Controle de quilometragem e gestão de despesas em um só sistema!

imagem com quatro dígitos informando o controle de quilometragem

Já não basta ter controle de quilometragem, cresce a busca de empresas por APPs completos que aliam a gestão de despesas no mesmo sistema

O controle de quilometragem é uma parte essencial quando falamos de despesas corporativas, mas nem sempre o time financeiro consegue garantir uma gestão otimizada com tantos dados diferentes.

Utilizar softwares de gestão que integram as despesas corporativas e o controle de quilometragem permite melhor gestão e, consequentemente, a preservação da frota da empresa e até mesmo previne gastos desnecessários com combustível.

Pensando nisso, neste post vamos ver como conciliar duas grandes gestões em um só sistema e também quais os benefícios da sua empresa ter controle de quilometragem como rotina.

Vamos lá?


Controle de Quilometragem e Despesas Corporativas

O controle de quilometragem, ou a gestão de frota, é uma tarefa importante e influencia diretamente no desenvolvimento da empresa, pois é o controle de todos os veículos, suas rotas e gastos.

Esse controle é importante pois com ele é possível avaliar diversos pontos como:

  • Mapeamento de rotas – otimizam o gasto de combustível, tempo e deixam os clientes mais felizes pela entrega rápida. 
  • Controle de abastecimento – com a otimização de rotas é possível também sinalizar postos parceiros economizando tempo e dinheiro.
  • Controle de pedágios – o controle de quilometragem também possibilita avaliar gastos extras durante a viagem do seu funcionário.

Esses são alguns dos muitos benefícios que o controle de quilometragem traz para a empresa. Além disso, durante as viagens os cartões corporativos ajudam a centralizar gastos com alimentação e combustível.

Na gestão de frotas também aparecem dados de extrema importância para a empresa pois trazem a possibilidade de ter informações como:

  • Tamanho da Frota – quantidade de veículos.
  • Se as manutenções estão em dia;
  • Modelos;
  • Gasto Médio;
  • Performance individual dos motoristas;
  • etc;

Ter todos esses dados em mãos garante que os gestores explorem o melhor de sua frota e de seus funcionários adaptando a realidade com os objetivos da empresa.

Os motoristas, por exemplo, devem ser treinados e alinhados à cultura organizacional para se sentirem parte da empresa mesmo de longe. Estudos já mostram o impacto na produtividade quando os colaboradores sentem que a empresa confia neles.

Mas acima de tudo, o controle de frotas promove a certeza na hora de tomar decisões, pois são tomadas a partir de dados. Dessa forma sua empresa entende quais são as melhores rotas, postos, quais peças precisam de manutenção e quais motoristas precisam ser treinados.

Despesas corporativas

Além das informações recebidas pelo controle de quilometragem, é natural que ao longo da viagem existam alguns gastos por parte do motorista, como:

  • gasolina;
  • alimentação;
  • pedágio;
  • entre outros.

Portanto, tem se tornado comum que as empresas busquem soluções para uma gestão corporativa completa, integrando desde gastos estruturais – como compra de equipamentos – até a gestão de pedágios.

Como comentamos, depender de papéis neste momento não é a melhor escolha, as notas fiscais podem se perder ou apagar com o tempo. Por isso, a digitalização de notas fiscais é uma das vantagens do cartão corporativo com sistema de gestão integrado.

A KM Online é nossa parceira em controle de quilometragem e conta com benefícios como:

Gestão de reembolsos

Relatórios de despesas em um clique! Diga adeus a planilhas e formulários tediosos.

Controle de km rodado

Registro de quilometragem via GPS, em parceria com Google Maps – best in class! 

Gestão de adiantamentos

Controle solicitações de adiantamento e assegure o compliance da sua operação.

Cartões Corporativos

Substitua o portal antigo do seu banco por um software avançado de conciliação de cartões corporativos. 

Diga adeus para as planilhas e otimize sua empresa através da integração de todas as suas despesas corporativas em um só sistema.


Vantagens do Controle de Quilometragem

Comentamos acima, um pouco sobre os benefícios de manter um controle de quilometragem da sua empresa. Contudo, separamos os principais motivos para não deixar de fazer essa gestão!

1 – Ajuda a sua empresa a economizar

A economia vem de todos os lados! 

Com o controle de quilometragem você pode acompanhar o gasto de gasolina, esse, se muito alto, pode apontar para problemas mecânicos, ou seja, quanto antes resolvidos mais economia traz para a empresa. 

Além de economizar em abastecimento e manutenção, o controle de quilometragem previne:

  • desgaste precoce das peças,
  • contaminação interna de um motor com o entupimento do sistema lubrificação; 
  • desgastes internos nos sistemas de transmissão automática;
  • acidentes por falta de troca dos pneus – entre outros que dependem de reparos necessários e no tempo certo. 

2 – Previne falhas e desperdícios de km rodado

Com monitoramento rápido e mais preciso o controle de quilometragem garante menos desperdício e previne falhas mecânicas ou até acidentes por falta de manutenção ou troca de pneus, por exemplo.

É importante que além do cuidado com a produtividade e com a economia, todos os veículos estejam bem equipados e com as necessárias manutenções em dia para o bem de seus motoristas.

3 – Novas Tecnologias

Sua empresa pode contar com um sistema de gestão de gastos integrado.

Para as melhores decisões serem feitas é necessário que haja constante gestão e coleta de dados confiáveis, mas dados espalhados podem atrapalhar o crescimento e produtividade do setor.

Portanto, contar com uma tecnologia que traz centralização de gastos e de informações também é um benefício do controle de quilometragem.

Além da modernização na gestão, é possível também acompanhar o ano dos veículos das frotas, quais manutenções já foram realizadas e assim avaliar se a longo prazo é melhor investir em manutenção ou uma nova frota.


Vantagens do Cartão de Crédito Corporativo com Sistema de Gestão Integrado

Sua empresa ainda realiza a gestão de despesas corporativas através de planilhas? Saiba que hoje já existem ferramentas digitais – e online! – que fazem todo esse trabalho e possibilitam a exportação de relatórios! 

O cartão pré-pago corporativo já vem sendo bastante utilizado hoje e se trata de uma modalidade de pagamento onde existe um saldo já previamente definido dentro do cartão que o colaborador poderá usar durante sua viagem, por exemplo. 

Isso torna o processo de adiantamento de despesas muito mais prático e seguro, pois é possível que o gestor tenha acompanhamento em tempo real através do nosso aplicativo, além de poder aumentar o limite do colaborador a qualquer momento que for necessário.

A Payfy também permite em seu aplicativo a anexação aos gastos, ou seja, é possível digitalizar o recibo ou nota fiscal da compra diretamente no gasto. Isso faz com que o financeiro tenha uma contabilidade mais segura e com menos burocracias.

Portanto, o processo tradicional de recolher notinhas e fazer acompanhamento através de planilhas sai das demandas do time financeiro. Utilizando nosso software você realiza a exportação completa de relatórios, além de permitir a integração com ERPs via API.

Outras vantagens da integração com um Software de Gestão de Despesas Corporativas como a Payfy, além do fato de não envolver burocracias bancárias, é por permitir através do APP:

  • alterar o limite dos seus colaboradores;
  • criar um cartão novo sem solicitar aprovação;
  • bloquear o limite de algum cartão;
  • criar limites independentes para cada colaborador;
  • entre outras.

Entre em contato com o nosso time de vendas e tire suas dúvidas em relação ao nosso produto. Tenho certeza que você encontrará a solução que procura!

Até a próxima!


André Apollaro

Founder & CEO da Payfy