Devido a grande demanda que as despesas corporativas geram para o setor financeiro de uma empresa, o software de reembolso corporativo está ganhando cada vez mais relevância na era digital.
Isso mostra para as empresas que vale a pena se modernizar e acompanhar o ritmo acelerado do avanço tecnológico, afinal, os negócios que não se inovam, ficam para trás.
No entanto, existem gestores que ainda não reconhecem o valor de um software inteligente e insistem em utilizar processos ultrapassados por receio de inovar.
Por isso, neste artigo vou mostrar o porquê vale a pena contratar um serviço de Software de Reembolso Corporativo e como essa decisão pode mudar a saúde financeira da sua empresa.
Boa leitura!
Como funciona o Reembolso de Despesas Corporativas?
O Reembolso de Despesas Corporativas, como o nome sugere, é o processo pelo qual um funcionário é reembolsado por despesas que ele realizou em nome da empresa.
Nessa situação, o funcionário paga antecipadamente por despesas como viagens, hospedagem, alimentação, equipamentos de trabalho, e em seguida, submete algum tipo de relatório de despesas para solicitar o reembolso.
Esse relatório deve conter todas as informações relevantes, como:
- o propósito da compra;
- a data de realização;
- o valor gasto;
- a forma de pagamento;
- quem aprovou a compra;
- recibos e comprovantes fiscais da despesa.
Os dados são então enviados para o departamento financeiro ou de contabilidade, que os analisa e por fim reembolsa o funcionário, contanto que o gasto esteja de acordo com as políticas da empresa.
Os problemas clássicos do Reembolso de Despesas
Como qualquer outro processo, o reembolso de despesas pode apresentar vários problemas e gargalos operacionais. Portanto, o seu sucesso vai depender de como ele é realizado e das ferramentas envolvidas.
Para elucidar melhor, seguem abaixo os 4 maiores problemas que assombram a sua empresa e que podem ser resolvidos através do uso de um software de reembolso corporativo.
1. Entrada manual de dados
Quando a empresa insere manualmente os dados das despesas em um formulário de reembolso, há uma probabilidade maior de conter erros, além do processo se tornar muito mais demorado.
Por isso, se a sua empresa ainda utiliza processos manuais ou baseados em papel, a prioridade deve ser digitalizar estas atividades o quanto antes, para otimizar não só os processos em si, mas também as tarefas periféricas associadas.
2. Aprovações redundantes e lentas
O processo de aprovação de despesas pode ser demorado, especialmente quando vários níveis de aprovação são necessários. Então como resultado disso há mais atrasos no pagamento e maior frustração para os funcionários.
3. Gerenciamento de recibos e comprovantes
O terceiro problema é o fato de que a coleta e a gestão de recibos físicos é demorada e complicada. Isso porque, os funcionários podem perder os comprovantes, ou a tinta pode apagar com o tempo, o que dificulta muito a comprovação do gasto dentro do processo normal de reembolso.
4. Fraudes financeiras
Apesar das medidas de segurança e controle, as fraudes ainda são muito presentes na realidade corporativa. Dessa forma, para se proteger, a empresa cria ainda mais redundância nas aprovações, e não é flexível quando algo sai do esperado.
Como otimizar o reembolso de despesas?
Não adianta só trazermos o problema sem a solução, não é mesmo? Pensando nisso, separei as melhores ações para otimizar o reembolso de despesas. São elas:
- Digitalizar todos os documentos possíveis;
- Automatizar as tarefas que dependem de dados digitais;
- Padronizar os processos de forma segura e transparente.
Assim, estas três mudanças vão atacar cada uma das causas de atraso e ineficiência na devolução do dinheiro ao funcionário, garantindo a satisfação da equipe e a segurança financeira da empresa.
Como se não bastasse, existe um jeito fácil e prático para digitalizar, automatizar e padronizar seus processos: basta utilizar um software de reembolso corporativo!
Mas o que exatamente é um Software de Reembolso Corporativo?
Um software de reembolso corporativo é uma ferramenta digital que atua no gerenciamento e automatização do reembolso de despesas de uma empresa.
Ele permite que os funcionários submetam seus relatórios e comprovantes de despesas da empresa via online, incluindo todas as informações necessárias, como as aprovações do gasto e ajustes de última hora.
O software, em seguida, encaminha automaticamente o relatório aos responsáveis para aprovação do reembolso, antes de ser processado e o valor retornado ao funcionário pelo departamento financeiro.
Alguns softwares de reembolso também possuem recursos adicionais, como a integração com cartões, o cálculo automático de impostos e a geração de relatórios. Dessa forma, esses diferenciais ajudam as empresas a entender melhor seus gastos e identificar áreas para economia de custos.
Conheça o Software de Gestão Financeiro da Payfy!
Com a ajuda de um software inovador, cartões corporativos e aplicativos móveis, a Payfy automatiza relatórios de despesas, reduz a complexidade administrativa e simplifica a contabilidade.
Entre as suas principais funcionalidade podemos citar:
Controle Financeiro Otimizado
Através do software de gestão financeira da Payfy, as empresas conseguem otimizar diretamente do aplicativo móvel dos colaboradores:
- o controle das equipes;
- do orçamento;
- de cada centro de custos;
- as regras de gastos e aprovações, etc.
Agilidade nos Pagamentos
O software da Payfy permite aos funcionários das empresas autonomia e acesso a uma variedade de métodos de pagamento seguros, incluindo:
Visibilidade em tempo real
O sistema também possibilita acompanhar em tempo real todos os pagamentos que sua empresa faz, desde a aprovação até o fechamento contábil. Dessa forma, é possível garantir a segurança e o controle durante todas as etapas do gasto.
Coleta de comprovantes facilitada
Os funcionários são lembrados automaticamente de enviar os recibos de suas despesas e, caso os comprovantes não sejam adicionados, eles perdem o acesso aos métodos de pagamento.
Além disso, a facilidade para esse processo é imensa uma vez que os aplicativos móveis permitem que o recibo seja escaneado diretamente da câmera do celular. Essa modalidade facilita tanto para quem precisa comprovar os gastos quanto para a equipe que arquiva esses documentos comprobatórios.
Integração com outras ferramentas
Por fim, o sistema é capaz de integrar várias outras soluções, permitindo que toda a gestão da empresa seja otimizada aumentando a produtividade de todos os setores.
Inclusive, o software de gestão financeira da Payfy é capaz de integrar sistemas como a Oracle, SAP e TOTVS, até as mais específicas como Omie e ContaAzul.
Quais os benefícios de utilizar um Software de Reembolso?
Quem já montou uma planilha de Excel bem estruturada e automatizada, dotada de macros e integração com APIs externas, pode imaginar as vantagens de ter um software inteligente integrado aos processos financeiros da empresa.
Os benefícios são tantos que chega a ser difícil colocar na ponta do lápis todos os ganhos de eficiência e segurança, por isso separamos os mais relevantes para você:
Economia de tempo e trabalho
Como já mencionado, o software em questão automatiza muitas das tarefas envolvidas no processo de reembolso. Como a entrada manual de dados e o processamento de relatórios de despesas em papel.
Assim, o software economiza tempo e trabalho para os funcionários e para o departamento financeiro, que podem se concentrar em outras tarefas importantes além de não criar gargalos em tarefas operacionais.
Redução de erros e fraudes
Um software de reembolso corporativo minimiza erros e fraudes ao automatizar muitos dos cálculos e validações do processo de reembolso. Dessa forma, os recursos de registro e auditoria do software garantem maior segurança e precisão financeira.
Ele também ajuda as empresas a garantir que as despesas estejam em conformidade com suas políticas e procedimentos de gastos, minimizando o risco de gastos indevidos ou fraudulentos.
Estratégia embasada e mais transparência dos orçamentos
Por fim, o software de reembolso também fornece uma visão mais clara e em tempo real dos gastos corporativos. Isso ajuda as empresas a gerenciar melhor seus orçamentos e identificar áreas menos produtivas para cortar gastos.
Uma vez que os dados estão digitalizados e qualquer gerente pode produzir um relatório orçamentário detalhado com apenas um clique, as reuniões de estratégia se tornam muito mais transparentes e objetivas.
Dessa forma, um software de reembolso corporativo empodera as empresas no preparo para auditorias internas ou externas. Fornecendo uma trilha completa e fácil de acessar para todas as transações financeiras.
Conclusão: o software de reembolso mais completo está na sua mão
Em resumo, a utilização de um software de reembolso para despesas corporativas é altamente recomendável para empresas que buscam melhorar a gestão financeira e operacional.
Além disso, esse tipo de software ajuda a reduzir erros e fraudes, simplificar os processos e economizar tempo e recursos, além de garantir maior transparência e confiabilidade.
Assim, as empresas podem direcionar o foco para atividades mais estratégicas e produtivas, contribuindo para o crescimento e o sucesso do negócio.
Ainda não está 100% convencido?
Então o que você está esperando? Entre em contato com o nosso time de vendas para pedir uma demonstração e tirar todas as suas dúvidas diretamente com eles!
Muitas empresas ainda não possuem confiança para dar um cartão corporativo para todos seus funcionários. Se você também pensa assim, te convido para conferir outro artigo nosso onde explico porquê na Payfy todos os nossos funcionários têm o seu próprio cartão.
Espero que esse conteúdo tenha te ajudado de alguma forma. Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
