Ajuda de custo home office com cartão pré-pago: facilidade na gestão

A ajuda de custo não é uma obrigação da empresa com os colaboradores, mas o auxílio Home Office vem sendo discutido. Como pagar?

O home office já vinha se popularizando de alguns anos para cá e com o início da pandemia da covid-19, algumas empresas passaram a adotar esse modelo de trabalho. Com essa mudança, diversas dúvidas a respeito da ajuda de custo no home office passaram a surgir. 

Atualmente, já em 2022, e com a maioria da população brasileira já vacinada – 168 milhões de pessoas com todas as doses de acordo com dados da “our world in data” -, as empresas vêm adotando o modelo híbrido – parte presencial, parte remoto – e outras definiram que estarão totalmente remotos daqui em diante.

Fato é que novas formas de organização de trabalho exigem atenção por parte das empresas em relação aos direitos trabalhistas e benefícios dos colaboradores. Além, claro, da organização administrativa financeira da companhia que precisa atentar-se à gestão a partir de diferentes perspectivas. 

Nesse contexto, caso as empresas adotem o trabalho remoto, benefícios como o vale-transporte, por exemplo, não são mais necessários. Por outro lado, a empresa deve ajudar com infraestrutura para que o funcionário tenha o mesmo conforto em casa que teria no escritório. 

Ou seja, há redução de gastos no local de trabalho – como luz e internet que passam a ser pagos totalmente pelo colaborador, uma vez que ele estará 100% em casa.  Sendo assim, a ajuda de custo não é benefício e sim uma despesa da empresa. 

Então, é importante atentar-se que as empresas não podem pagar esses valores como benefício, é necessário incluir nos cálculos de despesa por funcionário. Esses pagamentos podem ser feitos de inúmeras formas, como reembolso ou adiantamento, por exemplo.

Contudo, vale lembrar que ambas as formas geram bastante trabalho e acabam saindo até mais caro para a empresa (te explicamos logo abaixo!). Por isso, grande parte das empresas optam por utilizar cartões de crédito pré- pagos e sistemas de gestão automatizados

Quer saber como funciona para utilizar também? É fácil e te contamos tudo nesse artigo. 

O que a lei diz sobre a ajuda de custo no home office?

Apesar de estar se popularizando mais recentemente, a lei que define regras para o home office já existe há alguns anos. A lei nº 13.467 na reforma trabalhista em 2017 classificou o trabalho prestado fora das dependências do empregador como “tele trabalho”. O termo, apesar de diferente, fala da mesma coisa. 

De acordo com o art. 2º da CLT, o empregador possui a obrigação de custear as despesas do seu negócio. Sendo assim, quando o colaborador exerce a profissão de maneira remota, e tem custos para isso, a empresa deve arcar com esses custos.

Mas a grande dúvida é a respeito de quais despesas devem ser custeadas pela organização. Segundo o artigo 75-D da CLT as determinações são as seguintes:

“As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.”

Em outros termos, mesmo com o amparo da lei, empresa e funcionário devem acordar quais serão os custos bancados pela empresa e, isso tudo, precisa estar formalmente registrado e assinado por ambas as partes. 

Como calcular a ajuda de custo?

Há duas despesas principais que guiam todo o cálculo de ajuda de custo para colaboradores home office: energia elétrica e internet. Mas como mencionamos anteriormente,  isso tudo pode variar dependendo do acordo que foi feito entre empresa e colaborador.

E vale lembrar que essas contas não são totalmente pagas pela empresa, por isso é importante entender como calcular o valor corretamente, evitando prejuízos. 

Para a energia elétrica, geralmente o que as empresas fazem como a forma mais eficiente, é levar em conta os aparelhos utilizados durante a jornada de trabalho home office. Veja só: 

Energia elétrica

A empresa precisará ter uma média da potência dos aparelhos que os colaboradores estão utilizando para trabalhar (notebooks ou computadores de mesa) — que geralmente é calculado em watts. 

O cálculo sugere que esse número seja transformado em quilowatts (kW), multiplicado pelo número de horas que o dispositivo é deixado ligado, em seguida, o número de dias do mês e o valor disponível é multiplicado pelo valor de quilowatt-hora cobrado pela empresa de energia.

Internet

A Internet fixa pode ser calculada com base no uso dos funcionários. O valor do contrato mensal da rede será dividido em jornada de trabalho, cabendo à empresa o pagamento de todo consumo durante a jornada de trabalho dos funcionários.

Em alguns casos, quando for necessário que o colaborador utilize a internet móvel, ela pode ser calculada com base no consumo médio de dados de cada tarefa (como envio de emails, baixar aplicativos, fazer pesquisas, etc). 

Como pagar a ajuda de custo home office? 

Agora que você sabe como funciona a ajuda de custo para colaboradores em home office, é importante pensar sobre como sua empresa fará o controle de despesas. Existem diversas possibilidades, mas antes de escolher por alguma delas, entenda qual irá mais otimizar o trabalho do time responsável. 

Opções como reembolso ou adiantamento são possíveis e viáveis, entretanto elas acabam gerando bastante retrabalho. Isso porque o controle de diferentes tipos de gastos pode acabar sendo confuso e demorado.  

No caso do reembolso, por exemplo, o funcionário teria que pagar de seu próprio salário o custo de todas as contas, depois comprovar quais os valores de fato utilizou, enviar os comprovantes — que nem sempre são guardados —, além de abrir precedentes para valores muito diferentes entre um funcionário e outro. 

O adiantamento das despesas possui os mesmos problemas. Afinal, com tantas notinhas, informações e diferentes formas de controles necessárias para realizar esses procedimentos, a chance de ocorrer erros é bastante alta. 

Para se ter uma ideia, segundo o estudo da GBTA, empresas ao redor do mundo gastam em média, por ano, cerca de meio milhão de dólares e 3.000 horas corrigindo erros em relatórios de despesas.

Maior facilidade para a ajuda de custo com cartões pré-pagos e sistema de gestão 

A grande facilidade do cartão pré-pago corporativo é que ele permite que a empresa defina um valor fixo de gastos e benefícios para o funcionário, através de um único sistema. 

Atualmente existem sistemas que permitem que a empresa divida as despesas em “carteiras” dentro do aplicativo, assim todos os benefícios e ajudas de custo que a empresa dá ao colaborador ficam centralizados. 

Além de facilitar para quem irá utilizar o cartão, esse método garante que todo o controle financeiro, gestão de gastos da empresa e acompanhamento das despesas feitas pelo funcionário sejam acompanhadas em tempo real pelos gestores de cada setor.. 

Com o cartão pré-pago o setor financeiro pode ter um controle de gastos mais seguro, pois não é necessário realizar reembolsos e garante a saúde financeira da empresa, e  diminui a chance de fraude de gastos pelos funcionários.

Não seria ótimo se pudéssemos excluir o reembolso de funcionários das funções do time financeiro?! Através de softwares de gestão inteligente, como a Payfy, essa tarefa se torna inexistente na sua empresa.

Procure um consultor Payfy e comece agora a revolução na saúde financeira de sua empresa. 

Até a próxima!


André Apollaro

Founder & CEO da Payfy

Fundo Cartões