A automação contábil vem chamando a atenção das empresas nas últimas décadas, e é uma tendência que se alimenta da evolução tecnológica cada vez mais presente em nossas vidas.
No início dos anos 2000, “automação contábil” significava uma planilha de Excel com algumas fórmulas para acelerar os cálculos financeiros.
Já em 2023, os softwares são integrados entre si e a quantidade de automação possível é muito maior. Sem falar nos ganhos de controle e prevenção de erros que surgem com a substituição de processos manuais.
Por isso, para tirar todas as suas dúvidas, neste artigo vamos explicar o que é a automação contábil moderna, quais os seus benefícios e como implementá-la de maneira correta na sua empresa. Vamos lá!?
O que é Automação Contábil?
A automação contábil, como o nome sugere, representa o conjunto de ferramentas e processos capazes de automatizar:
- registros contábeis;
- validações de dados;
- análises financeiras;
- relatórios contábeis;
- entre outros.
Se as vezes temos dificuldade de controlar nossas finanças pessoais e pagar o imposto de renda corretamente, imagine como deve ser gerenciar todas as entradas e saídas de caixa de uma multinacional com milhares de funcionários!
Por isso, as empresas precisam automatizar a sua contabilidade ao máximo, para poderem escalar suas operações sem que o time financeiro fique sobrecarregado de trabalho por conta dos processos manuais e ineficientes.
Diferença entre Contabilidade e Financeiro
Quando falamos dos setores de uma empresa, a Contabilidade e o Financeiro muitas vezes se sobrepõem. No entanto, isso não quer dizer que sejam a mesma coisa.
Em poucas palavras, o setor Financeiro é responsável por gerenciar e registrar todas as operações de entrada e saída de dinheiro, acompanhando de perto e interferindo quando necessário nos créditos e débitos de uma empresa.
Já a Contabilidade consolida as informações recebidas do Financeiro através de análises, relatórios e demonstrações que garantem que a empresa esteja atendendo todas as exigências fiscais e tributárias junto aos órgãos públicos.
Apesar de serem atividades diferentes, a Contabilidade e o Financeiro desempenham papéis complementares e estão intimamente ligados um ao outro.
Por isso, muitas vezes utilizamos os dois termos como sinônimos, principalmente quando na forma de adjetivos: “contábil” e “financeiro”.
Dessa forma, quando falamos de Automação Contábil, estamos nos referindo à automação tanto da contabilidade quanto do financeiro.
Isso porque, conforme mencionado acima, essas áreas se complementam, e por conta da proximidade dos seus processos, suas automatizações não conseguem se diferenciar com muito rigor.
Quais os benefícios da Automação Contábil?
Ao automatizar os processos contábeis da sua empresa, você pode esperar os seguintes benefícios:
Redução de erros e retrabalhos
Todos nós temos dias ruins e acabamos cometendo erros. Às vezes dormimos mal, outras vezes estamos doentes ou brigamos com a namorada. Independente do motivo, somos todos humanos, e humanos erram.
Mas, sabe quem não erra? Computadores!
Por isso, uma grande vantagem de automatizar processos é a redução de erros e, consequentemente, retrabalhos dentro da empresa.
Independente de quão atenciosos seus funcionários possam ser, um processo sempre estará mais redondo e protegido de erros se for automatizado.
Otimização dos processos
Na contabilidade de uma empresa, os processos costumam estar entrelaçados e dependentes uns dos outros.
Assim, em alguns casos, enquanto um processo não foi finalizado, outras atividades não poderão ser iniciadas, é o que chamamos de “gargalo operacional”.
Dessa forma, é importante notar que se a automação contábil focar nos gargalos, haverá maiores ganhos de eficiência!
A automação, no fim das contas, nada mais é do que substituir processos manuais e demorados por execuções instantâneas através de algoritmos. Ou seja, trocar muitas horas de trabalho por poucos segundos de eletricidade.
Maior visão estratégica
Para que a automação contábil possa acontecer, precisamos primeiro digitalizar os processos que queremos automatizar. Essa digitalização leva a um registro e permite uma maior visibilidade de dados e padrões financeiros.
Quando podemos agrupar, filtrar, processar e rodar simulações sobre os dados financeiros da nossa empresa de forma digital e instantânea fica muito mais fácil visualizar oportunidades estratégicas.
Mas lembre-se de sempre validar bem os dados que estão entrando no sistema. Os softwares não erram, mas se os dados de entrada estiverem corrompidos os resultados também estarão.
Como implementar a Automação Contábil?
Cada empresa tem suas peculiaridades e formas de trabalhar únicas, por isso, vamos destrinchar 3 passos que qualquer negócio pode seguir para uma fácil implementação da automação contábil:
1. Digitalize seus processos
Como já mencionamos, o primeiro passo para qualquer automatização é a substituição de processos em papel para processos digitais.
Isso porque, só conseguimos automatizar uma atividade se existem suficientes dados digitalizados e um sistema de gestão capaz de ser programado.
Logo, para digitalizar os processos é necessário que a empresa implemente softwares de gestão capazes de registrar e processar digitalmente aquilo que era feito manualmente em uma planilha ou até mesmo em papel.
2. Integre seus softwares de gestão
Quando falamos em integrar dois ou mais sistemas, estamos nos referindo ao ato de configurar diferentes softwares para que os mesmos consigam “conversar” entre si e executar atividades em conjunto.
Assim, se nosso ERP (Enterprise Resource Planning), por exemplo, estiver integrado com nosso CRM (Customer Relationship Management), conseguimos automatizar melhor os processos, sem que existam gargalos entre os softwares.
3. Automatize com capricho e supervisão
Agora que os devidos processos já estão digitalizados, e os softwares de controle já estão conversando nativamente, só falta implementar a automação contábil de fato.
Além disso, apesar de estarmos substituindo processos manuais por execuções automáticas, ainda queremos a supervisão de especialistas para garantir que as entradas e saídas do sistema sejam válidas.
Por isso, na hora de implementar suas automações, busque os gerentes e especialistas envolvidos e encarregue-os de validar a base de dados e os resultados calculados.
Conclusão: digitalize e automatize, você não vai se arrepender!
Com todos os avanços tecnológicos e ferramentas que estão surgindo no mundo corporativo, você não tem mais desculpas para deixar sua empresa atrasada e ineficiente!
Sabemos o quanto a inovação pode intimidar, ainda mais no contexto empresarial. Porém, entrar na era digital não é mais uma questão de escolha, e as empresas que não se atualizarem vão deixar de existir.
Se você ainda não está convencido da importância de abraçar a tecnologia no trabalho, peço que dê uma olhada na história da Amazon, e o impacto das suas automações na indústria varejista mundial.
De qualquer forma, para complementar este artigo e ajudar a sua empresa a contratar o sistema de automação mais adequado, sugiro a leitura do nosso artigo: Software de Gestão Financeira: as 6 melhores opções do mercado.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
