Entenda o que são custos e despesas corporativas, e a diferença entre esses dois gastos
Dentro da contabilidade, os conceitos de custos e despesas frequentemente confundem as pessoas. Isso porque, apesar de representarem coisas diferentes, são difíceis de discriminar quando não olhamos com atenção para a natureza de cada gasto.
Logo, é essencial entender mais a fundo como classificar as saídas de dinheiro de uma empresa para garantir a sua saúde financeira e crescimento no mercado.
Neste artigo abordaremos:
- O que são custos e despesas?
- Qual a diferença entre custos e despesas?
- Tipos de custos
- Tipos de despesas
- Como gerenciar melhor seus custos e despesas
Boa leitura!
O que são Custos e Despesas?
Custos e despesas são termos usados na contabilidade para classificar os gastos dentro de um negócio. Ou seja, quando uma empresa realiza um pagamento, ele pode ser um custo ou uma despesa, dependendo da finalidade da compra.
Apesar de ser uma ciência pouco glamurosa, a contabilidade é essencial para o funcionamento de qualquer negócio. Assim, a classificação correta dos gastos garante que as decisões estratégicas sejam bem embasadas e alcancem seus objetivos.
Qual a diferença entre Custos e Despesas?
Conforme já mencionado, a diferença entre custos e despesas está na natureza da compra. Quando o gasto está ligado à geração de produtos ou serviços oferecidos pela empresa, ele é considerado um custo.
Por outro lado, quando não conseguimos relacionar facilmente o gasto à algum produto ou serviço, chamamos ele de despesa.
Um método fácil para sempre se lembrar da relação entre esses conceitos é memorizar a seguinte frase:
“Custos na produção, despesas no resto.”
Dessa forma, os custos estão sempre relacionados com a produção (tanto de produtos quanto de serviços), e as despesas representam o resto dos gastos necessários para manter o negócio funcionando.
Para consolidar os conceitos aprendidos, veja abaixo 2 exemplos de custos e despesas em nichos distintos:
Exemplo 1: Indústria de Móveis de Madeira
Custos: madeira, cola, parafusos, manutenção de máquinas, energia elétrica das máquinas, salários dos operadores das máquinas, etc.
Despesas: gastos de Marketing, gastos com aluguel de escritório, salário dos administradores, etc.
Exemplo 2: Professor de Música (Microempreendedor Individual)
Custos: deslocamento para chegar na casa dos alunos, manutenção do violão.
Despesas: anúncios pagos pela internet e anúncios impressos para distribuir na rua.
Tipos de Custos
Os custos podem ser subdivididos de diferentes maneiras, e uma delas é a separação entre custos fixos e variáveis. Nesta classificação, verificamos como o custo se comporta de acordo com a variação da produção.
Custo Fixo
O custo fixo é aquele que não se altera com a variação da produção. Ou seja, mesmo se a produção dobrar, esse custo se mantém constante.
Exemplos de custos fixos são:
- aluguel de uma fábrica;
- aluguel de máquinas;
- segurança de uma fábrica;
- limpeza da fábrica depois dos turnos.
Custo Variável
Já o custo variável, como o nome diz, é aquele que varia em função da produção. Dessa forma, se houver um aumento na produção, haverá também um aumento nos custos variáveis.
Exemplos de custos variáveis são:
- matérias primas;
- embalagens;
- energia elétrica das fábricas.
Tipos de Despesas
De forma análoga, as despesas também são subdivididas em fixas e variáveis, dependendo de como elas reagem a variações das vendas.
Despesa Fixa
As despesas fixas são aquelas que se mantêm constantes apesar das variações de vendas da empresa, e geralmente representam gastos administrativos e fiscais.
Exemplos de despesas fixas são:
- aluguel de escritório;
- impostos fixos;
- seguros;
- licenças de software;
- internet.
Despesa Variável
Em contraste, as despesas variáveis são aquelas que oscilam em função da produção das vendas. Por isso, devem ser examinadas com mais atenção nos planejamentos e projeções.
Exemplos de despesas variáveis são:
- comissão de vendas;
- bônus dos colaboradores;
- despesas com viagens corporativas;
- gastos no cartão corporativo
- frete de vendas.
Como gerenciar melhor seus Custos e Despesas?
Quando o assunto é gastos, queremos controlar, mapear e reduzir tudo o que for possível dentro da empresa, afinal, quem corta gastos, ganha dinheiro!
Mas como fazemos isso, exatamente?
Pois bem, cada empresa é única, e por isso não existe uma solução que se aplique perfeitamente a todos os negócios. No entanto, podemos seguir alguns passos gerais para garantir um gerenciamento de gastos saudável e eficiente, confira:
1. Faça um planejamento detalhado
O primeiro passo para melhorar o gerenciamento de custos e despesas, é realizar planejamentos detalhados para cada período de atividade.
Esse planejamento garante que o orçamento seja elaborado e validado por todos os envolvidos, permitindo que a liderança da empresa conheça os gastos orçados com antecedência.
Dessa forma, apenas os custos e despesas imprevistos terão que ser aprovados e realizados em cima da hora, o que representa uma parcela pequena de todos os pagamentos e por isso não sobrecarrega os processos financeiros.
2. Digitalize e automatize os processos
O segundo passo é a substituição de processos em papel para processos digitais. Isso porque, quando passamos a registrar e processar os dados da empresa digitalmente, alcançamos uma eficiência maior.
Ao abandonar o papel, conseguimos implementar automatizações e integrações de software para aumentar a velocidade e segurança dos processos que eram feitos manualmente.
Assim, o gerenciamento de custos e despesas se torna mais eficiente através da tecnologia, que não só otimiza o controle, mas também permite uma maior visibilidade estratégica das saídas de dinheiro.
3. Estabeleça regras claras
Em seguida, para assegurar que todos os esforços estão sendo levados a sério, implemente regras claras para a aprovação e realização de gastos. Afinal, de nada adianta planejar e modernizar a empresa se os colaboradores não respeitam as diretrizes no dia a dia.
O ideal é elaborar uma Política de Gastos simples e objetiva, utilizando uma linguagem que todos os colaboradores possam entender e seguir sem maiores problemas.
Lembre-se que é difícil mudar a rotina das pessoas, principalmente se elas realizam uma atividade de determinado jeito há anos. Por isso, não meça esforços para educar seus times em relação às novas regras e processos.
Conclusão: conheça os gastos da sua empresa
Por fim, lembre-se que para tomar decisões embasadas e otimizar a estratégia da empresa precisamos conhecer profundamente nossos custos e despesas, e não ter medo deles.
Afinal, para ganhar dinheiro é preciso gastar!
Quer aprender a melhor maneira de classificar e gerenciar as despesas da sua empresa? Separei um conteúdo perfeito para te ajudar nisso: Despesas de uma empresa: quais são os tipos, exemplos e como classificá-las.
Te espero lá, até a próxima!
André Apollaro
Founder & CEO da Payfy
