A solicitação de reembolso de despesas é um processo fundamental para as empresas, pois possibilita o reembolso de gastos feitos por funcionários relacionados às atividades de trabalho.
Essa prática também visa garantir a transparência e a eficiência na gestão financeira, a fim de proporcionar uma maneira justa e organizada de lidar com os gastos corporativos.
Por isso, com o avanço da tecnologia, surgem soluções inovadoras que simplificam e automatizam esse processo, o que o torna mais ágil, preciso e conveniente para as empresas e seus colaboradores.
Continue lendo para saber tudo sobre o assunto!
O que é uma solicitação de reembolso de despesas?
Primeiramente, o reembolso de despesas corporativas é um procedimento onde a empresa precisa devolver para os seus funcionários quaisquer gastos realizados por eles, em nome da empresa, durante suas atividades profissionais.
Isso inclui despesas como:
- viagens de negócios;
- alimentação;
- transporte;
- hospedagem;
- material de escritório;
- entre outras despesas relacionadas ao trabalho.
Ou seja, o objetivo do reembolso de despesas é registrar e controlar esses gastos devidamente. Dessa forma, a empresa garante que os funcionários são ressarcidos pelo seus pagamentos durante o desempenho de suas funções.
Geralmente, as empresas têm políticas e procedimentos estabelecidos para o reembolso de despesas. Incluindo a necessidade de apresentação de comprovantes e a conformidade com limites e diretrizes específicas.
Assim, para que um funcionário seja de fato reembolsado, ele precisa apresentar uma solicitação de reembolso de despesas, com o contexto, comprovantes e demais dados relevantes sobre as despesas realizadas.
Todos esses fatores ajudam a garantir a transparência, a eficiência e o controle financeiro adequados no processo de reembolso.
Tipos de reembolso de despesas
Mas afinal, o que pode ser considerado uma despesa reembolsável? Então, esse termo abrange diferentes tipos de gastos incorridos pelos funcionários, como por exemplo:
- despesas gerais;
- despesas com viagens e eventos;
- despesas de transporte e km rodado.
Vamos detalhar melhor cada ponto a seguir:
1. Reembolso de despesas gerais dos funcionários
Esse tipo de gasto é o mais abrangente, e inclui despesas diárias relacionadas ao trabalho, como refeições, transporte público, estacionamento, material de escritório, serviços postais, entre outros.
2. Reembolso de despesas de viagens e eventos
Quando os funcionários realizam viagens a trabalho, eles têm direito ao reembolso de despesas como passagens aéreas, hospedagem, alimentação, transporte terrestre, taxas de visto, entre outros.
Além disso, as despesas relacionadas à participação em eventos corporativos, como conferências e seminários, também serão reembolsadas de acordo com a política interna de gastos.
3. Reembolso de km rodado para funcionários
Caso os funcionários utilizem seus próprios veículos para fins de trabalho, é comum que a empresa ofereça um reembolso por quilômetro rodado.
Calcula-se esse valor com base em uma taxa predefinida e visa cobrir os custos de combustível e desgaste do veículo. É fundamental ressaltar que as políticas de reembolso de despesas variam de empresa para empresa.
Portanto, é de suma importância que os funcionários estejam cientes das diretrizes estabelecidas pela organização e sigam os procedimentos adequados para solicitar o reembolso.
Como fazer a solicitação de reembolso de despesas
Existem duas formas de realizar a solicitação de reembolso de despesas:
- através de processos manuais;
- com o uso de sistemas automatizados.
– Solicitação de reembolso de despesas através de processos manuais
Neste método, os funcionários precisam preencher formulários de solicitação de reembolso, anexar os comprovantes de despesas e enviá-los para o departamento responsável dentro de um prazo pré-estabelecido.
Em seguida, o departamento deve revisar e aprovar os pedidos, realizar os cálculos e efetuar o pagamento manualmente.
Na grande maioria dos casos, esse processo é demorado, propenso a erros e requer uma boa quantidade de esforço administrativo.
– Solicitação de reembolso de despesas com processos automatizados
Por outro lado, com o uso de sistemas automatizados, o processo de reembolso é muito mais simples, ágil e confiável.
Na Payfy, por exemplo, todos os nossos funcionários possuem seu próprio cartão corporativo e conseguem registrar suas despesas através de um aplicativo.
Nesse caso, o gestor financeiro define previamente o limite do cartão e as categorias de gastos aceitáveis. Então, seus colaboradores só precisam anexar os comprovantes diretamente no aplicativo e categorizar as despesas.
O sistema realiza os cálculos automaticamente, a partir da aplicação das políticas e de limites predefinidos.
Assim, o departamento responsável apenas revisa e aprova as solicitações de reembolso de despesas, e o pagamento pode ser processado eletronicamente, diretamente na conta bancária do funcionário.
Caso você queira se aprofundar mais nesse assunto, confira nosso artigo completo: Automação Contábil: o que é e como fazê-la na sua empresa.
Saiba como a Payfy revolucionou a solicitação de reembolso de despesas
A Payfy revolucionou o processo de solicitação de reembolso de despesas para chegar em uma alternativa eficiente e simplificada através de 3 soluções simples em uma só ferramenta:
1ª solução: Solicitação de reembolso de despesas via aplicativo móvel
Com o aplicativo da Payfy, os funcionários são capazes de registrar facilmente suas despesas, tirar fotos dos comprovantes e enviá-los para análise.
Dessa forma, todo o processo de solicitação de reembolso se torna mais ágil e transparente, eliminando a necessidade de formulários e papéis. Sustentabilidade financeira na prática!
2ª solução: Integração com ERP’s e softwares de contabilidade
A Payfy também oferece integração direta com sistemas de gestão empresarial (ERP’s) e softwares de contabilidade, de modo a viabilizar essa troca de informações de forma automatizada.
Ou seja, quando uma solicitação de reembolso de despesas é registrada no aplicativo, o sistema financeiro da empresa as recebe automaticamente. Consequentemente, isso otimiza a conciliação e a contabilização.
3ª solução: Gestão completa e inteligente do reembolso de funcionários
A plataforma da Payfy possibilita também uma gestão centralizada de todo o processo de reembolso, desde o registro das despesas e solicitação de reembolso até a aprovação e o pagamento.
Assim, as equipes responsáveis têm acesso a um painel intuitivo, onde podem visualizar e gerenciar todas as solicitações de reembolso de forma eficiente, além de poder analisar todos os detalhes de cada compra.
Calculadora automática de km rodado
Para facilitar ainda mais a parte de reembolso de quilometragem, a Payfy, em parceria com a KM Online, disponibiliza uma calculadora automática para as despesas com quilometragem.
Basta informar a distância percorrida e o valor do quilômetro, e a plataforma realiza o cálculo automaticamente, a fim de evitar erros e agilizar o processo.
Mais de 500 empresas confiam na Payfy para o reembolso de suas despesas corporativas
Conclusão: investir em tecnologia é investir na sua empresa
A solicitação de reembolso de despesas é um processo essencial para garantir a transparência e o controle financeiro das empresas.
Por isso, adotando soluções modernas e automatizadas, como a Payfy, esse processo torna-se ágil e simples. Consequentemente, sua empresa passa a ter uma gestão mais eficiente, além de facilitar a rotina dos funcionários.
Sobretudo, ao eliminar processos manuais com automações contábeis e integração com outros sistemas, as empresas otimizam o tempo, reduzem erros e garantem uma gestão inteligente do reembolso de despesas.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
