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Controle de Recibos: como melhorar a coleta na sua empresa

André Apollaro

Data de publicação: 30/01/2023

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Veja o melhor método para fazer o controle de recibos corporativos e como novas ferramentas fazem diferença na gestão de gastos empresariais

Fazer o controle financeiro de uma empresa não é fácil; precisamos montar orçamentos para cada setor, aprovar gastos adicionais, controlar os recibos, fechar os balanços do mês, e já começar os orçamentos do mês seguinte…

Para piorar as coisas, todos esses processos são interdependentes, ou seja: se a etapa anterior não estiver finalizada corretamente não podemos começar a etapa seguinte.

E dentro das etapas do controle financeiro, a coleta de recibos é o ponto mais problemático para a maioria das equipes. Isso acontece porque as empresas não estabelecem regras claras e práticas para esta coleta, e os recibos acabam perdidos.

Pensando nisso, criamos este post para esclarecer a melhor forma de fazer esse controle de recibos na sua empresa. Vem com a gente!


Perdi meu recibo!

Quando os seus funcionários pagam por coisas no trabalho, muitas vezes eles se esquecem de guardar o comprovante fiscal ou o confundem com outra notinha, ou guardam certo mas a tinta do comprovante se apaga

Essa falta de organização gera muito retrabalho, porque quando o recibo se perde: as equipes financeiras e os funcionários precisam perder horas para esclarecer e comprovar que cada gasto realizado era de fato válido.

Mas não se trata apenas de uma perda de tempo precioso, o controle de recibos é realizado por dois motivos:

  1. Garantir que os gastos realizados foram programados e são válidos;
  2. Mapear todos os gastos para posterior análise estratégica.

Assim, as empresas que são desorganizadas com seus recibos, além de perder tempo precioso, perdem também a capacidade de mapear efetivamente seus gastos.

Portanto, registrar e monitorar gastos de maneira eficiente é essencial para todos os negócios, apesar de ser um verdadeiro desafio!

Qual o melhor método de controle de recibos?

Para garantir que todos os recibos de despesas sejam coletados, de forma fácil e rápida, devemos permitir que os funcionários “salvem” o recibo no momento da compra. Dessa forma, não há o risco do recibo se perder.

Mas como realizar esse arquivamento em tempo real? É simples, basta usar um aplicativo!!

Aplicativos de controle de despesas empresariais

Os aplicativos para controle de despesas empresariais geralmente são acessados via celular ou desktop, tendo facilidade para de integrar-se a outros softwares já utilizados pela empresa.

Normalmente, esses aplicativos permitem que o controle de despesas seja feito pelos funcionários (com diversas funcionalidades) e também pela liderança (que pode controlar em tempo real o que está sendo gasto e como). 

Independente do tipo de empresa e tipos de gastos, o aplicativo de controle faz a gestão do recibos automaticamente, e gera relatórios – facilitando o dia a dia dos colaboradores.

No caso da Payfy, nosso aplicativo de controle de despesas vem com as funcionalidades mais modernas, facilidade de uso e suporte técnico para garantir os resultados mesmo durante imprevistos.

Você também pode utilizar o aplicativo para reembolsar os funcionários pelos gastos realizados com dinheiro próprio. 

Esses reembolsos serão baseados em fotos de recibos enviados pelos funcionários e gerenciados por você por meio do aplicativo.

Se preferir não gastar tempo reembolsando funcionários, você deve procurar um cartão de crédito ou pré-pago, integrado no mesmo aplicativo.

Mas como funciona o aplicativo da Payfy?

Conforme falamos, o solução de gerenciamento de gastos da Payfy vem com um aplicativo próprio, e configurá-lo é super simples:

  1. O gestor financeiro define as regras gerais de gastos para a empresa:  (limites de gastos por funcionário, por time e por categoria de despesa). Então ele define também uma quantidade  valor máximo de recibos atrasados ​​que podem ser acumulados, e o número de dias para antes que o um gasto sem recibo seja considerado atrasado;
  2. Os funcionários utilizam os recursos disponíveis dose cartões físicos e virtuais normalmente;
  1. Quando chega na data limite, todos os funcionários são lembrados das regras de gastos;
  2. Se um gastador acumular muitos pagamentos injustificados e não seguir as regras, seus cartões serão bloqueados pelo seu gestor até que ele coloque seus recibos em dia.

E o melhor disso tudo? Você pode acompanhar facilmente suas configurações em tempo real, no painel de controle do aplicativo!

Resultados reais: mais receita, mais rápido

Ouvimos muitos de nossos  clientes nossos para desenvolver essa funcionalidade e os comentários são muito positivosbons! Vejamos alguns dos benefícios:

  • Em média, nossos clientes atingem 96% de sucesso na coleta de comprovantes de gastos comerciais;
  • Os comprovantes são enviados 2 vezes mais rápido;
  • O departamento financeiro tem visão em tempo real dos gastos que estão acontecendo;

O usuário pode fazer o upload de seu recibo instantaneamente e em qualquer lugar com o aplicativo móvel. Essa solução é altamente recomendada para os viajantes de plantão.

No momento em que o funcionário paga com o cartão da Payfy, uma notificação automática o convida a tirar uma foto de seu comprovante quando ainda tiver o pequeno pedaço de papel em mãos. 

O aplicativo móvel irá recortar automaticamente o recibo para obter uma imagem limpa e associá-lo ao pagamento correto, graças a tecnologia de reconhecimento de imagem OCR, e basta o funcionário adicionar mais uma breve descrição para justificar sua despesa.

Gastos online? Envie-nos diretamente o seu recibo por e-mail

As lojas online e fornecedores em geral (como empresas de locação de carro, hotéis e passagem aérea) costumam enviar os recibos de compras por e-mail, na maioria das vezes logo após a confirmação da compra.

Uma outra maneira de justificar seu pagamento através de nossos cartões é nos encaminhar o e-mail com o recibo anexado para recibos@payfy.io, e nossa automação inteligente para recebimentos irá associá-los automaticamente ao pagamento correspondente em sua conta Payfy.

Você é uma pessoa que adora procrastinar as coisas? Não tem problema…

Se você não tiver tempo para enviar seu recibo ou prefere revisar seus pagamentos com calma, você sempre pode fazer o login na plataforma da Payfy e anexar seus recibos com um simples arrastar e soltar!

Eduque os gastadores sobre o que é um recibo válido

Aqui na Payfy, sempre lembramos os funcionários sobre o que é e, especialmente, o que não é um recibo válido antes que o gasto aconteça.

Se um gastador confundir um recibo/comprovante de pagamento com um outra notinha, por exemplo, também permitimos que a equipe financeira declare o recibo como inválido e adicione mais explicações sobre o motivo pelo qual o recibo é inválido.

Isso incentiva uma conversa fluida, rápida e eficaz entre a equipe financeira e os gastadores.

Mude para a coleta de recibos sem esforço

Construa uma cultura de recibos forte e saudável com a Payfy!

Se seu objetivo é tornar seus gastos mais seguros e práticos: não perca tempo e entre em contato com nossa equipe.


André Apollaro

Founder & CEO da Payfy

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