Veja quais os principais tipos de gastos corporativos e quais as vantagens de uma política de gastos para sua empresa
Evitar fraudes e desperdício de recursos é a realidade de qualquer empresa, especialmente das equipes administrativas. Por isso, faz parte do dia a dia desses colaboradores a gestão de todos os custos e despesas corporativos.
Mas para uma boa gestão é sempre necessário que exista na empresa uma boa cultura, processos estruturados e diretrizes que possam ser seguidas pelos colaboradores – independente de seu setor.
Por isso, a política de gastos corporativos não pode faltar na sua empresa. Ela não só estrutura os processos internos, mas também serve como base para a criação de outras políticas internas – como a política de reembolso ou de viagens corporativas.
Nesse post vou abordar tudo que você precisa entender sobre a política de gastos, quais tipos de gastos estão incluídos e dicas para implementar na sua empresa.
Vamos lá? Boa leitura!
O que é uma política de gastos corporativos?
A política de gastos corporativos é um documento que centraliza um conjunto de diretrizes, regras e procedimentos estabelecidos pelas empresas para gerenciar os custos e despesas realizados pelos seus colaboradores.
Este documento define quais são:
- as categorias de despesas autorizadas;
- os limites de gastos para cada categoria;
- as formas de pagamento permitidas;
- as regras para prestação de contas;
- os limites de gastos por colaborador ou por departamento;
- os procedimentos para a aprovação prévia de determinadas despesas;
- as consequências em caso de descumprimento das normas estabelecidas…
Essa política é importante para garantir que os recursos financeiros da empresa sejam utilizados de maneira eficiente e em conformidade com as suas diretrizes estratégicas.
No entanto, não são só os itens listados acima que devem receber atenção, é preciso que cada empresa analise individualmente suas necessidades.
Entre as categorias de despesas autorizadas pela política de gastos corporativos, podem estar incluídas despesas com:
- passagem;
- hospedagem;
- alimentação;
- transporte;
- telefonia;
- eventos;
- treinamentos,
- equipamentos,
- entre outras.
Os objetivos centrais da política de gastos corporativos são: evitar gastos desnecessários, reduzir custos e garantir a conformidade com as políticas e leis aplicáveis.
Portanto, para que a política de gastos corporativos se torneseja efetiva, é importante que ela seja bem comunicada aos colaboradores e que haja um sistema de gestão de despesas que facilite o controle e a prestação de contas.
A adoção de ferramentas tecnológicas, como softwares de gestão de despesas, pode ajudar a garantir o cumprimento das normas estabelecidas e a otimizar o processo de prestação de contas.
Dados sobre a política de gastos corporativos
Existem várias pesquisas e relatórios que analisam o impacto e os resultados da implementação de uma política de gastos corporativos eficaz. Separei a seguir alguns dos dados mais relevantes para destrincharmos:
De acordo com uma pesquisa realizada pela Global Business Travel Association, as empresas que implementaram uma política de gastos corporativos tiveram uma redução média de 14% nos custos de viagens de negócios.
De acordo com um relatório da Aberdeen Group, as empresas que utilizam uma solução de gestão de despesas corporativas tiveram uma redução média de 10% nos custos gerais de negócios.
Segundo uma pesquisa realizada pela Expense Reduction Analysts, 67% das empresas que implementaram uma política de gastos corporativos tiveram uma redução nos gastos com viagens, enquanto 64% registraram uma redução nos custos gerais da empresa.
5 motivos, e benefícios, para sua empresa adotar uma Política de Gastos Corporativos
Já comentamos acima que a implementação de uma política de gastos corporativos na empresa é importante por vários motivos como, transparência, eficiência, controle e etc, mas que tal explorarmos um pouco mais a fundo todas essas vantagens da política de gastos? Vem comigo!
1. Redução de custos e Controle de despesas
Com uma política de gastos corporativos bem estruturada, é possível identificar onde a empresa está gastando mais dinheiro, se o ROI vale a pena, e estabelecer limites para cada tipo de despesa. Isso ajuda a evitar gastos desnecessários e reduzir custos.
Esse documento estabelece regras claras sobre como as despesas devem ser realizadas. Isso ajuda a controlar melhor o fluxo de caixa da empresa, além de evitar surpresas desagradáveis no final do mês ou do trimestre.
2. Transparência e ética nos negócios
Com o ponto acima estabelecido, os colaboradores ganham confiança e liberdade para gastar o dinheiro da empresa, enquanto as diretrizes ajudam a evitar possíveis fraudes ou desvios de recursos.
Contudo, para que isso aconteça de forma correta, é muito importante que os colaboradores tenham acesso fácil a esse documento e sempre sejam atualizados sobre possíveis mudanças.
Além disso, a transparência nos gastos corporativos também contribui para a imagem da empresa, reforçando sua credibilidade e ética nos negócios.
3. Padronização de processos e Facilidade na prestação de contas
Com a política de gastos corporativos, todos os colaboradores passam a seguir os mesmos padrões de despesas, o que ajuda a otimizar os processos internos da empresa.
Consequentemente, a prestação de contas passa a ser mais simples e rápida, já que todos os colaboradores sabem quais são as categorias de despesas autorizadas e quais são os limites para cada uma delas.
Portanto, a padronização de processos ajuda a reduzir o tempo necessário para aprovar as despesas e realizar os reembolsos, além de reduzir a possibilidade de discrepâncias/erros em relação às despesas realizadas pelos colaboradores.
4. Incentivo ao uso de ferramentas tecnológicas
Com a implementação da política de gastos corporativos, a empresa pode investir em ferramentas tecnológicas para facilitar o controle e a gestão das despesas.
Isso inclui softwares de gestão de despesas, aplicativos móveis para prestação de contas e cartões corporativos, entre outros.
5. Maior foco nos objetivos estratégicos da empresa
Outra vantagem da implementação dessa política é possibilitar que os colaboradores tenham uma visão mais clara sobre como suas despesas estão alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa.
Isso ajuda a manter o foco nos resultados e a evitar desvios de recursos para atividades que não contribuem diretamente para o sucesso do negócio.
Por isso, é importante que as empresas vejam a implementação de uma política de gastos corporativos como parte essencial de suas estratégias de gestão.
Quais são os tipos de gastos corporativos?
Existem diferentes tipos de gastos corporativos que uma empresa pode realizar, entre eles estão:
Custos com:
Fornecedores: incluem a compra de produtos ou serviços necessários para a empresa, como: matéria-prima, insumos, equipamentos, tecnologia, entre outros.
Pessoal: Despesas com pessoal são salários, benefícios, treinamentos, programas de incentivo, entre outros.
Manutenção e reparos: São gastos com manutenção de equipamentos, reparos em instalações, entre outros.
Despesas com:
Viagens: Esses gastos incluem as despesas com viagens de negócios, como passagens aéreas, hospedagem, aluguel de carro, refeições, entre outros.
Representação: Gastos com representação são aqueles relacionados a eventos corporativos, como palestras, conferências, encontros de negócios, entre outros.
Marketing e publicidade: Esses gastos englobam ações de marketing, propaganda, publicidade e ações promocionais.
Despesas administrativas: São gastos com despesas relacionadas à administração da empresa, como aluguel, luz, água, telefone, internet, entre outros.
Consultoria e assessoria: Despesas com consultoria e assessoria incluem serviços de contabilidade, jurídicos, financeiros, de recursos humanos, entre outros.
Entretenimento: Esses gastos representam atividades de entretenimento, como jantares, festas de final de ano, confraternizações, entre outros.
É importante que a empresa desenvolva uma política de gastos corporativos com limites definidos para cada tipo de despesa, assim como, as condições em que elas podem ser realizadas – evitando gastos excessivos e desnecessários.
Esse tipo de controle protege o fluxo de caixa da empresa e garante que os recursos sejam utilizados de forma eficiente e estratégica.
Como montar uma política de gastos corporativos?
Montar uma política de gastos corporativos eficaz requer muito planejamento, análise cuidadosa e a colaboração de diversos setores da empresa. Por isso, separamos alguns pontos principais para te guiar na preparação deste documento:
Defina objetivos e metas
Antes de iniciar a elaboração da política, é importante definir claramente quais são os objetivos e metas a serem alcançados com essa nova implementação. O foco de cada empresa é peculiar, mas alguns objetivos comuns são:
- redução de custos;
- aumento da eficiência;
- prevenção de fraudes;
- entre outros.
Identifique as necessidades e prioridades da empresa
É indispensável analisar quais são as áreas da empresa que mais geram gastos e quais são as necessidades específicas de cada departamento ou função. Isso ajuda a definir as prioridades e direcionar os recursos de forma mais estratégica.
Estabeleça regras claras e objetivas
A política de gastos corporativos deve estabelecer regras claras e objetivas para o uso de recursos financeiros da empresa. Ou seja, definir:
- limites de gastos;
- regras para aprovação de despesas no cartão corporativo;
- procedimentos de prestação de contas;
- entre outros.
Isso inclui também estabelecer prazos, requisitos de documentação, procedimentos de aprovação, entre outros.
Defina os responsáveis pela gestão da política
É importante designar as responsabilidades que cada colaborador terá em relação à gestão da política de gastos corporativos, definindo quem será responsável pela(o):
- aprovação de despesas;
- gestão do orçamento;
- análise de relatórios;
- entre outras atividades.
Também é fundamental definir um responsável pela elaboração e implementação da política de gastos, afinal, sem um “dono” o projeto provavelmente não irá para frente ou será feito de qualquer maneira.
Realize treinamentos e comunicação interna
Para garantir que a política de gastos corporativos seja compreendida e seguida por todos os funcionários da empresa, é essencial realizar treinamentos e comunicação interna.
Isso inclui apresentar a política de forma clara e objetiva, destacar seus benefícios, explicar como os funcionários devem utilizá-la na prática e manter todos os colaboradores informados de qualquer alteração e/ou atualização do documento.
Ao seguir esses passos, a empresa poderá elaborar uma política de gastos corporativos eficaz, que ajude a otimizar a gestão financeira, reduzir custos, prevenir fraudes e melhorar a eficiência geral da organização.
Lembre-se que a política de gastos corporativos deve ser revisada regularmente e atualizada sempre que necessário, para garantir sua eficácia contínua.
Conclusão: porque integrar um cartão corporativo à política de gastos corporativos?
Integrar um cartão corporativo à política de gastos corporativos pode trazer vários benefícios para a empresa, tais como:
- Controle de gastos em tempo real;
- Redução de processos burocráticos;
- Configurações fáceis de limites de gastos;
- Cashback e recompensas;
- Contabilidade simplificada.
Em resumo, integrar um cartão à política de gastos corporativos pode trazer mais transparência, controle, agilidade e economia para a empresa, além de melhorar a experiência dos funcionários em relação à gestão de despesas.
Tem interesse em adotar o uso do cartão corporativo na sua empresa? Nosso post de Controle de Gastos Empresariais vai abordar tudo que você precisa saber para automatizar a gestão de despesas da sua empresa.
Se você já busca cartões corporativos com um software de gestão integrado, entre em contato com a nossa equipe de vendas.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
