No cenário atual, onde a eficiência e a transparência são cruciais para o sucesso das empresas, a gestão adequada dos gastos com cartão corporativo se torna uma tarefa fundamental.
Os cartões corporativos, quando bem utilizados, trazem praticidade e agilidade nas operações diárias, mas também podem se tornar uma fonte de complicações se não forem gerenciados corretamente.
Por isso, neste artigo, vamos explorar como funcionam os gastos com cartão corporativo, quais são as melhores práticas para garantir os melhores resultados, e quais despesas são permitidas dentro desse contexto.
Boa leitura!!!
O que é um cartão corporativo?
O cartão corporativo é um cartão que deve ser usado exclusivamente para cobrir despesas de uma organização, que geralmente já estão previstos no orçamento.
Ou seja, esse instrumento financeiro foi criado para facilitar o pagamento de despesas empresariais, como viagens, hospedagens, alimentação e compra de materiais de escritório.
Portanto, diferente dos cartões de crédito pessoais, os cartões corporativos são projetados para proporcionar o máximo de controle e monitoramento dos gastos realizados pelos funcionários, oferecendo relatórios detalhados sobre onde e quando o dinheiro foi gasto.
O que pode ser gasto no cartão corporativo?
Então, para um maior controle das finanças da empresa, pode-se definir algumas normas para especificar e controlar o uso do cartão corporativo internamente.
Assim, a empresa garante que o uso do cartão seja consciente e saudável, de modo a evitar abusos, fraudes e problemas financeiros.
Como já falamos, os gastos com cartão corporativo devem se limitar a questões da empresa. Por isso, na hora de definir a política de gastos é importante também incluir o que não é dever do funcionário pagar.
Por exemplo, vamos imaginar a situação de uma viagem de negócios, onde um analista de vendas visita um cliente em outro estado. Neste caso, a hospedagem, a alimentação e os custos com o transporte são responsabilidade da companhia.
Assim, o cartão corporativo é ideal para o tipo de gastos que o analista de vendas do exemplo anterior irá realizar durante a sua visita ao cliente. Confira mais algumas categorias de gastos compatíveis com essa forma de pagamento corporativo:
- gasolina;
- aluguel de carro;
- congressos;
- assinatura de cursos e ferramentas de trabalho;
- materiais de home office;
- equipamentos para o escritório.
O que NÃO comprar no cartão corporativo?
Conforme mencionamos anteriormente, deve-se considerar também o outro lado da moeda, ou seja: o que não pode, de jeito algum, ser um gasto de cartão corporativo.
Por isso, abaixo segue uma lista breve destes gastos não autorizados, que vamos explicar melhor em seguida:
- gastos pessoais em geral;
- alimentação fora do horário de trabalho;
- gasolina do próprio carro para dirigir em situações comuns.
Os gastos pessoais incluem quaisquer tipos de gastos que a pessoa faria para seu próprio interesse, em seu cartão de crédito pessoal, por exemplo.
Portanto, é preciso, sobretudo, uma excelente educação dos colaboradores para trabalhar essa questão e facilitar o controle, evitando abusos e problemas.
Quem pode gastar no cartão corporativo?
Então, o ideal é que apenas alguns funcionários tenham esse privilégio, até para prevenir quaisquer inconsistências ou abusos.
Nesse sentido, pode ser conveniente dar os cartões apenas para executivos ou pessoas de maior escalão na empresa, pois eles são mais confiáveis e lidam diretamente com uma responsabilidade maior.
Além disso, os altos executivos também são os que representam a empresa, e por isso podem tranquilamente lidar com esse tipo de situação.
Para garantir a segurança financeira da empresa, é aconselhável também instituir regras claras para o uso de cartão corporativo, como por exemplo:
- definição de limites por pessoa;
- definir formas de auditoria e fiscalização;
- definir multas e penalidades para quem abusa e muito mais.
Vantagens de unificar gastos com cartão corporativo
Um dos principais benefícios dos cartões corporativos, sem dúvidas, é a transparência financeira. Os gastos com o cartão ficarão disponíveis para conciliação e integração com sistemas de gestão e serão centralizados para facilitar o controle.
Ou seja, é possível ter uma visão melhor dos gastos da própria empresa, que por sinal são elementos importantíssimos para a análise financeira, uma vez que deles dependem as análises sobre a lucratividade.
Também podemos citar a comodidade de ter um cartão para compras aceito em qualquer lugar, sem grandes dificuldades. Sem contar a facilidade de gerenciar os cartões através de aplicativos e plataformas integradas.
Como contratar um cartão corporativo?
A payfy é a solução certa para quem procura um cartão pré-pago corporativo que ajude na gestão financeira e que represente segurança e transparência. Nossos clientes podem personalizar o uso dos cartões, com definição de limites de pagamento por pessoa, departamento ou centro de custo.
Com a nossa plataforma, disponível em um aplicativo, você consegue centralizar o controle dos gastos, enquanto delega os gastos em si. Além de dispor de um software de gestão escalável, fácil de usar, que te ajuda a monitorar 100% do que é gasto em tempo real.
Conclusão: cartão corporativo é sinônimo de eficiência
Como vimos, os gastos com cartão corporativo podem ser gerenciados com inteligência e visibilidade quando a empresa investe na infraestrutura certa.
Dessa forma, a partir da parceria com uma empresa de referência no ramo, você consegue otimizar o controle para evitar abusos e problemas.
Para te auxiliar ainda mais, fiz um post completo sobre a conciliação de cartão de crédito e como fazê-la da melhor forma na sua empresa. Confira!
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
