Toda empresa de sucesso precisa de registros financeiros limpos, afinal, uma boa contabilidade não visa apenas a prosperidade de um negócio, mas também a conformidade fiscal e legal.
No entanto, a gestão de despesas com cartão corporativo pode ser uma tarefa trabalhosa que consome tempo precioso da empresa. Assim, o que parece algo simples, acaba gerando muito sofrimento para as equipes financeiras no final de todos os meses.
Por isso, para te ajudar a tornar a sua empresa mais eficiente, neste artigo vamos destrinchar os seguinte tópicos:
- Como funciona a conciliação de despesas com cartão corporativo;
- Por que ela é tão importante para a contabilidade;
- Principais problemas da conciliação manual e como resolvê-los com IA Financeira.
Além disso, também vamos mostrar uma solução simples e elegante para driblar esses problemas para sempre. Boa leitura!
O que é Conciliação de Despesas com Cartão Corporativo?
A conciliação de despesas com cartão corporativo é o processo que o setor financeiro e contadores realizam para garantir que as transações em um extrato de cartão correspondam às despesas do livro contábil da empresa.
Dessa forma, para uma contabilidade eficaz e precisa, as empresas devem confirmar se todas as transações realmente ocorreram conforme o planejado e se elas podem ser comprovadas com recibos de pagamento.
Ou seja, os contadores comparam os extratos dos cartões corporativos da empresa com o livro contábil. Assim, se cada um dos pagamentos do livro contábil corresponde a um do extrato, o livro está correto e poderá ser fechado.
Contudo, se partes do livro contábil não correspondem ao que está no extrato do cartão, o contador precisa descobrir quem fez os supostos pagamentos e o que causou essa discrepância.
O fechamento financeiro ocorre mensalmente, com fechamentos maiores no final de cada trimestre e ano. Dessa forma, qualquer discrepância mensal não corrigida está destinada a se acumular e eventualmente aparecer no fechamento trimestral ou anual.
Receitas vs despesas
Podemos dizer que a conciliação do cartão corporativo afeta dois aspectos do negócio: as receitas e as despesas.
Se sua empresa aceita pagamentos com cartão de crédito de clientes, você precisa comparar os valores recebidos em sua conta com extratos de seu processador de pagamentos.
Porém, neste post, estamos abordando apenas o lado das despesas corporativas, de funcionários e da empresa como um todo, ou seja, transações feitas por sua equipe para comprar bens ou serviços necessários para as operações diárias.
Os princípios das receitas e despesas são bastante semelhantes, mas neste conteúdo queremos nos concentrar nos desafios relacionados aos cartões corporativos (despesas).
Por que a Conciliação de Despesas é tão importante?
Geralmente, o livro contábil de uma empresa lista todas as transações que ocorreram durante um determinado período. Os contadores usam a contabilidade geral junto com os balanços e declarações de renda para mostrar o quão financeiramente saudável é a empresa.
Porém, em teoria, um contador desonesto poderia listar qualquer pagamento de qualquer quantia no livro contábil, com o interesse de camuflar uma má gestão ou até mesmo o desvio de recursos.
Por isso, a conciliação usa outras evidências documentais para provar que o livro contábil é verdadeiro. Para isso, os contadores usam registros bancários, recibos e extratos de cartão para verificar que cada transação é de fato autêntica.
Isso é ainda mais importante durante uma auditoria, na qual um auditor precisa comprovar que todas as entradas e saídas são autênticas. Sem essa prova, a empresa pode ser reprovada em uma auditoria e perder investimentos ou até enfrentar problemas legais.
Por que Conciliar Despesas com Cartão Corporativo Pode Ser Difícil (e como a IA Resolve Isso)
O que torna a conciliação de despesas com cartão corporativo um desafio para muitas empresas? Os problemas são recorrentes e bem conhecidos:
- Cartões Compartilhados e Falta de Responsabilização: em muitos modelos tradicionais, um único cartão é usado por vários funcionários, dificultando a rastreabilidade e a atribuição de responsabilidade por cada gasto.
- Perda e Acúmulo de Recibos Físicos: o cenário é clássico: funcionários guardam pilhas de recibos no fim do mês, muitos deles ilegíveis, rasurados ou simplesmente perdidos. Isso gera um retrabalho enorme para o financeiro.
- Dados Dispersos e Inconsistentes: informações de diferentes fontes (extratos bancários, comprovantes de papel, planilhas avulsas) raramente “conversam” entre si, resultando em dados fragmentados e inconsistentes.
- Datas de Declaração vs. Datas de Lançamento: a divergência entre quando um gasto é feito e quando ele é reportado no extrato ou sistema contábil cria lacunas e atrasos na conciliação.
- Processos Manuais Suscetíveis a Erros: a digitação manual e a comparação visual são inerentemente propensas a falhas humanas, gerando retrabalho e imprecisão.
É aqui que a Inteligência Artificial entra em cena como a solução definitiva.
A IA não apenas automatiza, mas valida e cruza dados em tempo real com uma precisão impossível para métodos manuais. Por exemplo:
- Automação da Captura: agentes de IA podem ler e digitalizar recibos (via OCR), extraindo automaticamente informações cruciais como valor, data, fornecedor e categoria, eliminando a digitação manual e a perda de comprovantes.
- Validação Inteligente: a IA pode cruzar instantaneamente os dados de uma transação com as políticas de gastos da empresa, sinalizando desvios, gastos excessivos ou tentativas de fraude antes mesmo que a despesa seja consolidada.
- Categorização Automática e Aprendizado: com algoritmos inteligentes, a IA categoriza automaticamente as despesas, aprendendo com o tempo e refinando a classificação, garantindo consistência e acelerando o fechamento contábil.
- Detecção de Fraudes e Anomalias: ao analisar padrões de gastos e comportamentos, a IA é capaz de identificar anomalias e tentativas de fraude em tempo real, bloqueando ou alertando sobre transações suspeitas.
- Consolidação de Dados: a IA integra dados de diferentes fontes em uma única plataforma, proporcionando uma visão 360 graus e eliminando a dispersão de informações.
Com a IA, a conciliação de despesas se torna um processo proativo, transparente e praticamente livre de erros, liberando o time financeiro para análises mais estratégicas.
Conciliação Eficiente de Cartão Corporativo: O “Hack” da Inovação com IA
O que vamos mostrar agora é uma espécie de “hack”. Porque a melhor maneira de superar a difícil conciliação de cartão corporativo é evitar cartões corporativos por completo.
Mas calma, isso não significa trabalhar com reembolsos de despesas ou fazer tudo por transferência!
Em vez disso, você precisa de algo que funcione exatamente como um cartão de crédito, mas específico para equipes de finanças e empresas modernas, o que o tornará um cartão para contabilidade.
Por isso, recomendamos os cartões pré-pagos para funcionários. E aqui estão quatro razões para a sua empresa aderir a esse método:
1. Um Cartão por Usuário com Controle Centralizado: Foco no controle individual e como a IA otimiza a análise de gastos
Esqueça o cartão corporativo compartilhado. Com a Payfy, cada colaborador recebe seu próprio cartão pré-pago corporativo, seja físico ou virtual. Isso garante que cada gasto seja atribuído a um responsável específico, eliminando a confusão e aumentando a responsabilização.
A IA, neste cenário, otimiza a análise de gastos individuais. Ela pode monitorar padrões, identificar comportamentos de consumo atípicos e sinalizar potenciais otimizações ou desvios em tempo real. O financeiro mantém o controle centralizado, mas com granularidade incomparável sobre cada despesa.
2. Capture Recibos pelos Smartphones com Inteligência: Destacar a captura digital e como a IA atua na validação automática
A era da papelada e dos recibos perdidos chegou ao fim. Com o aplicativo Payfy, o colaborador simplesmente captura o recibo da despesa pelo smartphone no momento da compra. A IA atua imediatamente na validação automática:
- Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR): A IA lê os dados do recibo, extraindo valor, data, tipo de despesa e fornecedor com alta precisão.
- Validação Cruzada: As informações do recibo são automaticamente comparadas com a transação no cartão e com a política de gastos da empresa. Qualquer inconsistência é sinalizada.
- Anexação Inteligente: O comprovante digitalizado é automaticamente anexado à transação, criando um registro completo e auditável.
Isso elimina o trabalho manual de digitação, minimiza erros e garante que todos os comprovantes estejam onde deveriam estar, no momento certo.
3. Extratos do Cartão em Tempo Real (Com Análise Inteligente): Enfatizar a visibilidade imediata e como a IA permite análises preditivas
Uma das maiores dores de cabeça da conciliação manual é a demora na obtenção dos dados. Com a Payfy, você tem visibilidade imediata das despesas. As transações dos cartões pré-pagos são lançadas em tempo real no software de gestão de despesas.
Mas a inovação vai além da visibilidade. A IA entra em ação para permitir análises preditivas. Ao ter acesso a dados em tempo real, a inteligência artificial pode:
- Identificar tendências: Antecipar picos de gastos ou áreas onde o orçamento pode estar sob pressão.
- Projetar cenários: Simular diferentes situações e seus impactos no fluxo de caixa.
- Alertar sobre desvios: Notificar os gestores sobre gastos que excedem limites ou fogem do padrão, permitindo ação corretiva imediata.
Essa agilidade no acesso e na análise de dados é fundamental para uma gestão proativa.
4. Reconciliação Automatizada com o Apoio da IA: Detalhar a automação do software, categorização inteligente e como a IA aprende com o tempo
O ponto alto da inovação é a reconciliação automatizada. O software de gestão de despesas da Payfy, impulsionado pela IA, faz o “trabalho sujo” por você:
- Correspondência Automática: as transações do cartão são automaticamente pareadas com os recibos capturados.
- Categorização Inteligente: baseada na IA, a categorização de despesas é feita de forma autônoma e precisa, aprendendo e refinando-se com o uso contínuo.
- Identificação de Discrepâncias: o sistema sinaliza automaticamente qualquer discrepância, transação sem comprovante ou gasto fora da política, direcionando a atenção do time financeiro apenas para as exceções que realmente precisam de intervenção humana.
- Fechamento Ágil: com a automação, o tempo gasto com o fechamento mensal é drasticamente reduzido, liberando a equipe para focar em análises estratégicas e na otimização de custos.
A IA, neste contexto, não substitui o humano, mas o potencializa, assumindo as tarefas repetitivas e garantindo uma conciliação de alta qualidade.
Adeus Conciliação Old School: Bem-vindo à Era da Contabilidade Inteligente com a Payfy!
O verdadeiro problema da gestão de despesas com cartão corporativo nunca foram os processos em si, mas sim as ferramentas antiquadas que os tornavam ineficientes e dolorosos. A boa notícia é que você não precisa mais depender delas.
A Payfy é a solução completa que otimiza a gestão de despesas corporativas, combinando a praticidade dos cartões pré-pagos com um software inteligente de gestão financeira. Com a Payfy, sua empresa ganha:
- Controle de Limites em Tempo Real: Defina e ajuste limites de gastos por usuário ou por categoria, em tempo real, garantindo total conformidade com a política interna da empresa.
- Cartões Físicos e Virtuais: Ofereça flexibilidade aos seus colaboradores com opções de cartões para compras presenciais e online, tudo integrado na mesma plataforma.
- Acompanhamento de Gastos Detalhado: Tenha uma visão clara de cada despesa, com categorização personalizada e dados centralizados para uma análise profunda.
- Anexação de Comprovantes Simplificada: Colete recibos de forma eficiente e digital, eliminando a papelada e garantindo a rastreabilidade de cada transação.
- Exportação de Relatórios Completos: Gere relatórios financeiros detalhados e personalizados com facilidade, facilitando o fechamento contábil e as auditorias.
- Integração com ERPs via API: Centralize todas as suas informações financeiras, integrando a Payfy de forma fluida com os seus sistemas ERP já existentes, como o SAP ou Oracle, otimizando o fluxo de dados e eliminando silos de informação.
É hora de deixar para trás a complexidade da conciliação manual e abraçar a eficiência que a tecnologia oferece. A Payfy transforma a forma como sua empresa gerencia e concilia suas despesas com cartão corporativo, proporcionando agilidade, segurança e inteligência para suas finanças.
Transforme sua gestão financeira com a Payfy! Saiba como integrar a Payfy ao seu ERP e eleve sua gestão de despesas a um novo nível.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
