Como usar cartão corporativo na construção civil: um cartão por obra, alçada para o engenheiro, comprovante no canteiro e gasto direto no centro de custo.
Para controlar o gasto de cada obra com cartão corporativo, dê um cartão por obra ou frente de trabalho, com limite e categorias definidos, e exija o comprovante no momento da compra. Cada gasto já nasce no centro de custo da obra e segue a regra de aprovação que a empresa configurou, sem depender de planilha no fim do mês.
Com uma obra, o engenheiro acompanha tudo de perto. Com três, as compras pequenas e urgentes se multiplicam: material que faltou, ferramenta quebrada, frete, alimentação da equipe. Cada pessoa resolve como pode, com o cartão que tiver ou com dinheiro do próprio bolso para pedir reembolso depois.
O efeito aparece no financeiro. O gasto de uma obra se mistura com o de outra, o comprovante chega semanas depois e a classificação só acontece no fechamento. Quando alguém pergunta quanto a obra já consumiu, a resposta depende de uma conferência manual.
O texto sobre gestão de despesas na construção civil traz o contexto geral do setor. Aqui o foco é o cartão.
Dá. Os cartões corporativos da Payfy têm limite por colaborador e podem ser físicos, virtuais ou pré-pagos, conforme o uso. O ponto central não é quantos cartões existem, e sim a que cada gasto fica vinculado.
Uma estrutura simples é emitir o cartão em nome do responsável pela compra e vincular cada gasto ao centro de custo da obra. O cartão virtual ajuda nas compras online de material, porque pode ser descartável ou criado por fornecedor e fica ligado ao CNPJ da empresa. O pré-pago trava o limite no valor aprovado, útil em obras com orçamento fechado.
Para entender como os códigos se organizam, veja o conteúdo sobre centro de custo.
Quem define é a empresa, por meio de uma regra de aprovação. Uma regra possível é: compra de material de obra até R$ 1.500, com nota fiscal, CNPJ e indicação da obra, segue direto; acima disso, o engenheiro responsável aprova. O valor é só um exemplo, e cada construtora ajusta o seu.
A regra roda no momento da compra e não depende de alguém lembrar de conferir depois. O que cumpre os critérios passa, e o que não cumpre vai para o aprovador certo.
{{regras-de-aprovacao}}
Para a lógica geral de limites por cargo e valor, veja alçada de aprovação.
O mínimo é a nota fiscal com o CNPJ do fornecedor. Exigir que o comprovante seja fotografado no ato da compra evita o acúmulo de papéis no canteiro e a busca por nota no fim do mês.
No aplicativo da Payfy, o colaborador fotografa o comprovante e o Scan Mode lê os dados e preenche a despesa. O Agente de Match encontra a transação correspondente e anexa o comprovante a ela. A compra sem nota segue a regra da empresa: pode ser recusada ou encaminhada a um aprovador.
{{scan-mode}}
Cada lançamento chega ao ERP com conta contábil, centro de custo e comprovante anexado. A Payfy tem integração plug n play com TOTVS Protheus, TOTVS RM, Omie, Senior, SAP e Sankhya: uma integração pronta, mantida pelo time da Payfy, que envia e recebe os dados direto do ERP, sem planilha no meio e sem desenvolvimento do seu lado. Os detalhes estão na página de integrações.
O ganho para a contabilidade é receber a despesa já classificada por obra, sem digitar e sem reclassificar no fechamento. Para entender o fluxo, leia gestão de despesas integrada ao ERP.
No fim da obra, bloqueie os cartões ligados a ela. O bloqueio e o desbloqueio são instantâneos pelo aplicativo. Depois, concilie os últimos gastos, confirme que todos os comprovantes foram enviados e encerre o centro de custo para que nenhuma despesa nova seja lançada nele. Esse fechamento dá ao financeiro o custo final da obra, sem pendências abertas.
Para ver como funcionaria na sua construtora, agende uma demonstração.
{{banner-cartoes}}
.png)
Payfy Intelligence
