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ERP Expenses: como integrar a função de gestão de despesas corporativas no ERP da sua empresa

André Apollaro

Data de publicação: 13/05/2024

ERP
ERP

A partir de um certo tamanho, as empresas precisam utilizar ERPs (Enterprise Resource Planning) para organizar o alto número de transações e controle de processos. 

No entanto, em sua grande maioria, os softwares de ERPs não possuem uma função completa para gestão de despesas corporativas (ERP Expenses). 

Pensando nisso, neste artigo vou te ajudar a entender melhor os ERPs e as suas funções relativas ao controle de despesas. Nesse contexto, vamos destrinchar os seguinte tópicos:

  • ERPs e suas funcionalidades;
  • ERPs mais usados no Brasil;
  • Integração de ERP com soluções de gestão de despesas (função ERP expenses);

Boa leitura! 

ERP’s e suas funcionalidades

Primeiramente, para introduzir o assunto, vamos começar pelo básico. ERP é uma sigla para Enterprise Resource Planning, e pode ser traduzida como sistema de gestão integrado. 

Assim, os sistemas ERP são utilizados para facilitar a gestão empresarial e dos processos internos – uma vez que esse sistema conecta todos os setores de uma empresa.

Ou seja, o sistema ERP integra o setor financeiro aos demais departamentos da empresa, possibilitando fácil acesso e controle para o responsável pela gestão. 

Principais funcionalidades de um ERP

As principais funcionalidades de um ERP podem ser divididas em várias áreas-chave, cada uma desempenha um papel fundamental no suporte às operações e no crescimento organizacional. Vamos explorar essas áreas e suas funcionalidades em detalhes:

Financeiro 

Os sistemas ERP permitem o controle de contas a pagar e a receber, assim você consegue ter projeções muito mais claras e seguras em relação ao seu fluxo de caixa. 

Como o ERP é um sistema de integração de toda a empresa, as entradas e saídas ficam automaticamente registradas, facilitando muito o mapeamento das operações diárias.

Além disso, os ERPs são grande destaque no setor financeiro pois contam com funcionalidades que garantem o acompanhamento desde a produção até a emissão de notas fiscais.

Estoque

Toda empresa que conta com um produto final físico depende de um bom controle de estoque, por isso, há uma funcionalidade dentro dos ERPs voltada especialmente para essa gestão. 

Além das saídas e entradas de estoque, os ERPs mais completos fornecem relatórios e projeções que ajudam a empresa a gerenciar da melhor forma seus recursos (matérias primas e produtos acabados).

Vendas

Com essa funcionalidade é possível organizar e gerenciar todas as vendas da empresa, e alguns sistemas também possibilitam o acompanhamento da jornada de compra dos seus clientes.

Ou seja, o próprio ERP fará a conciliação das vendas com o controle de estoque e contabilidade que são necessários para a gestão saudável das operações.

Cadastro de clientes e fornecedores

Essa funcionalidade garante a centralização das informações de seus clientes e fornecedores, possibilitando a comunicação dessas informações automaticamente para a emissão de notas fiscais e boletos bancários.

Isso pode parecer banal, no entanto, ao reduzir o trabalho manual necessário em cada compra e venda você estará aumentando a produtividade desses processos e liberando essa mão de obra para realizar outras atividades.

Fiscal

Como sabemos, parte essencial de uma empresa é a apresentação de notas fiscais de seus produtos. Nesse sentido, os ERPs facilitam o processo de emissão de notas, além de alguns sistemas também permitem a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e).

Além das funcionalidades apresentadas, existem diversas outras voltadas, por exemplo, para setores de Recursos Humanos, Gestão de Projetos e Produção. No entanto, elas são mais difíceis de se encontrar.

Os ERPs mais usados no Brasil

A escolha do ERP ideal vai depender de algumas variáveis, sendo a principal delas o nicho e tamanho da sua empresa. Por isso, separei os ERPs mais utilizados no Brasil em grandes, pequenas e médias empresas:

1. Totvs

O Totvs é um ERP nacional e utilizado pelos mais diferentes nichos e tamanhos de empresa. Inclusive, sua proposta é crescer simultaneamente à empresa, o que garante conforto para empreendimentos em expansão.

2. SAP 

O ERP alemão SAP é um dos sistemas mais utilizados em grandes empresas brasileiras. 

Sendo um dos sistemas precursores desse mercado, se mostra forte ainda hoje e tem como lema a inovação. Além disso, seu banco de informações é extremamente seguro e as atualizações acontecem em tempo real.

3. Oracle

O ERP Oracle é o 3º ERP mais usado no Brasil, ficando apenas atrás do Totvs e SAP. Ele é muito recomendado para líderes e gestores pois conta com funcionalidades de gerenciamento de contabilidade e análise de relatórios.

4. Senior 

Esse foi um dos primeiros sistemas brasileiros e “nasceu” em Santa Catarina, nos anos 80. O ERP Senior se consolidou no mercado de grandes empresas pela sua simplicidade, além de ter sido bem aceito pelos brasileiros e por contar com flexibilidade nas suas funções.

5. Nomus ERP Industrial

O Nomus é um ERP que tem como foco atender as pequenas e médias empresas. Desenvolvido por Engenheiros de Produção, esse sistema é perfeito para gerenciar processos de produções industriais mais complexos.

Além disso, ele possui planos mais baratos e também diminui os custos de implementação, uma vez que o ERP conta com vídeos gravados para dar suporte à implantação.

6. Otix

Esse ERP tem como objetivo atender empresas de todos os portes que necessitam de ajuda para gestão online.

O Otix cobre diferentes nichos, mas possui como foco o mercado de lojas virtuais e empresas de serviços. Uma possibilidade interessante desse sistema é o acompanhamento de inadimplência e a possibilidade de ativar alertas de cobrança.

7. Linx

O Linx é um sistema que tem foco no mercado varejista. Além disso, no site da empresa vemos que ela possui como objetivo adaptar-se às necessidades do negócio e dar suporte à expansão para os próximos anos.

Melhores ERP’s para Pequenas Empresas

8. Bling ERP

O Bling propõe facilidade para emissão de notas fiscais e controle de estoque, além de realizar integrações com as principais plataformas de e-commerce e marketplaces virtuais.

9. Cake ERP

Segundo seu próprio site, o sistema Cake possui uma proposta de gestão acessível, intuitiva e simples. 

Voltada principalmente para rede de lojas e franquias, esse ERP tem como diferencial funcionalidades voltadas para garantir o melhor atendimento possível aos clientes.

10. Conta Azul ERP

O Conta Azul é uma solução já consolidada no Brasil e direciona seu produto principalmente para pequenas empresas. 

Suas principais funcionalidades envolvem controle de produtos vendidos, cadastro de produtos, estoque online e agilidade na gestão de recursos. Além de permitir integração com plataformas de pagamento, automação de marketing e CRM.

Integração do ERP com soluções de gestão de despesas (função ERP Expenses)

Contudo, nem todas as funções necessárias para a empresa estão contempladas em um ERP, sendo necessário fazer customizações e adicionar funcionalidades como, por exemplo, a de gestão de despesas – o chamado módulo de ERP Expenses.

O ERP Expenses representa uma parte significativa das demandas do setor financeiro; aqui reflete-se a parte de gestão de gastos corporativos e reembolso de funcionários.

No entanto, como mencionei acima, a maioria dos ERPs não traz essa funcionalidade de Expenses. Ou seja, é preciso fazer a integração com um sistema de gestão de despesas, como por exemplo o software da Payfy.

Através do nosso sistema de gestão de gastos corporativos é possível fazer todo o controle de despesas de funcionários, além de permitir a exportação de relatórios em tempo real e integração com cartões corporativos e aplicativos de pagamento.

Além de soluções para despesas corporativas, o Software de Gestão Payfy também permite:

  • gestão de gastos em tempo real;
  • criação de cartões físicos e virtuais para a equipe;
  • anexação de comprovantes através do aplicativo Payfy.

Está buscando uma solução com funcionalidades de ERP Expenses

Entre em contato com o nosso time de vendas e tire suas dúvidas em relação ao nosso produto. Tenho certeza que você encontrará a solução que procura!

Até a próxima!


André Apollaro

Founder & CEO da Payfy

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