Como definir regras para uso do cartão corporativo sem perder o controle dos gastos dos funcionários?

equipe em conjunto colocando em um celular regras uso do cartao corporativo

Entenda o que empresas estão fazendo para melhorar o controle de despesas e diminuir trabalho manual com gestão de cartões de crédito.

Perdeu o controle do cartão de crédito da empresa? Afinal, uma gestão que conta com muitos funcionários, de diversos setores, e utilizando verba para diferentes projetos, não é uma tarefa simples para nenhuma empresa – ainda mais sem regras para uso do cartão corporativo.

Portanto, para te ajudar a entender mais sobre cartões corporativos – e também sobre cartões pré-pagos -, esse post irá abordar o básico sobre esse modelo de despesas empresariais além de dicas especiais para manter uma boa gestão.

Boa leitura!


Cartão de Crédito e Cartão de Crédito Pré-pago

Os cartões de crédito corporativos não são novidade para os gestores, mas ainda hoje parecem trazer mais complicações do que benefícios quando não utilizados com uma tecnologia integrada.

É comum algumas empresas investirem uma quantidade de tempo desnecessária na gestão de despesas internas – desde a coleta de recibos a entender quem realizou tais compras no cartão da empresa.

Por esse motivo, outras tecnologias foram entrando no mercado e trazendo melhores opções de gestão sendo, uma dessas, os softwares de gestão online.

Esses vêm se destacando pela facilidade de utilização e de gestão. É possível, através de um APP, que os gestores acompanhem online todas as compras que estão sendo feitas, além de:

  • permitir aprovação de compras em tempo real;
  • alteração de limites a qualquer momento;
  • criação de cartões físicos e virtuais de forma independente;
  • funcionário pode anexar uma imagem do recibo diretamente à compra;
  • etc…

Através desses softwares, as regras para uso do cartão corporativo não ficarão à mercê do banco e esse controle, consequentemente, torna a gestão da sua empresa mais segura e fácil. 

Além disso, não existe um tipo de segmento específico que irá se beneficiar do uso de cartões corporativos; na Payfy, por exemplo, contamos com os mais diversos clientes. Hoje somos uma solução de gasto para +300 empresas, entre elas:

  • LG;
  • Havaianas;
  • P&G;
  • Unimed;
  • Multilaser;
  • entre outras…

Regras para uso do cartão corporativo

Diretrizes e regras são necessárias para qualquer projeto, e também, como base de qualquer empresa. Por isso, no caso do que deve ou não ser feito com cartões corporativos, a empresa possui a chamada Política de adiantamento e reembolso de despesas.

Com base nessa política interna, é possível definir regras para o uso do cartão corporativo como:

  • categorias de gasto;
  • prazos para compras e envio de recibos e nf’s;
  • quais cargos terão acesso ao cartão;
  • etc…

Portanto, para um bom controle de orçamento  e gestão de gastos é necessário que haja grande transparência dentro da empresa e que a política de despesas seja de conhecimento geral e de fácil acesso para consulta, se necessário.

Com cartões que contam com seu próprio software de gestão online, como a Payfy, existem ainda outros benefícios na palma da sua mão.


6 dicas para garantir uma boa gestão dos gastos através de regras para o uso do cartão corporativo de funcionários

1 – Criação de centros de custos 

Como falamos anteriormente, dentro da política de adiantamento e reembolso de despesas, as mesmas são avaliadas e categorizadas, ou seja, é definido quais setores e responsáveis vão utilizar os cartões.

Dessa forma, você pode criar os centros de custos na empresa; como, custos em marketing, vendas ou T.I., por exemplo – os nomes dos centros vão depender de cada empresa.

2 – Descreva categorias de gastos para cada setor / centro de custos

Assim como são definidos os centros de custos, deve-se haver um controle sobre quais categorias de gastos são possíveis na empresa e quais são os tipos de gastos que cada setor pode realizar.

Algumas categorias comuns na empresa são alimentação, combustível e/ou passagens, equipamentos, etc… Aqui é importante delimitar gastos, por exemplo:

  • Quanto a equipe de vendas pode gastar com equipamentos? 
  • Marketing pode comprar combustível?
  • etc …

Além de poder manter um bom acompanhamento quanto aos tipos de gasto, existem softwares que permitem que os gestores saibam também quem foi o responsável final por cada gasto.

3 – Digitalize e armazene notinhas

As notinhas se perdem, apagam e impossibilita entender qual foi a compra realizada. Por isso, uma dica importante é: armazene as notinhas separadas pelas categorias que criou e em torno do seu respectivo centro de custo.

A burocracia envolvendo notas fiscais e recibos é ainda hoje uma grande dor de cabeça – tanto para o financeiro quanto para o resto da empresa. Inclusive, cartões corporativos através de instituições como os bancos ainda não apresentam solução para isso.

Contudo, existem empresas especializadas, como a Payfy, que permitem a integração de um software de gestão que torna inexistente a necessidade de recolher recibos.

Através do APP é possível a anexação em tempo real da nota fiscal ou recibo referente aquela compra. Como cada funcionário recebe seu cartão particular, é possível então ver também quem realizou a despesa, em qual categoria e para qual centro de custo.

4 – Mensure o limite de crédito que cada área deve ter. 

Uma regra para uso do cartão corporativo muito importante é manter orçamentos viáveis e estar sempre entendendo qual a melhor quantia de limite para cada setor da empresa.

Afinal, os gastos não são sempre fixos e podem estar, em um mês, faltando verba no marketing enquanto no cartão dos diretores existe uma sobra de limite.

Essa regra não só permite maior transparência quanto aos gastos da empresa, mas também possibilitam um bom funcionamento e crescimento da empresa, pois todos os recursos estão sendo bem distribuídos.

5 – Peça a fatura do cartão de crédito digitalizada.

Ninguém merece “dissecar” uma fatura para controlar a empresa, não é?!

Hoje alguns bancos já conseguem emitir a fatura em CSV para manuseio digital, assim, essa leitura e toda a gestão de gastos é feita de maneira mais fácil.

Se sua empresa não possui cartão de crédito através de bancos e conta com um software de gestão integrado, essa comodidade vai além. 

Como você pode contar com um aplicativo de gestão online e em tempo real, é possível gerir os gastos de forma mais detalhada e simples através desse software. 

Além disso, no momento de pagamento de fatura e fechamento do mês é possível exportar relatórios de gastos completos e fazer a integração no ERP da sua empresa através de API.

6 – Busque um software de gestão ou conheça a payfy agora

Se você ainda não possui um software de gestão e ficou interessado(a) na dica acima, então que tal entender mais a fundo sobre os cartões corporativos da Payfy?

Outras vantagens da integração com um Software de Gestão de Despesas Corporativas como a Payfy, além do fato de não envolver burocracias bancárias, é por permitir através do APP:

  • alterar o limite dos seus colaboradores;
  • criar um cartão novo sem solicitar aprovação;
  • bloquear o limite de algum cartão;
  • criar limites independentes para cada colaborador;
  • entre outras.

Entre em contato com o nosso time de vendas e tire suas dúvidas em relação ao nosso produto. Tenho certeza que você encontrará a solução que procura!

Até a próxima!


André Apollaro

Founder & CEO da Payfy

Fundo Cartões