A gestão de despesas corporativas é um elemento essencial para o sucesso financeiro e a sustentabilidade das empresas. Apesar de sua importância, fazer essa gestão não precisa ser sinônimo de estresse e dor de cabeça!
Com uma gestão de despesas corporativas automatizada, por exemplo, isso já é realidade. Portanto, através dessa prática é possível equilibrar suas contas, reduzir custos e ainda impulsionar os resultados financeiros da sua empresa.
Neste artigo, vamos explorar tudo o que você precisa saber sobre o tema, incluindo benefícios dessa prática, desafios enfrentados pelos gestores, estratégias para aprimorá-la e ferramentas para impulsionar o sucesso financeiro do seu negócio.
O que é Gestão de Despesas Corporativas?
Gestão de despesas corporativas é o processo pelo qual a empresa controla, monitora e otimiza todos os seus gastos para alinhá-los com seus objetivos estratégicos e financeiros.
Essa prática tem como objetivo garantir e manter a saúde financeira da empresa, pois com ela os recursos são usados de forma inteligente, evitando surpresas no fluxo de caixa e melhorando a capacidade de investimento do negócio.
O que compõe uma gestão de despesas corporativas eficiente?
Dentre os principais componentes que formam uma gestão de despesas, podemos destacar:
1. Políticas de Despesas
Primeiramente, a empresa deve estabelecer regras claras sobre o que pode ser gasto, por quem e em quais circunstâncias. Essas diretrizes devem cobrir desde pequenas compras diárias, viagens corporativas, até grandes investimentos em projetos.
2. Planejamentos financeiros
Todas as empresas precisam criar orçamentos e projeções financeiras para diferentes períodos. Assim, a gestão de despesas corporativas foca em garantir que as despesas realizadas estejam dentro do que foi orçado, ajustando esses valores sempre que necessário.
3. Controle e Monitoramento
Um dos pontos mais cruciais para uma boa gestão é monitorar continuamente os gastos para identificar áreas de desperdício, excesso de custo e/ou oportunidades de economia
Por isso, ferramentas de software são cada vez mais utilizadas para automatizar esse processo e fornecer relatórios em tempo real.
4. Reembolsos e Adiantamentos
Muitos funcionários fazem despesas em nome da empresa, seja para viagens, reuniões ou outros propósitos.
Portanto, a gestão de despesas corporativas também garante que todos esses processos, como o reembolso, estão sendo realizados de forma justa.
5. Compliance e Auditoria
A auditoria regular das despesas ajuda a manter a transparência e a detectar possíveis fraudes ou irregularidades. Afinal, toda empresa precisa garantir que suas despesas estejam em conformidade com as leis e regulamentos fiscais.
6. Tecnologia e Ferramentas
No mercado atual, é preciso investir em tecnologia para se manter eficiente e competitivo! Por isso, muitas empresas já utilizam softwares especializados em gestão de despesas.
Essas ferramentas permitem a automatização do processo de aprovação, controle e auditoria das despesas, além de substituir processos de reembolso de despesas ao permitir integração com cartões corporativos e ERPs.
Qual a diferença entre Custos e Despesas Corporativas?
Custos e despesas são termos usados na contabilidade para classificar os gastos dentro de um negócio. Ou seja, quando uma empresa realiza um pagamento, ele pode ser um custo ou uma despesa, dependendo da finalidade da compra.
Apesar de ser uma ciência pouco glamourosa, a contabilidade é indispensável para o funcionamento de qualquer negócio, visto que toda empresa possui gastos corporativos.
Por isso, a equipe contábil deve ser ágil e eficaz na sua gestão, inclusive para classificar corretamente os gastos, assegurando que as decisões estratégicas sejam bem embasadas e alcancem seus objetivos.
Mas afinal, qual a diferença entre custo e despesa? Bom, a diferença está na natureza da compra.
Quando o gasto se relaciona à geração de produtos ou serviços que a empresa oferece, consideramos esse gasto como um custo. Por exemplo: compra de matéria-prima, contas de água/luz/internet, mão de obra, embalagens, manutenção, entre outros.
Por outro lado, quando não conseguimos relacionar facilmente o gasto a algum produto ou serviço, classificamos como despesa – nesse caso, incluem-se gastos com equipamentos para o escritório, salários administrativos, aluguel e viagens corporativas, por exemplo.
Então, um método fácil para sempre se lembrar da relação entre esses conceitos é memorizar a seguinte frase:
“Custos na produção, despesas no resto.”
Assim, os custos estão sempre relacionados com a produção (tanto de produtos quanto de serviços), e as despesas representam o restante dos gastos necessários para manter o negócio funcionando.
Para consolidar os conceitos aprendidos, separei abaixo 2 exemplos de custos e despesas em nichos distintos:
Exemplo 1: Indústria de Móveis de Madeira
Custos: madeira, cola, parafusos, manutenção de máquinas, energia elétrica das máquinas, salários dos operadores das máquinas, etc.
Despesas: gastos de Marketing, gastos com aluguel de escritório, salário dos administradores, etc.
Exemplo 2: Professor de Música (Microempreendedor Individual)
Custos: deslocamento para chegar na casa dos alunos, manutenção do violão.
Despesas: anúncios pagos pela internet e anúncios impressos para distribuir na rua.
Além dessa classificação (custos X despesas), o financeiro também leva em conta outros critérios como, por exemplo, quais desses gastos são fixos e quais são variáveis. Isso auxilia a realização de orçamentos e projeções alinhados com a realidade da empresa.
A forma de categorizar esses gastos varia de empresa para empresa, algumas categorias mais comuns são:
- gastos com equipe;
- com projetos;
- por centros de custo.
Dessa maneira, a gestão de gastos mapeia quanto foi gasto, mas também onde (centro de custo: marketing, vendas, marketing de parceiros…), por quem (realizador final da compra) e com qual finalidade (projeto, viagem de clientes, equipamentos para um novo colaborador…).
Importância e benefícios da gestão das despesas corporativas
Como vimos, a gestão das despesas corporativas é fundamental para o sucesso financeiro de uma empresa, pois ao controlar e monitorar de perto esses gastos, é possível identificar áreas com:
- gastos excessivos;
- bom funcionamento;
- áreas que precisam de mais investimento.
Consequentemente, a boa gestão de despesas permite que a empresa embase a sua tomada de decisões estratégicas em dados concretos, e não no “achismo”. Além disso, ela também garante uma série de vantagens importantes, como:
- Transparência financeira;
- cumprimento de políticas internas e regulamentações;
- otimização dos recursos disponíveis;
- redução de custos desnecessários;
- maior controle orçamentário;
- aumento da produtividade;
- melhor tomada de decisões.
Mas, como vimos, a empresa deve elaborar políticas claras, adotar ferramentas eficientes e engajar os colaboradores para colher esses benefícios – desde a implementação até o uso contínuo de todos esses processos.
Riscos da má gestão de despesas corporativas
Embora a gestão de despesas corporativas ofereça muitos benefícios, ela também apresenta desafios que não podem ser ignorados.
Afinal, gastos desnecessários ou excessivos podem levar a uma diminuição da lucratividade da empresa, afetando a autonomia financeira dela a longo prazo. Portanto, entre os principais, podemos destacar:
1. Falta de Transparência
Sem visibilidade sobre os gastos, fica difícil para a empresa identificar desperdícios e oportunidades de melhoria.
Portanto, um acompanhamento diário das despesas e/ou o uso de ferramentas de gestão, ajudam a superar esse problema ao fornecer relatórios detalhados e automáticos.
2. Resistência à Mudança
O processo de implementação de novas políticas internas ou ferramentas geralmente vem acompanhado de resistência por parte dos colaboradores.
Logo, elaborar um plano de comunicação bem estruturado, para que as implementações sejam comunicadas gradualmente, assim como treinamentos contínuos, são fundamentais para lidar com essa questão.
3. Integração de Sistemas
Empresas com sistemas financeiros antigos podem enfrentar dificuldades na integração de novas tecnologias. Portanto, é essencial a escolha de ferramentas com boa compatibilidade e suporte técnico que possa simplificar esse processo.
Aqui na Payfy, por exemplo, nossos sistemas possuem integração em ERPs via API garantindo que os dados das ferramentas atuais da empresa não serão perdidos.
4. Falta de Conformidade
Uma gestão de despesas corporativas inadequada também influencia a conformidade da empresa com políticas internas e regulamentações.
Isso se torna um risco, pois há uma grande probabilidade de que com uma gestão pouco eficiente a empresa cometa violações de normas e leis, resultando em penalidades legais e danos à imagem do negócio.
5. Fraude Interna
Por fim, a falta de controle também pode resultar em fraudes, desvios e até mesmo perda de oportunidades por falta de liquidez. Isso compromete a integridade, reputação e a credibilidade da empresa para negócios futuros.
Portanto, é essencial que a empresa esteja ciente do risco da má gestão das despesas corporativas e adote medidas adequadas para mitigar esses riscos.
Como melhorar a gestão de despesas corporativas?
Na teoria é boa, mas você deve estar se perguntando como fazer uma boa gestão de despesas corporativas na prática?
Pensando nisso, separei abaixo 4 estratégias práticas para otimizar a gestão das despesas nas empresas. Vamos lá?
1 – Mapeamento diário de despesas
Para melhorar a gestão de despesas corporativas, o primeiro passo é realizar um mapeamento detalhado de todos os gastos da empresa. Essa ação envolve, por exemplo:
- identificar e categorizar as despesas;
- analisar os padrões de gastos;
- identificar áreas de oportunidade para redução de custos e áreas para investimento;
- integrar as despesas com ferramentas de monitoramento;
- entre outros.
Dessa forma, é interessante que a empresa tenha uma equipe especializada na gestão de gastos, assegurando que esse acompanhamento é diário e não só no fechamento.
Além de ajudar na organização, gerir gastos/reembolsos/adiantamentos ao longo do mês, também evita aqueles “erros bobos” que cometemos na hora da pressa!
2 – Criar uma política de gastos
Já mencionamos brevemente mas vale ressaltar: é fundamental que a empresa possua uma política de gastos transparente, assim todos os colaboradores são orientados sobre os limites, as diretrizes e as melhores práticas em relação às despesas corporativas.
Essa política deve ser comunicada de forma clara – e de preferência apresentada pelo RH – a todos os funcionários, estar disponível para acesso à todos e ser reforçada regularmente.
[Leia também]: Política de Gastos: o que é, benefícios, e dicas para implementar na sua empresa.
3 – Fazer uso do cartão corporativo
Oferecer cartões corporativos aos seus colaboradores traz diversos benefícios para a empresa.
Esses cartões oferecem controle e visibilidade das despesas, garantindo mais flexibilidade nos gastos por cartão, mas também maior segurança através do monitoramento em tempo real.
Dessa forma os gestores têm acesso sobre onde, com o que e por quem o gasto foi realizado.
Além disso, alguns cartões corporativos mais modernos (como a Payfy) oferecem softwares de gestão financeira integrados, otimizando o registro e análise dos gastos.
4 – Invista em Ferramentas Financeiras
Toda inovação tecnológica merece atenção quando queremos melhorar processos e destacar a empresa no mercado. Por isso, fazer a gestão de despesas com softwares financeiros é essencial hoje em dia.
Como exemplificado acima, já existem no mercado aplicativos de gestão de despesas corporativas, que fornecem uma plataforma centralizada para controlar e monitorar as despesas da empresa.
Assim, eles dão aos colaboradores o poder de registro e envio de seus gastos de forma fácil e rápida, simplificando o processo de reembolso e oferecendo insights em tempo real sobre os gastos da empresa.
A Payfy é uma empresa brasileira que oferece soluções de gerenciamento de gastos, com ênfase na parte de pagamentos. Dentre as suas funcionalidades incluem:
- processamento de pagamentos;
- serviços de cobrança;
- integração com sistemas de ponto de venda;
- cartões corporativos;
- cartões virtuais;
- pix empresarial;
- aprovação de gastos em tempo real;
- gestão e prestação de contas;
- geração de relatórios financeiros;
- monitoramento de despesas com Inteligência Artificial;
- integração com ERPs via API;
- e muito mais.
O sistema da Payfy é projetado para ajudar as organizações a gerenciar eficientemente suas operações de pagamento, automatizando tarefas, fornecendo informações em tempo real e permitindo tomadas de decisão mais informadas.
O software possui uma interface intuitiva e amigável, assim como a versão em aplicativo, tornando-o acessível para usuários sem conhecimentos profundos em finanças.
Conclusão: Uma boa gestão de despesas corporativas é a consequência de ações alinhadas + ferramentas tecnológicas
Por fim, ao mapear os gastos, utilizar cartões de gestão corporativa, adotar aplicativos de gestão e estabelecer uma política de gastos clara, o controle, a transparência e a eficiência em relação às despesas corporativas são melhorados
Portanto, invista em uma gestão sólida das despesas, assim a sua empresa consegue otimizar os recursos financeiros, reduzir riscos e tomar decisões melhores e mais efetivas – impulsionando, consequentemente, o sucesso do negócio.
[Leia também]: Como realizar a gestão de despesas de viagens corporativas!
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
