Cartão Para Funcionários: Porquê na Payfy cada colaborador tem o seu

Nenhum funcionário gosta de se sentir vigiado. Em empresas grandes, a gestão precisa ser rigorosa. Isso pode dar a sensação de vigilância. No setor financeiro, o controle é ainda mais importante. Fornecer cartões corporativos aos funcionários exige responsabilidade clara.

E se a autonomia for a solução para sua equipe e empresa?

Pode parecer contraditório, mas disponibilizar um cartão para funcionários muda a relação entre colaboradores e empresa. O cartão garante:

• autonomia para as equipes;
• confiança no dia a dia;
• liberdade para decisões financeiras simples.

Esse post irá abordar:

Visão Rápida

Neste artigo, você vai entender rapidamente o que é o cartão para funcionários, por que essa autonomia faz diferença na gestão financeira da empresa, os principais tipos de cartões corporativos e os princípios que embasam a política de gastos na Payfy. Ideal para quem busca simplificar processos, garantir controle e dar mais liberdade às equipes.

• O que é o cartão para funcionários;
• Tipos de cartão para funcionários;
• Por que incentivar o uso do cartão para funcionários;
• Alguns princípios por trás da Política de Gastos Corporativos na Payfy;
• Cada empresa é diferente: faça as suas diretrizes;
• Upgrade na Gestão de Despesas Corporativas.

Boa leitura!

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O que é um cartão para funcionários?

Cartão corporativo é amplamente utilizado para facilitar o controle de custos e oferecer maior transparência nas transações da empresa.

Ou seja, permitir que os colaboradores de uma empresa realizem gastos - já previstos por seus líderes e com orçamentos definidos - sem precisar solicitar autorização para cada compra que eles precisarem realizar.

Essas despesas podem ser das mais diversas, indo desde gastos com viagens até despesas para o escritório ou ajuda de custo para o combustível, por exemplo.

Outra comodidade ao solicitar um cartão para funcionários é que hoje já existem empresas especializadas - como a Payfy - que permitem a utilização de mais de um tipo de cartão (como veremos a seguir) além de contar com o próprio software de gestão - chega de burocracia bancária!

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Tipos de cartão para funcionários

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Cartão corporativo de crédito ou pré-pago

Aqui não tem mistério! Assim como os cartões de uso pessoal, é possível que a empresa obtenha cartões de crédito ou pré-pago para os funcionários.

Mas qual a diferença entre pós-pago e pré-pago? O cartão corporativo pós-pago (de crédito) permite que os funcionários realizem compras até um limite pré-definido e o valor total é cobrado na fatura mensal da empresa, que paga posteriormente. Já o cartão pré-pago precisa ser carregado antecipadamente com um saldo específico; as compras só podem ser feitas até o valor disponível, trazendo mais controle e evitando gastos além do planejado. Para uma comparação detalhada entre os dois modelos, confira a análise da Serasa.

Contudo, quando solicitado através de instituições bancárias, é comum que diferentes cartões sejam atrelados a uma única conta, gerando muitos problemas no processo de gestão de despesas.

O ideal é que a empresa tenha a opção de cartão de crédito individual com software de gestão para seus funcionários. Assim, é possível gerir cada cartão individualmente, permitindo que seu time financeiro tenha controle em tempo real dos gastos e respectivos responsáveis.

Cartão virtual corporativo

Se sua empresa conta com muitos funcionários e/ou realiza grande parte das despesas online, essa é outra opção que vem se destacando muito.

Esses cartões existem apenas online, mas funcionam da mesma forma e possuem as mesmas informações de um cartão físico: número do cartão, data de validade e código CVV.

Um cartão virtual pode ser criado e excluído a qualquer momento.

Substitua cartões de benefício (alimentação, combustível, etc.) pelo cartão corporativo

Além das despesas relacionadas aos respectivos cargos, o cartão para funcionários vem ganhando espaço nas empresas pela sua facilidade de gestão, afinal, toda equipe financeira deseja se livrar das notinhas, relatórios de reembolso e focar em outras funções.

Portanto, sua empresa pode substituir o vale-alimentação, vale-transporte ou vale-combustível - e outros benefícios - pelas opções de cartão citadas acima.

Além das opções tradicionais de vale-alimentação, vale-transporte ou vale-combustível, muitas empresas hoje recorrem aos chamados cartões multibenefícios. Esses cartões permitem reunir diferentes benefícios em um único cartão físico ou digital, trazendo mais praticidade tanto para o RH quanto para os colaboradores. No entanto, mesmo os cartões multibenefícios costumam ser limitados ao uso para benefícios específicos, enquanto um cartão corporativo completo integra despesas de viagem, alimentação, combustível e outros gastos de trabalho em uma única solução inteligente. Saiba mais sobre cartões multibenefícios em este artigo da Exame. Por isso, adotar um cartão corporativo unificado — como oferecido pela Payfy — simplifica ainda mais a gestão e oferece autonomia total ao time.

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Por que sua empresa deve incentivar o uso do cartão para funcionários?

Incentivar o uso do cartão para funcionários traz diversas vantagens para sua empresa e seu time. Veja como essa ferramenta pode transformar a rotina financeira:

• Elimine reembolsos demorados e processos manuais – o pagamento acontece diretamente no cartão corporativo.
• Defina limites e regras claras para cada colaborador, garantindo controle e previsibilidade sobre os gastos.
• Ganhe visibilidade em tempo real das despesas, facilitando o acompanhamento e a tomada de decisões rápidas.
• Aumente a autonomia e confiança dos colaboradores, tornando os processos financeiros mais ágeis e produtivos.

Essa simples pergunta é a mesma que ouvi de outras empresas e que nos fez começar a Payfy. A nossa resposta é: dê autonomia aos seus colaboradores, ao mesmo tempo que utiliza ferramentas para automatizar e otimizar os processos financeiros da sua empresa.

Notamos que independente do setor, cada colaborador precisa ter acesso aos recursos certos para fazer bem o seu trabalho.

Esses recursos podem ser também tempo e conhecimento, mas geralmente o dinheiro está envolvido e por isso que seu time financeiro precisa das ferramentas certas para gerenciá-los.

cada colaborador recebe um cartão da empresa para gerenciar suas despesas, esses cartões já vêm combinados com nosso software e, claro, aplicamos uma política de gastos simples.

Esses cartões dão a todos os Payfyers autonomia, além de garantir facilidade para os nossos time financeiro, pois através do software de gestão integrado os líderes podem acompanhar todos os gastos em tempo real através do nosso aplicativo!

Alguns princípios por trás da política de gastos corporativos na Payfy

Não vemos nossa política de despesas como algo rígido. Preferimos regras breves e simples. Elas servem como diretrizes. A equipe entende o que pode ou não fazer. Os colaboradores realizam as despesas seguindo essas orientações.

Nossas regras para uso do cartão seguem o princípio de liberdade com responsabilidade. Isso faz parte dos valores centrais da empresa.

Queremos que todos na equipe tomem decisões pensando no melhor para a empresa. Os colaboradores têm autonomia para agir de forma responsável.

Quando temos uma boa cultura organizacional dentro da empresa a missão, os valores e a visão são frequentemente reforçados e, consequentemente, também temos uma empresa cada vez mais alinhada e próspera.

Portanto, trouxe alguns dos princípios que norteiam a política de gastos da Payfy:

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1. Ensine seus colaboradores a gastar com inteligência dentro do orçamento

Como startup, temos uma mentalidade empreendedora em relação aos gastos da empresa e esperamos que nossas equipes garantam que cada real seja investido de forma inteligente.

• Não precisamos cortar o que é essencial.
• Precisamos apenas gastar com eficiência.

Por exemplo, na compra de uma passagem, esperamos que nossos colaborares optem por fazer uma viagem de avião às 07:00 da manhã, e que está por metade do preço, ao invés de um voo que sai às 09:00 no preço de costume.

Portanto, quando for razoável, queremos que as pessoas considerem alternativas mais econômicas. Esta é uma questão de julgamento pessoal.

Não podemos oferecer orientação sobre as decisões precisas que os colaboradores devem tomar em cada cenário, mas esperamos que eles tenham bom senso e sigam os limites para cada categoria dentro dos orçamentos.

2. Ensine seus colaboradores a gerenciar com cabeça de dono

Na Payfy, reconhecemos todos os nossos colaboradores como proprietários do negócio. Por isso que damos a todos autonomia para fazer as escolhas certas, ao mesmo tempo que garantimos que sejam responsáveis por essas escolhas.

Esta é a principal razão pela qual cada membro da equipe recebe um cartão, porque os proprietários precisam fazer as compras da empresa.

Pois se qualquer decisão sobre despesas for inaceitável, a administração informará os envolvidos através de feedbacks e tomará as ações necessárias. Isso vale desde as situações básicas às situações mais graves, como fraude.

Portanto, toda política ou diretriz de gasto deve garantir que as decisões dos funcionários sejam tomadas tendo em vista a missão, a visão, os valores e os interesses da empresa – ensinados previamente - assim como, pré-estipular as possíveis punições necessárias para cada tipo de infração da política de gastos.

Ou seja, os colaboradores precisam ser capazes de explicar por que uma despesa atende aos melhores interesses da empresa.

Afinal, se nossos colaboradores são donos do escopo de seu trabalho e estão comprometidos com o sucesso da empresa, eles naturalmente tomarão decisões inteligentes.

3. Confiança é nossa configuração padrão

Confiamos em nosso pessoal e os capacitamos para tomar suas próprias decisões sobre despesas comerciais, contudo, ainda exercemos um certo controle e supervisão.

É por isso que registramos em nosso software as despesas comerciais realizadas, dessa forma, toda a nossa equipe possui acesso para ver quanto foi gasto e quem gastou.

Também conduzimos auditorias de tempos em tempos para garantir que tudo esteja em ordem.

É disso que se trata a boa gestão de despesas corporativas: confiança equilibrada com supervisão e transparência.

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Cada empresa é diferente, crie suas diretrizes

Quando falamos de despesas corporativas, existem alguns conceitos que devem estar presentes em todas as empresas, como:

• responsabilidade;
• autonomia;
• controle.

Esses pontos sempre serão relevantes. No entanto, cada empresa é diferente, por isso que cada uma precisa definir suas próprias regras de acordo com as próprias necessidades.

Por exemplo, sem o nosso software de gestão Payfy – que, claro, utilizamos por aqui -, nossa abordagem direta de liberdade com responsabilidade poderia não funcionar da forma que gostaríamos.

Portanto, se uma empresa não tiver esses controles, pode ser mais apropriado manter as despesas centralizadas no departamento financeiro – da forma old school.

Podemos dar autonomia às pessoas porque todos os pagamentos são rastreados e podemos definir limites a qualquer momento. Caso não tivéssemos essa capacidade, não seríamos capazes de administrar a empresa da maneira que desejamos.

Decidir quanta confiança estender a seus colaboradores pode ser uma pergunta complexa e difícil de responder. Se você tem um grupo de pessoas dedicado e maduro, então nosso modelo hands-off deve funcionar para você.

Infelizmente, nem todas as empresas podem dizer isso... Mas todas elas podem aprender a inovar seus processos, mentalidade e trilhar um caminho para essa realidade.

Como funciona o cartão corporativo para funcionários?

1. Solicitação e criação do cartão: O time financeiro solicita a emissão de um cartão corporativo físico ou virtual para o colaborador dentro da plataforma Payfy, definindo limites e regras de uso.
2. Configuração de políticas: São estabelecidas políticas de gastos, categorias permitidas, limites de valor e períodos de uso, tudo integrado ao software de gestão Payfy.
3. Distribuição ao colaborador: O cartão é entregue ao funcionário (físico ou virtual, conforme a necessidade) e ativado para uso imediato.
4. Realização de despesas: O colaborador utiliza o cartão para despesas corporativas autorizadas, como viagens, refeições ou compras online, seguindo as diretrizes da empresa.
5. Acompanhamento em tempo real: Todos os gastos são registrados automaticamente no sistema Payfy, permitindo acompanhamento instantâneo pelo próprio colaborador e pelo time financeiro.
6. Envio de comprovantes: Após cada gasto, o colaborador anexa o comprovante diretamente no aplicativo Payfy, facilitando a conciliação e eliminando papéis.
7. Fechamento da fatura: Ao final do período, a fatura é consolidada pelo sistema, detalhando todas as transações e já categorizada para facilitar o fechamento contábil.
8. Automação e integração: O sistema Payfy integra todas as informações ao ERP e relatórios financeiros da empresa, acelerando fechamento e auditoria.

Esse processo torna a gestão de despesas muito mais eficiente, transparente e segura, tanto para o colaborador quanto para a empresa.

Conclusão: automatizar a gestão de despesas corporativas é urgente

Começamos a Payfy para resolver um problema persistente: gerenciar despesas corporativas é uma perda de tempo para pessoas com coisas muito melhores para fazer.

Então vimos que nossas soluções de gerenciamento de gastos resolvem esses problemas.

Com cartões pré-pagos e cartões virtuais, as empresas têm uma vantagem real quando se trata de classificar suas despesas e podem dedicar mais tempo às atividades importantes.(Fonte: Banco Central) (Relatório ABFintechs 2024)

Neste post, mostrei como lidamos com as despesas aqui na Payfy, mantendo apenas um convite à marca e incluindo um ponto de prova quantitativo para esclarecer os ganhos de tempo e organização.

Portanto, se você já entendeu que é uma boa ideia dar um cartão para os seus funcionários, te convido para ler o nosso conteúdo completo sobre Conciliação de cartão de crédito: guia para uma contabilidade eficaz na sua empresa.

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Espero que o conteúdo tenha lhe ajudado de alguma forma. Até a próxima leitura!

André Apollaro

Founder & CEO da Payfy

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