Desde o pagamento de contas até a gestão de viagens e documentações: as despesas administrativas fazem parte do cotidiano de toda empresa.
Por isso, neste artigo, vamos explorar a importância de um bom controle das despesas, as melhores práticas para gerenciá-las e como uma solução específica de cartão inteligente pode simplificar todo esse processo.
Vamos lá!?
O que são despesas administrativas?
Em poucas palavras, as despesas administrativas correspondem aos gastos incorridos pelas empresas no desempenho de suas atividades administrativas e de gestão.
Ou seja, elas estão relacionadas aos gastos necessários para manter o funcionamento do escritório, gerenciar equipes, supervisionar processos e assegurar o suporte necessário para as operações da empresa.
Podemos dizer que as despesas relacionadas à administração são essenciais para o funcionamento eficiente e organizado de uma empresa, uma vez que proporcionam suporte às demais áreas e contribuem para o alcance dos objetivos estratégicos e operacionais.
Inclusive, se você busca cortar recursos nessa área, confira nosso artigo: Como reduzir gastos com despesas administrativas.
Exemplos de despesas administrativas
Alguns exemplos comuns de despesas administrativas incluem:
Salários e benefícios dos funcionários administrativos
São os custos relacionados aos salários, encargos trabalhistas e benefícios oferecidos aos colaboradores que atuam na área administrativa da empresa.
Aluguel e manutenção do escritório
Refere-se aos pagamentos de aluguel do espaço físico utilizado para as atividades administrativas, bem como aos custos de manutenção, como limpeza, reparos e segurança.
Serviços de utilidade
Incluem os gastos com serviços essenciais, como eletricidade, água, internet e telefone, que são utilizados para o funcionamento do escritório e das equipes.
Material de escritório
Compreende os itens utilizados no dia a dia dos escritórios, como papel, canetas, pastas, impressoras, toners e outros suprimentos necessários para a realização das tarefas.
Equipamentos e software
Abrange os custos de aquisição, manutenção e atualização de equipamentos de informática, como computadores, servidores, dispositivos móveis, além dos softwares utilizados para gerenciamento do dia a dia.
Serviços de contabilidade e consultoria
São os honorários pagos a profissionais externos para a realização de serviços contábeis, jurídicos, de consultoria tributária, entre outros. Justamente os que são essenciais para a gestão administrativa e financeira da empresa.
Seguros
Refere-se aos pagamentos relacionados aos seguros contratados pela empresa para proteger seu patrimônio e responsabilidade civil, como seguro de incêndio, seguro de responsabilidade civil, entre outros.
Despesas de viagem e representação
Incluem os gastos relacionados a viagens e eventos de representação da empresa, como passagens aéreas, hospedagem, alimentação, transporte e outras despesas relacionadas.
Marketing e publicidade institucional
Englobam os investimentos em ações de marketing e publicidade voltadas para a promoção da imagem institucional da empresa, como anúncios, materiais promocionais, participação em feiras e eventos, entre outros.
Treinamento e desenvolvimento
Abrange os custos relacionados ao treinamento e desenvolvimento dos colaboradores, como cursos, workshops, palestras e outras atividades de capacitação profissional.
Esses são apenas alguns exemplos de despesas administrativas, e é importante ressaltar que cada empresa tem suas particularidades e suas próprias despesas específicas.
Diferença entre despesas administrativas e despesas operacionais
Pois bem, a principal diferença entre despesas administrativas e operacionais está relacionada ao seu propósito e área de aplicação dentro de uma empresa.
Como vimos acima, as despesas administrativas são gastos relacionados às atividades administrativas de uma empresa como um todo, e contemplam todos os exemplos que destrinchamos no bloco anterior.
Em contraste, as despesas operacionais são os gastos relacionados diretamente à produção ou prestação de serviços da empresa.
Elas estão ligadas às atividades essenciais do negócio e variam de acordo com o setor de atuação. Alguns exemplos de despesas operacionais incluem:
- matérias-primas e insumos;
- mão de obra direta;
- despesas de vendas;
- despesas logísticas.
Importância de classificar despesas administrativas
A classificação adequada das despesas administrativas é de extrema importância para a gestão financeira sustentável de uma empresa. Atualmente, existem automações contábeis que facilitam muito esse processo.
Assim, ao categorizar corretamente cada despesa, é possível obter uma visão clara e detalhada dos gastos, identificar áreas de maior impacto financeiro e tomar decisões estratégicas embasadas em dados.
Além disso, a classificação das despesas auxilia em um controle mais preciso dos gastos, facilita a elaboração de relatórios financeiros e contribui para a conformidade com normas contábeis e fiscais.
Como gerenciar despesas administrativas?
No entanto, além da classificação, é preciso realizar um gerenciamento eficiente das despesas administrativas como um todo para maximizar os lucros, garantir a estabilidade financeira e promover o crescimento sustentável da organização.
Ou seja, é essencial adotar estratégias inteligentes para controlar e otimizar os gastos administrativos, garantindo que cada centavo seja gasto de forma eficaz e alinhada aos objetivos e recursos disponíveis da empresa.
Por isso, vamos explorar algumas práticas-chave para alcançar esse objetivo:
Tenha um cartão corporativo
Utilize um cartão corporativo facilita o registro e controle das despesas. Ele possibilita rastrear de forma mais precisa cada compra, além de oferecer recursos como limites de gastos e relatórios detalhados.
Tenha uma política de gastos
Estabelecer uma política de gastos clara e objetiva é outro ponto fundamental para otimizar a gestão das despesas administrativas.
Portanto, defina diretrizes específicas sobre quais despesas são permitidas, limites de gastos para cada categoria, regras de aprovação e prestação de contas.
Saiba como classificar
Utilize categorias e centros de custo para agrupar os diferentes tipos de despesas. Isso facilitará a identificação de áreas com maior impacto financeiro e possíveis oportunidades de redução de custos.
Analise os gastos regularmente
Faça uma análise regular das despesas administrativas para identificar tendências, padrões e possíveis áreas de desperdício. Para isso, utilize relatórios financeiros e ferramentas de análise para visualizar os dados de forma clara e tomar decisões mais embasadas.
Por fim, lembre-se de que o gerenciamento de despesas relacionadas à administração é um processo contínuo. Reavalie regularmente suas práticas, faça ajustes quando necessário e busque maneiras de otimizar os recursos da empresa.
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A Payfy oferece uma solução prática e eficiente para concentrar as despesas da sua empresa em um único lugar: o cartão pré-pago corporativo.
Com esse cartão, você elimina processos burocráticos de reembolso corporativo, simplifica a rotina da sua equipe e assegura um gerenciamento diretamente por aplicativos nos smartphones dos colaboradores.
Assim, o cartão pré-pago corporativo é personalizável para cada funcionário, e permite definir limites de gastos individuais, criar regras de uso e acompanhar cada gasto em tempo real.
Além disso, o aplicativo da Payfy permite anexar fotos dos recibos de pagamento de cada despesa de forma prática e eficiente, para que o time financeiro não precise correr atrás de ninguém na hora de fazer a prestação de contas.
Então, não subestime a importância de uma gestão eficaz das despesas relacionadas à gestão e administração — invista nessa área e colha os benefícios de uma operação mais eficiente e lucrativa.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
