções para a sua empresa.

Softwares de gestão financeira que automatizam a prestação de contas

O software de gestão financeira é uma das ferramentas mais populares para ajudar as empresas com as suas finanças.

Esses softwares permitem a coleta e organização de informações financeiras de forma eficiente, o que ajuda a simplificar o processo de prestação de contas, evitar erros humanos e obter dados muito mais confiáveis.

Mas claro que com as diferentes opções de softwares de gestão financeira disponíveis no mercado, você deve analisar qual traz os melhores benefícios para o objetivo da sua empresa. 

A Payfy é uma dessas empresas. O nosso software, por exemplo, permite que sua empresa:

  • gerencie as finanças de forma até 4x mais rápido;
  • automatize tarefas como a emissão de faturas e digitalização de notas fiscais;
  • registre seus recebimentos e pagamentos;
  • integre com outras ferramentas da sua empresa;
  • elabore relatórios instantaneamente;

Aplicativos e plataformas online

Além dos softwares de gestão financeira, existem várias plataformas online que podem ajudar as empresas a coletar, organizar e compartilhar informações relevantes com seus stakeholders.

Essas plataformas incluem aplicativos móveis e sites de colaboração, permitindo que as empresas compartilhem informações financeiras e operacionais com seus funcionários, clientes e fornecedores.

Alguns exemplos de plataformas online incluem o Dropbox, o Google Drive e o Trello. 

Nelas as empresas conseguem compartilhar arquivos, documentos e informações de forma segura e eficiente.

Integração de sistemas e automação

A integração de sistemas e processos automatizados pode ajudar as empresas a coletar e organizar informações financeiras e operacionais de forma mais eficiente, economizando tempo e recursos.

Por exemplo, a integração de sistemas de gestão financeira com sistemas de gestão de estoque pode ajudar as empresas a gerenciar seus estoques de forma mais eficiente, garantindo que os produtos estejam sempre disponíveis para venda.

Da mesma forma, a automação de processos como a emissão de faturas e a reconciliação bancária pode ajudar as empresas a economizar tempo e recursos, permitindo que se concentrem em outras áreas de seus negócios.

Em resumo, existem muitas ferramentas e tecnologias disponíveis que podem ajudar as empresas a simplificar e automatizar o processo de prestação de contas. 

Ao utilizar essas ferramentas de forma eficiente, as empresas podem economizar tempo e recursos, permitindo que se concentrem em outras áreas de seus negócios.

Desafios e soluções na prestação de contas

A prestação de contas é um processo fundamental para garantir a transparência e a eficiência das operações de empresas e organizações. 

No entanto, muitas vezes, esse processo pode ser desafiador, especialmente quando se trata de identificar e coletar informações relevantes.

Uma das soluções para esses desafios é a formação de uma equipe especializada em contabilidade e finanças. 

Essa equipe pode ajudar a identificar as informações necessárias para a prestação de contas e garantir que os processos sejam executados de forma adequada.

Outra solução é a implementação de processos de auditoria mais rigorosos. 

Esses processos ajudam a identificar possíveis erros e inconsistências nas informações coletadas, garantindo assim a precisão dos dados.

Além disso, adotar tecnologias que ajudam a automatizar os processos de coleta e organização de informações também é uma solução eficaz para os desafios na prestação de contas.

A importância da capacitação e atualização profissional

Outro desafio comum enfrentado pelas empresas na prestação de contas é garantir que a equipe responsável esteja devidamente capacitada e atualizada sobre as tendências e regulamentações do mercado financeiro.

Para enfrentar esse desafio, é fundamental investir em treinamento e programas de atualização profissional. 

Esses programas ajudam a equipe a manter-se atualizada sobre as mudanças no mercado financeiro e desenvolve habilidades importantes para a prestação de contas.

Conclusão: Boas práticas e exemplos de sucesso

Por fim, é importante destacar a importância da adoção de boas práticas e do aprendizado com exemplos de sucesso na prestação de contas.

As empresas que se esforçam para criar uma cultura de transparência e integridade geralmente são vistas como líderes de mercado e tendem a ter um desempenho mais consistente no longo prazo.

Portanto, separei algumas boas práticas para ter sempre em mente:

  • criação de políticas claras de prestação de contas;
  • realização de auditorias internas regulares;
  • comunicação transparente com os stakeholders.

Além disso, aprender com exemplos de sucesso na prestação de contas permite que a empresa identifique oportunidades de melhoria em seus próprios processos e desenvolva soluções mais eficazes para os desafios que enfrenta.

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Até a próxima!


André Apollaro

Founder & CEO da Payfy

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