Cartões ociosos: como identificar e reduzir a exposição

O risco de um cartão ocioso não está no que ele gasta, mas no que ele permite gastar. Cada cartão ativo carrega um limite, um conjunto de dados que pode vazar e uma pessoa responsável. Quando ninguém usa o cartão, ninguém o vigia, e é nesse ponto que o problema começa.

Por que cartões ociosos aumentam a exposição

• Limite parado. Todo cartão ativo representa um valor que pode ser gasto, mesmo que ninguém planeje gastar.
• Titulares que saíram. Um cartão de quem deixou a empresa continua válido até alguém cancelar.
• Dados em circulação. Quanto mais cartões ativos, mais lugares onde os dados podem ter sido guardados, como assinaturas e cadastros em fornecedores.
• Ausência de monitoramento. Cartões sem uso regular não entram na rotina de revisão, e uma transação suspeita passa despercebida.

O tema se conecta ao que já tratamos em riscos e fraudes mais comuns em cartões corporativos e em segurança dos cartões corporativos.

O que considerar um cartão ocioso

Não existe um prazo único. Defina pela natureza do uso de cada cartão. Um bom ponto de partida:

Passo a passo para identificar e agir

1. Liste todos os cartões ativos, com titular, área, limite e data da última transação.
2. Defina o prazo de inatividade de cada tipo de cartão, como na tabela acima.
3. Cruze com a lista de colaboradores e de projetos ativos. Quem saiu ou quem terminou deve aparecer.
4. Classifique cada cartão em ocioso, sazonal ou em uso regular.
5. Fale com os titulares e gestores antes de cancelar, para evitar cortar um cartão que ainda é necessário.
6. Cancele, reduza o limite ou mantenha com justificativa. Toda decisão fica registrada.
7. Repita todo trimestre. Um levantamento feito uma vez envelhece rápido.

Exemplo: uma empresa com 40 cartões

Exemplo ilustrativo, com valores fictícios. A empresa tem 40 cartões ativos, com limite total de R$ 520.000. O levantamento mostra o quadro abaixo.

Os 13 cartões ociosos, sem contar o sazonal, somam R$ 162.000 de limite, ou 31,2% do limite total. Cancelando esses cartões, a empresa passa de 40 para 27 cartões ativos, e o limite exposto cai de R$ 520.000 para R$ 358.000. Nenhum gasto real foi cortado: o que diminuiu foi a possibilidade de gasto sem acompanhamento.

Como reduzir a exposição de forma permanente

• Faça o cancelamento parte do desligamento. Um item no checklist de saída de colaboradores evita o cartão esquecido.
• Ligue o cartão ao projeto. Cartões de campanha ou de fornecedor devem ser encerrados quando o projeto ou o contrato terminam.
• Defina o limite pela necessidade. Um limite alto 'por segurança' amplia a exposição sem necessidade.
• Prefira cartões por finalidade. Com cartão virtual exclusivo para cada fornecedor ou plataforma, o cancelamento é simples e não afeta os demais.

Com os cartões corporativos pré-pagos da Payfy, é possível criar um cartão virtual com limite definido, regras de uso e rastreabilidade de cada transação, o que facilita revisar e encerrar cartões por finalidade. Para saber quantos cartões a empresa realmente precisa, veja quantos cartões corporativos sua empresa precisa ter.

Erros comuns

• Cancelar sem avisar o titular. O cartão que parecia parado pode ser de uso sazonal.
• Olhar só o valor gasto. Um cartão com gasto zero e limite alto é uma exposição, não uma economia.
• Fazer o levantamento uma vez por ano. A rotina trimestral evita o acúmulo.
• Não registrar a decisão. Sem registro, o mesmo cartão volta a ser discutido a cada revisão.

Conclusão

Cartões ociosos são limite sem dono. Identificá-los exige apenas uma lista, um prazo de inatividade e um cruzamento com a lista de pessoas e projetos. O ganho está em reduzir a possibilidade de uso indevido sem cortar nenhum gasto legítimo.

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