Prestação de contas

A prestação de contas é um processo essencial para garantir a transparência e a eficiência das operações de empresas e organizações.

Por isso, para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto, neste artigo vamos explorar em detalhes os seguinte tópicos:

• O que é prestação de contas;
• Qual é a sua importância para diferentes tipos de entidades;
• Como a prestação de contas é feita na prática;
• Ferramentas para otimizar a prestação de contas.

Boa leitura!

O que é a prestação de contas?

Em poucas palavras, a prestação de contas é o processo de apresentação de informações financeiras e operacionais de uma empresa, ou organização, a seus stakeholders, incluindo:

• acionistas;
• investidores;
• funcionários; e,
• autoridades governamentais.

Essas informações incluem relatórios financeiros, como balanço patrimonial, demonstrativo de resultados do exercício, relatório de fluxo de caixa e outras informações que a empresa considera relevante para analisar o desempenho e a eficiência da corporação.

A prestação de contas teve sua origem no mundo dos negócios e da política, mas ao longo dos anos se tornou um requisito cada vez mais importante para organizações de todos os tipos e tamanhos.

Antigamente, ela era vista principalmente como uma obrigação legal e fiscal, mas hoje em dia é um elemento-chave para uma empresa apresentar transparência, confiança e credibilidade.

No Brasil, a prestação de contas é regulamentada por leis e normas, como a Lei das Sociedades Anônimas e as Normas Brasileiras de Contabilidade. 

Além disso, a prestação de contas também é fundamental para a gestão financeira da empresa, pois permite que os gestores tomem decisões embasadas nos dados apresentados.

A importância da prestação de contas para empresas e organizações

Como vimos, a prestação de contas é indispensável para garantir a transparência e a confiança nas relações entre a empresa e seus stakeholders, além de demonstrar responsabilidade social e ética empresarial.

No entanto, precisamos nos aprofundar mais para entender a relevância dos benefícios que esse processo traz:

Transparência e confiança

Uma das principais razões pelas quais a prestação de contas é tão importante é que ela ajuda a criar transparência e confiança nas relações entre a empresa e seus stakeholders. 

Afinal, quando uma empresa ou organização apresenta suas informações financeiras e operacionais de forma clara e honesta, ela mostra que tem integridade e é responsável. 

Assim, isso aumenta a confiança dos stakeholders, melhora sua imagem pública e ajuda a atrair investidores e parceiros comerciais com ética e responsabilidade social.

Cumprimento de obrigações legais e fiscais

A prestação de contas também é essencial, pois as empresas e organizações têm obrigações legais e fiscais. Portanto, ela ajuda a elaborar relatórios financeiros e operacionais para as autoridades governamentais. 

No caso, se a empresa não cumprir essas obrigações ela pode enfrentar multas, sanções e processos legais. Além disso, a falta de prestação de contas prejudica a reputação da empresa, que perde credibilidade no relacionamento com os órgãos reguladores.

Por outro lado, o cumprimento das obrigações legais e fiscais traz benefícios para a empresa, como a possibilidade de obter incentivos fiscais e acesso a financiamentos governamentais.

Eficiência na gestão financeira

Além de atender às exigências legais e fiscais, a prestação de contas também ajuda a empresa a se tornar mais eficiente em suas operações financeiras. 

Ou seja, quando as informações financeiras são apresentadas de forma clara e concisa, as empresas entendem melhor os seus gastos e onde é possível fazer melhorias e economizar.

Além disso, a análise das informações financeiras ajuda a identificar oportunidades de investimento em áreas que trazem maior retorno para a empresa.

Portanto, a prestação de contas não é apenas uma obrigação legal, mas também uma ferramenta importante para a gestão financeira eficiente e para a construção de uma imagem sólida e confiável no mercado.

Como a prestação de contas é feita na prática?

Como a prestação de contas é um processo crucial para qualquer entidade, devemos entender a fundo como fazê-la da melhor forma possível. Por isso, segue abaixo um passo a passo prático para realizar esse processo com maestria:

Identificação das informações necessárias

Então, o primeiro passo na prestação de contas é identificar quais informações devem ser divulgadas, isso inclui:

• relatórios de desempenho;
• relatórios de despesas e custos;
• dados operacionais;
• informações de recursos humanos;
• outras informações relevantes para a entidade. 

É importante lembrar que as informações divulgadas para os stakeholders devem ser precisas, confiáveis e relevantes.

Por exemplo, se a entidade é uma empresa de tecnologia, pode ser importante divulgar informações sobre o desempenho de produtos específicos, como:

• número de vendas;
• desempenho dos produtos;
• feedback dos clientes. 

Já uma organização sem fins lucrativos pode precisar divulgar informações sobre:

• doações recebidas e;
• como esses recursos foram utilizados para atender às necessidades da comunidade.

Organização e categorização das informações

Uma vez que você identificar as informações que serão divulgadas, deve-se organizá-las e categorizá-las de forma clara e compreensível, através de:

• gráficos;
• tabelas;
• outros elementos visuais para facilitar a leitura e a análise das informações.

Por exemplo, um gráfico de barras pode ser usado para mostrar a receita de cada produto vendido pela empresa, enquanto uma tabela pode ser usada para mostrar a distribuição dos gastos da organização sem fins lucrativos.

Apresentação e análise dos resultados

Uma vez que as informações estão organizadas e categorizadas, deve-se apresentá-las aos stakeholders de forma clara e concisa. 

Novamente isso deve incluir a criação de apresentações, relatórios escritos e outros meios de comunicação que facilitem a compreensão das informações. Além da apresentação das informações, a parte mais importante é realizar a análise dos resultados. 

No caso, o conteúdo dependerá da empresa, mas essa análise geralmente envolve a:

• comparação dos resultados atuais com os resultados anteriores;
• identificação de tendências;
• avaliação do desempenho em relação aos concorrentes ou outras entidades similares.

Ferramentas e tecnologias para facilitar a prestação de contas

Felizmente, já existem muitas ferramentas e tecnologias disponíveis que ajudam as empresas a automatizar e simplificar a prestação de contas. Confira 3 opções para a sua empresa:

Softwares de gestão financeira que automatizam a prestação de contas

O software de gestão financeira é uma das ferramentas mais populares para ajudar as empresas com as suas finanças.

Esses softwares permitem a coleta e organização de informações financeiras de forma eficiente, o que ajuda a simplificar o processo de prestação de contas, evitar erros humanos e obter dados muito mais confiáveis.

No entanto, com as diferentes opções de softwares de gestão financeira disponíveis no mercado, você deve analisar aquela que traz os melhores benefícios para o objetivo da sua empresa. 

A Payfy é uma dessas empresas. O nosso software, por exemplo, permite que sua empresa:

• gerencie as finanças de forma mais rápida;
• automatize tarefas como a emissão de faturas e digitalização de notas fiscais;
• registre seus recebimentos e pagamentos;
• integre com outras ferramentas da sua empresa;
• elabore relatórios instantaneamente.

Aplicativos e plataformas online

Além dos softwares de gestão financeira, existem várias plataformas online que podem ajudar as empresas a coletar, organizar e compartilhar informações relevantes.

Assim, essas plataformas incluem aplicativos móveis e sites de colaboração, permitindo que as empresas compartilhem informações financeiras e operacionais com seus funcionários, clientes e fornecedores.

Alguns exemplos de plataformas online incluem o Dropbox, o Google Drive e o Trello. 

Ao utilizar essas ferramentas de forma eficiente, as empresas economizam tempo e recursos, permitindo que se concentrem em outras áreas de seus negócios.

Conclusão: boas práticas e exemplos de sucesso

Por fim, é importante destacar a importância da adoção de boas práticas e do aprendizado na prestação de contas.

As empresas que se esforçam para criar uma cultura de transparência e integridade geralmente são vistas como líderes de mercado e tendem a ter um desempenho mais consistente no longo prazo.

Portanto, separei algumas boas práticas para ter sempre em mente:

• criação de políticas claras de prestação de contas;
• realização de auditorias internas regulares;
• comunicação transparente com os stakeholders.

Além disso, aprender com exemplos de sucesso na prestação de contas permite que a empresa identifique oportunidades de melhoria em seus próprios processos e desenvolva soluções mais eficazes para os desafios que enfrenta.

Até a próxima!

André Apollaro

Founder & CEO da Payfy