Toda empresa de sucesso precisa de registros financeiros limpos, afinal, uma boa contabilidade não visa apenas a prosperidade de um negócio, mas também a conformidade fiscal e legal.
No entanto, a gestão de despesas com cartão corporativo pode ser uma tarefa trabalhosa que consome tempo precioso da empresa. Assim, o que parece algo simples, acaba gerando muito sofrimento para as equipes financeiras no final de todos os meses.
Por isso, para te ajudar a tornar a sua empresa mais eficiente, neste artigo vamos destrinchar os seguinte tópicos:
- Como funciona a conciliação de despesas com cartão corporativo;
- Por que ela é tão importante para a contabilidade;
- Principais problemas da conciliação manual;
Além disso, também vamos mostrar uma solução simples e elegante para driblar esses problemas para sempre.
O que é conciliação de despesas com cartão corporativo?
A conciliação de despesas com cartão corporativo é o processo que o setor financeiro e contadores realizam para garantir que as transações em um extrato de cartão correspondam às despesas do livro contábil da empresa.
Dessa forma, para uma contabilidade eficaz e precisa, as empresas devem confirmar se todas as transações realmente ocorreram conforme o planejado e se elas podem ser comprovadas com recibos de pagamento.
Ou seja, os contadores comparam os extratos dos cartões corporativos da empresa com o livro contábil. Assim, se cada um dos pagamentos do livro contábil corresponde a um do extrato, o livro está correto e poderá ser fechado.
Contudo, se partes do livro contábil não correspondem ao que está no extrato do cartão, o contador precisa descobrir quem fez os supostos pagamentos e o que causou essa discrepância.
O fechamento financeiro ocorre mensalmente, com fechamentos maiores no final de cada trimestre e ano. Dessa forma, qualquer discrepância mensal não corrigida está destinada a se acumular e eventualmente aparecer no fechamento trimestral ou anual.
Receitas vs despesas
Podemos dizer que a conciliação do cartão corporativo afeta dois aspectos do negócio: as receitas e as despesas.
Se sua empresa aceita pagamentos com cartão de crédito de clientes, você precisa comparar os valores recebidos em sua conta com extratos de seu processador de pagamentos.
Porém, neste post, estamos abordando apenas o lado das despesas corporativas, de funcionários e da empresa como um todo, ou seja, transações feitas por sua equipe para comprar bens ou serviços necessários para as operações diárias.
Os princípios das receitas e despesas são bastante semelhantes, mas neste conteúdo queremos nos concentrar nos desafios relacionados aos cartões corporativos (despesas).
Por que a conciliação de despesas é tão importante?
Geralmente, o livro contábil de uma empresa lista todas as transações que ocorreram durante um determinado período. Os contadores usam a contabilidade geral junto com os balanços e declarações de renda para mostrar o quão financeiramente saudável é a empresa.
Porém, em teoria, um contador desonesto poderia listar qualquer pagamento de qualquer quantia no livro contábil, com o interesse de camuflar uma má gestão ou até mesmo o desvio de recursos.
Por isso, a conciliação usa outras evidências documentais para provar que o livro contábil é verdadeiro. Para isso, os contadores usam registros bancários, recibos e extratos de cartão para verificar que cada transação é de fato autêntica.
Isso é ainda mais importante durante uma auditoria, na qual um auditor precisa comprovar que todas as entradas e saídas são autênticas. Sem essa prova, a empresa pode ser reprovada em uma auditoria e perder investimentos ou até enfrentar problemas legais.
Por que conciliar despesas com cartão corporativo pode ser difícil
Em um mundo utópico, o livro contábil e os extratos de cartões corporativos se relacionam perfeitamente. O contador rapidamente verifica se tudo está alinhado e fecha os livros. Ou melhor ainda, um software de automação contábil faria isso por ele.
No entanto, a vida nem sempre é tão fácil. Aqui estão algumas das principais causas de problemas na hora de conciliar as despesas com cartão corporativo:
- Cartões corporativos compartilhados por múltiplos funcionários;
- Falta de envio dos comprovantes fiscais;
- Fraudes financeiras.
O problema mais básico com os cartões corporativos é a maneira como eles normalmente são usados. Na maioria das empresas, eles são transmitidos de forma bastante casual e compartilhada, tornando o controle financeiro complicado e manual.
Recibos de papel
Depender de papel físico geralmente é um mau sinal. Mas, para cartões corporativos, é um documento essencial que se perde facilmente entre o pagamento e o processo de prestação de contas.
A maioria das pessoas os mantém em sua carteira por um ou dois meses até enviá-los para o financeiro, amassados e sujos. Para piorar tudo, a tinta utilizada nos recibos atuais não é muito resistente, e acaba se apagando sozinha depois de algum tempo.
Diversos dados
Métodos de pagamento separados significam fontes de dados separadas, consequentemente, isso também significa que quando surgem problemas vão existir mais lugares para o financeiro checar.
Veja um exemplo de assinaturas de software: você recebe uma fatura do fornecedor, que vai para o seu sistema de contas a pagar. Então, o pagamento é feito via cartão corporativo, com recibo correspondente.
Logo, você tem o extrato do cartão de crédito que mostra que o pagamento foi feito.
Todos os três documentos (fatura, recibo e extrato) devem corresponder, contudo, quando um está faltando, o financeiro precisa entrar em modo de detetive para se proteger dos auditores.
Agora imagine isso em uma empresa com dezenas de funcionários…
Falta de clareza nas datas de declaração
Essa é uma das peculiaridades do sistema bancário clássico que já deveríamos ter resolvido.
Normalmente, você fecha os livros no final de um determinado período, mas os extratos de cartão costumam ser emitidos algum tempo depois do final de cada mês. O que empurra todo o processo de reconciliação de volta e o força a esperar para fechar os livros.
O problema aqui é que você fica dependendo de documentos importantes de terceiros – a operadora do cartão de crédito – e por alguma razão, os bancos e provedores de cartão simplesmente não melhoraram esse processo para os clientes.
Então, essas são as desvantagens do sistema sob o qual você provavelmente está vivendo hoje. Confira abaixo como subir de nível!
Conciliação eficiente de cartão de crédito
O que vamos mostrar agora é uma espécie de “hack”. Porque a melhor maneira de superar a difícil conciliação de cartão corporativo é evitar cartões corporativos por completo.
Mas calma, isso não significa trabalhar com reembolsos de despesas ou fazer tudo por transferência!
Em vez disso, você precisa de algo que funcione exatamente como um cartão de crédito, mas específico para equipes de finanças e empresas modernas, o que o tornará um cartão para contabilidade.
Por isso, recomendamos os cartões pré-pagos para funcionários. E aqui estão quatro razões para a sua empresa aderir a esse método:
1. Um cartão por usuário
O cartão de crédito corporativo compartilhado não é apenas ineficiente, é um risco de segurança. Muitos usuários tornam quase impossível saber exatamente quem está gastando o quê.
Portanto, a resposta óbvia é que cada usuário tenha seu próprio cartão. Só que isso também é muito arriscado – se todos tiverem acesso ao crédito, você pode facilmente se encontrar com uma fatura gigante no final do mês.
Por outro lado, os cartões pré-pagos de funcionários são atribuídos a usuários individuais e com limites individuais.
Os gerentes (ou apenas o CFO, se preferir) têm total controle desses cartões e podem aprovar compras específicas e alterar limites para indivíduos ou equipes como um todo.
Assim, cada pagamento é registrado em tempo real e você sempre sabe quem está gastando.
2. Capture recibos pelos smartphones
Já vimos como os recibos do cartão corporativo podem causar estragos na hora do fechamento. Isso ocorre porque eles são enviados muito tempo depois da transação e são de papel.
No entanto, os cartões para funcionários modernos vêm com um aplicativo móvel que permite aos membros da equipe tirar uma foto do recibo logo após a compra. Assim, você tem o documento muito antes de ele se perder ou danificar.
Além disso, se eles esquecerem de bater a foto e anexá-la, podem ser notificados por e-mail ou pelo próprio aplicativo. Isso faz com que 97% das despesas sejam coletadas de forma completa.
3. Extratos do cartão em tempo real
Vimos acima como pode ser frustrante trabalhar com extratos atrasados de cartão corporativo. Em vez disso, você pode ter todos os gastos do cartão em um painel, atualizado e disponível a qualquer hora que desejar.
Dessa forma,você vê quem fez e aprovou cada pagamento, o fornecedor, o recibo e até a justificativa dada pelo gastador. A ideia de “perseguir” pagamentos misteriosos foi quase completamente esquecida.
4. Reconciliação automatizada
Então, o papel deve sumir de seus processos financeiros. E os cartões pré-pagos modernos tornam isso possível. Os detalhes do pagamento são enviados digitalmente, assim como recibos e outros documentos importantes.
Mas, a vantagem ainda maior é que você pode automatizar o processo de conciliação quase que totalmente.
O software de gestão financeira relaciona e categoriza os gastos e uma simples exportação os envia para sua ferramenta de contabilidade preferida.
Ou seja, não há necessidade de consultar planilhas linha por linha ou segurar um extrato de cartão de papel próximo à tela do computador. O software compara os dados do cartão ao livro contábil, destaca duplicatas e inconsistências e economiza dias de trabalho no processo.
Adeus conciliação old school!
Em suma, vimos como a conciliação de despesas com cartão corporativo pode ser um fardo para as equipes financeiras. No entanto, as verdadeiras causas são ferramentas antiquadas e inadequadas, e não os processos em si.
Os bancos não oferecem os cartões flexíveis e fáceis de usar que você costuma usar em casa. Eles ainda adoram enviar documentos de papel e atualizações de status imprevisíveis.
O que significa que todo o seu software de automação moderno estará sempre um passo atrás.
A Payfy é uma empresa que busca otimizar e inovar a forma como a gestão de despesas corporativas é realizada. Nossos cartões não só trazem uma opção nova de cartão pré-pago como também disponibilizam um software de gestão inteligente para o seu time.
Além de facilitar a conciliação de despesas com cartão corporativo e evitar fraudes, o sistema de gestão integrado traz facilidade para o acompanhamento diário desses gastos. Algumas das nossas principais funções incluem:
- alteração de limites em tempo real;
- criação de cartões físicos e virtuais;
- acompanhamento de gastos em tempo real;
- anexação de comprovantes das despesas comerciais através do próprio aplicativo;
- exportação de relatório e integração com ERP’s via API.
Quer otimizar a gestão de despesas com cartão corporativo da sua empresa? Confira nosso conteúdo completo: ERP Expenses: como integrar a função de gestão de despesas corporativas no ERP da sua empresa.
Obrigado pela sua companhia e até a próxima leitura!
Founder & CEO da Payfy
