Tudo que você precisa entender para implementar uma política de reembolso de despesas na sua empresa
O fechamento do mês pode deixar qualquer time financeiro com os nervos aflorados, não é mesmo?
São tantas variáveis para se mapear e validar que a organização de todos os processos financeiros deve ser extremamente minuciosa.
Por isso, hoje vou abordar nesse artigo algo que diminui significativamente a dor de cabeça dos reembolsos: a política de reembolso de despesas corporativas! Vem comigo conferir:
- O que é e como funciona a Política de Reembolso;
- Vantagens e importância da política de reembolso de despesas;
- O que a Lei prevê como reembolso na contratação CLT;
- 2 principais tipos de política de reembolso de despesas corporativas;
- Dicas para implementar a política de reembolso na sua empresa;
Boa leitura!
O que é e como funciona a Política de Reembolso nas empresas?
Reembolso é a prática de ressarcir ao colaborador de uma empresa eventuais valores gastos para fins relacionados às suas atividades de trabalho.
Logo, a política de reembolso é um conjunto de regras e diretrizes elaboradas para garantir que o processo de reembolso seja executado de maneira correta.
Esse documento tem como objetivo principal estabelecer como irá acontecer o procedimento de reembolso e os critérios para isso. Vamos abordar os tipos de gastos reembolsáveis e não reembolsáveis mais adiante.
Vale ressaltar, que o reembolso não é só um processo da empresa como também é uma obrigação prevista por lei. Afinal, o salário deve simbolizar o pagamento para a realização das atividades no trabalho, então quaisquer gastos extras, para fim da empresa, é responsabilidade do contratante.
A política de reembolso é feita de forma interna e costuma, primeiramente, levar como base:
- o tamanho da empresa;
- quantidade de funcionários;
- tipos de atividades que são reembolsáveis;
- quanta automação será ou não usada em conjunto;
- entre outros pontos relevantes para o nicho…
Contudo, o processo de reembolso acaba funcionando de forma diferente para cada empresa.
Sendo o mais importante, garantir que todos os colaboradores terão fácil acesso a esse documento. Isso torna todos mais autônomos e também cria um elo de confiança entre empresa e funcionário.
Vantagens e importância da política de reembolso de despesas!
Rapidamente podemos pensar em sua importância para estruturar e bom funcionamento do processo de reembolso, mas suas vantagens são bem mais amplas do que isso e sua implementação traz muitos benefícios para a empresa!
De forma geral, separei as principais vantagens da implementação da política de reembolso que garantem a importância desse documento na sua empresa. Vamos lá?!
1. Garantia de que todas as despesas estão dentro do orçamento previsto
Quando todos os colaboradores de uma empresa têm acesso a um documento estruturado e com diretrizes claras e objetivas, isso permite estabilidade para que a equipe financeira faça uma boa gestão desses gastos.
Com isso, não só os orçamentos estarão mais fiéis à realidade do negócio, como também os colaboradores terão mais direcionamento para realizar gastos regrados e dentro do orçamento. Afinal, o descumprimento da política tem consequências para ambas as partes.
2. Diminuição do risco de fraude interna e processos trabalhistas
A política de reembolso de despesas diminui significativamente a possibilidade de fraudes internas, uma vez que o documento deixa bem claro quais gastos podem ser feitos e todas as implicações para esse valor ser ressarcido.
Além disso, as diretrizes garantem segurança contra processos trabalhistas, pois todas as partes precisam respeitar as regras já definidas e assumir suas responsabilidades, não deixando de ressarcir ninguém ou gerar reembolsos indevidos por parte de algum colaborador.
3. Melhora a moral da sua empresa e retém talentos
Todos nós queremos trabalhar em bons lugares, onde podemos sentir que não estamos sendo explorados ou desvalorizados de alguma forma. Esse ponto além de vantajoso é muito importante para reter quem já está na sua empresa hoje.
A política de reembolso garante fluidez no processo, menos burocracia… e com certeza, quem está buscando um emprego e entende que sua vaga exige gastos com essas despesas vai gostar de saber que sua empresa já tem isso estruturado e não será uma dor de cabeça no futuro.
Inclusive, quem está hoje na sua empresa e pode ver isso como um problema irá tirar da balança esse ponto. Ou seja, processos estruturados, automatizados e que vão ajudar seus funcionários, sempre serão um motivo para retenção dos atuais talentos!
O que a Lei prevê como reembolso na contratação CLT
Despesas de viagens corporativas e prestação de serviços
No início do texto comentei que o reembolso de despesas corporativas é obrigação por lei da empresa contratante, podemos ver isso mais especificamente na Lei nº 5.452 de 01 de Maio de 1943:
Art. 457 – Compreendem-se na remuneração do empregado, para todos os efeitos legais, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador, como contraprestação do serviço, as gorjetas que receber.
§ 2o As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.
Simplificando, vemos pela legislação, que despesas de viagens, alimentação e hospedagem que foram feitas com objetivo profissional não são considerados parte do salário.
Lembrando que despesas de viagem não inclui somente a passagem como um gasto, mas tudo envolvido em uma viagem corporativa: hospedagem, alimentação, aluguel de veículo/combustível, pedágio, emissão de documentos, etc.
Contudo, é obrigatório que o responsável pela compra apresente os comprovantes de pagamento, só assim o reembolso é validado pela contabilidade/financeiro e o procedimento pode acontecer. Caso contrário, o colaborador terá que arcar com o custo.
Transferência Geográfica
Outro caso de despesa reembolsável é a ajuda de custo, valor repassado em situações de realocamento do funcionário como, por exemplo, por uma transferência, promoção ou mudança temporária de região por motivos da empresa. Portanto, está previsto na CLT:
Art. 469 – Ao empregador é vedado transferir o empregado, sem a sua anuência, para localidade diversa da que resultar do contrato, não se considerando transferência a que não acarretar necessariamente a mudança do seu domicílio.
§ 3º – Em caso de necessidade de serviço o empregador poderá transferir o empregado para localidade diversa da que resultar do contrato, não obstante as restrições do artigo anterior, mas, nesse caso, ficará obrigado a um pagamento suplementar, nunca inferior a 25% (vinte e cinco por cento) dos salários que o empregado percebia naquela localidade, enquanto durar essa situação.
Art. 470 – As despesas resultantes da transferência correrão por conta do empregador.
Vale ressaltar que no caso das ajudas de custo, a empresa só é obrigada a pagar se essa mudança for uma imposição por parte da empresa ou em caso de um acordo externo feito entre as duas partes.
Auxílio Home-Office
A partir de 2017, a Reforma Trabalhista passou a citar o home office, teletrabalho ou trabalho remoto. Portanto, foram levantados alguns artigos para as possíveis ajudas de custo para essa nova modalidade de serviço:
Art. 75-B. Considera-se teletrabalho a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo.
Art. 75-C. A prestação de serviços na modalidade de teletrabalho deverá constar expressamente do contrato individual de trabalho, que especificará as atividades que serão realizadas pelo empregado.
§ 1o Poderá ser realizada a alteração entre regime presencial e de teletrabalho desde que haja mútuo acordo entre as partes, registrado em aditivo contratual.
Art. 75-D. As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.
3 principais tipos de política de reembolso
Independente do tamanho ou nicho da sua empresa, é importante lembrar que a política de reembolso de despesas corporativas precisa garantir praticidade, clareza e transparência sobre o procedimento que está sendo detalhado.
Por que estou falando isso de novo? Porque é natural que em processos tão estruturados como esse, o objetivo principal possa se perder de vista com a quantidade de informações analisadas durante o preparo do documento.
Portanto, mesmo que sua empresa faça uma política simples, elaborada ou flexível, o objetivo é fazer com que o reembolso de despesas seja fluído e o mais autônomo possível.
Para isso, algumas coisas não podem faltar nesse documento:
- Explicação completa de como o processo acontece (desde a compra até o reembolso do colaborador);
- O que, dentro desse processo, é responsabilidade de cada parte (colaborador, gestor/líder, time financeiro…);
- Clareza dos limites de orçamento para cada categoria de gasto;
- Quais são os documentos necessários para o reembolso ser válido;
- Se é necessária a ajuda de um time jurídico na preparação do documento;
- Prazos para solicitação, aprovação e reembolso da despesa;
- O que é, ou não, uma despesa reembolsável;
- Quais despesas são reembolsáveis em casos especiais;
- Diretrizes para o processo de reembolso em caso de despesas não previstas;
Agora chega de enrolação, vamos entender a fundo os 3 tipos comuns de política de reembolso?
1. Política de reembolso simples
Nesse caso, a empresa pode ser pequena, média ou até grande, mas suas atividades rotineiras devem contar com poucas situações de reembolso.
Portanto, vale elaborar essa política pensando nela como uma política base para todo o resto, alinhada às atividades e valores da sua empresa, e que posteriormente, poderá ser editada e ampliada.
De certa forma os itens mencionados anteriormente caracterizam esse tipo de política, então a partir daí sua empresa pode pensar nas despesas mais comuns dos seus colaboradores e detalhá-las melhor por categoria.
Por exemplo, uma empresa que não faz muitas viagens corporativas mas tem colaboradores que moram mais afastados, pode investir nas diretrizes relacionadas a ajuda com combustível ou controle de quilometragem.
Ou seja, na política de reembolso básica a empresa irá garantir a estruturação do processo de reembolso de forma mais genérica.
2. Política de reembolso detalhada
Esse modelo de política também abrange os critérios básicos mas, como o nome sugere, é uma política de reembolso que conta com muito mais detalhes e mais diretrizes para cada tipo de despesa também.
A política de reembolso detalhada acaba se enquadrando melhor para as grandes empresas devido à quantidade de colaboradores, atividades sendo realizadas em paralelo e até mesmo sedes ao redor do mundo ou equipes externas (freelancer e consultorias, por exemplo).
Com essa grande demanda é necessário que exista um controle e responsabilidade muito maiores ao longo do processo, portanto a empresa vai querer dar atenção aos pequenos detalhes de cada gasto!
Alguns exemplos de diretrizes que podem entrar aqui são:
- Autoridade e responsabilidades de cada cargo no processo de reembolso;
- Regras detalhadas sobre cada tipo de despesa reembolsável, categorias e os processos que as envolvem;
- Regras específicas conforme diferentes tipos de viagens/cargos, se for necessário;
- Diretrizes sobre os custos com documentos, vistos, seguros e/ou vacinas, caso necessário para a viagem corporativa;
- Processo de reembolso (se existir) para equipes externas;
- Lavanderia e frigobar inclusos conforme a duração de viagem e/ou cargo;
A lista pode ir longe, percebeu? O importante é que exista trocas com as equipes, colaboradores e líderes, para que seja contemplado aquilo que realmente faz sentido para a realidade da empresa.
Outro ponto positivo para esse tipo de política é que quanto mais detalhes, mais redondo e ágil o processo fica, pois não existe muito espaço para má interpretação e gargalos ao longo da execução.
Além disso, sua política precisa ser flexível. Seja básica ou detalhada, os imprevistos acontecem, por isso lembre-se de sempre deixar espaço e direcionamento para que seus funcionários saibam o que fazer em situações de emergência.
3. Política de Reembolso Flexível
Falando em flexibilidade, não é só nos imprevistos que podemos nos beneficiar dessa mentalidade.
Uma política flexível é perfeita para aquelas empresas que não possuem muita necessidade de diretrizes detalhadas em relação às despesas, mas sabem que é importante manter esse processo estruturado.
Portanto, na política de reembolso flexível vale se inspirar – ou até adotar – a política de reembolso de outra empresa.
Dessa forma, sua empresa pode se basear nas diretrizes que melhor se alinham às demandas do negócio ao mesmo tempo que tem espaço para tirar e inserir outras regras mais condizentes.
Dicas para implementar a política de reembolso na sua empresa
Não existe uma receita de bolo para elaborar as políticas internas de uma empresa, como vimos ao longo do artigo, cada empresa possui suas especificidades e objetivos, logo, o resultado do documento irá depender de uma sequência de fatores.
Contudo, separei alguns pontos que acredito serem essenciais para você se questionar e estruturar a política da forma mais transparente e funcional possível. Vamos lá?
Antes de tudo, entenda o que é a sua empresa HOJE
Fiz questão de ressaltar ao longo do artigo a importância de envolver a empresa nesse processo, portanto a primeira dica é: converse com os diversos setores; colha feedbacks de quem já lida com reembolso no dia a dia – quem gasta e quem faz a gestão – e ouça verdadeiramente o que todos os seus colaboradores têm a dizer.
Infelizmente ainda temos gestores que esquecem porque e para quem estão tomando aquelas decisões, portanto, não importa o quanto pareça melhor de um jeito X se todos os seus funcionários estão dizendo que o melhor é o jeito Y.
Use esses feedbacks e trocas para criar uma política objetiva e com as diretrizes que precisam de fato serem abordadas dentro desse documento.
Alguns itens que não podem faltar na sua pesquisa:
- Quais são os métodos atuais de gestão de despesas?
- Reembolso?
- Adiantamento?
- Alguns cargos têm acesso a cartão corporativo?
- Quais as dificuldades do processo atual de reembolso?
- O que deveria se manter?
- O que melhorar ou tirar do processo?
- O orçamento atual faz sentido?
- Quais despesas são reembolsáveis atualmente? E as não reembolsáveis?
- Elas devem se manter assim?
- Como o reembolso é feito?
- Quem são os responsáveis?
- O que eles acham do processo?
- Quais documentos são necessários para ser reembolsado?
- A gestão é feita através de livros contábeis, planilhas ou algum outro software?
- O processo exige preenchimento de formulários físicos ou online?
- Quais os prazos para solicitação de reembolso?
- E para o colaborador ser reembolsado?
- As regras e o limite orçamentário mudam dependendo do cargo?
- O que, por lei, é obrigação da empresa arcar?
- Existe alguma fiscalização durante o processo?
Bom, deu para ter uma ideia de que a pesquisa requer comunicação, tempo e organização, não é? Por isso, vamos para o segundo ponto importante: os responsáveis pela tarefa.
Todo projeto precisa de um(a) líder!
O tempo de estruturação de uma política de reembolso vai variar muito de acordo com o tipo de política escolhida mas, independente disso, deve existir uma pessoa totalmente responsável pela construção da política.
Essa pessoa vai organizar as etapas, montar as equipes responsáveis pela execução, gerenciar e acompanhar de perto todo o projeto.
Antes de implementar:
Antes de qualquer coisa, vale a pena dar aquela pesquisada em outras políticas para garantir que não tenha ficado nada essencial para fora. Além disso, é preciso considerar também:
- Como essa nova política vai ser fiscalizada;
- Penalidades para descumprimento da política ou fraude;
- Como ela vai ser divulgada e apresentada?
- Onde ficará disponível para acesso?
- Serão usadas novas ferramentas para isso? Os colaboradores vão ser treinados?
Uma política de reembolso costuma gerar um impacto muito positivo dentro de uma empresa, mas se não for bem estruturada, implementada e acompanhada essa mudança pode ser extremamente negativa.
Portanto, lembre-se que a política de reembolso tem como objetivo facilitar a vida dos colaboradores e garantir otimização e automação quando alinhada com outras ferramentas, mas para isso precisa ser adotada e gerenciada com responsabilidade por toda a empresa.
Conclusão: tenha a automação como aliada da sua política de reembolso
Com a política de reembolso, existe mais clareza e facilidade na realização desses processos, mas não se esqueça que para isso funcionar a empresa deve deixar a política finalizada e de fácil acesso por qualquer colaborador.
Apesar dos inúmeros benefícios de uma política de reembolso que vimos ao longo do artigo, a equipe financeira e os colaboradores que utilizam o reembolso ainda precisam fazer a prestação dessas contas – sendo esse processo desgastante para todos.
Nenhum funcionário deseja tirar dinheiro do próprio bolso para fins de trabalho, não importa o quanto ele ame a sua empresa, afinal, todos têm seus compromissos e não é esperado que seu colaborador tenha de fato essa quantia para desembolsar.
Por isso, hoje vem sendo muito debatida a importância de uma empresa se adaptar ao novo cenário tecnológico e investir em ferramentas que inovam e otimizam esses processos – que são trabalhosos mas extremamente necessários para o funcionamento de um negócio
Para finalizar, sugiro a leitura do nosso post de Despesas Reembolsáveis, onde abordamos um pouco mais sobre os problemas desse método, a importância da automação e, também, como aplicar hoje na sua empresa!
Obrigado pela companhia e até a próxima leitura. Te espero lá!
Founder & CEO da Payfy
