Despesas de Home Office: dicas para gerenciar gastos do seu negócio de forma remota

diferentes cenários para gestão de despesas home office

Entenda como ajudar seu time financeiro a realizar a gestão de despesas home office de forma mais eficiente

Depois de mais de dois anos trabalhando remotamente, você provavelmente já aprendeu a gerenciar sua equipe e as despesas de home office.

Colocar todos na mesma sala do Zoom é quase uma segunda natureza; o que você precisa provavelmente está armazenado na nuvem, e abrir o Slack significa estar conectado à sua equipe.

Mas as coisas ficam um pouco mais complicadas quando se trata de lidar com as despesas remotamente. Por isso, nesse post vamos abordar:

  • O que a Lei traz sobre as despesas de home office;
  • Gerenciando as despesas home office;
  • 5 motivos para sua empresa incluir um Software Inteligente no gerenciamento de despesas de home office.

O que a lei diz sobre a ajuda de custo no home office?

Apesar de estar se popularizando mais recentemente, a lei que define regras para o home office já existe há alguns anos. A lei nº 13.467 na reforma trabalhista em 2017 classificou o trabalho prestado fora das dependências do empregador como “tele trabalho”. O termo, apesar de diferente, fala da mesma coisa. 

De acordo com o art. 2º da CLT, o empregador possui a obrigação de custear as despesas do seu negócio. Sendo assim, quando o colaborador exerce a profissão de maneira remota, e tem custos para isso, a empresa deve arcar com esses custos.

Mas a grande dúvida é a respeito de quais despesas devem ser custeadas pela organização. Segundo o artigo 75-D da CLT as determinações são as seguintes:

“As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.”

Em outros termos, mesmo com o amparo da lei, empresa e funcionário devem acordar quais serão os custos bancados pela empresa e, isso tudo, precisa estar formalmente registrado e assinado por ambas as partes. 

Gerenciando as despesas home office

Gerenciar despesas de negócios já é algo trabalhoso e confuso para a maioria das empresas, então quando seu time financeiro gerencia as despesas do home office, a falta de visão sistêmica e transparência pode parecer ainda mais acentuada.

O gerenciamento manual e desatualizado para lidar com as despesas deixa muito espaço para erros humanos, fraudes, desinteresse do seu time e sem mencionar a montanha de recibos perdidos! 

Então quando pensamos que pelo menos você sabia que aquela pilha estava no escritório. Agora, está tão disperso quanto sua equipe.

Embora o cenário de pandemia tenha trazido muitos desafios, também permitiu que as empresas refletissem sobre a maneira que trabalham e como podem melhorar. 

Por isso não preciso nem dizer que o gerenciamento de despesas de home office precisa melhorar. Venha comigo e veja como automatizar seu gerenciamento de despesas garante total supervisão dos gastos de sua equipe – não importa onde estejam!

5 motivos para sua empresa incluir um Software Inteligente no gerenciamento de despesas de home office

1 – Visão sistêmica de despesas e eficiência de gestão

Em uma época em que cada centavo conta, ficar em dia com as finanças nunca foi tão importante. Isso vale para despesas diárias e grandes compras, sem mencionar assinaturas de software e custos de marketing. 

Com software de gestão inteligente, como a Payfy, os gestores e/ou diretores podem fazer login direto no app. Dessa forma é possível centralizar e acompanhar todas as compras e os dados necessários para a empresa rodar com tranquilidade.

Talvez você tenha um cartão de crédito compartilhado no escritório ou talvez os funcionários paguem do próprio bolso – nenhum deles é ideal para você ou sua equipe. Além das barreiras de uso, o trabalho manual que o time financeiro precisa realizar é desnecessário.

Ter uma visão geral completa de suas despesas significa que você também está economizando tempo. O upload de fotos individuais de recibos on-line no final do mês se transforma facilmente em uma carga de trabalho pesada para ambos os lados.

2 – Pagar online com cartões virtuais

Cada vez mais empresas estão dando o salto para trabalhar em casa permanentemente e para isso, algumas comodidades (como o cartão virtual) podem fazer toda a diferença – para quem usa e quem gerencia. 

Esteja sua equipe trabalhando remotamente apenas por agora ou para sempre, essa maneira de trabalhar provavelmente significa que as despesas estão ocorrendo do mesmo jeito que iriam no escritório.

O home office não significa mais ficar trancado em casa como na pandemia, na verdade, hoje a rotina dos funcionários (mesmo remotos) está voltando à normalidade, e isso pode incluir custos além do remoto como as viagens corporativas, por exemplo.

Por isso o cartão virtual é sempre bem vindo, afinal, hoje realizamos muitas compras de forma online, até o aluguel de um carro! Então é essencial que seus colaboradores tenham flexibilidade e recursos para exercerem suas funções. 

Na Payfy, nossos cartões virtuais podem ser emitidos através do App e usados ​​instantaneamente para compras online sem o vínculo de um cartão físico. Assim, sua equipe não precisa esperar para configurar seu escritório em casa – eles podem ir direto ao assunto.

Não importa onde sua equipe se encontre no momento, eles têm uma ferramenta que os capacita a comprar o que precisam para trabalhar.

Além disso, é possível solicitar mais de um cartão virtual e anexar uma categoria e limite de gasto para eleassinatura LinkedIn, por exemplo. Caso você ache a qualquer momento que não precisa mais pagar por uma assinatura, os cartões virtuais podem ser congelados ou excluídos. 

Outro benefício de utilizá-los com categorias definidas é o bloqueio da compra caso alguém tente passar algo além do limite pré-definido para aquele cartão específico.

3 – Segurança contra fraudes – de fora e de dentro.

Embora a eficiência seja nosso objetivo, a segurança está sempre em primeiro lugar. Com software de gestão inteligente, como a Payfy, o risco de fraude e a quantidade de erros humanos é significativamente reduzida. 

Como falamos anteriormente, a utilização de cartões virtuais também ajuda a tornar tudo mais seguro pela facilidade em criar e excluí-los.

Ou seja, além de garantir centralização de informações e segurança contra hackers, você também pode criar um cartão – e definir limites – para ser utilizado sempre ou para uma compra específica.

Outro ponto muito importante de segurança quando falamos de um software de gestão integrado é a visibilidade instantânea dos gastos (quem? quanto? onde?) e a solicitação/aprovação em tempo real de uma despesa não planejada – evitando fraude interna e reembolso de algo que nem havia sido aprovado.

Sem mencionar que compartilhar esses dados bancários on-line de um cartão de crédito físico para gerenciar despesas nunca é uma opção segura. Já com um software integrado você faz relatórios instantâneos e com segurança.

4 – Flexibilidade de orçamento com limites de gastos claros

Com certeza as necessidades financeiras para as despesas de home office de uma equipe podem ser diferentes do que você normalmente gasta em um escritório. Mas mesmo que sua equipe não esteja no mesmo escritório, não significa que você não possa controlar seus gastos comerciais. 

Com a Payfy, você pode definir limites de gastos individuais (ou seja, em cada cartão) com apenas o toque de um botão no seu App. O melhor de tudo é que os limites podem ser alterados a qualquer momento, assim como o bloqueio e criação de cartões.

Os limites de gastos significam que você e todas as equipes sabem exatamente quanto podem gastar por mês. Isso também permite que você realize novas projeções sempre embasadas em dados atualizados para se adaptar à realidade do negócio.

5 – Confiança e transparência para os colaboradores em home office

Ter uma equipe remota traz seus próprios desafios. De acordo com a Harvard Business Review, a maioria das equipes remotas não sente que seu gerente confia nelas. 

Isso, seguido pelo fato de que funcionários que se sentem confiáveis ​​por seu gerente têm 110% mais chances de permanecer em seus empregos do que aqueles que não o fazem, prova que vale a pena valorizar sua equipe.

Quando pensamos em uma empresa, o que diz “confiamos em você” mais do que entregar a eles um cartão da empresa?!

Portanto confie em seus gestores e os faça confiar em seus times. A transparência e a confiança são atitudes que em cascata faz com que todos os seus colaboradores se sintam valorizados, ouvidos e respeitados. 

A maneira antiquada de lidar com as despesas faz com que as pessoas se sintam desconfiadas no trabalho. A ideia de ter que sair pedindo um cartão de crédito para os seus superiores gera sentimentos parecidos com uma criança tendo que pedir dinheiro para os pais.

Como não queremos crianças gerindo nossa empresa é necessário instaurar culturas organizacionais transparentes e com base na confiança. Assim seus colaboradores se sentem de fato vistos pela empresa, confiam mais em si e trabalham visando o sucesso do negócio.

Como a Payfy pode ajudar sua equipe remota?

A Payfy unifica todo o seu processo de despesas e oferece monitoramento em tempo real dos gastos do negócio. 

Não apenas facilitando a previsão de gastos, mas também a tomada de decisões estratégicas sobre a melhor maneira de gastar o dinheiro da empresa.

Como diretor administrativo ou equipe financeira, você tem o poder de decidir quem recebe um cartão Payfy e qual deve ser o limite de gastos.

E os benefícios são de duas maneiras: sua equipe se sentirá responsável pelas decisões financeiras e os administradores poderão indicar que confiam nos funcionários, reduzindo a papelada e as tarefas monótonas.

Para equipes remotas, é vital que todo o terreno seja coberto quando se trata de cuidar dos funcionários, seja organizando eventos virtuais de team building, configurando-os com equipamentos de home office ou fornecendo a eles um sistema simplificado para gastar com confiança as coisas no trabalho.

Obrigado pela sua companhia e até a próxima leitura!


André Apollaro

Founder & CEO da Payfy

Fundo Gestão