Software de reembolso corporativo: como automatizar e eliminar erros na gestão de despesas?

Um software de reembolso corporativo automatiza todo o processo de solicitação, aprovação e pagamento de despesas realizadas por colaboradores. 

Trata-se de uma ferramenta capaz de substituir planilhas manuais e elimina processos burocráticos que consomem tempo precioso do setor financeiro.

Os colaboradores registram despesas através de aplicativo móvel instantaneamente. Os gestores aprovam ou rejeitam solicitações em tempo real pelo smartphone. O sistema integra automaticamente com folha de pagamento e ferramentas contábeis da empresa.

A empresa elimina papelada perdida, notas fiscais extraviadas e processos manuais demorados. A automação reduz o tempo de reembolso de semanas para dias. 

Por que o processo manual de reembolso prejudica as operações empresariais?

O processo manual de reembolso cria gargalos operacionais que prejudicam toda a organização, desde os colaboradores que precisam ser ressarcidos até o setor financeiro responsável pela validação e pagamento. 

As empresas que ainda dependem de planilhas e documentos físicos enfrentam problemas recorrentes que comprometem a eficiência operacional e geram insatisfação generalizada.

Os principais problemas do processo manual incluem:

• Formulários em papel repetitivos: os colaboradores perdem tempo preenchendo manualmente os mesmos dados em cada solicitação de reembolso.
• Notas fiscais que desaparecem: os comprovantes físicos se perdem durante o trânsito entre departamentos ou simplesmente desaparecem nas gavetas.
• Validação manual demorada: o setor financeiro gasta dias verificando cada comprovante e comparando com as informações preenchidas nos formulários.
• Fluxos de aprovação lentos: as solicitações ficam paradas aguardando assinaturas de gestores em viagem ou ausentes do escritório.
• Erros de digitação frequentes: as planilhas manuais multiplicam os erros, especialmente quando o volume de solicitações é grande.
• Pagamentos duplicados: a falta de controle centralizado permite que a mesma despesa seja solicitada e paga mais de uma vez.
• Fechamento contábil arrastado: as inconsistências precisam ser investigadas e corrigidas manualmente, atrasando o fechamento mensal por semanas.
• Relatórios desatualizados: os gestores trabalham com dados que não refletem a realidade atual da empresa, prejudicando as decisões estratégicas.

Como funciona um software de reembolso corporativo na prática?

A automação do processo de reembolso transforma completamente a experiência dos colaboradores e dos gestores, eliminando a burocracia e acelerando drasticamente os prazos. 

Isto é, as plataformas modernas optam por digitalizar cada etapa eliminando a papelada e a burocracia desnecessária, substituindo processos manuais por fluxos automatizados inteligentes.

Solicitação instantânea pelo aplicativo móvel

Na Payfy, por exemplo, os colaboradores podem fotografar a nota fiscal imediatamente após a compra, usando a câmera do próprio smartphone para capturar a imagem do comprovante. 

O app captura automaticamente os dados como valor, data e estabelecimento através de tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), eliminando a necessidade de digitação manual.

O sistema categoriza a despesa usando inteligência artificial em segundos, comparando as informações extraídas com a política de reembolso da empresa e sugerindo a categoria mais apropriada.

Assim, os funcionários descrevem brevemente o motivo da despesa pelo próprio celular, explicando o contexto da compra e como ela se relaciona com as atividades profissionais. 

Eles anexam os documentos adicionais se necessário diretamente pelo aplicativo, como e-mails de aprovação prévia ou cotações que justifiquem o valor gasto.

Aprovação ágil com fluxos personalizados

O processo de aprovação automatizado oferece as seguintes vantagens:

• Notificações em tempo real: os gestores recebem alertas instantâneos no smartphone sobre novas solicitações pendentes.
• Visualização completa: toda a informação necessária aparece em uma única tela - nota fiscal, categoria, justificativa e histórico do colaborador.
• Aprovação com um clique: os gestores decidem rapidamente mesmo quando estão fora do escritório ou em reuniões.
• Fluxos personalizáveis: a empresa configura regras baseadas no valor ou tipo de despesa para direcionar cada solicitação corretamente.
• Aprovações em múltiplos níveis: solicitações acima de determinado valor passam automaticamente por aprovadores hierárquicos apropriados.
• Histórico completo: o sistema registra quem aprovou, quando aprovou e eventuais comentários sobre a decisão.

Pagamento automatizado e integrado

O sistema exporta automaticamente os reembolsos aprovados para a folha de pagamento, eliminando completamente a necessidade de digitação manual dos valores. 

A plataforma integra via API com os principais sistemas do mercado, garantindo sincronização perfeita entre as diferentes ferramentas utilizadas pela empresa. 

Os colaboradores recebem os valores na próxima data de pagamento sem intervenção manual, melhorando significativamente a previsibilidade e a satisfação com o processo.

A plataforma gera os relatórios contábeis em formatos compatíveis com o ERP da empresa, facilitando a conciliação e o fechamento mensal. 

O sistema elimina o retrabalho de digitar manualmente cada reembolso nas ferramentas contábeis, reduzindo drasticamente o risco de erros humanos.

Quais benefícios um software de reembolso traz para as empresas?

A implementação de um software de reembolso gera os impactos positivos em toda a organização, desde a base operacional até a liderança estratégica. 

Os colaboradores, os gestores e o setor financeiro experimentam melhorias significativas na rotina de trabalho, eliminando frustrações e aumentando a produtividade geral.

Como principais benefícios da automação, podemos destacar:

• Redução de 80% no tempo de solicitação: os colaboradores economizam horas que gastavam preenchendo formulários e organizando documentos físicos.
• Aprovações em minutos: os gestores analisam e decidem sobre dezenas de solicitações rapidamente através do smartphone.
• Pagamento previsível: os colaboradores sabem exatamente quando receberão o reembolso, melhorando a satisfação e confiança no processo.
• Eliminação de 99% dos erros: a validação automática e a captura digital de dados eliminam praticamente todos os erros de digitação.
• Conformidade garantida: o sistema impede automaticamente solicitações que não seguem a política corporativa estabelecida.
• Auditoria completa: o histórico detalhado de todas as solicitações, aprovações e pagamentos fica disponível para consulta a qualquer momento.
• Dashboards em tempo real: os gestores acompanham os gastos por departamento, colaborador e categoria instantaneamente.
• Relatórios personalizados: a empresa exporta dados em múltiplos formatos para análises estratégicas de redução de custos.
• Fechamento contábil acelerado: a conciliação automática reduz o tempo de fechamento mensal de semanas para dias.

Como escolher o melhor software de reembolso para cada empresa?

A escolha do software ideal depende dos critérios técnicos e operacionais específicos de cada negócio. 

Para isso, é preciso avaliar as funcionalidades, as integrações disponíveis e a qualidade do suporte oferecido antes de tomar a decisão final.

Como critério, é preciso garantir que o software oferece:

• Interface intuitiva: a plataforma deve ser tão simples que os colaboradores usem sem precisar de treinamentos extensos ou manuais complicados.
• App mobile completo: o aplicativo precisa funcionar perfeitamente em dispositivos Android e iOS, permitindo todas as funcionalidades principais.
• Integração via API: a conexão nativa com ERPs (TOTVS, SAP, OMIE, Sênior, Synkia) e folha de pagamento é essencial.
• Personalização de campos: o sistema deve permitir adaptar categorias contábeis e fluxos de aprovação à estrutura da empresa.
• Exportação flexível: a capacidade de exportar dados em múltiplos formatos (CSV, XML, OFX) garante compatibilidade futura.
• Implementação rápida: o fornecedor deve colocar a solução em funcionamento em poucos dias úteis, não meses.
• Suporte técnico responsivo: a equipe de suporte precisa resolver as dúvidas rapidamente através de múltiplos canais de atendimento.
• Demonstração gratuita: a possibilidade de testar a solução com os dados reais da empresa antes de contratar é fundamental.

O ideal é testar a solução com um grupo piloto antes da implementação completa, permitindo identificar possíveis ajustes necessários. 

Transforme a gestão de reembolsos com a Payfy

A Payfy automatiza completamente o processo de reembolso corporativo nas empresas, desde a solicitação até o pagamento final. 

Oferecemos um aplicativo móvel intuitivo para os colaboradores e o dashboard completo para os gestores, garantindo que todos os envolvidos tenham a melhor experiência possível. 

As empresas obtêm as aprovações em tempo real e os pagamentos integrados à folha automaticamente, eliminando toda a burocracia tradicional.

Integramos via API com os principais ERPs do mercado:

• TOTVS
• SAP
• OMIE
• Sênior
• Synkia

Essa integração garante que os dados fluam perfeitamente entre os sistemas. 

Entre em contato conosco e descubra como reduzir o tempo de reembolso de semanas para dias, melhorando a satisfação dos colaboradores e a eficiência do setor financeiro. 

A nossa equipe oferece a demonstração gratuita mostrando como a automação funciona com os dados da empresa interessada, sem compromisso.

Agende a sua demonstração agora e veja como eliminamos 80% do tempo gasto com os reembolsos corporativos.

‍