O controle de despesas corporativas deixou de ser apenas uma atividade administrativa e se tornou uma estratégia indispensável para empresas que buscam crescer de forma sustentável.
Afinal, em um ambiente de negócios cada vez mais competitivo, a falta de visibilidade sobre os gastos gera prejuízos financeiros, decisões equivocadas e até mesmo perda de autoridade e espaço mercado.
Se a sua empresa já reconhece a importância desse controle, então você está no lugar certo.
Neste artigo, vamos explorar como adotar as melhores práticas de gestão financeira, incluindo o uso de tecnologias modernas e plataformas automatizadas, para transformar o controle de despesas em uma vantagem competitiva.
Vamos lá? Boa leitura!
O que é controle de despesas corporativas?
O controle de despesas corporativas consiste no monitoramento e gestão de todos os custos envolvidos nas operações de uma empresa.
Esses custos incluem gastos fixos, variáveis, operacionais e também aqueles relacionados a viagens, eventos e até mesmo aos benefícios oferecidos aos seus colaboradores. Além de evitar desperdícios de recursos, um bom controle de despesas garante:
- planejamentos orçamentários assertivos;
- identificação de tendências nos gastos;
- aumento da previsibilidade financeira;
- maior controle orçamentário;
- entre outros.
Portanto, contar com ferramentas como software de gestão inteligente e outras tecnologias como IA e IoT, faz com que o controle de despesas se torne um diferencial operacional, alavancando a sua empresa.
Como implementar um controle de despesas corporativas eficiente
A teoria só se transforma em resultados quando acompanhada de um processo bem planejado, estruturado e executado.
Portanto, separei a seguir 4 etapas inegociáveis para garantir que sua empresa tenha não apenas maior controle sobre os custos, mas também um ambiente organizado, transparente e preparado para crescer de forma sustentável. Vamos lá?!
1. Crie uma política de gastos clara
Estabelecer uma política interna de gastos é o primeiro passo fundamental para orientar os colaboradores e manter a organização financeira.
Por isso, esse documento precisa ser objetiva e de fácil acesso a todos os colaboradores. Algumas informações essenciais que esse documento deve conter:
- Quais são as categorias de despesas permitidas: anexe uma lista das despesas que podem ser realizadas em diferentes cenários (viagens, treinamentos, materiais de escritório) e quais gastos são proibidos ou desnecessários.
- Limites de valores: para maior controle, determine tetos de gastos por categoria, por exemplo:
- viagens: limite por diária de hospedagem ou alimentação;
- eventos: valores máximos para participação em conferências.
- Especificação sobre os processos de aprovação: defina quem será o(a) responsável em aprovar diferentes níveis de despesa, por exemplo:
- gastos até R$500: gerente imediato.
- já os gastos acima de R$5.000, diretoria.
- Funcionamento de procedimentos de reembolso: inclua prazos para solicitação de reembolso, entrega de comprovantes e critérios de aceitação. Lembre-se de disponibilizar um formulário padronizado para esse processo.
Dica prática: mantenha a política de gastos em um documento acessível por todos e também de forma impressa para consultas rápidas, dessa forma mantém-se a transparência entre empresa e colaborador.
2. Automatize processos financeiros
A automação é a linha divisória entre um controle de despesas bom e um eficaz. Contar com tecnologias de gestão reduz erros manuais, aumenta a eficiência e proporciona maior transparência no controle de despesas.
Algumas dicas para essa etapa são:
- adotar um sistema integrado – como plataformas que facilitam o registro, aprovação e monitoramento de despesas;
- utilizar cartões corporativos;
- digitalizar comprovantes;
- contar com ferramentas que automatizam relatórios, como o de gastos por departamento ou comparativo entre orçamento e despesas reais.
A Payfy faz tudo isso para você em um só produto! Com nossos cartões pré-pagos sua empresa controla os gastos de forma centralizada, através de um software de gestão inteligente.
Além disso, nossas soluções podem ser integradas com outros ERPs via API e também contam com tecnologia de Inteligência Artificial Financeira, trazendo mais facilidade ainda para a gestão da sua empresa.
3. Capacite e acompanhe suas equipes
Os colaboradores são os principais executores das políticas de controle, portanto uma etapa essencial é capacitá-los para isso:
- Promova treinamentos contínuos: realize workshops ou webinars para explicar sobre a política de gastos e como utilizá-las, além de mantê-los informados sobre quaisquer atualizações.
- Ensine a usar ferramentas de controle: caso a empresa adote softwares como mencionado anteriormente, garanta que todos saibam utilizar as funções do sistema necessárias para as suas atividades diárias.
- Envolva os líderes durante toda a implementação: os supervisores devem ser os primeiros a aderir às políticas, incentivando e dando suporte às suas equipes durante a implementação .
- Explique os benefícios do controle: seja transparente sobre como a redução de desperdícios impacta positivamente a sustentabilidade da empresa, inclusive gerando mais recursos para bonificações ou benefícios dos colaboradores.
Dica: reforce aos poucos a importância do controle financeiro em comunicações internas, como através de e-mails e em reuniões.
4. Monitore continuamente e recolha feedbacks
Por fim, sabemos que tudo que é implementado precisa ser acompanhado!
Por isso, defina um responsável para a implementação, assim sua empresa garante que as políticas estão sendo bem informadas, seguidas e, se necessário, ajustadas. Para essa etapa é importante:
- Estabelecer métricas, utilizando indicadores como:
- Custo médio por colaborador: total de despesas dividido pelo número de funcionários.
- Economia por projeto: diferença entre orçamento e custo final de um projeto.
- Taxa de compliance: qual o percentual de adesão às políticas.
- Revisar políticas periodicamente: analise os relatórios para ajustar limites ou incluir novas categorias de despesa.
- Oferecer e recolher feedback dos colaboradores: reconheça as equipes que respeitam os limites ou apresentem ideias de economia. Isso incentivará um comportamento positivo em relação aos gastos.
- Auditar as despesas: realize auditorias frequentes para identificar possíveis inconsistências ou fraudes.
Com esses 4 passos principais, seu controle de despesas corporativas será muito mais eficaz.
4 benefícios do controle de despesas corporativas
Já sabemos que o controle de despesas é vital para o sucesso financeiro de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou setor de atuação.
Mas para te convencer de vez da necessidade dessa estratégia, separei abaixo o que considero os principais benefícios de um monitoramento e uma gestão rígida das despesas corporativas:
1- Maximização dos lucros
Um controle de despesas adequado maximiza os lucros da empresa. Isso se dá pois o time financeiro/contábil consegue identificar com maior precisão as oportunidades de redução de gastos e para onde direcionar esses recursos.
Dessa forma, além de gerir melhor os recursos da empresa, também é possível garantir sua competitividade no mercado e manter um caixa preparado – seja para aproveitar oportunidades inesperadas ou evitar surpresas orçamentárias.
2- Tomada de decisão informada
Quando as despesas são monitoradas e documentadas corretamente, a empresa toma decisões mais embasadas sobre onde e como gastar seu dinheiro.
Portanto, essa prática evita gastos excessivos além de garantir que os recursos sejam direcionados estrategicamente para as áreas que impulsionam o crescimento da empresa.
3- Controle do fluxo de caixa
O controle de despesas corporativas auxilia na gestão do fluxo de caixa da empresa e o mantém sob controle.
Afinal, como mencionado anteriormente, saber exatamente quanto dinheiro está sendo gasto, e onde, é fundamental para que a empresa consiga honrar as suas obrigações financeiras e ainda assim manter recursos disponíveis para oportunidades futuras.
4- Cumprimento de regulamentos e políticas internas
Muitas empresas têm políticas de gastos e regulamentos a seguir para garantir que as despesas estão sendo feitas de forma apropriada e em conformidade com as leis e regulamentos em vigor.
Dessa forma, manter um controle de despesas eficaz garante que essas políticas e regulamentos também estejam sendo seguidos adequadamente. Ou seja, é uma forma de alcançar o compliance e também manter em dia a cultura organizacional da empresa.
Tecnologias que estão transformando o controle de despesas corporativas
A transformação digital também trouxe diversas inovações que vêm revolucionando a maneira como as empresas gerenciam suas finanças. Entre as mais importantes, podemos destacar:
IoT (Internet das Coisas)
Essa tecnologia funciona conectando dispositivos e sistemas em tempo real que permite um controle mais profundo e preciso.
A utilização de sensores em veículos da frota, por exemplo, permite um rastreamento mais eficaz, garantindo que a empresa tenha real noção sobre consumo de combustível, necessidade de manutenção e também reduzindo os custos com logística.
Portanto, empresas que implementam IoT em seus processos, não só financeiros, têm economias significativas pois conseguem reduzir desperdícios e monitorar ativos de forma contínua.
IAF (Inteligência Artificial Financeira)
A I.A.F é a mais nova tecnologia do mercado, ela utiliza algoritmos de inteligência artificial para analisar grandes volumes de dados financeiros, identificar padrões de consumo e sugerir otimizações automáticas. Com isso, é possível, por exemplo:
- detectar fraudes em tempo real;
- automatizar a categorização de despesas; e,
- prever tendências de gastos com alta precisão.
Por isso, contar com essas tecnologias torna a gestão financeira mais ágil e estratégica, além de “liberar” os gestores para focarem em decisões de maior impacto.
Plataformas de Automação Financeira
Além das tecnologias mencionas, também existem soluções mais amplas como os softwares de gestão financeira. Sistemas como o da Payfy, integram-se também às tecnologias mencionadas acima, oferecendo soluções como:
- controle em tempo real de cartões corporativos;
- relatórios automatizados e personalizáveis;
- digitalização de recibos com armazenamento seguro na nuvem;
- redução de erros manuais;
- conformidade com as políticas internas;
- entre outros.
A automação torna esse processo mais eficiente e estratégico, permitindo que você foque no que realmente importa: o crescimento do seu negócio.
Portanto, invista no controle de despesas e veja os resultados na sua lucratividade e eficiência operacional!
Conclusão: investimento em tecnologia sempre será a melhor despesa!
Sabemos que o controle de despesas corporativas não é uma opção, é uma necessidade para empresas que buscam crescer de forma sustentável e competitiva.
Ao adotar tecnologias inovadoras, criar políticas claras e educar sua equipe, sua empresa estará preparada para enfrentar os desafios do mercado.
Por isso, te convido a conhecer a fundo como aplicar essas tecnologias no seu negócio. Entre em contato com o nosso time de vendas e peça uma demonstração. Te espero lá, até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
