Seja em uma pequena empresa ou em uma grande corporação, gerenciar despesas é um desafio constante. Felizmente, existem diversas ferramentas e técnicas para tornar essas tarefas mais simples e eficazes – como um workflow de aprovação de despesas.
Isso porque, garantir que as despesas sejam aprovadas de forma correta, evita gastos desnecessários e a perda de dinheiro em um negócio. Então, pensando nisso, elaborei esse post para abordar a fundo como criar e gerenciar um workflow de aprovação na sua empresa:
- O que é o workflow de aprovação?
- Como criar um workflow de aprovação de despesas;
- Importância do e benefícios do workflow de aprovação;
- Implementação de sistema de gerenciamento de despesas;
- 3 dicas para monitorar e otimizar o workflow de aprovação na sua empresa.
Boa leitura!
O que é um workflow de aprovação de despesas?
Um workflow de aprovação de despesas é um processo padronizado que mostra como cada despesa dentro da empresa será submetida, revisada e aprovada pelo time financeiro.
Ou seja, é um conjunto de etapas e regras que governam todo o processo de gerenciamento de despesas. Esse processo pode variar de empresa para empresa, mas geralmente ele envolve:
- a submissão de uma solicitação de despesa;
- a revisão da solicitação por um ou mais gestores;
- a aprovação final da despesa.
Além disso, é essencial que todas as etapas do processo sejam documentadas e que haja uma comunicação clara com os colaboradores envolvidos.
Como criar um workflow de aprovação de despesas
Então, para criar um workflow de aprovação eficiente, é necessário abordarmos mais a fundo as etapas citadas acima:
Etapa 1: Criação e submissão de relatórios de despesas
A primeira etapa, como o nome indica, é a parte da criação e submissão do pedido ou relatório de despesas.
Essa tarefa é feita, geralmente, pelo colaborador que realizou ou irá realizar a despesa, e inclui informações detalhadas sobre o gasto, incluindo data, valor e categoria.
Por isso, o colaborador deve ser cuidadoso ao preencher o pedido ou relatório, garantindo que todas as informações estejam corretas e facilitando a aprovação.
Além disso, o colaborador deve ter em mente a política de gastos da empresa, para que o gasto esteja dentro dos limites e categorias permitidas.
Etapa 2: Revisão e aprovação pelos gestores
Depois que o pedido ou relatório é enviado, ele passa para as mãos dos supervisores.
Então, eles podem revisar as informações contidas no documento para avaliar se a despesa é necessária, e para garantir que ela esteja dentro dos limites de orçamento da empresa.
Após a revisão, o gestor pode aprovar ou rejeitar a despesa. Por isso, é importantíssimo que os gestores estejam atentos às políticas de despesas da empresa, para que possam tomar decisões justas e coerentes.
Etapa 3: Processamento das despesas aprovadas
Se a despesa for aprovada, ela é processada e o colaborador que fez a despesa é reembolsado pelo valor aprovado ou recebe um adiantamento para utilizar na despesa em questão.
Assim, é importante que o processo de reembolso dos funcionários seja rápido e eficiente, para que o colaborador não fique com despesas pendentes por muito tempo.
Por isso, muitas empresas investem para que o processo possa ser automatizado por meio de ferramentas de gerenciamento de despesas, como cartões corporativos ou softwares de automação.
Além disso, esses sistemas ajudam na gestão financeira como um todo, garantindo que a empresa tenha um fluxo de caixa saudável e recursos suficientes para realizar os reembolsos necessários.
Saiba mais sobre o tema acessando: Controle de gastos empresariais com “expenses app” é tendência para as finanças corporativas no Brasil.
Etapa 4: Auditoria e conformidade
Por fim, um processo de auditoria e conformidade é usado para garantir que todas as despesas estejam dentro das regras da empresa e em conformidade com leis e regulamentações.
Isso é extremamente importante para evitar fraudes e assegurar a transparência nas finanças da empresa. Portanto, a empresa deve ter uma política clara de auditoria e conformidade, assim todos os colaboradores sabem o que é esperado deles.
Importância do workflow de aprovação de despesas para uma empresa
Antes de ler este artigo, talvez você ainda não conhecia o termo workflow para aprovação de despesas, por isso, além de saber como criá-lo, é necessário entendermos porque as empresas optam por esse processo e seus benefícios.
Como vimos anteriormente, um workflow de aprovação de despesas ajuda a garantir que cada despesa seja aprovada, auditada e processada da maneira correta. Dessa forma, a empresa pode evitar problemas como:
- Gastos que não fazem sentido;
- Fraudes ou má conduta por parte dos colaboradores;
- Falta de conformidade e riscos regulatórios;
- Perda de tempo e dinheiro.
Ou seja, estabelecer um fluxo de trabalho de aprovação de despesas é essencial para se proteger a saúde financeira da empresa. Afinal, todos esses problemas podem colocar a empresa em risco e prejudicar as operações do negócio.
Além disso, um processo de aprovação eficaz ajuda a manter a saúde financeira da empresa, ajudando a evitar déficits e problemas que possam surgir com despesas excessivas ou fraudulentas.
Devo destacar que um processo eficaz não significa necessariamente que todas as despesas serão aprovadas rapidamente.
Pelo contrário, um processo eficaz deve garantir que as despesas sejam avaliadas com cuidado e que haja uma comunicação clara com os colaboradores envolvidos.
Implementando um sistema de gerenciamento de despesas
Para implementar um workflow de aprovação na sua empresa, e obter sucesso, seu negócio deve contar com um bom sistema de gerenciamento de despesas.
Já existem várias ferramentas disponíveis no mercado, que ajudam a automatizar o processo de aprovação e garantem uma gestão mais eficiente e segura de todas as despesas corporativas.
Avaliando as necessidades da sua empresa
Antes de escolher a sua solução, é importante avaliar as necessidades específicas da sua empresa. Por isso, considere fatores como:
- tamanho da empresa;
- volume de despesas;
- tipo de despesa (por exemplo, viagens de negócios, compras, etc.);
- orçamento disponível.
Além disso, deve-se levar em conta a cultura organizacional da empresa.
Por exemplo, se a empresa valoriza a transparência e a comunicação aberta, é importante escolher uma solução que permita que os funcionários possam facilmente relatar suas despesas e acompanhar o status da aprovação.
Escolhendo a solução certa para o seu negócio
Depois de avaliar as necessidades da sua empresa, você deve escolher a solução que melhor atenda às suas necessidades, como:
- grau de personalização;
- possibilidade de integração com outras ferramentas que a sua empresa já utiliza.
- usabilidade da ferramenta.
Portanto, escolha uma solução que seja fácil de usar, com uma interface intuitiva, para que os funcionários também possam inserir e acompanhar o status da aprovação de suas despesas facilmente.
Integrando o sistema de gerenciamento de despesas com outras ferramentas
Uma vez que você escolheu uma solução de gerenciamento de despesas, é importante integrá-la com outras ferramentas que sua empresa já utiliza.
Por exemplo, você pode integrar o sistema de gerenciamento de despesas ao software de contabilidade, para garantir que todas as informações de despesas estejam atualizadas e sincronizadas.
Assim, com um sistema de gerenciamento de despesas eficiente, sua empresa poderá economizar tempo e dinheiro, além de garantir uma gestão mais segura e eficiente de todas as despesas corporativas.
Além disso, ofereça treinamentos e suporte técnico para garantir que todos os funcionários saibam como inserir suas despesas e acompanhar o status da aprovação.
Estabelecendo políticas e diretrizes claras para despesas corporativas
Além de implementar um sistema de gerenciamento de despesas, é importante estabelecer políticas e diretrizes claras para todas as despesas corporativas.
Isso ajuda para que os colaboradores conheçam as regras e limites de despesas, bem como quaisquer penalidades por violação das políticas – de ambas as partes.
Portanto, as políticas e diretrizes de despesas corporativas devem ser estabelecidas com base nas necessidades e objetivos da empresa.
Por exemplo, se a empresa tem como objetivo reduzir custos, as políticas devem refletir isso, estabelecendo limites mais baixos para as despesas.
Por outro lado, se a empresa está em um período de crescimento e expansão, as políticas podem ser mais flexíveis para acomodar as necessidades dos colaboradores.
3 dicas para monitorar e otimizar o workflow de aprovação de despesas na sua empresa
Por último, mas não menos importante, deve existir um constante monitoramento e otimização do fluxo de trabalho de aprovação de despesas.
Assim, se garante que o processo esteja sempre funcionando da maneira mais eficiente possível, e que todos os problemas sejam identificados e resolvidos imediatamente.
1 – Analisando o desempenho do processo de aprovação
Uma das maneiras de monitorar o workflow é analisando o desempenho do processo de aprovação.
Por isso, utilize ferramentas de geração de relatórios para analisar o tempo médio de aprovação, o número de despesas rejeitadas, e outras métricas relevantes.
Além disso, é essencial ouvir os feedbacks dos colaboradores e gestores envolvidos no processo de aprovação. Eles podem fornecer insights valiosos sobre como o processo pode ser melhorado.
2 – Identificando gargalos e áreas de melhoria
Com base nos dados coletados e nos feedbacks recebidos, você identifica gargalos e áreas de melhoria no processo de aprovação.
Por isso, identifique quaisquer etapas do processo que estejam levando mais tempo que o necessário e busque soluções para reduzir esses atrasos.
Além disso, a empresa deve avaliar se os colaboradores e gestores envolvidos no processo possuem as habilidades e recursos necessários para executar suas tarefas de forma eficiente.
Se não, considere fornecer treinamento ou recursos adicionais.
3 – Implementando mudanças e ajustes para aumentar a eficiência
Por fim, implemente mudanças e realize ajustes no processo de aprovação para aumentar a eficiência do processo, como por exemplo:
- mudanças na política;
- atualizações de software;
- treinamento adicional para gestores e colaboradores.
Isso vai garantir que o processo funcione sempre da maneira mais eficiente possível – e que é o objetivo, afinal, um processo de aprovação de despesas eficiente tem um impacto significativo na saúde financeira da empresa.
Conclusão: um workflow de aprovação de despesas eficiente e sustentável otimiza sua empresa
Como vimos, implementar um workflow de aprovação de despesas eficiente é essencial para otimização financeira e ajuda a garantir que a empresa esteja em compliance e que todas as despesas sejam gerenciadas adequadamente.
Este é um processo em constante evolução, e as soluções de gerenciamento de despesas e automação podem mudar ao longo do tempo. Portanto, esteja aberto a novas ideias e tecnologias que tornarão o processo mais eficiente e sustentável.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
