Quais são os riscos e fraudes mais comuns em cartões corporativos?

O cartão corporativo é ferramenta essencial para operação moderna, mas também é porta aberta para fraudes e uso indevido quando a empresa não tem controles adequados. 

Não estamos falando só de colaborador mal-intencionado, afinal, a maioria dos problemas acontece por falta de regra clara, processo frouxo e ausência de monitoramento em tempo real.

O prejuízo com fraudes em cartões corporativos vai muito além do valor desviado. Tem o custo de investigar, o desgaste com o colaborador, o impacto no clima organizacional quando a desconfiança vira rotina e o risco legal de não conseguir comprovar deduções fiscais. 

Quais são os tipos mais comuns de fraudes em cartões corporativos?

As fraudes em cartões corporativos se dividem em duas categorias: as intencionais (colaborador sabe que está errado e faz mesmo assim) e as oportunistas (colaborador testa limites em área cinzenta até descobrir que ninguém controla). 

Ambas custam caro e ambas são evitáveis com controles adequados.

Despesas pessoais disfarçadas de corporativas

Esse é o tipo mais comum e mais difícil de pegar sem sistema adequado. O colaborador mistura despesas pessoais com corporativas contando que ninguém vai conferir detalhe por detalhe. 

Compra para casa no meio das compras de escritório. Coloca gasolina no carro pessoal junto com as despesas de viagem. Janta com a família e alega reunião de trabalho.

Exemplos práticos de despesas pessoais disfarçadas:

• Supermercado no meio de viagem: colaborador viaja a trabalho e aproveita para fazer compras pessoais no supermercado, colocando tudo no cartão corporativo.
• Combustível em finais de semana: abastecimentos fora do horário comercial ou em locais distantes da rota de trabalho indicam uso pessoal do veículo.
• Restaurantes com valores incompatíveis: conta de R$ 450 para "almoço de negócios" mas sem indicação de qual cliente ou parceiro estava presente.
• Compras em farmácias e lojas: medicamentos, cosméticos e produtos pessoais que claramente não têm relação com atividade empresarial.
• Entretenimento não autorizado: ingressos de cinema, shows, bares e eventos de lazer colocados como despesa de relacionamento com clientes.

Uso do cartão após desligamento

Um colaborador é desligado, mas nem sempre o cartão corporativo é cancelado imediatamente. Ele continua usando por dias ou semanas até alguém perceber. 

Às vezes é má-fé mesmo, visto que ele sabe que foi demitido e resolve se "ressarcir". Outras vezes é descuido: esqueceu que o cartão era corporativo e continuou usando normalmente.

O problema aqui é 100% processo falho. Quando alguém sai da empresa, o RH precisa notificar imediatamente o financeiro para cancelar todos os cartões. 

Parece óbvio, mas as empresas perdem milhares todo ano com essa falha básica de comunicação entre departamentos.

Clonagem e uso fraudulento por terceiros

Cartão corporativo clonado é problema igual a cartão pessoal, mas o impacto na empresa pode ser maior se demorar para detectar. 

O colaborador nem sempre confere o extrato corporativo com a mesma atenção que confere o pessoal. Transações fraudulentas podem passar semanas sem ser questionadas.

Situações comuns de clonagem e fraude externa:

• Compras online em sites suspeitos: transações em sites internacionais desconhecidos ou com histórico de problemas de segurança.
• Múltiplas tentativas de compra pequena: fraudador testa se o cartão funciona com transações de R$ 10 ou R$ 20 antes de partir para valores maiores.
• Compras em locais incompatíveis: transações em cidades ou países onde o colaborador definitivamente não está.
• Horários incomuns: compras às 3h da manhã ou em horários que claramente não fazem sentido para aquele tipo de despesa.

Compartilhamento de cartão entre colaboradores

Uma empresa emite poucos cartões e os colaboradores compartilham entre si. 

O problema: perde-se completamente a rastreabilidade. Quando aparece uma despesa suspeita, ninguém sabe quem realmente gastou. Cada um empurra a responsabilidade para o outro e a empresa não consegue apurar.

Como prevenir fraudes e riscos em cartões corporativos?

A prevenção efetiva combina política clara, processos automatizados e tecnologia que monitora em tempo real. Depender apenas de boa-fé dos colaboradores e revisão manual mensal é garantia de problema.

Estabeleça política transparente e específica

Política vaga tipo "use com bom senso" não funciona. A política precisa ser específica sobre o que pode e o que não pode, quanto pode gastar em cada categoria e quais situações exigem aprovação prévia. 

Quanto mais clara a regra, menor a zona cinza que permite desvios.

Elementos essenciais da política anti-fraude:

• Lista positiva de usos permitidos: especifique exatamente quais despesas são autorizadas - transporte, alimentação em viagem, materiais de trabalho específicos.
• Lista negativa explícita: deixe cristalino o que nunca pode ser pago com cartão corporativo - bebidas alcoólicas, entretenimento pessoal, presentes.
• Limites por categoria e período: defina valores máximos por transação e por mês em cada categoria de despesa.
• Exigência de comprovação: obrigue anexo de nota fiscal e justificativa para absolutamente toda despesa, sem exceção.
• Consequências do descumprimento: deixe claro que uso inadequado gera desde advertência até demissão por justa causa conforme gravidade.

Implemente controles automatizados

Uma boa tecnologia resolve 90% dos problemas de fraude e uso indevido. Um sistema moderno, como o da Payfy, bloqueiam automaticamente despesas fora da política, exigem comprovante antes de liberar nova transação e alertam gestores sobre padrões suspeitos em tempo real.

A automação tira a fiscalização da mão humana, que falha, cansa e tem viés. 

O sistema não tem dó: se a regra diz que não pode, bloqueia. Se passou do limite, trava. Se falta comprovante, não libera próxima compra. Implacável e imparcial.

Emita cartões individuais com limites personalizados

Cada colaborador que precisa gastar recebe cartão próprio com limite adequado à sua função. 

Vendedor externo tem limite maior que assistente administrativo. Diretor tem limite elevado, estagiário tem limite baixo. Cada um responde apenas pelos próprios gastos.

Cartões individuais eliminam o problema de compartilhamento e garantem rastreabilidade total. 

Apareceu despesa suspeita? Sabe exatamente quem gastou, quando gastou e onde gastou. 

Não tem como empurrar responsabilidade para colega ou alegar que outra pessoa usou sem autorização.

Captura imediata de comprovantes

O colaborador fotografa a nota fiscal pelo app no momento da compra, antes mesmo de sair do estabelecimento. 

A tecnologia OCR  entra em ação assim que a imagem é enviada. Ela identifica números, datas, CNPJs, itens e valores linha a linha, e nada passa despercebido. 

O sistema cruza automaticamente essas informações com o gasto realizado no cartão, garantindo que o comprovante corresponda exatamente à transação.

Esse processo reduz erros, elimina adulterações e cria uma camada adicional de prevenção de fraudes. 

Se alguém tentar subir um comprovante repetido, alterado ou incompatível com aquela despesa, há uma sinalização. Isso evita “gastos órfãos”, comprovantes fora do padrão e tentativas de burlar políticas internas.

No fluxo específico da Payfy, tudo fica ainda mais natural. Assim que a compra é efetuada, o app envia uma notificação imediata no celular do colaborador. 

Ele clica, fotografa a nota e finaliza o registro em segundos. Essa automação evita acúmulo de pendências e cria o hábito de manter tudo em ordem no mesmo dia, sem pressão posterior, sem retrabalho e sem correr atrás de comprovante depois.

Monitore transações em tempo real

Dashboards mostram todas as transações no momento que acontecem. Os gestores recebem alertas sobre gastos suspeitos, valores acima da média, locais incompatíveis, horários estranhos, categorias não autorizadas. 

A fraude é detectada em horas, não em semanas.

O monitoramento em tempo real também permite intervenção imediata. Apareceu alguma transação suspeita? Bloqueia o cartão instantaneamente, liga para o colaborador para confirmar se foi ele e investiga antes que o prejuízo aumente.

Proteja sua empresa de fraudes com controles automatizados da Payfy

A Payfy foi desenvolvida especificamente para prevenir fraudes e uso indevido de cartões corporativos. 

Oferecemos camadas múltiplas de segurança e controle que detectam problemas antes que virem prejuízo significativo.

Como a Payfy previne fraudes em cartões corporativos:

• Limites individuais por colaborador: cada cartão tem limite personalizado que não pode ser ultrapassado, evitando gastos excessivos não autorizados.
• Restrições por categoria: configure quais tipos de estabelecimento cada cartão pode usar - vendedor usa em postos e restaurantes, administrativo só em fornecedores aprovados.
• Horário de funcionamento: cartões só funcionam em horário comercial ou conforme regras específicas de cada função.
• Obrigatoriedade de comprovante: sistema bloqueia automaticamente cartão que tem despesa sem nota fiscal anexada há mais de 48 horas ou conforme configuração escolhida pela empresa
• Alertas de anomalias: notificação imediata para gestores quando há gastos fora do padrão ou em locais incompatíveis.
• Aprovação prévia configurável: exija aprovação do gestor antes de liberar despesas acima de determinado valor ou em categorias sensíveis.
• Cancelamento instantâneo: desative cartões de colaboradores desligados em 1 clique, sem depender de banco.

Implementação focada em segurança:

• Análise de vulnerabilidades dos processos atuais identificando pontos de maior risco de fraude
• Configuração de política automatizada com todas as regras e restrições da empresa
• Treinamento completo sobre procedimentos de segurança e detecção de irregularidades
• Auditoria mensal dos gastos com relatório de conformidade e indicadores de risco

Entre em contato e descubra como eliminar fraudes e uso indevido de cartões corporativos através de controles automatizados inteligentes. 

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