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Reembolso de despesas: como centralizar todos os gastos

André Apollaro

Data de publicação: 18/02/2024

reembolso de despesas
reembolso de despesas

O reembolso de despesas corporativas é uma tarefa rotineira em empresas, contudo, se torna um tanto quanto desgastante quando essa gestão é feita através de planilhas e notinhas fiscais dos colaboradores.

Pesquisas da área já apontaram que as empresas gastam em média 3000 horas por ano só para corrigir os erros que acontecem nos relatórios manuais!

Além de ser cansativo para o time financeiro, a prática de reembolso através de notas fiscais e comprovantes exige que os funcionários arquem com os gastos no primeiro momento, o que nem sempre é justo.

Portanto, saiba que essa não precisa ser a sua empresa. Hoje já existem diversas formas de gestão inteligente que irão otimizar tarefas operacionais como o reembolso de despesas corporativas, e é isso que vou te mostrar hoje… Vamos lá?

O que é reembolso de despesas corporativas?

O reembolso de despesas é uma prática onde um funcionário arca despesas relacionadas ao trabalho – como viagens de negócios, alimentação, hospedagem, transporte, entre outros gastos autorizados -, e posteriormente solicita o reembolso apresentando documentos fiscais.

Ou seja, o reembolso trata-se de um valor, que foi previamente desembolsado pelo colaborador para gastos relacionados aos trabalho, e que a empresa deve devolver integralmente a ele – sem que seja de forma alguma descontado do próprio salário. 

Por exemplo, se um funcionário precisa viajar a trabalho e arca com os custos de passagem, hospedagem e alimentação, a empresa pode reembolsá-lo pelos valores gastos nessas despesas.

Contudo, como você já imagina, existem muitas desvantagens e riscos associados nesse processo.

Para a empresa contratante, é necessário uma equipe financeira rígida para evitar fraudes na emissão dos recibos e notas. Afinal, empresas que não gerenciam adequadamente o seu caixa podem ser enganadas por um superfaturamento. 

Outro problema é a complexidade de gerenciar tantas notas, algo que é feito manualmente em boa parte das companhias. São muitos dados e a inserção manual gera erros que muitas vezes passam despercebidos, mas a longo prazo resultam em informações financeiras equivocadas. 

Já do lado do colaborador, é frustrante e constrangedor pois não existe garantia de que ele possui essa renda extra para arcar previamente com despesas altas e sem data fixa para ser ressarcido. 

Além disso, existe toda uma burocracia para realizar o pedido de reembolso, o que também desgasta e desmotiva muitas equipes – principalmente aqueles que não são do setor financeiro e não entendem muito bem como o processo funciona.

Portanto, continue comigo e ao final deste conteúdo, vou abordar uma solução simples para otimizar a gestão financeira da sua empresa.

Como funciona o reembolso de despesas?

O processo de reembolso de despesas para funcionários exige algumas etapas essenciais para garantir transparência e conformidade dentro das empresas.

Por isso, separei abaixo as principais etapas desse processo que não podem faltar:

  • registro de despesas: os funcionários registram suas despesas, como recibos de viagem, notas fiscais ou comprovantes de pagamento, indicando a natureza e o propósito das despesas;
  • pedido de reembolso: os funcionários então submetem as despesas registradas ao departamento financeiro ou contábil, geralmente por meio de um sistema específico ou formulário padronizado;
  • análise e aprovação: o departamento financeiro, ou gestores, analisam as despesas registradas para garantir que estejam de acordo com as políticas internas e sejam apropriadas. Então, as despesas aprovadas são encaminhadas para reembolso;
  • reembolso ao funcionário: o valor aprovado é reembolsado ao funcionário, seja por meio de transferência bancária, pagamento em folha ou outro método estabelecido pela empresa;
  • registro contábil: por fim, todas as transações de reembolso são registradas contabilmente para garantir a precisão dos registros financeiros.

Contudo, para garantir segurança e eficácia nessa atividade, também é importante que a empresa tenha uma política de despesas clara, sinalizando quais os tipos de gastos são elegíveis, padronização do processo de reembolso, responsáveis pelo documento, entre outros.

Exemplos de despesas reembolsáveis

Separei abaixo alguns exemplos práticos para ilustrar os principais gastos que são elegíveis para reembolso: 

Auxílio Home Office

Desde 2017 a Reforma Trabalhista traz informações acerca do home office (trabalho remoto), porém esse modelo de trabalho se tornou mais comum após o isolamento social causado pelo COVID-19.

No entanto, a maneira de realizar o reembolso se dá da mesma forma que seria em casos de trabalho presencial. Ou seja: preencher o relatório, conferir as notinhas e por aí vai.

Em casos de home office, também é importante entender quem será o responsável por custear os equipamentos, as manutenções desses, e possíveis diferenças no valor das contas de luz e internet.

Despesas com Viagens

Essa atividade inclui despesas como:

  • alimentação;
  • passagem de avião, ônibus ou aluguel de carro;
  • deslocamento dentro da cidade;
  • hospedagem;
  • entrada para evento/palestra/curso;
  • gastos com clientes;
  • e em alguns casos, com a emissão de vistos e vacinas. 

Tudo isso precisa ser pago pela empresa, uma vez que são custos relacionados com as demandas do trabalho. 

Transferência de Domicílio

Quando um funcionário é transferido de local de trabalho, também existem despesas relacionadas à mudança, como:

  • transporte de móveis;
  • taxas de transferência;
  • passagem/aluguel de carro; 
  • gastos com hospedagem temporária;
  • curso para aprender a língua local – caso necessário;
  • vacinas;
  • visto;
  • entre outros.

Aqui também é obrigação da empresa reembolsar o funcionário por todas essas despesas, contudo, o mais indicado é que saia diretamente do orçamento da empresa e se caracterize como ajuda de custo.

Despesas com cursos e treinamentos

As despesas com cursos e treinamentos podem ser reembolsáveis, dependendo das políticas da empresa. Para isso, é necessário que o colaborador apresente comprovação da presença em eventos com esse fim.

Vale ressaltar, que investir na capacitação dos colaboradores é fundamental para o crescimento e desenvolvimento da empresa. 

Por isso, é importante que a empresa ofereça incentivos para que os funcionários participem de cursos e treinamentos, como o reembolso das despesas relacionadas.

Como lançar reembolso na folha de pagamento?

De forma simplificada, o valor do reembolso pode ser adicionado à folha de pagamento do funcionário na seção de “vencimentos” ou em uma outra categoria específica de reembolso.

Entretanto, isso irá variar dependendo do sistema de folha de pagamento utilizado pela empresa, mas geralmente, do ponto de vista contábil, o reembolso segue os seguintes passos:

  1. Identificação das despesas elegíveis: Os funcionários submetem suas despesas elegíveis para reembolso, juntamente com os comprovantes necessários, de acordo com a política da empresa.
  1. Aprovação das despesas: As despesas são revisadas e aprovadas pelo departamento responsável, como o departamento financeiro ou de recursos humanos.
  1. Cálculo dos valores: Os valores a serem reembolsados são calculados com base nos comprovantes de despesas submetidos pelos funcionários.
  1. Impostos: Dependendo da natureza do reembolso e das leis fiscais aplicáveis, os valores de reembolso podem estar sujeitos a impostos.
  2. Inclusão na folha de pagamento: Os valores a serem reembolsados são adicionados à folha de pagamento do funcionário como um item separado, geralmente sob o título de “Reembolso de Despesas” ou similar.
  1. Pagamento: O valor total do reembolso é adicionado ao salário do funcionário é pago na mesma data de pagamento regular.
  1. Registro contábil: O reembolso de despesas é registrado na contabilidade da empresa para fins de controle e prestação de contas.

É indispensável que as empresas sigam os procedimentos adequados para o reembolso na folha de pagamento, garantindo que os valores sejam calculados corretamente, que os impostos sejam aplicados conforme a legislação vigente e que haja uma documentação adequada para cada reembolso realizado.

O que é uma política de reembolso de despesas e por que fazê-la?

A política de reembolso de despesas é muito importante para direcionar todos os colaboradores de uma empresa, visto que ela é um conjunto de diretrizes e procedimentos que determinam:

  • o que são as despesas reembolsáveis;
  • como esse processo é feito; e também,
  • para guiar o setor financeiro no processo de gestão desses gastos;
  • entre outras informações necessárias para o sucesso dessa atividade.

Toda empresa que realiza processos de reembolso precisa ter controle desses gastos e garantir que eles estejam sendo realizados de acordo com o que foi determinado pela empresa. Gastos esses, que devem constar no controle de despesas do negócio.

“Mas quem determina quais são os tipos de despesas? E como todos são informados sobre isso?”

Através da política de reembolso! É comum que seja criado um documento no qual definem-se normas, regras e procedimentos relacionados à realização de reembolso de despesas.

Isso gera transparência entre colaboradores e funcionários, garantindo que os gastos realizados e os processos de reembolso estejam alinhados com o que foi definido no documento.

Quer se aprofundar no tema e saber como criar o da sua empresa? Então, leia também: Política de Gastos: o que é, benefícios, e dicas para implementar na sua empresa.

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3 principais tipos de política de reembolso

1. Simples

Nesse tipo de política, os critérios para reembolso são claros e diretos. 

Geralmente, a empresa estabelece um limite fixo para cada categoria de despesa (como alimentação, transporte, hospedagem) então os funcionários apresentam os comprovantes de despesas comerciais adequados e são reembolsados até esse limite.

2. Flexível

Essa abordagem permite mais autonomia aos funcionários. Em vez de limites fixos, os colaboradores podem gastar conforme necessário, desde que as despesas estejam dentro do orçamento total previamente aprovado

Esse tipo de política valoriza a responsabilidade dos funcionários na gestão de gastos.

3. Detalhada

Nesse caso, a política é mais abrangente e detalhada. Ela define não apenas os limites de reembolso, mas também os critérios específicos para cada tipo de despesa, como os tipos de refeições elegíveis, os padrões de hospedagem permitidos e outros detalhes.

Assim, cada uma delas tem um nível de profundidade e o uso dependerá do objetivo da empresa. Mas, em geral, a política de reembolso centraliza diretrizes para evitar que se cometam erros ao longo do processo.

Confira algumas diretrizes importantes para considerar na hora de definir a política de reembolso: 

  • quais são os tipos de comprovantes aceitos para reembolso;
  • que tipo de gasto é imediatamente reembolsável e quais levam mais tempo para serem ressarcidos;
  • informar a autoridade e responsabilidade de cada colaborador.

Qual a importância da gestão inteligente no reembolso de despesas?

De quanto em quanto tempo sua empresa costuma revisar a fundo processos como o de reembolso de despesas? Acredito que não tanto quanto deveria, afinal, algumas empresas garantem que sempre foi assim! 

Uma pesquisa realizada pela Global Business Travel Association (GBTA), acerca de reembolso e relatório de despesas corporativas, apontou a grande perda de recursos ao longo desses processos.

Também segundo o estudo da GBTA, empresas ao redor do mundo gastam em média, por ano, cerca de meio milhão de dólares e 3.000 horas corrigindo erros em relatórios de despesas.

Portanto, vemos que a realização de processos rotineiros que “foram sempre assim” podem causar grande prejuízo para a empresa a longo prazo.

Na imagem abaixo vemos que as perdas envolvem desde o recurso humano e tempo – o funcionário que deixa sua função para fazer relatório e do que necessita corrigir esse mesmo relatório -, até a perda financeira de fato.

Olá Gestão Inteligente, Adeus Reembolso de Despesas!

Bom, agora que temos uma boa ideia do quanto custam os relatórios e reembolso de despesas, que tal uma boa notícia? Existem diversas tecnologias que podem ser utilizadas para automatizar a sua empresa.

Conheça a solução para reembolso de despesas corporativas da Payfy que já é a queridinha de grandes empresas!

Não seria ótimo se pudéssemos excluir o reembolso de funcionários das funções do time financeiro?! Através de softwares de gestão inteligente, como a Payfy, essa tarefa se torna inexistente na sua empresa.

Utilizando um cartão pré-pago, por exemplo, o setor financeiro pode:

  • pré-definir orçamentos diferentes para cada cartão de cada colaborador;
  • manter maior controle financeiro.

Isso evita que o colaborador precise arcar com despesas do próprio salário e, consequentemente, evita que a empresa realize procedimentos extensos e propensos a erros, como os reembolsos.

Além disso, com o aplicativo da Payfy, você não precisa mais lidar com as burocracias bancárias e consegue fazer toda a gestão instantaneamente e da palma da sua mão: 

  • alteração de limites;
  • criação de cartões físicos e virtuais;
  • acompanhamento de gastos em tempo real – liberado para os gestores;
  • anexação de comprovantes através do próprio aplicativo;
  • exportação de relatórios e integração com ERP’s via API;
  • entre outras.

Embora a maneira tradicional de reembolso com notinhas fiscais tenha seu fim com os softwares de gestão inteligente e cartões pré-pagos, a parte financeira é um trabalho essencial dentro de qualquer empresa.

Softwares de gestão trazem muito mais do que a otimização de pagamentos, além da facilidade de gestão em tempo real, também é possível baixar relatórios completos e de forma rápida.

Para te ajudar a entender melhor como essa automação funciona, fiz um post completo sobre Software de Gestão Financeira e as 6 melhores opções do mercado. Vem conferir!

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Até a próxima!


André Apollaro

Founder & CEO da Payfy

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