Quanto custa gestão de despesas corporativas: como o preço é cobrado, quais taxas existem além da mensalidade e o que perguntar antes de assinar o contrato.
O preço de uma plataforma de gestão de despesas costuma ser cobrado por usuário por mês, com taxas pontuais para itens de cartão. Na Payfy, os planos partem de R$ 17 por usuário (Expert) e de R$ 21 (Intelligence), com mínimo de 5 usuários, nos valores do plano anual acima de 200 usuários. Veja o que entra nessa conta e o que perguntar antes de assinar.
Existem três modelos principais. O mais comum é o preço por usuário por mês. Também há a cobrança por transação, que sobe junto com o volume de gastos, e a cobrança por cartão emitido, que varia com o tamanho da operação de cartões. Algumas plataformas combinam dois deles.
Cada modelo muda quem paga pelo crescimento. No preço por usuário, o custo acompanha o número de pessoas que usam o sistema. No preço por transação, acompanha o volume de despesas, o que pode surpreender em meses de pico. Por isso vale simular os dois cenários antes de comparar propostas.
Os planos da Payfy partem de R$ 17 por usuário por mês no Expert e de R$ 21 no Intelligence. O mínimo é de 5 usuários, e os valores se baseiam no plano anual para empresas acima de 200 usuários. Os valores atualizados ficam na página de planos.
A diferença entre os dois está no que vem junto. O Expert reúne gestão de despesas, fluxos de aprovação, relatórios e aplicativo. O Intelligence inclui tudo isso e acrescenta Orçamentos, integrações avançadas com ERP e API, agentes de IA e gerente dedicado de sucesso do cliente.
Além da mensalidade, a Payfy cobra apenas itens pontuais, todos publicados na página de planos:
Não há taxas ocultas. É uma pergunta que vale fazer a qualquer fornecedor, porque o que não está na proposta tende a aparecer depois da contratação.
O custo total tem dois lados. De um lado entram a mensalidade, as taxas pontuais que você espera usar e eventual custo de integração. Do outro, o que a plataforma economiza: horas de conferência de comprovante, de conciliação e de fechamento, que você multiplica pelo custo-hora das pessoas envolvidas.
Para chegar a um primeiro número, use a calculadora de ROI da Payfy. Ela simula a economia com os dados da sua empresa e trata o resultado como estimativa baseada em benchmarks de mercado, ajustável e sem garantia de resultado. O valor real depende do volume de despesas e de como o processo funciona hoje.
Se o controle atual é feito em planilha, o texto Excel ou plataforma de despesas ajuda a medir a partir de que volume a troca se paga.
Leve esta lista para qualquer proposta, inclusive a da Payfy:
Com as respostas por escrito, comparar fornecedores deixa de depender de memória e passa a caber numa planilha. O comparativo de plataformas de gestão de despesas traz outros critérios de avaliação.
Alguns custos não estão no preço de tabela, e vale perguntar sobre cada um na proposta: implantação ou integração com o ERP, treinamento da equipe, usuários adicionais acima do contratado, mudança de plano quando o time precisa de um recurso que só existe no plano superior e horas internas de configuração.
Nem todos se aplicam a todas as plataformas. O objetivo da pergunta é transformar custo implícito em custo escrito, para que a comparação entre propostas seja feita com os mesmos itens.
Quando a diferença de mensalidade é compensada por trabalho manual. Uma plataforma sem leitura automática de comprovante deixa o time digitando. Uma sem integração com o ERP obriga a lançar na contabilidade o que já foi registrado. Uma sem regras de aprovação configuráveis devolve ao financeiro a conferência de cada despesa.
Cada uma dessas lacunas se mede em horas por mês. Some essas horas ao preço e a comparação muda: o custo total é o que conta, e a mensalidade é só uma parte dele.
Se quiser ver a Payfy aplicada à sua operação, agende uma demonstração.
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