Cartão de crédito virtual: como usar na empresa e aumentar a segurança?

O cartão de crédito virtual é aquele que existe apenas no digital, sem plástico, sem chip, sem nada físico. Tem número, CVV e validade igual ao cartão normal, mas vive só dentro do app ou sistema. 

A grande sacada do cartão virtual é criar e cancelar em segundos. Precisa pagar assinatura de software? Cria um cartão virtual só para aquilo. Funcionário saiu da empresa? Desativa todos os virtuais dele instantaneamente sem esperar que o banco envie um cartão novo.

A resistência ao cartão virtual geralmente vem de quem nunca usou e acha complicado. Na prática é o contrário, afinal, simplifica absurdamente a gestão de despesas recorrentes, compras online e controle de gastos por projeto ou departamento. 

O que é cartão de crédito virtual e como funciona?

Um cartão de crédito virtual é um cartão gerado digitalmente com número, data de validade e código de segurança próprios, mas que existe apenas no formato eletrônico.

Funciona exatamente como cartão físico para compras online ou em apps, com a vantagem de poder ser criado, bloqueado e cancelado instantaneamente sem burocracia.

A criação acontece em segundos através do app ou plataforma da empresa. O gestor define limite, prazo de validade e categoria de uso permitida. 

O sistema gera instantaneamente um cartão completo que já pode ser usado imediatamente em qualquer site ou plataforma que aceite a bandeira.

Características principais do cartão virtual corporativo:

• Geração instantânea: cria quantos cartões precisar em segundos, sem esperar aprovação de banco ou receber pelo correio.
• Uso exclusivamente digital: funciona para compras online, assinaturas de software, pagamentos de serviços digitais e apps.
• Controle granular: Cada cartão tem limite próprio, categoria permitida e prazo de validade específico configurável.
• Cancelamento imediato: desativa o cartão em 1 clique sem afetar outros cartões ou precisar falar com banco.
• Vinculação a projetos: cria cartão dedicado para cada projeto, cliente ou departamento facilitando rastreamento de custos.

Imagine uma agência de marketing que gasta R$ 50 mil mensais em anúncios digitais distribuídos entre 15 clientes diferentes. Com cartões virtuais, cria um para cada cliente. 

No final do mês, sabe exatamente quanto gastou em mídia para cada um sem precisar ficar separando transação por transação num extrato gigante.

Quais as principais vantagens do cartão virtual para empresas?

As vantagens vão muito além de "não ter plástico". O cartão virtual resolve problemas práticos de segurança, controle e eficiência que cartão físico simplesmente não consegue resolver por limitações inerentes ao formato.

Segurança aumentada contra fraudes

Um cartão físico clonado é um verdadeiro pesadelo, pois é necessário cancelar, pedir novo, esperar chegar, atualizar todas as assinaturas que usavam aquele cartão. 

Agora, um cartão virtual clonado? Cancela instantaneamente e cria outro em 10 segundos. Zero impacto nas outras operações da empresa.

Proteções de segurança exclusivas do cartão virtual:

• Cartão descartável para compra única: cria cartão com limite exato para uma compra específica. Usou? Cancela. Impossível ser usado novamente mesmo que os dados vazem.
• Isolamento de danos: se um cartão virtual for comprometido, afeta apenas aquela função específica. Os outros 20 cartões virtuais da empresa continuam funcionando normalmente.
• Sem exposição física: não tem cartão físico para ser fotografado, copiado ou perdido em restaurante, táxi ou hotel.
• Alteração instantânea: suspeita de vazamento de dados? Cancela e cria novo cartão em segundos, algo impossível com cartão físico.

Controle preciso de gastos por categoria

Cada cartão virtual vira um "envelope" de gastos com limite e finalidade específicos. Cartão virtual para Google Ads com limite de R$ 10 mil mensais. Outro para assinaturas de software com R$ 3 mil. Outro para compras de materiais com R$ 2 mil. 

Impossível misturar ou estourar limite de uma categoria usando verba de outra.

Em detalhes, o cartão virtual facilita porque cada despesa já vem automaticamente categorizada pelo cartão usado. Compra no cartão de marketing? É despesa de marketing. Compra no cartão de TI? É despesa de tecnologia.

Eliminação de assinaturas fantasmas

Assinatura fantasma é aquela que a empresa cancelou mas continua sendo cobrada porque o fornecedor tem os dados do cartão principal. Com cartão virtual dedicado para cada assinatura, quando cancela o serviço, cancela o cartão. Acabou. O fornecedor não consegue cobrar mais nada mesmo que tente.

Gestão facilitada de múltiplos usuários

Ao invés de emitir cartão físico para cada colaborador que precisa fazer compras eventuais, basta criar cartões virtuais temporários quando necessário. 

Estagiário precisa comprar material de escritório? Cria cartão virtual com limite de R$ 500 válido por 3 dias. Comprou? Cancela. Próxima vez que precisar, cria outro.

Essa flexibilidade elimina o problema de esperar dias para o banco emitir cartão físico ou de compartilhar cartão entre várias pessoas perdendo rastreabilidade. Cada transação fica vinculada a quem solicitou e usou aquele cartão virtual específico.

Como usar cartão virtual corporativo na prática?

A implementação de cartões virtuais exige definir estratégia clara sobre quando usar virtual vs físico e como organizar os cartões por finalidade. Uma empresa que cria cartão virtual aleatoriamente sem critério acaba com bagunça pior que antes.

Cartões dedicados para assinaturas recorrentes

Cada assinatura de software, plataforma ou serviço digital recebe cartão virtual próprio. 

Netflix corporativa? Cartão dedicado. Salesforce? Outro cartão. Google Workspace? Mais um cartão. 

Quando olha o extrato, sabe exatamente qual ferramenta custou quanto sem precisar decifrar nomes estranhos nas transações.

Vantagens de cartões dedicados por assinatura:

• Rastreamento automático de custos: sabe quanto gasta com cada ferramenta sem trabalho manual de separar transações.
• Cancelamento sem trauma: cancela assinatura e cartão simultaneamente, eliminando risco de cobrança continuar.
• Controle de renovações: vê claramente quando cada assinatura renova e pode avaliar se continua fazendo sentido antes do vencimento.
• Prevenção de aumentos sorrateiros: fornecedor que tenta cobrar valor maior que o contratado tem transação negada automaticamente.

Cartões temporários para projetos específicos

Projeto novo que vai durar 3 meses e tem orçamento de R$ 15 mil? Cria cartão virtual com limite de R$ 15 mil válido por 90 dias. Toda despesa daquele projeto usa aquele cartão. 

No final, tem rastreamento perfeito de quanto custou sem misturar com outras operações.

Uma agência de eventos cria cartão virtual para cada evento organizado. Festa da empresa X tem cartão com limite do orçamento aprovado. 

Todas as compras, como buffet, decoração, som e locação, vão naquele cartão. No final do evento, cancela o cartão e tem prestação de contas automática de tudo que foi gasto.

Cartões com validade curta para compras pontuais

Colaborador precisa fazer compra online de R$ 850 em equipamento? Cria cartão virtual com limite de R$ 850 válido por 48 horas. O colaborador faz a compra dentro do prazo. Depois disso o cartão expira automaticamente. 

Zero risco dele continuar usando para outras coisas ou do cartão ser comprometido depois.

Esse modelo funciona perfeitamente para compras eventuais de colaboradores que não precisam de cartão permanente. 

Solicita quando precisa, usa, devolve. A empresa mantém controle total sem precisar emitir e gerenciar dezenas de cartões físicos.

Cartões por departamento ou centro de custo

Cada departamento recebe cartão virtual próprio com limite mensal definido. Marketing tem R$ 20 mil mensais. TI tem R$ 8 mil. Administrativo tem R$ 5 mil. 

Cada área gerencia seu cartão dentro do orçamento aprovado sem possibilidade de estourar usando verba de outra área.

Quais cuidados tomar ao usar cartões virtuais corporativos?

O cartão virtual facilita muito, mas também pode virar bagunça se não houver processo claro de criação, uso e cancelamento.

A empresa que deixa cada um criando cartão virtual sem critério acaba com 50 cartões ativos sem ninguém saber para que serve cada um.

Estabeleça regras claras de criação

Não pode ser terra sem lei onde qualquer um cria cartão virtual para qualquer coisa. Precisa ter uma política exata definindo quem pode criar, para quais finalidades e com quais limites máximos. 

Gerente pode criar até R$ 5 mil, diretor até R$ 20 mil, acima disso precisa aprovação do CFO.

A nomenclatura dos cartões também precisa ser padronizada. "Cartão 1", "Cartão 2" não ajuda ninguém. Precisa ser "Marketing - Google Ads - Cliente X", "TI - Assinaturas - Adobe", "Projeto Y - Fornecedores". Nome descritivo que deixa claro a finalidade sem precisar investigar.

Cancele cartões não utilizados regularmente

Cartão virtual criado para compra pontual mas que não foi usado em 30 dias? Cancela. Cartão de projeto que já terminou? Cancela. Assinatura que foi descontinuada? Cancela o cartão junto. 

De modo geral, a revisão mensal dos cartões ativos evita acumular lixo digital.

A vantagem do virtual é justamente poder criar e destruir sem custo. Não tem motivo para manter cartão ativo "por via das dúvidas". 

Precisa de novo? Cria em 10 segundos. Muito melhor que deixar dezenas de cartões ativos criando superfície de ataque desnecessária.

Monitore transações em tempo real

Só porque é virtual não significa que não precisa monitorar. Alertas automáticos para toda transação acima de determinado valor, compras em categorias não autorizadas ou tentativas de uso em locais bloqueados. 

O monitoramento em tempo real detecta problemas enquanto ainda dá tempo de reverter.

Vale ainda ter um dashboard mostrando todos os cartões ativos, quanto cada um já gastou no mês e quanto ainda tem de limite disponível. 

Visibilidade total evita surpresas no fechamento da fatura com valores muito acima do esperado.

Integre com sistema de gestão de despesas

O cartão virtual funciona melhor quando integrado com plataforma completa de gestão de despesas. 

Cada transação gera automaticamente solicitação de comprovante para o responsável. O sistema vincula nota fiscal ao gasto sem trabalho manual. 

A conciliação acontece automaticamente.

Sem integração, o cartão virtual vira só mais um lugar onde acontecem gastos que precisam ser rastreados e conciliados manualmente. 

Perde boa parte da vantagem de ter criado o virtual em primeiro lugar.

Simplifique a gestão de despesas digitais com cartões virtuais da Payfy

A Payfy oferece cartões de crédito virtuais corporativos integrados ao sistema completo de gestão de despesas. 

Crie, configure e monitore quantos cartões virtuais precisar com controle total sobre limites, categorias e usuários.

Como os cartões virtuais da Payfy funcionam:

• Criação instantânea pelo app: gestores criam novos cartões virtuais em segundos com limite, validade e finalidade específicos.
• Limites e restrições personalizados: configure valor máximo, categorias permitidas, validade temporal e horário de funcionamento de cada cartão.
• Nomenclatura organizada: Sistema força padrão de nomes descritivos que deixam clara a finalidade de cada cartão virtual.
• Alertas em tempo real: notificações instantâneas para gestores sobre cada transação realizada em qualquer cartão virtual.
• Cancelamento em 1 clique: desative qualquer cartão virtual imediatamente sem burocracia ou necessidade de contatar suporte.
• Dashboard unificado: visualize todos os cartões virtuais ativos, gastos acumulados e limites disponíveis em painel único.
• Integração automática: cada transação de cartão virtual já chega categorizada e aguardando apenas anexo do comprovante.
• Vinculação a projetos: associe cartões virtuais a projetos, clientes ou centros de custo para rastreamento preciso de custos.

Implementação e controle:

• Configuração de política de criação de cartões virtuais conforme alçadas da empresa
• Treinamento para gestores sobre quando e como usar cartões virtuais versus físicos
• Migração de assinaturas existentes para cartões virtuais dedicados
• Monitoramento proativo com alertas de anomalias e padrões suspeitos

Entre em contato e descubra como cartões virtuais simplificam gestão de assinaturas digitais, compras online e controle de gastos por projeto.

Agende sua demonstração agora e veja como cartões virtuais aumentam segurança e controle sobre despesas digitais corporativas.

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