Do pagamento de contas e fornecedores à gestão de viagens e documentação: as despesas administrativas fazem parte do cotidiano empresarial.
Neste artigo, vamos explorar a importância de um bom controle das despesas, as melhores práticas para gerenciá-las e como uma solução específica de cartão pode simplificar e otimizar esse processo.
Descubra como tornar sua gestão de despesas administrativas mais eficiente e econômica.
O que são despesas administrativas?
Essas despesas correspondem aos gastos incorridos pelas empresas no desempenho de suas atividades administrativas e de gestão.
Estão relacionadas aos custos necessários para manter o funcionamento do escritório, gerenciar equipes, supervisionar processos e asseverar o suporte necessário para as operações da empresa.
Elas englobam uma ampla variedade de itens, como salários e benefícios dos funcionários administrativos, aluguel do espaço físico, serviços de utilidade, material de escritório, equipamentos, software, serviços de contabilidade e consultoria, entre outros.
As despesas relacionadas à administração são essenciais para o funcionamento eficiente e organizado de uma empresa, uma vez que proporcionam suporte às demais áreas e contribuem para o alcance dos objetivos estratégicos e operacionais.
Exemplos de despesas administrativas
Esses gastos englobam uma variedade de investimentos necessários para manter as atividades de gestão e administração de uma empresa. Alguns exemplos comuns do que entra nessas despesas incluem:
Salários e benefícios dos funcionários administrativos
São os custos relacionados aos salários, encargos trabalhistas e benefícios oferecidos aos colaboradores que atuam na área administrativa da empresa.
Aluguel e manutenção do escritório
Refere-se aos pagamentos de aluguel do espaço físico utilizado para as atividades administrativas, bem como aos custos de manutenção, como limpeza, reparos e segurança.
Serviços de utilidade
Incluem os gastos com serviços essenciais, como eletricidade, água, internet e telefone, que são utilizados para o funcionamento do escritório e das equipes.
Material de escritório
Compreende os itens utilizados no dia a dia, como papel, canetas, pastas, impressoras, toners e outros suprimentos necessários para a realização das tarefas.
Equipamentos e software
Referem-se aos custos de aquisição, manutenção e atualização de equipamentos de informática, como computadores, servidores, dispositivos móveis, além dos softwares utilizados para gerenciamento do dia a dia.
Serviços de contabilidade e consultoria
Incluem os honorários pagos a profissionais externos para a realização de serviços contábeis, jurídicos, de consultoria tributária, entre outros. Justamente os que são essenciais para a gestão administrativa e financeira da empresa.
Seguros
Compreendem os pagamentos relacionados aos seguros contratados pela empresa para proteger seu patrimônio e responsabilidade civil, como seguro de incêndio, seguro de responsabilidade civil, entre outros.
Despesas de viagem e representação
São os gastos relacionados a viagens e eventos de representação da empresa, como passagens aéreas, hospedagem, alimentação, transporte e outras despesas relacionadas. Temos um conteúdo útil sobre políticas para viagens corporativas, confira!
Marketing e publicidade institucional
Englobam os investimentos em ações de marketing e publicidade voltadas para a promoção da imagem institucional da empresa, como anúncios, materiais promocionais, participação em feiras e eventos, entre outros.
Treinamento e desenvolvimento
Refere-se aos custos relacionados ao treinamento e desenvolvimento dos colaboradores, como cursos, workshops, palestras e outras atividades de capacitação profissional.
Esses são apenas alguns exemplos de despesas administrativas, e é importante ressaltar que cada empresa tem suas particularidades e inclui outras despesas específicas em suas operações.
O importante é que todas as despesas necessárias para o funcionamento adequado da área administrativa estejam contempladas. Leia sobre People Analytics e Psicologia Organizacional.
Diferença entre despesas corporativas e despesas operacionais
A diferença entre despesas corporativas e despesas operacionais está relacionada ao seu propósito e área de aplicação dentro de uma empresa.
Despesas corporativas referem-se aos gastos relacionados às atividades administrativas de uma empresa como um todo.
Englobam despesas que beneficiam toda a organização, independentemente das áreas de atuação específicas. Alguns exemplos de despesas corporativas incluem:
- despesas com pessoal administrativo;
- despesas com aluguel e manutenção de escritórios;
- despesas com tecnologia e software;
- despesas com consultorias e serviços profissionais;
Já as despesas operacionais são os gastos relacionados diretamente à produção ou prestação de serviços da empresa.
Elas estão ligadas às atividades essenciais do negócio e variam de acordo com o setor de atuação. Alguns exemplos de despesas operacionais incluem:
- matérias-primas e insumos;
- mão de obra direta;
- despesas de vendas e marketing;
- despesas logísticas.
Importância de classificar despesas administrativas
A classificação adequada das despesas administrativas é de extrema importância para a gestão financeira sustentável de uma empresa. Atualmente, existem até mesmo automações contábeis que facilitam esse processo.
Ao categorizar corretamente cada despesa, é possível obter uma visão clara e detalhada dos gastos, identificar áreas de maior impacto financeiro e tomar decisões estratégicas embasadas em dados.
Além disso, a classificação das despesas auxilia em um controle mais preciso sobre os custos, facilita a elaboração de relatórios financeiros e contribui para a conformidade com normas contábeis e fiscais.
Dessa forma, a classificação das despesas relacionadas à administração é fundamental para o planejamento, análise e controle financeiro eficazes de uma empresa.
Como gerenciar despesas administrativas?
Fazer o controle de despesas de forma eficiente é essencial para controlar os custos e otimizar as finanças corporativas.
Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo nesse processo:
Tenha um cartão corporativo
Utilizar um cartão corporativo pode facilitar o controle e registro das despesas. Ele possibilita rastrear os gastos no cartão empresarial de forma mais precisa, além de oferecer recursos como limites de gastos e relatórios detalhados.
Tenha uma política de gastos
Estabelecer uma política clara e objetiva sobre os gastos administrativos é fundamental. Defina diretrizes específicas sobre quais despesas são permitidas, limites de gastos, regras de aprovação e prestação de contas, como os comprovantes de gastos.
Isso ajudará a evitar gastos desnecessários e garantir a conformidade.
Saiba como classificar
Classificar corretamente as despesas é importante para uma análise adequada.
Utilize categorias ou centros de custo para agrupar os diferentes tipos de despesas, o que facilitará a identificação de áreas com maior impacto financeiro e possíveis oportunidades de redução de custos.
Analise os gastos
Faça uma análise regular dos gastos administrativos para identificar tendências, padrões e possíveis áreas de desperdício. Utilize relatórios financeiros e ferramentas de análise para visualizar os dados de forma clara e tomar decisões embasadas.
Crie metas
Estabeleça metas financeiras para os gastos administrativos, como reduzir os custos em determinadas categorias ou limitar os gastos totais. Defina objetivos alcançáveis e monitore regularmente o progresso para garantir que as metas sejam atingidas.
Lembre-se de que o gerenciamento de despesas relacionadas à administração e gestão é um processo contínuo. Reavalie regularmente suas práticas, faça ajustes quando necessário e busque maneiras de otimizar os recursos da empresa.
Concentre as despesas administrativas no cartão da Payfy
A Payfy oferece uma solução prática e eficiente para concentrar as despesas da sua empresa em um único lugar: o cartão pré-pago corporativo.
Com esse cartão, você elimina processos burocráticos de reembolso corporativo, simplifica a rotina da sua equipe e assegura um gerenciamento direto pelo app ou computador.
Personalizável para cada funcionário, o cartão pré-pago corporativo permite definir limites individuais, criar regras de uso e acompanhar os gastos em tempo real.
Além disso, o aplicativo da Payfy facilita a adição de detalhes e comprovantes para cada transação.
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Conclusão
O gerenciamento adequado das despesas administrativas é fundamental para a saúde financeira e o bom funcionamento de uma empresa.
Ao compreender o que são essas despesas, listar exemplos e adotar práticas eficientes de controle e classificação, é possível reduzir custos, otimizar processos e direcionar recursos de forma estratégica.
Não subestime a importância de uma gestão eficaz das despesas relacionadas à gestão e administração — invista nessa área e colha os benefícios de uma operação mais eficiente e lucrativa.
