Talvez você não tenha ideia de onde começar para criar a sua política de viagens corporativas, ou já fez isso antes e só quer ter certeza de que cobriu todos os pontos importantes… independente disso, fiz esse conteúdo para te ajudar!
O primeiro passo é se lembrar que empresas diferentes demandam políticas diferentes, por isso reuni quatro políticas de viagens de empresas reais, e de setores diversos, para você se basear.
Ao longo do artigo vou te mostrar como cada empresa aborda seus critérios de viagem e despesas, e o que cada uma espera dos seus funcionários.
Sinta-se livre para copiar, adaptar e combinar estes critérios na hora de criar a política da sua empresa. Boa leitura!
O que é a Política de Viagens Corporativas?
Como o nome sugere, estamos falando de um documento interno que define, explica e centraliza todas as diretrizes e etapas envolvidas em uma viagem de negócios dentro da empresa em questão.
Nesse documento, é esperado que todas as diretrizes sejam explicadas de forma abrangente, e prezando o entendimento de todos os colaboradores, ou seja, garantindo que o documento não esteja ambíguo e/ou contenha diretrizes questionáveis.
Dessa forma, tanto os colaboradores quanto os gestores sabem o que pode ou não ser feito quando o assunto é uma viagem corporativa.
As principais diretrizes para uma boa política de viagem, por exemplo, são:
- regras para a compra de passagens, hospedagem e transporte corporativo;
- descrição do fluxo de aprovação de despesas durante a viagem;
- limite de gastos, geral e por categorias (x para passagem, y para hospedagem, z para alimentação…);
- explicação clara das normas e processo para reembolso de despesas.
As viagens corporativas devem trazer benefícios para a empresa, por isso é muito importante que o orçamento previsto esteja alinhado com a segurança e bem estar dos colaboradores.
Dessa forma, o documento se torna um bom guia para evitar fraudes, desperdícios e luxos, mas também mostra como alocar o orçamento a fim de realizar essas viagens da melhor forma, para colaborador e empresa.
Política Interna de Despesas X Política de Viagens Corporativas: qual a diferença?
Antes de colocar a mão na massa, vamos parar e pensar na empresa e em seus gastos como um todo:
Quando a empresa está realizando gastos que não se referem à produção de seu produto final (ou seja, gastos que não são custos), então esses gastos são secundários e garantem que a empresa entregue o produto final, são essas as despesas corporativas.
Ou seja, sempre que a empresa trabalhar com adiantamento ou reembolso de gastos corporativos ela deve ter uma Política Interna de Despesas. Esse documento serve como diretriz para gastos com equipamento, eventos, viagens corporativas, etc…
Por outro lado, a Política de Viagens Corporativas tem como objetivo manter os gastos conscientes e dentro dos orçamentos previstos pela empresa para essa área (viagens).
Então, dentro dessa política, são abrangidos os gastos com:
- passagens;
- hospedagem;
- alimentação pessoal;
- uber/taxi;
- lazer (com o cliente, por exemplo, ir a um restaurante);
- etc…
É importante criar um centro de custo para a melhor organização destas e demais despesas corporativas.
Qual o objetivo de criar uma política de viagens corporativas?
Como mencionamos acima, nenhuma empresa quer se preocupar com desperdícios financeiros e os colaboradores querem conseguir realizar as suas funções da maneira mais eficaz e eficiente possível.
Por isso, a política de viagens corporativas tem um grande papel dentro da instituição: garantir que tudo esteja sendo feito de acordo com as diretrizes estipuladas.
Uma política de viagens corporativas bem estruturada e aplicada corretamente, torna as tomadas de decisões mais embasadas e assertivas. Dessa forma, é possível reduzir os custos para a empresa e sem afetar a experiência dos seus colaboradores durante essas viagens.
Além disso, essa padronização de processos e coleta de dados permite que a empresa entenda a fundo o ritmo dessas viagens, se elas estão trazendo retorno para a empresa e como realizá-las da melhor maneira possível.
Outro ponto importante aqui é que também torna possível a criação de parcerias entre a sua empresa e outras instituições que podem oferecer descontos e benefícios, como:
- hotéis;
- empresas aéreas que contam com programa de milhas;
- restaurantes;
- empresas de aluguel de carro;
- etc.
4 Dicas para otimizar a Política de Viagens
Bom, para assegurar gastos coerentes e estratégicos, separei quatro pontos que não devem faltar dentro da política de viagens da sua empresa:
- Regras para a compra de passagens, hospedagem e transporte corporativo;
- Descrição do fluxo de aprovação de despesas durante a viagem;
- Limite de gastos geral e por categorias (x para passagem, y para hospedagem, z para alimentação…);
- Explicação clara das normas e processo para reembolso de despesas;
Portanto, como o objetivo das viagens corporativas é trazer benefício para a empresa, é também importante que o orçamento previsto esteja alinhado com a segurança e bem estar dos colaboradores.
Afinal, nenhuma empresa quer se preocupar com desperdícios financeiros e os colaboradores sempre gostam de realizar as suas funções da maneira mais eficaz e eficiente possível.
Por isso, a política de viagens corporativas tem um grande papel dentro da instituição, garantir que tudo esteja sendo feito de acordo com as diretrizes estipuladas.
Uma política de viagens corporativas bem estruturada e aplicada corretamente, torna as tomadas de decisões mais embasadas e assertivas, assim, é possível reduzir os custos para a empresa sem afetar a experiência dos seus colaboradores durante essas viagens.
Além disso, a padronização de processos e coleta de dados permite que a empresa entenda a fundo os detalhes dessas viagens, se elas estão trazendo retorno para a empresa e como realizá-las da melhor maneira possível.
Portanto, o documento se torna um ótimo guia para evitar fraudes, desperdícios e luxos, mas também mostra o quanto de orçamento pode ser alocado para realizar essas viagens da melhor forma, para colaborador e empresa.
4 modelos reais de Política Interna para você se inspirar
Logo abaixo, separei modelos práticos de política de viagens e prontos para uso. No entanto, o mais importante é entender a essência da política em termos gerais, ao invés de ler páginas e páginas de linguagem técnica.
Por isso, selecionamos os aspectos mais notáveis de cada um abaixo, e você pode clicar nos títulos para vê-los na íntegra.
1 – Netflix
Você não precisa de um link para ver a política completa da Netflix – ela contém apenas cinco palavras:
“Aja de acordo com os melhores interesses da Netflix.”
Portanto, temos uma política simples mas que corresponde ao código de cultura geral da Netflix, que inclui uma seção completa sobre liberdade e responsabilidade. É um documento fascinante, por isso, separei alguns destaques que considero importantes, como:
- Nossa política de férias é “tirar férias”. Não temos regras ou formulários sobre quantas semanas por ano. Nossos líderes garantem bons exemplos tirando férias, muitas vezes voltando com novas ideias e incentivando o restante da equipe a fazer o mesmo;
- A nossa política de licença parental é: “cuide do seu bebé e de si”. Os novos pais geralmente tiram licenças de 4 a 8 meses;
- Cada funcionário escolhe anualmente qual porcentagem de sua remuneração ele quer em salário versus opções de ações. Você pode escolher todo em dinheiro, todo em opções ou qualquer combinação que mais lhe agradar.
Então se isso parece com o tipo de empresa que você está buscando criar, talvez a abordagem da Netflix seja adequada para você.
2 – Basecamp
A política de viagens da Basecamp não é tão simples quanto a da Netflix, mas apresenta uma proposta semelhante. Não temos a política em si, mas um conjunto de principais benefícios concedidos aos funcionários da Basecamp. Estes foram compartilhados pelo CEO Jason Fried em uma postagem no blog de 2016.
O aspecto mais importante da política é a “conta comercial sem burocracia” da empresa. Cada funcionário recebe seu próprio cartão American Express. Não há necessidade de pedir aprovação para transações, a única exigência é: “seja razoável”.
O que demonstra ser uma política onde há alta confiança nos funcionários para gerenciar os gastos. Mas se você planeja implementar isso, ainda precisará garantir um processo claro para documentar transações – caso contrário, sua equipe financeira ficará no escuro.
3 – BBC
Por ser uma empresa financiada pelo governo britânico, sua política de viagens não é tão liberal quanto a da Netflix. Mas então, como podemos descrever a política da BBC? Em uma palavra: clássica.
O documento é longo, abrangente e contém todas as categorias de despesas e as principais informações que você espera encontrar. É um bom exemplo de uma política mais prescritiva, que busca estabelecer regras mais explícitas.
Aqui estão alguns destaques:
- A BBC tem uma política de viagem sustentável escrita e exige que os funcionários usem o transporte público sempre que possível;
- Existem regras específicas que regulam o “transporte noturno/madrugado”, o que faz sentido tendo em conta o horário de funcionamento dos seus canais de rádio e televisão;
- Os funcionários podem reivindicar juros se o reembolso da BBC estiver atrasado e esse foi o motivo dos juros.
Há uma enorme variedade de regras incrivelmente específicas neste documento, o que torna a sua leitura muito educativa.
Também vale notar que subsídios para coisas como alimentação, acomodação e quilometragem seguem as recomendações do HMRC (Receita Federal Britânica), como seria de se esperar.
4 – FedEx
Como estamos lidando com uma empresa multinacional, provavelmente não é de se surpreender que a política do FedEx pareça mais um documento legal do que um conjunto de diretrizes informal. Uma empresa desse porte precisa ser muito clara sobre suas regras, por isso a sua política é detalhada e abrangente.
Aqui estão algumas seções de destaque:
- A primeira página afirma explicitamente que “rescisão” é uma possibilidade se os funcionários não seguirem a política. O que faz sentido, mas nem sempre é explicado em um simples documento de política empresarial;
- Os relatórios de despesas devem ser enviados semanalmente ou por viagem. O último é bastante padrão, mas enviar relatórios semanalmente pode facilmente sobrecarregar os funcionários que viajam e as equipes financeiras;
- Espera-se que os membros da equipe mantenham todos os seus recibos por 12 meses. Isso provavelmente foi atualizado com mais empresas usando recibos eletrônicos nos dias de hoje;
- Vice-presidentes e superiores têm permissão para viajar na primeira classe, enquanto outros funcionários devem viajar na classe econômica. Para voos com duração superior a seis horas, a classe executiva pode ser permitida.
Como essa política é tão detalhada, há muito mais conteúdo para você explorar caso ela se aplique a sua empresa.
Criar a política de viagens e despesas perfeita é um trabalho em equipe!
Como vimos, há muita inspiração disponível para os líderes e gerentes financeiros elaborarem uma política de viagens vencedora. Não precisa ser uma tarefa árdua.
Além dos exemplos que compartilhamos, é bom obter ajuda das pessoas ao seu redor, afinal, uma boa política não é simplesmente uma questão de hierarquia.
Se outros membros da equipe tiverem sugestões (não apenas sua equipe financeira) você pode ter certeza de que sua política refletirá o que é melhor para toda a empresa.
No final, o objetivo é desenvolver algo que as pessoas realmente seguirão. Na maioria das vezes, isso significa uma política de viagens simples, clara e concisa.
E ainda melhor, pode significar uma política incorporada às ferramentas que suas equipes usam todos os dias. É assim que funciona aqui na Payfy, e adoraríamos ajudá-lo a alcançar o mesmo resultado.
Conclusão: Boas Ferramentas + Políticas Claras = Gestão Eficiente
O grande ponto é que independente da política de viagens da sua empresa, as diretrizes inseridas dentro da política de viagens corporativas devem ser acompanhadas e gerenciadas.
Ou seja, é necessário monitorar os dados e trabalhar em cima deles periodicamente. Mas você imagina a quantidade de erros e fraudes que podem acontecer em uma gestão não centralizada?
Por isso, hoje é comum que as empresas integrem ferramentas para apoio da gestão de despesas corporativas. A Payfy é a solução de gestão para diversas empresas como, P&G, Havaianas, Unimed, LG, entre outras…
Pensando na melhor maneira de otimizar o uso da política de viagens corporativas, separei para você um conteúdo completo sobre a Gestão de Despesas de Viagens Corporativas. Dentro desse artigo vou abordar:
- O que é prestação de contas para viagens?
- A melhor maneira de categorizar as despesas, e,
- Como otimizar a gestão de despesas de viagem!
Te espero lá, até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
