Todas as empresas desejam que suas equipes financeiras funcionem com o máximo de eficiência e produtividade. Atingir esse objetivo pode ser bem diferente de uma empresa para outra, isso deixa muitos gerentes se perguntando: quais são as técnicas comprovadas de aumentar a eficiência financeira?
Neste artigo, compartilhamos cinco práticas simples para melhorar a eficiência financeira da sua empresa, sem a necessidade de uma reestruturação interna disruptiva ou grandes aumentos no orçamento.
As estratégias descritas abaixo devem ser implementadas em conjunto para obter os melhores resultados. No entanto, cada empresa tem características únicas e demanda estratégias personalizadas, então sinta-se livre para implementar e adaptar as práticas que fazem mais sentido para seu negócio.
Boa leitura!
1. Identifique seus maiores problemas
O aumento da eficiência financeira começa com a identificação das etapas mais problemáticas nos processos financeiros. Por isso, separei os 4 problemas mais clássicos das equipes financeiras:
1. Processos financeiros que dependem de papel: O manuseio de papel desperdiça tempo, gera erros e não é escalável. O papel está intimamente ligado ao nosso segundo problema clássico e deve ser a primeira coisa a ser eliminada se você quiser otimizar sua eficiência financeira;
2. Entrada manual de dados: Felizmente, poucas empresas dependem exclusivamente do papel hoje em dia. Faturas de fornecedores, recibos e até mesmo correspondências fiscais precisam ser digitalizadas, mas conectar os dados manualmente é demorado e aumenta o risco de erros. Em resumo, a entrada manual de dados deve ser o último recurso – não o padrão;
3. Poucas integrações: Realizar os processos financeiros separadamente uns dos outros (faturas, despesas, cartões corporativos e folha de pagamento) pode criar muita complexidade e retrabalho. Portanto, centralize seu fluxo de trabalho financeiro para economizar tempo e prevenir erros;
4. Pouca comunicação entre setores: Os números contábeis são apenas uma parte da história, e muitas vezes eles nos induzem a conclusões equivocadas. Para uma alta eficiência financeira a sua empresa precisa ter uma comunicação saudável entre os setores, capaz de esclarecer e complementar os dados financeiros.
2. Elimine os processos que dependem de papel para aumentar a eficiência financeira
Vamos nos aprofundar um pouco mais na importância de normalizar fluxos de trabalho sem papel. Sabemos que os processos que dependem de praticamente qualquer tipo de papel são mais demorados e criam obstáculos para as equipes.
A prova disso veio com a pandemia do COVID-19, que obrigou as empresas a trabalhar remotamente. Aqueles que precisavam de acesso físico a arquivos, recursos ou pessoas simplesmente não conseguiam trabalhar. Muitos contadores – internos e externos – não conseguiam fechar os livros.
O salto da pandemia também deu início a outra tendência: o trabalho remoto, e isso vale para as atividades financeiras também. Se você precisa de recibos em papel ou relatórios de compra arquivados fisicamente, você não tem essa flexibilidade.
Por isso que ao priorizar a transformação digital, você não apenas remove erros e se move mais rápido individualmente, mas também permite automatizar processos inteiros e otimizar a empresa em todos os aspectos.
3. Automatize processos operacionais
Existem inúmeros processos que melhoram com a automação, porém, pode ser difícil decidir por onde começar. Qualquer tipo de mudança operacional deve ser feita com preparação e planejamento adequados, pois geralmente envolvem vários setores da empresa.
Aqui está uma estratégia simples para incorporar a automação em suas operações sem problemas:
Identifique suas tarefas mais repetitivas e de baixo valor
Isso pode ser a entrada manual de dados, mas também lembretes individuais por e-mail para recibos ausentes ou a criação de relatórios meticulosos mês após mês.
A experiência e a intuição de sua equipe acrescentam algo a essas tarefas específicas? Caso contrário, pode – e provavelmente deve – ser automatizado;
Encontre as ferramentas certas
Para isso leia avaliações, pergunte a colegas e faça algumas demonstrações de produtos para encontrar as melhores ferramentas para sua equipe. Seu objetivo final é reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas.
Implemente sua automação com transparência para os setores envolvidos
Certifique-se de que todos os usuários estejam integrados adequadamente e possam acompanhar com facilidade esse novo processo.
Afinal, novas ferramentas levam tempo para serem aceitas e adotadas por todos, e você provavelmente encontrará alguns obstáculos ao longo do caminho.
Não se esqueça de monitorar o progresso de sua implementação e pedir feedbacks das equipes depois de alguns meses.
4. Invista em ferramentas melhores para sua Eficiência Financeira
As ferramentas “certas” dependem do tamanho da sua empresa e dos seus planos de crescimento. Tenha em mente que novas ferramentas não são apenas um investimento em dinheiro, mas também em tempo.
Sempre reserve um tempo para avaliar quais são suas necessidades atuais e como isso mudará no curto e no longo prazo. Isso significa concentrar-se mais em ferramentas que se encaixam na sua empresa agora e que podem ser redimensionadas à medida que ela cresce.
Contudo, tenha em mente que às vezes você terá que mudar os planos no meio do caminho. Afinal, se ao implementar uma ferramenta você rapidamente percebe que sua equipe não se adaptou ao uso, esse é um motivo válido para mudar para uma solução melhor.
5. Incentive a comunicação e cooperação entre seus setores
Quanto mais próximos forem seus setores – principalmente vendas e marketing – maior será sua eficiência financeira.
A equipe financeira precisa de um entendimento e um fluxo de informações claro dos outros setores. Você pode ajudá-los a entender o que estão fazendo bem para aumentar a receita, e eles podem fornecer dados e documentos para facilitar sua vida.
O objetivo é envolver as finanças nos processos de tomada de decisão em toda a sua organização. Não apenas como um ponto de controle, mas sim para abrir novas possibilidades de crescimento estratégico e eficiente.
Conclusão: A melhor ferramenta para melhorar sua Eficiência Financeira
Em suma, como vimos em várias das estratégias citadas, um dos passos essenciais para melhorar seus processos financeiros é utilizar ferramentas que auxiliam suas tarefas mais relevantes, como gastos e gerenciamento de despesas.
A Payfy é a ferramenta perfeita no mercado para melhorar sua eficiência financeira através de um sistema de gestão de gastos integrado.
Portanto, para te ajudar a tomar a melhor decisão para o seu negócio, fiz um conteúdo sobre os 6 melhores softwares de gestão financeira disponíveis hoje no mercado.
Obrigado pela sua companhia e te espero lá!
André Apollaro
Founder & CEO da Payfy
