Segundo dados levantados pela Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (Abracorp), em 2023 as viagens corporativas bateram recorde de faturamento. Além disso, desde 2022 os números referentes a viagem corporativa vêm ultrapassando o cenário pré-pandemia.
Independente da sua empresa já estar contabilizada nesse cenário ou se é iniciante no mundo de viagens corporativas, é cada vez mais imprescindível que a gestão financeira seja eficaz e que o ROI desse processo valha a pena.
Então para que você não tenha que lidar com aquela enxurrada de recibos e surpresas no final do mês, esse post tem como objetivo sanar todas as dúvidas em torno do tema e garantir que viagens corporativas sejam feitas da forma mais otimizada possível. Você verá:
- O que são as Viagens Corporativas;
- Quais são os principais tipos de viagem corporativa;
- O que é prestação de contas para viagens e como contabilizar despesas de uma viagem corporativa;
- O que é e como utilizar os Relatórios de Viagem Corporativa (RDV);
- Como otimizar a gestão de viagens corporativas e economizar esses custos na sua empresa;
Vamos lá? Boa Leitura!
O que são as Viagens Corporativas?
De forma objetiva, uma viagem corporativa é qualquer viagem feita com objetivo profissional. Elas são feitas por vários motivos, mas têm como objetivo principal se beneficiar de alguma forma.
Portanto, os motivos dessa viagem podem ser os mais diversos e irá depender inclusive do tipo de nicho que sua empresa está inserida. Alguns exemplos de viagem corporativa são:
- visitar um cliente;
- negociar projetos;
- participar de um evento;
- conhecer outras sedes da empresa;
- realizar um serviço;
- conhecer setores da empresa em outras localizações;
- entre outros.
Todos esses deslocamentos são considerados como viagens corporativas e trazem um saldo positivo para a empresa.
De forma simplificada, elas acontecem quando um colaborador sai do local de trabalho comum, mas continua atuando em nome da organização. Dessa forma, seja fora da cidade, do estado ou do país, se o funcionário não estiver na empresa, caracteriza-se como viagem corporativa.
Além disso, também existem algumas viagens corporativas clássicas, que geralmente buscam os seguintes objetivos:
- captar um novo cliente,;
- capacitar os funcionários;
- planejar um projeto futuro ou uma parceria;
- etc.
Quais são os principais tipos de viagem corporativa?
Para categorizar melhor essa atividade, existem 3 tipos principais de viagens corporativas que sua empresa pode basear-se:
1. Viagem de Intercâmbio
Existem muitas empresas que possuem sedes em outras localidades do mundo, isso faz com que exista a possibilidade de trabalhar determinados períodos em um outro escritório daquela mesma empresa.
Esse tipo de viagem tem como objetivo principal a troca cultural, e costuma ser necessário que o funcionário faça um curso do idioma local, por exemplo.
Essa troca de experiência beneficia a empresa pois o colaborador volta com mais bagagem e conhecimento para compartilhar, e a empresa garante a retenção cada vez maior dos seus talentos.
Neste caso, as despesas vão ter um valor mais alto e pode ser necessário que a equipe financeira contabilize também a ajuda de custo na hora da gestão dessas despesas.
2. Viagem de rotina
Podemos pensar neste tipo como aquela clássica viagem de negócios para fins de negociação, visitas de clientes ou prospecção de projetos.
Nesse caso os gastos serão os básicos e mais “fixos” como:
- transporte;
- hospedagem;
- alimentação.
- gastos com o cliente.
3. Viagem para eventos
A viagem de eventos, como o nome sugere, é uma viagem para um workshop, palestra, treinamentos, etc. Diferentemente dos tipos citados acima, essa viagem requer atenção extra com a inscrição para o evento, os ingressos e documentos necessários.
Além dos gastos mencionados na viagem de rotina, aqui também é considerado o caso de gastos com um encontro de funcionários após o evento e os próprios ingressos.
Além de tudo que abordamos sobre as viagens, é sempre necessário que o funcionário seja antecipadamente informado de todos os documentos e processos necessários para a realização de qualquer uma das viagens citadas.
Esse é um dos benefícios principais quando falamos de uma política de viagens corporativas, pois todas essas informações relacionadas aos processos de viagens e seus gastos estão detalhadas no documento.
Por que ter uma Política de Viagens na empresa?
Uma dúvida comum para o financeiro é: como delimitar esses gastos e garantir que os colaboradores estão realizando despesas com o que é realmente necessário?
Aqui entra a Política de Despesas de Viagens e porque ela faz toda a diferença para uma gestão eficaz.
Provavelmente já existem dentro da empresa as Políticas de Reembolso e Adiantamento de despesas, por exemplo. Contudo, uma viagem corporativa exige uma logística de gasto mais complexa e muitas vezes a projeção de gasto é imprevisível.
Portanto, quando trazemos a necessidade de uma política de viagem, estamos falando de um documento que vai definir, explicar e centralizar todas as diretrizes e etapas envolvidas em uma viagem de negócios dentro da empresa em questão.
Nesse documento, é esperado que todas as diretrizes sejam explicadas de forma abrangente e prezando o entendimento de todos os colaboradores, ou seja, garantir que o documento não esteja ambíguo e/ou contenha diretrizes questionáveis.
Dessa forma, tanto os colaboradores quanto os gestores sabem o que pode ou não ser feito quando falamos de viagem corporativa, pois existe um documento oficial com regras claras sobre o que está ou não incluso dentro das viagens corporativas e também como esses gastos devem ser realizados.
Leia também: Política de Viagens Corporativas: o que é, dicas e 4 exemplos para fazer a política da sua empresa.
O que é prestação de contas para viagens e como contabilizar despesas de uma viagem corporativa?
Quando uma empresa pede que o funcionário faça uma prestação de contas, nada mais é do que comprovar para a empresa com o que o dinheiro disponibilizado foi gasto.
Nos casos de reembolso, a prestação de contas é feita para que o colaborador seja ressarcido dos gastos durante as viagens. Já no caso do adiantamento é o processo para que seja comprovado quanto foi gasto e se a empresa ou o colaborador deve receber algum valor.
Mas porque eu preciso prestar contas das viagens corporativas?
O que nem todo mundo sabe é que as empresas podem reivindicar deduções fiscais sobre as despesas, mas somente se tiverem um comprovante de compra válido para provar que aquilo foi uma despesa comercial.
A maioria das empresas deduz sua cobrança de impostos, e essa é uma prática totalmente legítima.
É claro que uma empresa poderia reembolsar os colaboradores por qualquer pagamento que eles fizeram. Contudo, se a empresa quiser reivindicar uma dedução fiscal para esses pagamentos ela pode fazer, mas para isso ela precisa dos comprovantes de compra.
Logo, a maioria das empresas exige um recibo para reembolsar os colaboradores como uma questão de política geral.
Categorização dos gastos em viagens corporativas
As viagens corporativas são classificadas como uma despesa corporativa – pois não é um gasto com o produto final -, e precisam ser bem planejadas e geridas pelo time financeiro.
Por isso, na hora de planejar uma viagem corporativa é importante analisar profundamente todos os gastos que estão envolvidos, por exemplo:
- Passagens;
- Alimentação;
- Hospedagem;
- Uber/taxi;
- Compras;
- Ingresso com uma palestra/workshop/treinamento;
- Jantar com um cliente;
- etc…
Mas cuidado para não criar inúmeras categorias, pois assim voltamos para a estaca zero onde esses dados não ficam agrupados. Portanto, deve-se categorizar o suficiente – e de forma realista -, assim esses gastos servirão como base para projeções e orçamentos futuros.
Resumidamente, as categorizações mais relevantes para as viagens são:
- Hospedagem;
- Traslados – avião, ônibus, táxi, Uber, locação de carro, gasolina;
- Alimentação – alimentação pessoal do funcionário;
- Despesas com o cliente – jantares, por exemplo;
- Saúde e Documentação– vacinas, visto;
- Emergencial – valor extra que não deve ser usado a menos que em absoluta emergência.
Lembre-se de olhar para a sua empresa e identificar outras despesas específicas para a finalidade da viagem. Ou seja, o funcionário vai visitar se capacitar? Treinar uma filial nova? apresentar o negócio em uma feira? Então, todos os gastos necessários para essas atividades devem ser contabilizados em categorias correspondentes.
O que é e como utilizar os Relatórios de Viagem Corporativa (RDV)
O RDV, ou relatório de viagens, é uma ferramenta de controle e gestão que tem como objetivo monitorar e controlar despesas com viagens, garantindo a transparência e o cumprimento das políticas de viagens.
Além disso, também servem para a prestação de contas e solicitação de reembolso.
Como falamos anteriormente, com o aumento da globalização dos negócios a realização de viagens corporativas se tornou um aspecto importante para muitas empresas. E gerenciar essas despesas pode ser uma tarefa desafiadora.
Portanto, os RDVs permitem que as empresas tenham uma visão geral das despesas de viagem dos seus colaboradores, facilitando a identificação de oportunidades de economia e a tomada de decisões mais assertivas.
Esses relatórios são compostos por informações detalhadas sobre as despesas relacionadas à viagem, como: transporte, hospedagem, alimentação, entre outros citados anteriormente.
Além disso, eles também incluem informações sobre o motivo da viagem, a duração, localização e os participantes, permitindo uma análise mais completa do impacto financeiro que as viagens têm para a empresa.
Dessa forma, implementar a prática dos RDVs em sua empresa, aumenta o controle das despesas, a análise de tendências e oportunidades de economia, além de reduzir o risco de fraudes e garantir a transparência e a conformidade com as políticas da empresa.
Como otimizar a gestão de viagens corporativas e economizar esses custos na sua empresa
Para a maioria dos colaboradores, perder as notinhas durante viagens corporativas é um erro clássico. Também, em meio aos afazeres, bilhetes e horários fica difícil anotar e guardar as notinhas de cada compra.
Algumas empresas ainda optam por limitar a quantidade de compras em viagens que não exigem prestação de contas. Mas ainda assim é preciso haver um sistema de pagamentos gerenciáveis.
O que é um sistema de pagamentos gerenciáveis?
Existem cartões de crédito corporativos que disponibilizam junto ao seu produto um software de gestão inteligente integrado. Ou seja, todos os gastos dos cartões são registrados dentro do sistema e permite que os gestores acompanhem tudo em tempo real.
A Payfy, por exemplo, é um desses sistemas que, junto aos nossos cartões, traz uma gama imensa de benefícios para a sua empresa. Nosso sistema permite:
- definir regras de gastos – pagamentos e/ou saques -;
- alteração de limites;
- criação de cartões virtuais;
- acompanhamento de gastos em tempo real;
- aprovação ou bloqueio de um gasto realizado no cartão;
- inteligência artificial para auxiliar na gestão financeira;
- e claro, exportação de relatórios completos – permitindo também integração com ERPs via API.
Conclusão: Integre um software para gestão de viagens corporativas no seu negócio
Quem trabalha no time financeiro sabe como é a gestão de despesas: um paga no débito, outro no crédito, outro pede reembolso, uns recebem adiantamento… A lista de possibilidades é longa!
Por isso, o melhor a se fazer é garantir uma unificação e centralização de pagamento dessas despesas.
Sabemos que os cartões de crédito corporativo já estão no mercado há um tempo, mas hoje estão contando ainda com sistema de gestão integrado.
Se você ainda não possui um software de gestão e ficou interessado(a) na dica acima, então que tal entender mais a fundo sobre os cartões corporativos da Payfy?
Outras vantagens da integração com um Software de Gestão de Despesas Corporativas como a Payfy, além do fato de não envolver burocracias bancárias, é por permitir toda a gestão através do APP, como:
- alterar limites dos cartões a qualquer momento- feito individualmente;
- criar um cartão novo sem solicitar aprovação;
- bloquear o limite de algum cartão;
- criar limites independentes para cada colaborador;
- o gestor pode aprovar e negar em tempo real solicitações de compra maiores que o limite;
Então, entre em contato com o nosso time de vendas e tire suas dúvidas em relação ao nosso produto. Tenho certeza que você encontrará a solução que procura!
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
