Dentre tantos processos internos de uma empresa, é comum que alguns setores não tenham total domínio para realizar certos protocolos. Todos os colaboradores da sua empresa sabem o que é reembolso e como solicitá-lo, por exemplo?
Se a resposta foi “não” ou “talvez” saiba que é de extrema importância que todos tenham esse conhecimento…
Afinal, com a maior descentralização do trabalho, incluindo atividades remotas, torna-se necessário gerenciar melhor esse tipo de investimento para evitar problemas com as leis, riscos financeiros além de garantir que seus colaboradores estão utilizando esse benefício corretamente.
Para te ajudar nesse processo, esse conteúdo vai abordar:
- O que é o reembolso;
- Para que ele serve;
- Tipos de reembolso;
- O que a Lei diz sobre reembolso de despesas corporativas;
- Como lançá-lo na folha de pagamento;
- Como otimizar a gestão de gastos da sua empresa – para além do reembolso.
Boa leitura!
O que é reembolso e para que ele serve?
O reembolso de despesas é uma prática comum em muitas empresas, onde os funcionários podem solicitar o reembolso de despesas relacionadas ao trabalho, como:
- viagens de negócios;
- alimentação;
- hospedagem;
- transporte; e,
- outros gastos autorizados.
Ou seja, o reembolso trata-se de um valor, que foi previamente desembolsado pelo colaborador para gastos relacionados aos trabalho, e que a empresa deve devolver integralmente a ele – sem que seja de forma alguma descontado do próprio salário.
O exemplo mais simples para explicar o que é reembolso é utilizando o cenário de uma viagem a trabalho:
Bom, nesse tipo de viagem o colaborador está se deslocando para realizar alguma atividade para a empresa, portanto, durante a viagem ele realizará despesas, como por exemplo:
- alimentação;
- passagem de avião, ônibus ou aluguel de carro;
- deslocamento dentro da cidade;
- hospedagem;
- entrada para evento/palestra/curso;
- gastos com clientes;
- e em alguns casos, com a emissão de vistos e vacinas.
Isso tudo precisa ser pago pela empresa, uma vez que são custos relacionados com as demandas do trabalho.
Então, é aqui que entra a parte do reembolso: caso a empresa não possua cartões corporativos ou adiantamento de gastos, o funcionário pode arcar com tudo em um primeiro momento e depois solicitar o reembolso integral dessas despesas apresentando recibos e notas fiscais.
O que é reembolso de despesas de cobrança?
O reembolso de despesas de cobrança refere-se ao processo pelo qual uma empresa reembolsa um funcionário caso ele arque com despesas incorridas ao cobrar pagamentos de clientes inadimplentes. Essas despesas podem incluir, por exemplo:
- taxas de cartão de crédito para processar pagamentos;
- despesas com correio para enviar avisos de cobrança;
- despesas legais para lidar com processos de cobrança;
- entre outros.
Geralmente, as despesas de cobrança são reembolsáveis se forem incorridas no desempenho das funções do funcionário e se estiverem de acordo com a política de despesas da empresa.
Por isso, os funcionários que lidam com cobranças devem manter registros precisos de todas as despesas relacionadas ao serviço e submeter essas despesas para reembolso, de acordo com os procedimentos estabelecidos pela empresa.
Esse tipo de reembolso é extremamente importante, pois garante que os funcionários não sejam responsáveis por despesas ocorridas ao cobrar débitos da própria empresa.
Além disso, ele garante que a empresa mantenha um registro preciso de todas as despesas associadas à cobrança, sendo também importante para manter uma boa gestão financeira e de prestação de contas.
O que diz a Lei sobre o reembolso de despesas corporativas
No Brasil, não há uma legislação específica que regulamente o reembolso de despesas corporativas de forma geral. No entanto, certas normas e princípios devem ser seguidos ao realizar o reembolso de despesas para seus funcionários, a fim de evitar problemas trabalhistas e fiscais.
Por isso, seguem abaixo algumas orientações importantes:
- Mantenha transparência quanto à natureza das despesas;
- Garanta a comprovação das despesas através de documentos fiscais (arquivá-los por no mínimo 5 anos);
- A política de reembolso deve ser clara e disponível para todos os colaboradores;
- O Registro contábil deve ser feito corretamente e de fácil identificação;
- Tenha entendimento fiscal de quais despesas estão, ou não, isentas de impostos.
Além de estarem familiarizadas com essas orientações, as empresas devem buscar o aconselhamento de profissionais especializados em contabilidade e direito trabalhista, para garantir que estejam em conformidade com a legislação brasileira.
Por outro lado, em relação ao tele trabalho, o Artigo 75-D da Lei nº 13.467/2017, traz como responsabilidade da empresa a aquisição, manutenção ou fornecimento de equipamentos tecnológicos e infraestrutura para o trabalho remoto, assim como, o reembolso de qualquer despesa – para fins da empresa – arcada pelo empregado.
Portanto, se uma empresa deseja implementar um sistema de reembolso de despesas para funcionários que trabalham remotamente, essas regras devem estar claramente previstas em contrato de trabalho escrito ou em um aditivo específico.
Quando a empresa precisa oferecer o reembolso?
De maneira geral, toda compra relacionada à realização de uma função dentro da empresa é obrigação da mesma ressarcir seus funcionários. Contudo, dentro de uma política de gastos cada companhia pode definir o que se encaixa ou não como uma despesa reembolsável.
Por isso, destaco abaixo os gastos que sempre serão responsabilidade da empresa:
Viagens Corporativas
As viagens, como já falamos, são exemplos clássicos de como garantir um reembolso justo e organizado para os colaboradores.
É preciso assegurar todo o suporte necessário para a viagem, desde que, claro, os gastos tenham objetivo apenas profissional. Gastos pessoais não entram nessa conta, e é preciso ter essa separação bem definida.
Por exemplo, na política interna pode ser definido que as refeições, passagem e hotéis estão inclusos, mas produtos de higiene pessoal são responsabilidade do colaborador.
Trabalho remoto e home office
Como vimos acima, é importante atentar-se ao fato de que a CLT chama a atenção para gastos com trabalho remoto e despesas inerentes à atividade do trabalho.
A regulamentação proíbe que isso seja descontado de alguma forma do trabalhador, estimulando, portanto, a prática do reembolso.
Exemplos disso são gastos com infraestrutura, equipamento de trabalho no home office, computadores, acessórios, bem como outros elementos.
Afinal, essa mudança na dinâmica de trabalho gerou, para muitas empresas, a necessidade de uma ajuda de custo específica para o trabalho remoto.
Custos de atividade de trabalho
Mesmo nas sedes físicas, o reembolso de gastos corporativos também é indispensável para garantir que o dia a dia seja mantido com segurança.
Ou seja, mesmo que funcionários paguem despesas típicas para atividade do seu cargo, eles têm direito a pedir reembolso, com as devidas provas fiscais.
Conserto de equipamentos
Também vale destacar a responsabilidade da empresa com os gastos de conserto de equipamentos.
Em casos de conserto emergencial, os colaboradores podem cuidar dos gastos no primeiro momento, contudo, é do direito deles provar que não foi por culpa sua que o dano ocorreu e então solicitar o reembolso – uma vez que esses valores não devem ser descontados de seus salários.
Importância de ter uma política de reembolso
Gerenciar os reembolsos corporativos é uma tarefa um tanto complicada. Por isso, é necessário ter uma política consistente para esse tipo de pagamento.
Dessa forma, é possível estabelecer de antemão o que não pode ser considerado um gasto reembolsável.
Alguns exemplos de gastos que não entram na conta são:
- gastos decorrentes de atrasos dos funcionários;
- questões de quebras de equipamentos por culpa dos colaboradores;
- despesas pessoais;
- lazer durante uma viagem;
- etc.
Além disso, a política deve fornecer meios de auditar muito bem essas compras e monitorar tudo para evitar fraudes.
Contudo, há uma dificuldade inerente à prática, algo que torna a gestão do reembolso complexa em si. Para melhorar isso, a empresa pode implementar um sistema para automatizar os reembolsos e os alertas, a partir de um controle integrado.
Leia também: Reembolso de despesas para funcionários CLT – como funciona, tipos de despesas reembolsáveis, dicas para montar a sua política de reembolso além de entender sobre as implicações fiscais e trabalhistas desse modelo.
Conclusão: otimize as finanças da sua empresa através de ferramentas tecnológicas
Independente do tamanho da sua empresa, ou do seu nicho, todo negócio busca eficiência e eficácia em seus processos. Isso pode se dar através da estruturação de serviços, contratação de colaboradores, automação de processos, entre outros.
Por isso, no caso dos reembolsos, além de ser benéfico para o tempo de realização das tarefas, contar com ferramentas inteligentes para organizar as tarefas financeiras também traz segurança acerca dos dados financeiros da empresa.
Por exemplo, o uso de um cartão pré-pago corporativo é uma ótima forma de lidar com os pagamentos que devem ser feitos para cobrir as despesas da empresa.
Dessa forma, os gastos são todos planejados e o saldo é disponibilizado para o colaborador em forma de limite no cartão. Afinal, o funcionário pode e deve gastar apenas o que for indicado, respeitando as políticas e regras de uso do cartão corporativo.
Ou seja, além de manter o orçamento em dia, não é preciso mais depender de recibos e dos relatórios de despesas dos funcionários. Assim, a empresa garante um controle em tempo real e um monitoramento mais preciso de todas as despesas.
Para te explicar melhor os benefícios da automação de processos financeiros, separei um conteúdo completo para você entender como centralizar todos os gastos de reembolso de despesas e otimizar a gestão financeira da sua empresa.
Te espero lá… até a próxima!
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
