Contratar um sistema de gestão financeira pode representar a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma organização. Isso porque, nos últimos anos, as operações financeiras têm passado por uma verdadeira revolução tecnológica.
Os processos que eram registrados em papel, ou precisavam de funcionários fisicamente presentes para serem realizados, passaram a ser digitais e online, possibilitando uma modernização do setor financeiro.
No entanto, essas mudanças e o uso de softwares financeiros não são muito fáceis de entender, principalmente para quem não trabalha na área.
Pensando nisso, montei este artigo explicativo que irá abordar os seguintes tópicos:
- O que é um sistema de gestão financeira?
- Quais são as principais funcionalidades do sistema de gestão financeira?
- Como e quando contratar um sistema de gestão financeira?
Boa leitura!
O que é um sistema de gestão financeira?
Um sistema de gestão financeira, também conhecido como FMS (do inglês Financial Management System), é uma ferramenta projetada para ajudar a gerenciar as operações financeiras de uma empresa.
Em outras palavras, o FMS nada mais é do que um software que agiliza o trabalho financeiro, conectando processos e ajudando a reduzir a burocracia, que é tão característica deste setor.
Ou seja, ele automatiza tarefas relacionadas às finanças e contabilidade, fornecendo uma visão abrangente e precisa sobre:
- transações financeiras;
- fluxo de caixa;
- relatórios contábeis;
- análises técnicas; e,
- demais operações de capital realizadas por uma organização.
Quais são as principais funcionalidades do sistema de gestão financeira?
Conforme falado anteriormente, o software de gestão otimiza o trabalho do setor financeiro, mas, como exatamente isso acontece?
Veja, um sistema de gestão financeira oferece diversas funcionalidades que ajudam as empresas a gerenciar as operações financeiras de forma mais eficiente. Sendo que as principais incluem:
Contas a Pagar (AP)
Esta é uma funcionalidade que sempre está presente nos FMS, e permite registrar e gerenciar todas as obrigações financeiras da empresa, como contas a pagar, faturas de fornecedores, controle de despesas, gastos no cartão corporativo e prazos de pagamento.
Contas a Receber (AR)
De forma complementar à funcionalidade anterior, o sistema de gestão financeira facilita o registro e o acompanhamento de todas as transações de recebimento, como faturas emitidas, prazos de pagamento, controles de crédito e cobrança de clientes.
Contabilidade Geral
O FMS também realiza o registro de todas as transações financeiras da empresa, como lançamentos contábeis, gerenciamento de contas, balanços, demonstrações e relatórios financeiros.
Conciliação Bancária
O software, geralmente, permite a conciliação das transações financeiras registradas no sistema com os extratos bancários, garantindo a correspondência dos saldos e a identificação de discrepâncias.
Fluxo de Caixa
O sistema de gestão financeira ajuda a monitorar as entradas e saídas de caixa da empresa, fornecendo uma visão precisa e holística da posição de caixa atual, enquanto também projeta receitas e despesas futuras.
Relatórios Financeiros
O software também gera, de forma automatizada, vários relatórios financeiros detalhados e precisos, como:
- balanços patrimoniais;
- demonstrações de resultados;
- relatórios de fluxo de caixa;
- relatórios fiscais e cálculo de tributação;
- previsões futuras.
Compliance e Conformidade
Por fim, o sistema garante que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações contábeis e fiscais aplicáveis, facilitando o pagamento de impostos e o atendimento a padrões da indústria.
Vale ressaltar, que essas funcionalidades variam de acordo com o sistema de gestão financeira escolhido, sendo que algumas soluções oferecem recursos adicionais ou personalizados para atender às necessidades específicas dos clientes.
Como e quando contratar um sistema de gestão financeira?
Como já vimos, utilizar um sistema de gestão financeira é um grande diferencial competitivo e, além disso, pode ser feito em vários momentos, dependendo das necessidades e do estágio de desenvolvimento da organização.
Desse modo, aqui estão algumas considerações sobre como e quando uma empresa deve contratar um sistema de gestão financeira:
1. Necessidades e dores
Em primeiro lugar, antes de usar um sistema de gestão financeira, é essencial avaliar suas necessidades específicas, e analisar os principais desafios e as lacunas em seus processos financeiros atuais que geram erros e perdas de eficiência.
2. Previsão de crescimento da empresa
O tamanho e o estágio de crescimento da sua empresa também são fatores importantes a serem considerados.
Dessa forma, empresas menores podem começar com soluções mais básicas e escalonáveis, enquanto empresas maiores com operações financeiras complexas podem precisar de sistemas mais abrangentes e personalizados.
3. Orçamento disponível
Em seguida, considere seu orçamento disponível para investir em um sistema de gestão financeira. Lembrando que os custos podem variar dependendo do fornecedor, das funcionalidades oferecidas e do modelo de cobrança (por licença, por assinatura, etc).
Busque avaliar o retorno esperado sobre o investimento em termos de:
- eficiência operacional;
- economia de tempo;
- prevenção de multas e fraudes.
4. Pesquisa de mercado
Faça uma pesquisa de mercado e avalie as diferentes opções de sistemas de gestão financeira disponíveis. Busque entender os seguintes pontos de cada solução:
- as funcionalidades disponíveis;
- a reputação do fornecedor;
- a facilidade de uso;
- a escalabilidade;
- o suporte ao cliente;
- as avaliações de outros clientes.
5. Implementação e integração
Mas tenha calma, antes de contratar qualquer solução, considere também o processo de implementação e integração do sistema de gestão financeira em sua empresa. Verifique se o fornecedor oferece suporte e treinamento adequados para ajudar na transição e na adoção do novo sistema.
Além disso, verifique se o sistema pode ser integrado com outros sistemas existentes na sua empresa, como sistemas de folha de pagamento, ERP ou CRM.
6. Momento certo
O momento certo para contratar essa solução pode variar de empresa para empresa. Desse modo, é recomendado considerar a implementação de um sistema de gestão financeira quando:
- as operações financeiras da empresa estão se tornando mais complexas;
- há dificuldades no controle financeiro;
- ocorre um aumento no volume de transações.
Conclusão: os softwares inteligentes chegaram para ficar
Em conclusão, a digitalização do sistema bancário e dos processos corporativos tem desempenhado um papel fundamental na otimização dos processos financeiros e tem possibilitado o desenvolvimento de sistemas de gestão inteligentes (como a Payfy).
Através desses softwares inteligentes, as empresas podem automatizar tarefas, como registro de transações, conciliação bancária, controle de contas a pagar e a receber, gerando um aumento significativo na eficiência operacional.
Além disso, eles permitem uma visão precisa e atualizada das finanças da empresa, fornecendo informações valiosas para a tomada de decisões estratégicas embasadas.
Assim, ao utilizar um sistema de gestão financeira moderno e inteligente, as empresas podem também integrar suas operações financeiras com outras áreas corporativas, criando uma sinergia que impulsiona a eficiência organizacional como um todo.
Esses sistemas também oferecem recursos avançados, como análise de dados, geração de relatórios personalizados e previsões financeiras, proporcionando uma noção aprofundada do desempenho financeiro da empresa.
Além disso, a implementação de um sistema de gestão financeira inteligente permite que as empresas se mantenham em conformidade com as regulamentações contábeis e fiscais, evitando penalidades e problemas legais.
Por fim, a segurança dos dados financeiros também é uma prioridade, com recursos de proteção e backup assegurando a integridade das informações e histórico de atividades do sistema.
Esse conteúdo foi útil? Te convido para acessar o blog da Payfy e conferir os diversos artigos sobre finanças empresariais, gestão de gastos e outros temas.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
