Veja o melhor método para fazer o controle de recibos corporativos e como novas ferramentas fazem diferença na gestão de gastos empresariais
Fazer o controle financeiro de uma empresa não é fácil; precisamos montar orçamentos para cada setor, aprovar gastos adicionais, controlar os recibos, fechar os balanços do mês, e já começar os orçamentos do mês seguinte…
Para piorar as coisas, todos esses processos são interdependentes, ou seja: se a etapa anterior não estiver finalizada corretamente não podemos começar a etapa seguinte.
E dentro das etapas do controle financeiro, a coleta de recibos é o ponto mais problemático para a maioria das equipes. Isso acontece porque as empresas não estabelecem regras claras e práticas para esta coleta, e os recibos acabam perdidos.
Pensando nisso, criamos este post para esclarecer a melhor forma de fazer esse controle de recibos na sua empresa. Vem com a gente!
Perdi meu recibo!
Quando os seus funcionários pagam por coisas no trabalho, muitas vezes eles se esquecem de guardar o comprovante fiscal ou o confundem com outra notinha, ou guardam certo mas a tinta do comprovante se apaga…
Essa falta de organização gera muito retrabalho, porque quando o recibo se perde: as equipes financeiras e os funcionários precisam perder horas para esclarecer e comprovar que cada gasto realizado era de fato válido.
Mas não se trata apenas de uma perda de tempo precioso, o controle de recibos é realizado por dois motivos:
- Garantir que os gastos realizados foram programados e são válidos;
- Mapear todos os gastos para posterior análise estratégica.
Assim, as empresas que são desorganizadas com seus recibos, além de perder tempo precioso, perdem também a capacidade de mapear efetivamente seus gastos.
Portanto, registrar e monitorar gastos de maneira eficiente é essencial para todos os negócios, apesar de ser um verdadeiro desafio!
Qual o melhor método de controle de recibos?
Para garantir que todos os recibos de despesas sejam coletados, de forma fácil e rápida, devemos permitir que os funcionários “salvem” o recibo no momento da compra. Dessa forma, não há o risco do recibo se perder.
Mas como realizar esse arquivamento em tempo real? É simples, basta usar um aplicativo!!
Aplicativos de controle de despesas empresariais
Os aplicativos para controle de despesas empresariais geralmente são acessados via celular ou desktop, tendo facilidade para de integrar-se a outros softwares já utilizados pela empresa.
Normalmente, esses aplicativos permitem que o controle de despesas seja feito pelos funcionários (com diversas funcionalidades) e também pela liderança (que pode controlar em tempo real o que está sendo gasto e como).
Independente do tipo de empresa e tipos de gastos, o aplicativo de controle faz a gestão do recibos automaticamente, e gera relatórios – facilitando o dia a dia dos colaboradores.
No caso da Payfy, nosso aplicativo de controle de despesas vem com as funcionalidades mais modernas, facilidade de uso e suporte técnico para garantir os resultados mesmo durante imprevistos.
Você também pode utilizar o aplicativo para reembolsar os funcionários pelos gastos realizados com dinheiro próprio.
Esses reembolsos serão baseados em fotos de recibos enviados pelos funcionários e gerenciados por você por meio do aplicativo.
Se preferir não gastar tempo reembolsando funcionários, você deve procurar um cartão de crédito ou pré-pago, integrado no mesmo aplicativo.
Mas como funciona o aplicativo da Payfy?
Conforme falamos, o solução de gerenciamento de gastos da Payfy vem com um aplicativo próprio, e configurá-lo é super simples:
- O gestor financeiro define as regras gerais de gastos para a empresa: (limites de gastos por funcionário, por time e por categoria de despesa). Então ele define também uma quantidade valor máximo de recibos atrasados que podem ser acumulados, e o número de dias para antes que o um gasto sem recibo seja considerado atrasado;
- Os funcionários utilizam os recursos disponíveis dose cartões físicos e virtuais normalmente;
- Quando chega na data limite, todos os funcionários são lembrados das regras de gastos;
- Se um gastador acumular muitos pagamentos injustificados e não seguir as regras, seus cartões serão bloqueados pelo seu gestor até que ele coloque seus recibos em dia.
E o melhor disso tudo? Você pode acompanhar facilmente suas configurações em tempo real, no painel de controle do aplicativo!
Resultados reais: mais receita, mais rápido
Ouvimos muitos de nossos clientes nossos para desenvolver essa funcionalidade e os comentários são muito positivosbons! Vejamos alguns dos benefícios:
- Em média, nossos clientes atingem 96% de sucesso na coleta de comprovantes de gastos comerciais;
- Os comprovantes são enviados 2 vezes mais rápido;
- O departamento financeiro tem visão em tempo real dos gastos que estão acontecendo;
O usuário pode fazer o upload de seu recibo instantaneamente e em qualquer lugar com o aplicativo móvel. Essa solução é altamente recomendada para os viajantes de plantão.
No momento em que o funcionário paga com o cartão da Payfy, uma notificação automática o convida a tirar uma foto de seu comprovante quando ainda tiver o pequeno pedaço de papel em mãos.
O aplicativo móvel irá recortar automaticamente o recibo para obter uma imagem limpa e associá-lo ao pagamento correto, graças a tecnologia de reconhecimento de imagem OCR, e basta o funcionário adicionar mais uma breve descrição para justificar sua despesa.
Gastos online? Envie-nos diretamente o seu recibo por e-mail
As lojas online e fornecedores em geral (como empresas de locação de carro, hotéis e passagem aérea) costumam enviar os recibos de compras por e-mail, na maioria das vezes logo após a confirmação da compra.
Uma outra maneira de justificar seu pagamento através de nossos cartões é nos encaminhar o e-mail com o recibo anexado para recibos@payfy.io, e nossa automação inteligente para recebimentos irá associá-los automaticamente ao pagamento correspondente em sua conta Payfy.
Você é uma pessoa que adora procrastinar as coisas? Não tem problema…
Se você não tiver tempo para enviar seu recibo ou prefere revisar seus pagamentos com calma, você sempre pode fazer o login na plataforma da Payfy e anexar seus recibos com um simples arrastar e soltar!
Eduque os gastadores sobre o que é um recibo válido
Aqui na Payfy, sempre lembramos os funcionários sobre o que é e, especialmente, o que não é um recibo válido antes que o gasto aconteça.
Se um gastador confundir um recibo/comprovante de pagamento com um outra notinha, por exemplo, também permitimos que a equipe financeira declare o recibo como inválido e adicione mais explicações sobre o motivo pelo qual o recibo é inválido.
Isso incentiva uma conversa fluida, rápida e eficaz entre a equipe financeira e os gastadores.
Mude para a coleta de recibos sem esforço
Construa uma cultura de recibos forte e saudável com a Payfy!
Se seu objetivo é tornar seus gastos mais seguros e práticos: não perca tempo e entre em contato com nossa equipe.
Founder & CEO da Payfy
