Para quem busca otimizar a gestão financeira dos gastos da empresa, uma excelente opção é contratar um serviço de cartão corporativo para funcionários.
Essa ferramenta já vem sendo adotada por várias empresas, que estão em busca de mais transparência e eficiência no controle dos gastos corporativos.
Se interessou pelo tema? Então vem comigo, que hoje vamos esclarecer os principais conceitos que você precisa entender sobre esse assunto.
Vamos lá?
O que é cartão corporativo para funcionários?
O cartão corporativo para funcionários é uma ferramenta muito usada no setor público para governantes, por exemplo. Já no setor privado, vem se tornando uma tendência.
Basicamente, ele é um cartão utilizado estritamente para fins de trabalho.
Ou seja, no mundo corporativo ele é oferecido para que os funcionários de uma empresa tenham liberdade e segurança para utilizar os recursos da companhia.
Seu objetivo principal é centralizar todos os gastos feitos pela empresa, dessa forma o time financeiro faz uma boa gestão e controle de despesas.
Por que utilizar um cartão corporativo para funcionários?
Imagine, por exemplo, uma viagem corporativa; essa atividade, por si só reúne muitas despesas:
- passagens;
- traslado;
- hospedagem;
- alimentação.
Além dos custos referentes aos objetivos da viagem:
- alimentação ou lazer para o cliente;
- entrada para evento/curso/palestra;
- imprevistos;
- etc.
Mas todos sabemos que existem outras despesas que a empresa também precisa realizar, como os gastos de home office, compras de fornecedores e até equipamentos para o escritório. Então é ai que entra o problema para todos os envolvidos: a empresa exige que o funcionário custeie as despesas e só depois seja reembolsado.
Porém, essa prática traz transtornos por inúmeros motivos:
- burocracia no processo de solicitação e no processo de reembolso;
- perda de recibos ou comprovantes danificados, apagados;
- inserção manual de dados (propenso a erros e é um operacional desgastante);
- ferramentas de gestão old school (só usar cadernos e planilhas, por exemplo);
- entre outros…
Com o cartão corporativo, tudo isso pode ser devidamente gerenciado sem responsabilizar o colaborador que precisa gastar ou soterrar o time financeiro para conciliar todos esses custos.
Ou seja, o cartão corporativo para funcionários veio para inovar e aumentar a eficiência da sua empresa.
Através dele o colaborador dispõe de uma ferramenta para arcar com custos relacionados ao trabalho sem gastar do seu salário ou precisar gerenciar esses gastos manualmente.
Vantagens de um cartão corporativo para funcionários
Quando a empresa não fornece um cartão corporativo para funcionários, o cenário tende a ser mais confuso. Geralmente, o colaborador precisa pagar por tudo e, depois, abrir um processo para solicitar o reembolso.
Porém, isso gera uma grande burocracia para gerenciar as despesas e também para os funcionários receberem o valor gasto. Além disso, os colaboradores podem não ter a liquidez necessária para arcar com esses gastos.
Já do lado da equipe financeira, também existem problemas com os processos de reembolsos, como por exemplo:
- erros humanos na contabilização dos gastos;
- perda de comprovantes;
- atrasos por parte dos outros colegas nos prazos de solicitação;
- etc.
Com todos esses pontos é nítido que haverá ruídos na gestão e problemas sérios que sempre podem escalar. Por isso o cartão corporativo é uma solução perfeita para as empresas modernas.
Ainda não está convencido? Separei 4 principais vantagens do cartão corporativo para funcionários. Vamos lá?!
1 – Gastos pessoais separados dos profissionais
Normalmente, é mandatório para empresas iniciantes que os donos e gestores tenham um controle para evitar misturar gastos pessoais de profissionais.
Bom, com esse mesmo pensamento é justo também ser um mandamento implícito que empresas de médio/grande porte ajudem seus colaboradores a não misturar finanças pessoais e profissionais.
O colaborador não deve de forma alguma tirar do próprio bolso os custos para fins da empresa e do seu cargo. É exigido por lei que a empresa arque com qualquer custo de trabalho de forma integral.
Portanto, ao fornecer um cartão para cada colaborador – ou até mesmo um por equipe – eles têm autonomia para fazer essas compras e a burocracia do reembolso tem seu fim!
Além disso, com o cartão Payfy os gestores acompanham em tempo real quais os gastos realizados e quem são os responsáveis. Tudo isso é feito através do nosso aplicativo com maior transparência para a sua empresa.
2 – Maior controle com contas
Substituir gastos aleatórios dos funcionários por um cartão corporativo é trocar uma solução um tanto quanto desorganizada por uma gestão profissional, segura e consciente.
O cartão oferece maior controle das contas, dos pagamentos e das despesas, de modo que a empresa consiga a transparência que precisa para seu balanço.
Como mencionei acima, existem fintechs que oferecem um sistema de gestão financeira integrado ao cartão corporativo. Nós da Payfy somos uma dessas empresas.
Através do nosso aplicativo, tanto os gestores quanto os usuários do cartão possuem em tempo real todas as informações em relação ao limite do cartão, gastos realizados e relatórios financeiros.
3 – Melhorias na gestão de finanças
A própria automação entra em cena para ajudar a tomar conta de informações importantes e necessárias para uma gestão mais sustentável das finanças.
Hoje os cartões corporativos já oferecem a possibilidade de uma integração direta entre os sistemas dos cartões e sistemas de gestão, como ERPs.
Ou seja, a empresa consegue se manter em dia com seus gastos e em equilíbrio com o que precisa gastar.
4 – Facilita compras em qualquer lugar
Outro fator essencial associado ao uso de cartão corporativo é a facilidade de comprar em qualquer lugar.
Novamente voltamos ao exemplo das viagens. Um cartão desses permite que os colaboradores comprem facilmente onde estiverem, sem grandes dificuldades.
Isso é muito bom, pois facilita a vida de quem precisa fazer essas despesas, com viagens mais tranquilas, compras de insumos facilitadas.
Além disso, também garante a segurança financeira da empresa, pois o cartão corporativo para funcionários também oferece a opção de criar cartões virtuais para gastos online e até pelas carteiras digitais.
Quem pode usar o cartão corporativo?
Qualquer empresa que tenha um CNPJ pode dar entrada em um processo de abertura de cartões.
Já dentro da empresa, qualquer funcionário autorizado pode ter acesso ao cartão. O ideal é que todos tenham um cartão para realizar os gastos com autonomia, sem distinção de cargo. Porém, nem sempre é possível.
Conclusão: tecnologia bem aplicada gera resultados
Em suma, o cartão corporativo para funcionários está em alta pois é uma ótima solução para garantir maior flexibilidade nos gastos da empresa e, ao mesmo tempo, obter maior transparência.
Assim, evitam-se custos e situações inesperadas, com uma gestão mais segura, consciente e clara.
Se você ainda não sabe qual cartão corporativo escolher e quais funcionários terão esse benefício, confira nosso relato pessoal de porquê na Payfy cada colaborador tem o seu cartão corporativo.
Além disso, no conteúdo também vou explicar a fundo os tipos de cartão corporativo para funcionários e como implementar uma política interna de gastos na sua empresa.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
