Uma viagem corporativa bem elaborada exige um bom planejamento, controle orçamentário e uma diária de viagem pré definida pela política interna da empresa.
Contudo, se a empresa não possui diretrizes claras sobre essas despesas e como gerenciá-las, isso pode causar problemas financeiros ao longo do tempo.
Pensando nisso, esse conteúdo vai abordar:
- o que é uma diária de viagem a trabalho;
- a obrigatoriedade da empresa em relação a essa despesa na legislação brasileira;
- o que compõe uma diária de viagem corporativa; e,
- como calcular esses valores corretamente.
Boa leitura!
O que é uma diária de viagem a trabalho?
As diárias de viagem a trabalho são valores pagos pela empresa ao seu colaborador para cobrir as despesas extras relacionadas a uma viagem corporativa, entre elas estão gastos como:
- alimentação;
- hospedagem;
- transporte;
- despesas com clientes;
- entre outras.
Por isso, essas diárias são geralmente pré-definidas através da política da empresa e variam de acordo com o destino da viagem, o número de dias e outros fatores relevantes.
O que diz a lei sobre a diária de viagem CLT?
A legislação trabalhista brasileira, especificamente a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), estabelece diretrizes claras sobre as diárias de viagem no ambiente corporativo.
O Artigo 457 da CLT, reformulado pela Lei nº 13.467, de 2017, desempenha um papel crucial nesta regulamentação. Segue abaixo o artigo:
Art. 457 – Compreendem-se na remuneração do empregado, para todos os efeitos legais, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador, como contraprestação do serviço, as gorjetas que receber. (Redação dada pela Lei nº 1.999, de 1.10.1953) (Vide Lei nº 13.419, de 2017)
§ 2o As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário. (Redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017)
Ou seja, as diárias para viagem, mesmo quando pagas regularmente, não fazem parte da remuneração do empregado.
Isso significa que tais valores não se incorporam ao contrato de trabalho e não são base para cálculo de encargos trabalhistas e previdenciários.
Portanto, as diárias de viagem são tratadas separadamente do salário e não afetam benefícios como FGTS, INSS e férias.
Esta cláusula visa separar claramente as despesas de viagem das obrigações salariais, permitindo uma gestão financeira mais clara tanto para o empregador quanto para o empregado.
Para que serve a diária de viagem?
O propósito dessas diárias é ajudar o colaborador a manter sua rotina de trabalho mesmo estando fora do escritório da empresa. Portanto, ao cobrir as despesas extras, a empresa permite que o colaborador foque em suas responsabilidades profissionais sem se preocupar com problemas financeiros.
Além disso, as diárias de viagem também incentivam os colaboradores a aceitar essas viagens a trabalho, pois eles não precisam se preocupar com os custos extras.
Outro ponto importante é que as diárias de viagem ajudam a empresa a manter um controle mais efetivo dos gastos com viagens a trabalho. Por isso, ao definir um valor fixo para as despesas, a empresa também consegue prever e controlar melhor os gastos com viagens.
Contudo, algumas empresas ainda exigem que os colaboradores arquem com as diárias de viagem e posteriormente sejam reembolsados.
Além de isso criar gargalos na gestão financeira, também desestimula os funcionários pois nem todos podem tirar grandes quantias de seus salários para esse tipo de situação.
Diária de viagem e ajuda de custo: existe diferença?
A diária de viagem e a ajuda de custo são termos frequentemente usados no contexto corporativo, mas com significados distintos.
A diária de viagem é uma quantia fixa paga pela empresa para cobrir despesas específicas durante uma viagem de trabalho. Por outro lado, a ajuda de custo refere-se a um pagamento mais amplo e flexível, destinado a suportar uma variedade de gastos relacionados ao emprego, que podem ou não estar ligados a viagens.
Ela não tem natureza salarial, qualquer que seja o valor pago, pois trata-se de uma verba indenizatória e que tem como finalidade específica cobrir as despesas do colaborador em decorrência de mudança do local de trabalho – home office, outras cidade, outra sede, etc.
Entender essa distinção é crucial para a gestão adequada de recursos e conformidade legal nas operações empresariais.
Componentes das diárias de viagem
As diárias de viagem são compostas por diferentes itens e que variam de acordo com a política da empresa e o objetivo da viagem.
Portanto, de forma objetiva, as diárias de viagem a trabalho devem incluir gastos com:
- Transporte (passagens, aluguel de carro, uber e táxis dentro da cidade visitada…);
- Alimentação (3 refeições/dia e valor extra para almoços ou jantares com clientes, por exemplo…);
- Hospedagem (hotel, Airbnb…);
- Celular;
- Pacote de Dados;
- entre outros…
Além disso, para empresas que realizam viagens internacionais, também ressaltamos a necessidade de arcar com despesas como:
- Vistos;
- Vacinas;
- Seguro de viagem;
- Chip Internacional;
Ou seja, todas as diárias de viagem precisam englobar os gastos com alimentação, hospedagem e transporte, mas é na política da empresa que os tipos de despesas que compõem esse benefício são determinados.
Portanto, o colaborador deve estar ciente das regras e políticas da empresa em relação aos gastos com viagens, além de fazer uma pesquisa prévia sobre os custos e as opções disponíveis no destino da viagem.
O que considerar ao calcular uma diária de viagem a trabalho?
O cálculo das diárias de viagem pode ser feito de diferentes formas, dependendo da empresa e das circunstâncias da viagem. Por isso, separei abaixo 3 pontos que acho essencial considerar na hora do cálculo:
1 – Estimativa de custos
A empresa deve estimar os custos da viagem previamente, levando em conta os componentes mencionados anteriormente e outras despesas relevantes.
Portanto, essa estimativa deve ser razoável e realista em relação ao destino e às necessidades do colaborador.
Por exemplo, se o colaborador for viajar para cidades grandes e capitais é importante levar em conta o alto custo de vida da cidade e os preços mais elevados de hospedagem e alimentação. Já se a viagem for para uma cidade menor e mais tranquila os custos podem ser menores.
2 – Política de diárias da empresa
Cada empresa tem suas próprias políticas de diárias de viagem e nela estão pré-definidos os valores das diárias, os tipos de despesas cobertas e outras regras relevantes.
Por isso, é importante seguir essas políticas a fim de garantir que a viagem esteja em conformidade com as expectativas da empresa.
Outro exemplo a se considerar é que algumas empresas oferecem diárias fixas, enquanto outras calculam as diárias com base no destino da viagem e no tempo de permanência do colaborador.
3 – Ajustes e negociações
Como mencionamos ao longo do conteúdo, a diária de viagem é previamente elaborada e definida pela empresa, contudo algumas vezes será necessário ajustar ou negociar as diárias de viagem.
Portanto, lembre-se de que essas negociações devem ser feitas com antecedência e dentro das regras da empresa.
Além disso, é importante treinar os seus colaboradores para sempre economizar durante a viagem, evitando gastos desnecessários e procurando opções mais em conta para hospedagem e alimentação.
Isso pode ajudar a reduzir os custos da viagem e garantir que a empresa esteja satisfeita com os resultados.
Como calcular uma diária de viagem a trabalho?
Agora chegamos ao ponto principal desse tema: um passo a passo simples para que sua equipe possa calcular uma viagem de trabalho de forma eficaz. Vamos lá?!
Passo 1: Faça uma lista das despesas elegíveis
Antes de tudo é necessário identificar todas as despesas possíveis em uma viagem de trabalho. Como vimos, elas incluem, principalmente, hospedagem, alimentação e transporte.
Cada empresa possui suas políticas para categorizar e lidar com estas despesas, e é importante que sejam comunicadas claramente aos colaboradores.
Ou seja, sua equipe deve ter em mãos uma lista de todas as despesas permitidas em uma diária de viagem, assim como, as despesas excepcionais e suas condições.
Passo 2: Calcule a média de gastos
Após listar as despesas, a próxima etapa é calcular a média de gastos para cada categoria. Portanto, elabore uma avaliação minuciosa dos custos previstos, considerando o destino da viagem, as necessidades do colaborador e do seu cargo.
Uma estimativa precisa e realista dos custos é fundamental para definir um orçamento adequado e sem surpresas para a viagem.
Passo 3: Defina um orçamento e estabeleça a diária de viagem
Com base nas médias calculadas, a empresa deve estabelecer um orçamento para as diárias de viagem. Consequentemente, este orçamento deve estar alinhado às políticas internas da empresa e garantir que todas as despesas essenciais do colaborador sejam cobertas.
Além disso, é importante levar em conta possíveis variações de custo devido a fatores como:
- localização;
- duração da viagem;
- quantos clientes serão visitados, por exemplo;
- margem para gastos emergenciais.
Aqui é o momento de somar tudo e colocar na ponta do lápis o valor médio total para a diária de viagem da sua empresa criando orçamentos realistas.
Passo 4: Use um sistema de gestão financeira
Por último, mas essencial, está a gestão dessa despesa!
Calcular as diárias de viagem a trabalho requer um planejamento detalhado e uma gestão financeira eficaz. Portanto, a adoção de um sistema de gestão financeira, como a Payfy, é altamente recomendada , para otimizar o processo de gestão de diárias de viagem.
Esses sistemas inteligentes ajudam a controlar os gastos com viagens – entre outros gastos da empresa – de maneira mais eficiente, assegurando que estejam de acordo com as políticas internas e com as regulamentações fiscais e trabalhistas vigentes.
Ao considerar os custos estimados, as políticas da empresa e as regulamentações aplicáveis, as empresas podem garantir que as viagens de trabalho sejam bem-sucedidas, mantendo os colaboradores focados em suas responsabilidades profissionais sem preocupações financeiras.
Conclusão: Conheça a Payfy e como ela pode ajudar na gestão das diárias de viagem da sua empresa!
Como mencionado acima, um software de gestão inteligente é a chave para a gestão financeira eficiente das empresas modernas.
Trata-se de um aplicativo ou programa de computador desenvolvido para auxiliar empresas e indivíduos na administração e controle de suas finanças. Ou seja, ele é projetado para simplificar tarefas relacionadas à contabilidade, controle de caixa, orçamento, planejamento, e outros aspectos essenciais da gestão financeira.
Além disso, essas ferramentas fornecem variados recursos e funcionalidades que permitem automatizar processos financeiros, organizar e analisar dados, gerar relatórios detalhados e tomar decisões baseadas em informações financeiras precisas e atualizadas.
Algumas tarefas que esses softwares de gestão financeira otimizam são, por exemplo:
- contas a pagar e receber;
- controle de estoque;
- gestão de ativos fixos;
- folha de pagamento;
- faturamento;
- conciliação bancária
- e muito mais.
Dessa forma, ao utilizá-lo as empresas conseguem agilizar suas operações financeiras, melhorar a integridade dos dados, reduzir erros humanos e obter maior visibilidade sobre a situação financeira da empresa.
Além disso, cada sistema de gestão financeira pode variar em complexidade e recursos, desde soluções básicas destinadas a pequenas empresas até programas mais abrangentes e escaláveis adequados para grandes corporações.
Se você busca tornar a sua empresa mais competitiva e inovadora no mercado através da inclusão dessas ferramentas, te convido a conferir um conteúdo completo sobre como unificar todas as despesas de viagem em um só sistema.
Te espero lá, até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
