A contabilidade é uma das áreas mais importantes em uma empresa, pois é por meio dela que a situação financeira do negócio é registrada e acompanhada. Além disso, ela é fundamental para orientar decisões estratégicas e manter as operações organizadas.
No entanto, é preciso ter cuidado para garantir que os registros contábeis sejam precisos e estejam em conformidade com as normas. Por isso, neste artigo, vamos explorar as melhores práticas de contabilidade e como implementá-las na sua empresa.
Vamos lá?!
O que são registros contábeis?
Registros contábeis referem-se à documentação sistemática e organizada das transações financeiras e eventos econômicos de uma entidade, seja ela uma empresa, organização sem fins lucrativos ou qualquer outra instituição que realize atividades econômicas.
Assim, esses registros são essenciais para a gestão financeira, uma vez que fornecem informações para a tomada de decisões, elaboração de relatórios financeiros e cumprimento de obrigações legais.
Seguindo nesta mesma linha, alguns dos elementos básicos dos registros contábeis são:
- Débito e Crédito: cada transação é registrada utilizando o método de débito e crédito;
- Livro Diário: é o registro cronológico das transações, indicando a data, uma descrição da transação e os valores envolvidos;
- Livro Razão: consolida os débitos e créditos de cada conta contábil, fornecendo uma visão mais organizada e resumida das finanças;
- Balancete: é um relatório intermediário que lista as contas e seus saldos durante um período específico;
- Demonstrações Financeiras: incluem o Balanço Patrimonial, a Demonstração de Resultados e o Relatório de Fluxo de Caixa, que oferecem uma visão mais abrangente da situação financeira da entidade.
A importância de uma contabilidade precisa
Quando a contabilidade é precisa, os gestores conseguem ter uma visão realista da situação financeira da empresa e, assim, tomar decisões informadas e estratégicas.
Sobretudo, a contabilidade garante que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentações fiscais. Quando os registros contábeis são realizados corretamente, a empresa evita irregularidades e protege a sua reputação e suas finanças.
Ou seja, manter registros contábeis imprecisos traz sérias consequências para a empresa, entre elas, destacam-se:
- Multas e sanções: a empresa pode sofrer multas e sanções por irregularidades nos registros contábeis;
- Perda de confiança dos investidores e credores: quando os registros contábeis são imprecisos, os investidores e credores perdem a confiança na empresa e podem deixar de investir ou emprestar seu dinheiro;
- Dificuldade em tomar decisões informadas: com registros contábeis pouco confiáveis, os gestores têm dificuldade em tomar decisões informadas e estratégicas para o negócio.
Conhecendo as normas contábeis
Para manter registros contábeis precisos, é preciso entender as normas contábeis. Elas são as regras para orientar a contabilidade e garantem que as informações financeiras sejam padronizadas e úteis para análise.
No contexto brasileiro, existem duas principais normas que se aplicam: as normas internacionais de contabilidade (IFRS) e as normas contábeis brasileiras (CPC).
Normas internacionais de contabilidade (IFRS)
As normas internacionais de contabilidade, também conhecidas como IFRS (International Financial Reporting Standards), são um conjunto de normas internacionais que determinam como uma empresa deve registrar e publicar suas demonstrações financeiras.
As normas IFRS permitem que as empresas comparem suas demonstrações financeiras com as de outras empresas em todo o mundo. Isso também é importante para os investidores, que podem avaliar as empresas em diferentes países e mesmo assim tomar decisões informadas.
Normas contábeis brasileiras (CPC)
As normas contábeis brasileiras, também conhecidas como CPC (Comitê de Pronunciamentos Contábeis), são as normas que regulam a contabilidade no Brasil.
Assim, o seu objetivo é tornar a contabilidade brasileira mais compatível com as normas internacionais, padronizando as informações financeiras e melhorando a qualidade dos dados.
As normas CPC são fundamentais porque garantem que as empresas brasileiras sigam as mesmas regras contábeis que as empresas internacionais.
Isso torna mais fácil para os investidores avaliar o desempenho das empresas brasileiras e tomar decisões informadas de investimento.
Implementando um sistema de contabilidade eficiente
Agora que já conhecemos um pouco mais sobre contabilidade, vamos colocar a mão na massa. Para manter registros contábeis precisos, é fundamental ter um sistema de contabilidade eficiente, capaz de:
Organizar e categorizar transações financeiras
É crucial que todas as transações financeiras da empresa sejam registradas corretamente e classificadas de acordo com sua natureza. Essa organização facilita a análise dos registros contábeis e ajuda a identificar possíveis problemas.
Para isso, o ideal é criar um plano de contas que estabeleça as categorias e subcategorias de transações financeiras da empresa. Dessa forma, fica mais fácil identificar onde estão os gastos e receitas e tomar decisões mais informadas e estratégicas.
Estabelecer um processo de conciliação bancária
Conciliação bancária é o processo de comparar as transações registradas no extrato bancário com as transações registradas na contabilidade. Isso ajuda a identificar possíveis erros ou fraudes e a manter a precisão nos registros contábeis.
Para realizar a conciliação bancária de forma eficiente, deve-se estabelecer um processo padrão. Isso pode incluir a designação de responsabilidades específicas para cada etapa do processo e a utilização de ferramentas de automação para agilizar o trabalho.
Automatizar a contabilidade com softwares e cartões inteligentes
Existem várias opções de softwares e cartões corporativos para otimizar a contabilidade no mercado. Por isso, deve-se escolher o serviço que melhor atende às necessidades da empresa, levando em consideração o tamanho e a complexidade da operação.
Além disso, deve-se verificar a compatibilidade do software ou cartão com outras ferramentas utilizadas pela empresa, como sistemas de gestão de estoque e vendas. Isso pode facilitar a integração dos dados e tornar todo o processo mais eficiente.
Inclusive, para entender melhor este ponto sugiro a leitura do artigo: Cartão para contabilidade: quais os benefícios e como usar na sua empresa.
Conclusão: registros contábeis em ordem, empresa em ordem
Em conclusão, devemos manter registros contábeis precisos para uma gestão financeira adequada e tomada de decisões estratégicas informadas.
É importante ressaltar que a contabilidade é uma área que exige muito conhecimento técnico, estudo e atualização constante.
Por isso, é recomendável que as empresas contratem profissionais especializados ou terceirizem esse serviço para garantir a qualidade e precisão dos registros contábeis.
Outro ponto crucial é a utilização de softwares de contabilidade, que facilitam o processo de registro e análise das informações financeiras da empresa.
Por fim, manter registros contábeis precisos e em conformidade com as normas contábeis é uma questão de responsabilidade e transparência, além de ser uma forma de demonstrar que a empresa está comprometida com a ética e a legalidade em todas as suas atividades.
Implemente as melhores práticas de contabilidade discutidas neste artigo para garantir a saúde financeira da sua empresa e conquistar a confiança do mercado!
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
