Evitar fraudes e desperdício de recursos é a realidade de qualquer empresa, principalmente das equipes administrativas. Por isso, faz parte do dia a dia desse setor a gestão de todos os custos e despesas corporativos.
No entanto, para uma boa gestão empresarial é necessário que existam processos estruturados e diretrizes que possam ser seguidas pelos colaboradores – independente de seu setor.
Dessa forma, a política de gastos corporativos é essencial na sua empresa. Ela não só estrutura os processos, mas também serve como base para a criação de outras políticas internas – como a política de reembolso ou de viagens corporativas.
Por isso, nesse post vou abordar tudo que você precisa entender sobre a política de gastos, quais tipos de gastos estão incluídos e dicas para implementar esse documento na sua empresa.
Boa leitura!
O que é uma política de gastos corporativos?
A política de gastos corporativos é um documento que centraliza regras e procedimentos estabelecidos por uma empresa para gerenciar os custos e despesas realizados pelos seus colaboradores.
Ou seja, este documento define:
- as categorias de despesas autorizadas;
- os limites de gastos para cada categoria;
- as formas de pagamento permitidas;
- as regras para prestação de contas;
- as regras para uso do cartão corporativo;
- os procedimentos para a aprovação prévia de determinadas despesas;
- as consequências em caso de descumprimento das normas estabelecidas.
Assim, essa política é fundamental para garantir que os recursos financeiros da empresa sejam utilizados de maneira eficiente e em conformidade com as suas diretrizes estratégicas.
Porém, não são só os itens listados acima que devem receber atenção, é preciso que cada empresa analise individualmente suas necessidades.
Entre as principais categorias de despesas autorizadas pela política de gastos corporativos, estão incluídas despesas com:
- hospedagens;
- alimentação;
- transporte;
- telefonia;
- eventos;
- treinamentos;
- equipamentos.
Os objetivos centrais da política de gastos corporativos são: evitar gastos desnecessários, reduzir custos e garantir a conformidade com as políticas e leis aplicáveis.
Portanto, para que a política de gastos corporativos se torne efetiva, é crucial que ela seja muito clara e acessível aos colaboradores, e que haja um sistema de gestão de despesas que facilite o controle e a prestação de contas.
Por exemplo, empresas que aderem a políticas de gastos com cartão corporativo tendem a diminuir ou extinguir o uso do reembolso para funcionários CLT, já que o gasto que seria do colaborador passa a ser diretamente da empresa, sem necessidade de ressarcimento.
Dados sobre a política de gastos corporativos
Existem várias pesquisas e relatórios que analisam o impacto da implementação de uma política de gastos corporativos eficaz. Por isso, separei a seguir alguns dos dados mais relevantes para destrincharmos:
De acordo com uma pesquisa realizada pela Global Business Travel Association, as empresas que implementaram uma política de gastos corporativos obtiveram uma redução média de 14% nos custos de viagens de negócios.
Ainda, de acordo com um relatório da Aberdeen Group, as empresas que utilizam uma solução de gestão de despesas corporativas alcançaram uma redução média de 10% nos custos gerais de negócios.
Por fim, segundo uma pesquisa realizada pela Expense Reduction Analysts, 67% das empresas que implementaram uma política de gastos corporativos tiveram uma redução nos gastos com viagens, enquanto 64% registraram uma redução nos custos gerais da empresa.
5 motivos, e benefícios, para sua empresa adotar uma Política de Gastos Corporativos
Já comentamos acima que a implementação de uma política de gastos corporativos na empresa é indispensável por vários motivos, como por exemplo:
- transparência;
- eficiência;
- controle.
Mas, que tal explorarmos um pouco mais a fundo todas essas vantagens? Vem comigo!
1. Redução de custos e controle de despesas
Com uma política de gastos corporativos bem estruturada, é possível identificar onde a empresa está gastando mais dinheiro, se o ROI vale a pena, e estabelecer limites para cada tipo de despesa. Isso ajuda a evitar gastos desnecessários e reduzir custos.
Assim, esse documento estabelece regras claras sobre como as despesas devem ser realizadas. Isso ajuda a controlar melhor o fluxo de caixa da empresa, além de evitar surpresas desagradáveis no final do mês ou do trimestre.
2. Transparência e ética nos negócios
Com o ponto acima estabelecido, os colaboradores ganham confiança e liberdade para gastar o dinheiro da empresa, enquanto as diretrizes ajudam a evitar possíveis fraudes ou desvios de recursos.
Contudo, para que isso aconteça de forma correta, é muito importante que os colaboradores tenham acesso fácil a esse documento e sempre sejam atualizados sobre possíveis mudanças.
Além disso, a transparência nos gastos corporativos também contribui para a imagem da empresa, reforçando sua credibilidade e ética nos negócios.
3. Padronização de processos e facilidade na prestação de contas
Com a política de gastos corporativos, todos os colaboradores passam a seguir os mesmos padrões de despesas, o que ajuda a otimizar os processos internos da empresa.
Consequentemente, a prestação de contas passa a ser mais simples e rápida, já que todos os colaboradores sabem quais são as categorias de despesas autorizadas e quais são os limites para cada uma delas.
Portanto, a padronização de processos ajuda a reduzir o tempo necessário para aprovar as despesas e realizar os reembolsos, além de reduzir a possibilidade de discrepâncias/erros em relação às despesas realizadas pelos colaboradores.
4. Incentivo ao uso de ferramentas tecnológicas
Ao implementar a política de gastos corporativos, a empresa também pode investir em ferramentas tecnológicas para facilitar o controle e a gestão das despesas.
Isso inclui softwares de gestão de despesas, aplicativos móveis para prestação de contas, cartões corporativos, entre outros.
5. Maior foco nos objetivos estratégicos da empresa
Outra vantagem da implementação dessa política é possibilitar que os colaboradores tenham uma visão mais clara sobre como suas despesas estão alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa.
Isso ajuda a manter o foco nos resultados e a evitar desvios de recursos para atividades que não contribuem diretamente para o sucesso do negócio.
Por isso, as empresas devem entender a implementação de uma política de gastos corporativos como parte essencial de suas estratégias de gestão.
Quais são os tipos de gastos corporativos?
Pois bem, existem diferentes tipos de gastos corporativos que uma empresa pode realizar, entre os principais podemos citar:
Custos com:
Fornecedores: Incluem a compra de produtos ou serviços necessários para a empresa, como por exemplo matéria-prima, insumos, equipamentos, tecnologia, entre outros.
Pessoal: Despesas com pessoal são os salários, benefícios, treinamentos, programas de incentivo, entre outros gastos direcionados aos colaboradores.
Manutenção e reparos: São gastos com manutenção de equipamentos, reparos em instalações, entre outros.
Despesas com:
Viagens: Esses gastos incluem as despesas com viagens de negócios, como passagens aéreas, hospedagem, aluguel de carro, uber e alimentação.
Representação: Gastos com representação são aqueles relacionados a eventos corporativos, como palestras, conferências e encontros de negócios.
Marketing e publicidade: Esses gastos englobam ações de marketing, publicidade, propaganda e ações promocionais.
Despesas administrativas: São gastos com despesas relacionadas à administração da empresa, como aluguel, luz, água, telefone, internet, entre outros.
Consultoria e assessoria: Despesas com consultoria e assessoria incluem serviços de contabilidade, jurídicos, financeiros, de recursos humanos e demais assistências especializadas.
Entretenimento: Esses gastos representam atividades de entretenimento, como jantares, festas de final de ano e confraternizações.
A política de gastos corporativos deve ter limites definidos para cada tipo de despesa, assim como, as condições em que elas podem ser realizadas – evitando gastos excessivos ou desnecessários.
Dessa forma, esse tipo de controle protege a sustentabilidade financeira da empresa e garante que os recursos sejam utilizados de forma eficiente e estratégica.
Como montar uma política de gastos corporativos na prática?
Montar uma política de gastos corporativos eficaz requer muito planejamento, análise cuidadosa e a colaboração de diversos setores da empresa. Por isso, separamos alguns pontos principais para te guiar na preparação deste documento:
Defina objetivos e metas
Antes de iniciar a elaboração da política, é importante definir claramente quais são os objetivos e metas a serem alcançados com essa nova implementação. Cada empresa tem suas próprias peculiaridades, mas alguns objetivos comuns costumam ser:
- redução de custos;
- aumento da eficiência;
- prevenção de fraudes;
- transparência financeira.
Identifique as necessidades e prioridades da empresa
É indispensável analisar quais são as áreas da empresa que mais geram gastos e quais são as necessidades específicas de cada departamento. Isso ajuda a definir as prioridades e direcionar os recursos de forma mais estratégica.
Estabeleça regras claras e objetivas
A política de gastos corporativos deve estabelecer regras claras e objetivas para o uso de recursos financeiros da empresa. Ou seja, ela precisa definir:
- limites de gastos;
- regras para aprovação de despesas no cartão corporativo;
- passo a passo para a prestação de contas;
- categorias de gastos aceitáveis e inaceitáveis;
- entre outros.
Isso inclui também estabelecer prazos, requisitos de documentação, procedimentos de aprovação e todos os requisitos necessários para um controle financeiro eficaz, sem sufocar os colaboradores com processos excessivamente burocráticos.
Defina os responsáveis pela gestão da política
Ainda, é crucial designar as responsabilidades que cada colaborador terá em relação à gestão da política de gastos corporativos, definindo quem será responsável pela(o):
- aprovação de despesas;
- gestão do orçamento;
- análise de relatórios;
- conciliação de cartão de crédito;
- cobrança de atrasos;
- entre outras atividades.
Além disso, sem um “dono” o projeto provavelmente não irá para frente ou será feito de qualquer maneira, portanto deve-se definir um responsável pela elaboração e implementação da política de gastos em si.
Realize treinamentos e comunicação interna
Para garantir que a política de gastos corporativos seja compreendida e seguida por todos os funcionários da empresa, é essencial realizar frequentemente treinamentos e comunicação interna.
Isso inclui apresentar a política de forma clara e objetiva, destacar seus benefícios, explicar como os funcionários devem utilizá-la na prática e manter todos os colaboradores informados de qualquer alteração e/ou atualização do documento.
Além disso, para garantir sua eficácia contínua, deve-se revisar e atualizar regularmente a política de gastos corporativos.
Porque integrar um cartão corporativo à política de gastos corporativos?
Por fim, integrar um cartão corporativo à política de gastos corporativos resulta em vários benefícios para a empresa, tais como:
- controle de gastos em tempo real;
- redução de processos burocráticos;
- configurações fáceis de categorias e limites de gastos;
- cashback e recompensas;
- contabilidade simplificada.
Até mesmo o volume de despesas no cartão da empresa pode diminuir ao estar alinhado com as políticas de gastos, evitando gastos desnecessários.
Você tem interesse em implementar o cartão corporativo na sua empresa? Nosso post de Controle de Gastos Empresariais vai abordar tudo que você precisa saber para automatizar a gestão de despesas da sua empresa. Confira!
Até a próxima!
André Apollaro
Founder & CEO da Payfy
