Solicitação de reembolso de despesas

Descubra como automatizar a solicitação de reembolso de despesas corporativas, reduzir erros e ganhar eficiência com a Payfy. Guia prático e atualizado.

A solicitação de reembolso de despesas é um processo fundamental para as empresas, pois possibilita o reembolso de gastos feitos por funcionários relacionados às atividades de trabalho. Essa prática também visa garantir a transparência e a eficiência na gestão financeira, a fim de proporcionar uma maneira justa e organizada de lidar com os gastos corporativos. 

Imagine um cenário onde seus colaboradores não precisam mais lidar com pilhas de recibos e formulários complexos para solicitar reembolsos. Em vez disso, com alguns cliques, eles registram suas despesas, e o processo flui de forma automática, segura e transparente. Parece ideal, não é? 

Neste artigo, vamos mostrar como tornar isso realidade, automatizando a solicitação de reembolso de despesas na sua empresa. Vamos lá?

O que é solicitação de reembolso de despesas?

A solicitação de reembolso de despesas é o processo pelo qual colaboradores pedem à empresa o ressarcimento de valores pagos com recursos próprios para atividades profissionais — como viagens, alimentação, deslocamentos e outras demandas operacionais.

 Esse processo é fundamental para manter a motivação da equipe e garantir que as operações ocorram sem interrupções, no entanto, quando realizado manualmente, pode ser fonte de erros, atrasos e insatisfação. 

Por isso, automatizar essa etapa com soluções digitais é essencial para empresas que buscam eficiência, compliance e uma boa experiência para seus times.

Além disso, as empresas geralmente têm políticas e procedimentos estabelecidos para o reembolso de despesas, o que inclui a necessidade de apresentação de comprovantes e a conformidade com limites e diretrizes internas.

Assim, todos esses fatores ajudam a garantir transparência, eficiência e controle financeiro adequados ao longo de todo o processo de reembolso.

Ou seja, o objetivo da solicitação de reembolso de despesas é garantir que os funcionários sejam compensados de forma justa pelos seus gastos incorridos durante o desempenho de suas funções e que esses gastos sejam devidamente registrados e controlados.

Tipos de despesas reembolsáveis nas empresas

As despesas reembolsáveis variam conforme a política da empresa, mas geralmente incluem três grandes categorias:

• despesas gerais;
• despesas com viagens e eventos;
• despesas de transporte e km rodado.

Ter essas categorias bem definidas e comunicadas aos colaboradores evita dúvidas e fraudes, além de facilitar a auditoria interna e a prestação de contas. A seguir, vamos detalhar melhor cada um deles:

Despesas gerais

Despesas diárias relacionadas ao trabalho, como refeições, transporte público, estacionamento, material de escritório, serviços postais, entre outros, são exemplos comuns das despesas gerais. 

Mas, como já mencionado, é importante que a empresa tenha uma política de reembolso clara, definindo limites, categorias e regras de aprovação. Dessa forma nenhum gasto é indevido e corre o risco do colaborador não ser reembolsado.

Despesas de viagens e eventos

Aqui incluem-se passagens, hospedagem, traslados, alimentação, taxas, etc. Esses custos são recorrentes em empresas com equipes comerciais, operacionais ou que realizam viagens corporativas.

Além disso, despesas relacionadas à participação em eventos corporativos, como conferências e seminários, também devem ser reembolsadas.

Reembolso de km rodado

Funcionários que usam veículos próprios podem solicitar o reembolso por quilômetro rodado. Contudo, nesse tipo de solicitação o ideal é adotar uma calculadora de km rodado que padroniza o cálculo e evita divergências.

Caso os funcionários utilizem seus próprios veículos para fins de trabalho ou viagem corporativa é comum que a empresa ofereça um reembolso por quilômetro rodado. Esse valor tem como base uma taxa predefinida e visa cobrir não só os custos de combustível como também o desgaste do veículo.

No entanto, é fundamental ressaltar que as políticas de reembolso de despesas variam de empresa para empresa. 

Portanto, é muito importante que a empresa seja clara com os seus colaboradores sobre as diretrizes de reembolso, assim eles conseguem seguir os procedimentos adequados para solicitar o reembolso de gastos válidos.

Como funciona o processo de reembolso corporativo

Tradicionalmente, o processo de reembolso exige que o colaborador junte comprovantes físicos, preencha um formulário, envie ao superior e aguarde a aprovação. Só depois disso o setor financeiro analisa, aprova e efetua o pagamento. Mas a duração desse processo irá depender das etapas exigidas pela empresa e também se ele é feito de forma manual ou automatizada.

Processo manual x processo automatizado

A solicitação de reembolso de despesas manual envolve planilhas, e-mails, comprovantes físicos, validações e pagamentos manuais. Esse método, além de moroso, está sujeito a falhas, como extravio de documentos, dados inconsistentes, erros de cálculo e até o risco de fraudes. 

Tudo isso impacta diretamente na produtividade do colaborador e na credibilidade da gestão financeira da empresa.

Já com o uso de sistemas automatizados, o processo de reembolso se torna simples e agilizado. Os funcionários conseguem registrar suas despesas através de um aplicativo ou plataforma online, no qual se anexam os comprovantes e se processam as despesas.

O sistema realiza os cálculos automaticamente, a partir da aplicação das políticas e de limites predefinidos. Assim, o departamento responsável revisa e aprova as solicitações de reembolso de forma mais eficiente. Por fim, se realiza o pagamento eletronicamente, diretamente na conta bancária do funcionário.

Vantagens da automação do reembolso de despesas

Automatizar o processo de reembolso de despesas é uma decisão estratégica e que traz muitos benefícios uma vez que com um sistema digital, cada etapa — desde o registro da despesa até a aprovação — é padronizada, rastreável e integrada.

As principais vantagens são:

1. Agilidade: reduz significativamente o tempo de reembolso, evitando frustrações dos colaboradores.
2. Conformidade: garante que todas as solicitações estejam dentro da política interna da empresa.
3. Precisão: diminui o risco de erros manuais e garante que valores e categorias estejam corretamente preenchidos.
4. Transparência: todos os envolvidos têm acesso ao status da solicitação, promovendo confiança.
5. Economia: libera o time financeiro para tarefas mais estratégicas, reduzindo custos operacionais.

Como implementar um fluxo automatizado de reembolso na sua empresa

Automatizar não é apenas digitalizar o formulário, é transformar completamente a experiência. Portanto, para adotar um sistema automatizado de reembolso, siga estes passos:

1. Defina políticas claras: estabeleça quais despesas são elegíveis, os limites e os procedimentos para solicitação.
   
2. Escolha uma ferramenta adequada: opte por uma solução que se integre aos sistemas existentes e atenda às necessidades da sua empresa.
   
3. Capacite sua equipe: ofereça treinamentos para garantir que todos saibam como utilizar o novo sistema.
   
4. Monitore e ajuste: acompanhe os resultados e faça ajustes conforme necessário para otimizar o processo.

A Payfy, por exemplo, permite que sua empresa crie fluxos personalizados de aprovação, emita cartões corporativos com saldo pré-aprovado e integre as solicitações diretamente ao sistema financeiro. Tudo isso com um dashboard completo para acompanhar os gastos em tempo real.

Como a Payfy revoluciona o reembolso de despesas corporativas

A Payfy é uma plataforma de gestão de despesas empresariais que oferece funcionalidades ideais para automatizar o processo de reembolso de ponta a ponta. Com a nossa solução, o seu colaborador utiliza um cartão corporativo ou registra uma despesa diretamente no aplicativo, anexando o comprovante. 

Assim a solicitação é encaminhada automaticamente ao responsável pela aprovação, que pode autorizar ou negar em apenas um clique. Além disso, é possível acompanhar os indicadores de despesas em tempo real, segmentar por centro de custo e manter 100% de conformidade com as regras internas.

A seguir abordarei mais sobre as nossas funcionalidades que automatizam todo o processo financeiro da sua empresa.

App de reembolso e cartões corporativos inteligentes

O colaborador solicita o reembolso direto do app da Payfy ou utiliza um cartão corporativo pré-pago já controlado pela empresa, evitando o uso de dinheiro próprio.

Conheça o cartão pré-pago da Payfy

Através do aplicativo da payfy, os funcionários são capazes de registrar facilmente suas despesas, solicitar aprovação se necessário, tirar fotos dos comprovantes e anexar para análise. E para empresas que querem automatizar ainda mais, nosso sistema já disponibiliza a opção de cartão pré-pago corporativo.

Todos os pagamentos já são pré-aprovados, ao utilizar o cartão corporativo nosso sistema permite a digitalização do comprovante instantaneamente e o processo se torna mais ágil e transparente, eliminando a necessidade de formulários e papéis. Sustentabilidade e automação financeira na prática!

Integração com ERP e contabilidade

A Payfy também oferece integração direta com sistemas de gestão empresarial (ERP’s) (como SAP, Omie, Conta Azul, entre outros) eliminando lançamentos manuais e garantindo que tudo esteja centralizado e rastreável nos softwares de contabilidade.

Em outras palavras, isso significa que o aplicativo registra e envia as despesas diretamente para o sistema financeiro da empresa, algo que facilita muito a conciliação de crédito e a contabilidade como um todo.

Dashboard e gestão centralizada

A plataforma da Payfy possibilita uma gestão centralizada de todo o processo de reembolso, desde o registro das despesas até a aprovação e o pagamento. Para isso, as equipes responsáveis têm acesso a um painel intuitivo, onde podem visualizar e gerenciar todas as solicitações de reembolso em tempo real.

Ou seja, gestores e áreas financeiras podem visualizar todas as solicitações, valores e status em tempo real com o dashboard de controle de despesas empresariais.

Calculadora automática de km rodado

Além disso, para facilitar o reembolso de quilometragem rodada por funcionários, a Payfy também disponibiliza uma calculadora automática.

Basta informar a distância percorrida e o valor do quilômetro, e a plataforma realiza o cálculo automaticamente, a fim de evitar erros e agilizar o processo.

https://www.youtube.com/watch?v=OAHT11GsZPs

Dúvidas frequentes sobre reembolso de despesas (FAQ)

O que é solicitação de reembolso de despesas?

É o processo pelo qual os funcionários solicitam à empresa o ressarcimento de valores gastos em atividades profissionais.

Quais despesas podem ser reembolsadas pela empresa?

Despesas relacionadas a viagens, alimentação, materiais de trabalho e deslocamentos, conforme definido na política interna de cada empresa.

Como funciona o processo tradicional de reembolso de despesas?

Tradicionalmente, envolve o preenchimento de formulários e aprovações manuais. Com a automação, todo o processo é digitalizado e integrado aos sistemas da empresa.

Quais as vantagens de automatizar o reembolso de despesas?

Agilidade, precisão, transparência, conformidade com políticas internas e maior satisfação dos colaboradores.

Como garantir compliance e evitar fraudes no reembolso?

Implementando políticas claras, utilizando sistemas automatizados com validações e mantendo registros detalhados das transações.

Como a Payfy pode ajudar na gestão de reembolsos?

Oferecendo uma solução integrada que automatiza todo o processo, desde a solicitação até a aprovação e registro contábil.

Conclusão: Por que investir em automação de reembolso?

A Payfy facilita a vida de mais milhares de empresas que confiam na nossa plataforma para gerenciar seus reembolsos corporativos. Com interface intuitiva, recursos avançados e suporte especializado, a solução de reembolsos da Payfy se destaca como uma opção extremamente confiável e eficaz.

Por isso, com a Payfy, a solicitação de reembolso de despesas da sua empresa se torna mais rápida, precisa e segura. Isso resulta em uma melhor experiência tanto para os funcionários quanto para as equipes responsáveis pela gestão financeira da empresa.

Fale com um especialista da Payfy e dê o próximo passo rumo à eficiência e inovação. Solicite uma demonstração gratuita da Payfy.

Até a próxima!

André Apollaro

Founder & CEO da Payfy