Viagem a trabalho

A viagem a trabalho é uma parte essencial da rotina de muitas empresas, onde os colaboradores são enviados a outras cidades ou países para fechar negócios, participar de eventos ou realizar treinamentos.

No entanto, é fundamental que os trabalhadores estejam cientes dos seus direitos e deveres durante essas viagens. Por isso, neste artigo, vamos abordar tudo sobre a viagem a trabalho; explicar o que a lei define e como você pode otimizar a sua experiência.

Vamos lá!?

O que é considerada uma viagem a trabalho?

Geralmente, uma viagem a trabalho é definida como um deslocamento feito por um profissional devido a obrigações relacionadas ao emprego. Entre os objetivos mais comuns dessas viagens podemos citar:

• visitas a clientes;
• reuniões fora do local de trabalho;
• visitas a filiais da empresa;
• participação em conferências;
• treinamentos;
• entre outras atividades.

Dessa forma, alguns cargos costumam viajar a trabalho muito mais do que outros. As equipes de Vendas (também chamadas de Comercial ou Business Development), por exemplo, realizam muitas viagens e visitas a clientes.

O time de Pesquisa e Desenvolvimento (P&D) também viaja com certa frequência para conferências e eventos acadêmicos. De qualquer forma, normalmente há oportunidades de viajar para treinamentos e outros eventos, independentemente do seu cargo.

Ainda, é importante notar que as políticas específicas variam entre empresas. Os detalhes sobre reembolsos, despesas e direitos dos colaboradores durante essas viagens são definidos pelas políticas internas de cada organização. Sempre atendendo a legislação trabalhista.

Quais os direitos do trabalhador em uma viagem de trabalho?

Então, a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) não possui muitas exigências específicas sobre viagens a trabalho, porém ela especifica alguns direitos que se aplicam neste caso, como por exemplo:

• Horas de Trabalho e Descanso: os trabalhadores têm o direito de seguir as regulamentações sobre horas de trabalho e períodos de descanso, mesmo durante viagens a trabalho.

• Reembolso de Despesas: muitas empresas oferecem reembolso ou adiantamento de despesas relacionadas à viagem, como transporte, hospedagem e alimentação. Outras utilizam soluções mais modernas e eficientes como os cartões corporativos.

• Segurança e Saúde: os funcionários têm o direito de trabalhar em um ambiente seguro durante viagens a trabalho. Isso inclui a responsabilidade da empresa em garantir a segurança em hotéis, transporte e locais de trabalho temporários.

• Compensação por Tempo Extra: se houver a necessidade de trabalhar horas extras durante a viagem, os trabalhadores têm direito a uma compensação adicional de acordo com as leis trabalhistas.

• Direito à Privacidade: mesmo durante viagens a trabalho, os funcionários têm direito à privacidade. As empresas devem respeitar a privacidade dos funcionários, especialmente em relação a acomodações e comunicações pessoais.

Assim, é indispensável que os trabalhadores estejam cientes das políticas da empresa e das leis relacionadas a viagens a trabalho para garantir seus direitos.

Por isso, em caso de dúvidas, é aconselhável consultar o departamento de recursos humanos da empresa. No entanto, caso a dúvida seja mais séria e o trabalhador não quiser se expor na própria empresa vale a pena buscar orientação legal.

O que é uma declaração de viagem a trabalho?

Uma declaração de viagem a trabalho é um documento formal fornecido pela empresa ao funcionário que está prestes a embarcar em uma viagem corporativa.

Essa declaração geralmente contém informações importantes sobre os detalhes da viagem, o propósito da mesma e inclui informações como:

• datas;
• destinos;
• agenda de trabalho;
• despesas realizadas;
• políticas da empresa durante a viagem;
• entre outros.

Ou seja, a declaração de viagem a trabalho serve como uma forma de comunicação oficial entre a empresa e o funcionário, estabelecendo expectativas claras e fornecendo orientações sobre os detalhes da viagem.

Além disso, a declaração de viagem a trabalho é fundamental para comprovar a ausência do trabalhador em alguma outra situação que não esteja relacionada à empresa. Como por exemplo, alguma audiência jurídica, evento da faculdade, votação, etc.

Como fazer um relatório de viagem a trabalho?

De forma similar à declaração de viagem, o relatório de viagem a trabalho é uma documentação interna da empresa para fornecer detalhes sobre a viagem, suas despesas e seus resultados.

Para isso, confira nosso passo a passo abaixo para auxiliar na elaboração de um relatório completo e detalhado:

1. Informações Básicas: Em primeiro lugar, inclua seu nome, cargo, departamento e as datas da viagem no início do relatório.
2. Objetivo da Viagem: Em seguida, descreva claramente o propósito da viagem. Explique se foi para participar de uma conferência, reuniões de negócios, treinamento, etc.
3. Itinerário: Então, apresente um cronograma detalhado da viagem, incluindo mais datas, horários de voos (ou outros meios de transporte), reuniões programadas e eventos importantes.
4. Despesas: Liste todas as despesas relacionadas à viagem, como passagens, hospedagem, alimentação, transporte local, entretenimento de clientes, etc. Não esqueça de anexar os recibos originais, quando possível, para respaldar essas despesas.
5. Resumo Financeiro: Logo abaixo, apresente um resumo das despesas totais, indicando o montante gasto e se há um saldo a ser reembolsado ou devolvido à empresa. Caso a empresa disponibilize um cartão corporativo, siga os procedimentos internos de prestação de contas.
6. Resultados e Conclusões: Continuando, descreva os resultados da viagem em relação aos objetivos estabelecidos. Isso pode incluir acordos fechados, contatos estabelecidos, aprendizados, etc.
7. Desafios e Soluções: Se enfrentou desafios durante a viagem, descreva-os e apresente as soluções adotadas. Se houver sugestões para melhorar futuras viagens de trabalho, compartilhe-as neste relatório.
8. Anexos: Por fim, se houver documentos adicionais relevantes, como cartões de visita, materiais de apresentação, etc; anexe-os ao relatório.

Ainda, lembre-se que o formato específico pode variar de acordo com as políticas da empresa, e sempre busque entender o que os seus superiores esperam deste documento. Por isso, certifique-se de seguir as diretrizes internas ao criar seu relatório.

Quais despesas podem ser reembolsadas em uma viagem a trabalho?

As despesas que podem ser reembolsadas em uma viagem a trabalho variam de acordo com as políticas específicas da empresa. No entanto, algumas despesas comuns que geralmente são elegíveis para reembolso englobam:

• Passagens Aéreas/Transporte: Custos associados a voos, trens, ônibus, táxis ou aluguel de veículos.
• Hospedagem: Despesas com hotéis ou acomodações temporárias.
• Alimentação: Refeições durante o período da viagem, incluindo café da manhã, almoço, jantar e despesas com alimentação relacionadas a reuniões de negócios.
• Transporte Local: Gastos com táxis, Uber, transporte público ou aluguel de carros durante a estadia.
• Despesas de Conferências/Eventos: Taxas de inscrição para conferências, seminários ou eventos relacionados ao trabalho.
• Comunicação: Custos de chamadas telefônicas, internet e outros meios de comunicação necessários durante a viagem.
• Material de Trabalho: Despesas relacionadas à compra de materiais ou equipamentos necessários para realizar o trabalho durante a viagem.
• Taxas e Vistos: Custos associados a vistos, taxas de entrada ou outras despesas legais relacionadas à viagem internacional.
• Despesas Incidentais: Despesas menores, como lavanderia, táxis para atividades de lazer aprovadas pela empresa, etc.

Sobretudo, é fundamental revisar as políticas de gastos da empresa para garantir que todas as despesas se enquadrem nos critérios estabelecidos. Além disso, manter recibos originais e documentação adequada é crucial para respaldar qualquer gasto corporativo.

Algumas empresas também podem ter limites específicos para cada categoria de despesa, portanto, é aconselhável estar ciente desses limites ao planejar e apresentar despesas.

Se você quer se aprofundar mais no tema: leia também nosso artigo: Guia completo para Gestão de Viagens Corporativas. Nele você encontrará dicas para gestores e líderes de equipes que realizam viagens a trabalho.

Até a próxima!

André Apollaro