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Reembolso de despesas corporativas: faça do jeito mais inteligente

André Apollaro

Data de publicação: 05/02/2024

Reembolso de Despesas Corporativas
Reembolso de Despesas Corporativas

O reembolso de despesas corporativas é um processo fundamental para as empresas, pois possibilita a devolução de recursos gastos por funcionários relacionados às atividades de trabalho. 

Assim, essa prática busca garantir a transparência e a eficiência na gestão financeira, a fim de proporcionar uma maneira organizada e justa de lidar com os custos corporativos. 

Ainda, com o avanço da tecnologia, surgem soluções inovadoras que simplificam esse processo, tornando-o mais ágil, preciso e conveniente para as empresas e seus colaboradores.

Então, continue lendo para saber tudo sobre o assunto!!! 

O que é o Reembolso de Despesas Corporativas

Como já comentamos, o reembolso de despesas corporativas é um processo em que os funcionários são reembolsados por custos realizados em nome da empresa durante suas atividades profissionais. Isso inclui despesas como:

  • viagens de negócios;
  • alimentação;
  • transporte;
  • hospedagem;
  • conferências e eventos;
  • material de escritório e outras despesas do tipo. 

Geralmente, as empresas têm políticas e procedimentos estabelecidos para o reembolso de despesas, o que inclui a necessidade de apresentação de comprovantes e a conformidade com limites e diretrizes internas

Assim, todos esses fatores ajudam a garantir transparência, eficiência e controle financeiro adequados ao longo de todo o processo de reembolso.

Ou seja, o objetivo do reembolso de despesas é garantir que os funcionários sejam compensados de forma justa pelos seus gastos incorridos durante o desempenho de suas funções e que esses gastos sejam devidamente registrados e controlados.

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O que pode ser considerado um reembolso de despesas?

Então, o reembolso de despesas abrange diferentes tipos de gastos realizados pelos funcionários. Alguns exemplos comuns são:

  • despesas gerais;
  • despesas com viagens e eventos;
  • despesas de transporte e km rodado.

A seguir, vamos detalhar melhor cada um deles:

Reembolso de despesas gerais dos funcionários 

Nesta categoria estão as despesas diárias relacionadas ao trabalho, como refeições, transporte público, estacionamento, material de escritório, serviços postais, entre outros.

No caso, esse tipo de reembolso geralmente pode ser substituído por cartões de benefícios, como os populares vale refeição e vale transporte.

reembolso de despesas corporativas

Reembolso de despesas de viagens e eventos 

Dessa forma, quando os funcionários realizam viagens a trabalho, eles têm direito ao reembolso de despesas como passagens aéreas, hospedagem, alimentação, transporte terrestre, taxas de visto, etc. 

Além disso, despesas relacionadas à participação em eventos corporativos, como conferências e seminários, também são reembolsadas.

Reembolso de km rodado para funcionários 

Caso os funcionários utilizem seus próprios veículos para fins de trabalho, é comum que a empresa ofereça um reembolso por quilômetro rodado.

Esse valor tem como base uma taxa predefinida e visa cobrir não só os custos de combustível como também o desgaste do veículo.

No entanto, é fundamental ressaltar que as políticas de reembolso de despesas variam de empresa para empresa. 

Portanto, é de suma importância que os funcionários estejam cientes das diretrizes estabelecidas pela organização e sigam os procedimentos adequados para solicitar o reembolso de gastos válidos.

Como fazer reembolso de despesas corporativas

Normalmente, há dois jeitos diferentes para realizar o reembolso: através de processos manuais ou com o uso de sistemas automatizados. Veja a diferença:

Reembolso corporativo através de processos manuais

Nesse método, os funcionários precisam preencher formulários de solicitação de reembolso, anexar os comprovantes de despesas corporativas e enviá-los para o departamento responsável.

Em seguida, o departamento deve revisar e aprovar os pedidos, realizar os cálculos e efetuar o pagamento manualmente. Porém, esse processo é demorado, propenso a erros e requer uma boa quantidade de esforço administrativo.

Reembolso corporativo com processos automatizados 

Com o uso de sistemas automatizados, o processo de reembolso se torna simples e agilizado. Os funcionários conseguem registrar suas despesas através de um aplicativo ou plataforma online, no qual se anexam os comprovantes e se processam as despesas. 

O sistema realiza os cálculos automaticamente, a partir da aplicação das políticas e de limites predefinidos.

Assim, o departamento responsável revisa e aprova as solicitações de reembolso de forma mais eficiente. Por fim, se realiza o pagamento eletronicamente, diretamente na conta bancária do funcionário.

Saiba como a payfy revolucionou o reembolso de despesas corporativas

Então, através do seu software de gestão inteligente, integrado aos cartões corporativos e aplicativos móveis, a payfy revolucionou o processo de reembolso de despesas corporativas e desenvolveu uma solução muito mais eficiente e simplificada. Confira os diferenciais:

Reembolso de despesas corporativas via App 

Através do aplicativo da payfy, os funcionários são capazes de facilmente registrar suas despesas, solicitar aprovação se necessário, tirar fotos dos comprovantes e anexar para análise.

Ou seja, o processo se torna mais ágil e transparente, eliminando a necessidade de formulários e papéis. Sustentabilidade financeira na prática!

Integração via API com ERP’s e softwares de contabilidade 

Além disso, a payfy também oferece integração direta com sistemas de gestão empresarial (ERP’s) e softwares de contabilidade, de modo a viabilizar uma troca de informações automatizada. 

Em outras palavras, isso significa que o aplicativo registra e envia as despesas diretamente para o sistema financeiro da empresa, algo que facilita muito a conciliação de crédito e a contabilidade como um todo.

Gestão completa e inteligente do reembolso de funcionários 

A plataforma da payfy possibilita uma gestão centralizada de todo o processo de reembolso, desde o registro das despesas até a aprovação e o pagamento. 

As equipes responsáveis têm acesso a um painel intuitivo, onde podem visualizar e gerenciar todas as solicitações de reembolso em tempo real.

Calculadora automática de km rodado 

Além disso, para facilitar o reembolso de quilometragem rodada por funcionários, a payfy também disponibiliza uma calculadora automática.

Basta informar a distância percorrida e o valor do quilômetro, e a plataforma realiza o cálculo automaticamente, a fim de evitar erros e agilizar o processo.

Confiança de mais de 800 empresas 

clientes reembolso de despesas corporativas via app

A payfy facilita a vida de mais de 800 empresas que confiam na plataforma para gerenciar seus reembolsos corporativos. Com sua interface intuitiva, recursos avançados e suporte especializado, a solução de reembolsos da payfy se destaca como uma opção extremamente confiável e eficaz.

Assim, com a payfy, o reembolso de despesas corporativas se torna mais rápido, preciso e seguro. Isso resulta em uma melhor experiência tanto para os funcionários quanto para as equipes responsáveis pela gestão financeira da empresa.

Somos uma solução perfeita para empresas de pequeno, médio e grande porte. Então, agende uma demonstração!

Até a próxima!


André Apollaro

Founder & CEO da Payfy

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