A gestão de frotas é uma atividade essencial para qualquer empresa que opera com veículos, seja para entregas, transporte de colaboradores ou movimentação de mercadorias.
Afinal, além de garantir o bom funcionamento da frota, uma gestão eficiente reduz significativamente os custos operacionais, além de aumentar a segurança dos motoristas e melhorar a produtividade do negócio.
Mas sabemos que quando existem muitos veículos envolvidos, manter tudo sob controle é uma tarefa muito desafiadora, especialmente se essa gestão é feita de forma manual.
Por isso, neste artigo vou te mostrar porque utilizar automações para fazer essa gestão irá otimizar processos e permitir que os gestores obtenham uma visão clara e em tempo real das suas operações.
Vamos lá?
O que é Gestão de Frotas?
O termo gestão de frotas refere-se ao conjunto de práticas e ferramentas utilizadas para monitorar e controlar os veículos de uma empresa.
Essa gestão, portanto, inclui desde o controle de despesas com combustível e manutenção, até o monitoramento da segurança dos motoristas e o cumprimento de normas regulatórias.
Essas tarefas são importantes pois através delas se atinge uma boa gestão de frotas, ou seja, ela ajuda a empresa a melhorar a sua eficiência operacional em diferentes frentes e tem como objetivo:
- Otimizar sua operação: melhora na distribuição e uso dos veículos, aumentando a sua disponibilidade e reduzindo o tempo ocioso.
- Garantir segurança e conformidade: garantia de que os veículos estão em boas condições e que as leis de trânsito estão sendo cumpridas.
- Reduzir custos: identificando desperdícios e oportunidades de economia.
Quais são os principais desafios da gestão de frotas?
Os desafios para manter uma gestão de frotas eficiente são inúmeros e afetam diretamente o desempenho das empresas. Dessa forma, também é essencial que a sua empresa analise os desafios específicos que ela pode enfrentar a fim de manter-se sempre preparada.
Mas para ajudá-la nisso, separei abaixo 5 principais obstáculos enfrentados pelos gestores:
1 – Média de consumo de combustível
Esse ponto é um grande desafio na gestão de frotas, pois sem o monitoramento adequado, o desperdício de combustível pode se tornar um problema recorrente. Logo, surgem pequenas ineficiências e quando somadas, representam uma grande despesa para a empresa.
Por isso a gestão financeira é muito importante dentro da gestão de frotas, uma vez que os custos para a empresa são altos – especialmente com combustível, manutenção e seguro.
Além disso, o aumento constante dos preços de combustível é uma preocupação crescente para líderes de empresas, pois isso impacta diretamente o lucro operacional.
Mas é aqui que a automação entra: através de softwares de gestão de frotas integrados os gestores têm acesso a relatórios detalhados sobre consumo de combustível, uso de veículos e manutenção preditiva – garantindo um controle mais rigoroso dos custos.
2 – Manutenção preventiva e corretiva
Veículos quebrados significam entregas atrasadas, além de riscos à segurança, portanto, não deve existir atraso na manutenção de veículos. Afinal, a falta de manutenção irá gerar maiores despesas com reparos emergenciais e também impactar a operação como um todo.
Dessa forma, garantir que todos os veículos da frota estejam em perfeitas condições de funcionamento acaba sendo um desafio crítico. A manutenção inadequada ou falhas inesperadas podem causar interrupções nas operações, prejudicar o desempenho da frota e aumentar custos de reparo.
Uma solução para esse tipo de problema é adotar sistemas que ajudarão na manutenção preditiva, ou seja, o monitoramento do veículo é em tempo real e permite antecipar possíveis falhas.
3 – Roteirização ineficiente
Planejar rotas de forma inadequada aumenta o consumo de combustível e o desgaste dos veículos. Mas a dificuldade de planejamento está em garantir a visibilidade total das operações e acompanhar todos os veículos em tempo real.
Saber onde cada veículo está, o status das entregas, e o comportamento dos motoristas é essencial para o sucesso de qualquer operação logística. Por isso, a implementação de sistemas de rastreamento via GPS e telemetria avançada oferece uma visão completa em tempo real.
Isso permite que líderes acompanhem o desempenho da frota de forma precisa e tomem decisões rápidas, como ajuste de rotas ou substituição de veículos para evitar atrasos.
4 – Gestão de motoristas
A falta de controle sobre o comportamento dos motoristas, como excesso de velocidade ou frenagens bruscas, impacta diretamente na segurança e nos custos operacionais, além de elevar o risco de acidentes.
Motoristas são parte fundamental da operação de uma frota, e garantir seu engajamento e comportamento adequado na estrada é um desafio para líderes de negócios.
Afinal, falta controle sobre o comportamento dos motoristas, como excesso de velocidade ou frenagens bruscas, podem resultar em acidentes, desperdício de combustível e desgaste prematuro dos veículos.
Por isso, garantir que suas equipes estejam preparadas para operar de forma eficiente e segura é um grande desafio para líderes experientes. Neste caso, a implementação de programas de treinamento contínuo focados em direção defensiva, otimização de rotas e economia de combustível é crucial.
Além disso, sistemas de telemetria podem monitorar o comportamento dos motoristas, fornecendo feedback em tempo real e alertas para práticas inadequadas, como excesso de velocidade ou freadas bruscas.
5. Segurança e Conformidade Regulamentar
Em muitas indústrias, como transporte e logística, garantir a conformidade regulatória é fundamental. Por isso, os gestores estão constantemente preocupados em garantir que suas frotas operem dentro dos parâmetros legais e que os motoristas estejam seguindo as normas de segurança.
Para tornar esse processo mais eficaz, existem ferramentas de gestão de frotas que oferecem módulos de compliance e relatórios automatizados sobre manutenção e jornada de trabalho dos motoristas.
Essas soluções ajudam a evitar multas e oferecem relatórios precisos para auditorias e garantem que a empresa esteja sempre dentro das normas vigentes.
Bom, esses são apenas alguns dos desafios enfrentados pelas empresas, mas todos eles podem ser mitigados com a automação da gestão de frotas.
Ou seja, com a gestão certa, bons dados são coletados, possibilitando a correção de rotas, projeções orçamentárias certeiras e, consequentemente, otimizando o custo despendido na gestão de frotas.
Portanto, ao implementar essas soluções, líderes podem não apenas otimizar suas operações, mas também garantir que sua empresa continue a crescer e prosperar no longo prazo.
Principais benefícios da automatização da gestão de frotas
Como já abordado, a gestão de frotas automatizada traz uma série de benefícios significativos para as empresas, impactando desde a eficiência operacional até a redução de custos e o cumprimento de regulamentações.
Portanto, se você ainda não está convencido de que automatizar a gestão de frotas do seu negócio deve ser uma prioridade, separei abaixo 9 benefícios que vão fazer você mudar de ideia… vamos lá?!
1. Redução de custos operacionais
Um dos benefícios universais da gestão de frotas é a capacidade de reduzir os custos da empresa em diversas áreas, como combustível, manutenção, mão de obra e até na redução dos erros humanos.
Isso se dá, pois esses sistemas coletam dados automaticamente, além de monitorar o consumo de combustível e oferecer uma roteirização otimizada.
Além disso, esses dados ajudam no acompanhamento da frota e permitem que a empresa tenha como prática a manutenção preditiva que, consequentemente, reduz gastos com os reparos inesperados, mantendo os veículos mais seguros, em operação por mais tempo e evitando gastos desnecessários.
2. Aumento da eficiência operacional
Algumas automações permitem um acompanhamento em tempo real de cada veículo da frota, melhorando os planejamentos de alocação de veículos e de rotas. Dessa forma, a empresa garante que os veículos estejam sempre na melhor posição para:
- realizar entregas;
- reduzir tempo ocioso;
- otimizar a utilização dos recursos;
- entre outros.
Sistemas de telemetria, por exemplo, também monitoram o desempenho dos motoristas, incentivando práticas mais eficientes e seguras na estrada.
3. Melhora na tomada de decisão
Não é novidade para nenhum empresário que com dados precisos, os gestores têm uma base sólida para tomar decisões. Na gestão de frota não seria diferente!
Portanto, utilizar uma automação que coleta dados para as análises de KPIs – como consumo de combustível, tempo de viagem e manutenção -, garante aos gestores uma visão data-driven (baseada em dados), reduzindo o risco de decisões baseadas em suposições.
Além disso, com esses dados a empresa também consegue identificar áreas que precisam de melhoria e implementar ajustes de forma rápida e eficaz.
4. Maior segurança e redução de riscos
A gestão de frotas também melhora a segurança, tanto dos motoristas quanto dos veículos.
Isso é possível através do monitoramento do comportamento dos motoristas (como velocidade excessiva ou freadas bruscas), essas informações ajudam a identificar comportamentos de risco e corrigi-los antes que acidentes aconteçam.
Além disso, manter os veículos em dia com a manutenção preventiva reduz o risco de falhas mecânicas perigosas.
5. Conformidade com as Leis e regulamentações
Para empresas que operam em setores regulados, como transporte ou logística, manter-se em conformidade com as leis de trânsito e regulamentos trabalhistas é crucial.
Por isso, automatizar a gestão de frotas permite o acompanhamento de registros de manutenção, verificação da validade de licenças e permissões, além do controle da jornada de trabalho dos motoristas.
Dessa forma a sua empresa mantém-se em conformidade jurídica, evitando multas e problemas legais.
6. Sustentabilidade e responsabilidade ambiental
Esse ponto é extremamente benéfico para empresas que precisam manter uma gestão de frotas grande, mas possuem um posicionamento no mercado sobre sustentabilidade ambiental.
Isso se dá através da otimização de rotas e redução do consumo de combustível. Ou seja, com automações as empresas conseguem inovar em suas operações e diminuir a emissão de CO2, contribuindo para metas de sustentabilidade e alinhando-se com expectativas globais de redução de impacto ambiental.
7. Melhoria no controle de inventário e logística
Para empresas que operam grandes frotas de veículos, manter um controle rígido do inventário – como peças sobressalentes e ferramentas -, é essencial.
Assim, um bom sistema de gestão de frotas permite a integração desses controles, otimizando a gestão de inventário e garantindo que peças essenciais estejam sempre disponíveis quando necessárias, evitando paralisações desnecessárias.
8. Aumento da satisfação do cliente
Esse é um benefício que vai para além do dia a dia da empresa, pois ao garantir que os veículos estão operando de forma eficiente, com entregas rápidas e dentro do prazo, a satisfação do cliente aumenta.
Afinal, todo cliente valoriza as empresas que cumprem prazos e oferecem serviços confiáveis. Com a automação da gestão de frotas será muito mais fácil cumprir esses compromissos e manter a confiança e fidelidade dos clientes.
9. Melhora na produtividade dos motoristas
Além de todos os benefícios já citados, essas ferramentas de gestão de frotas também automatizam processos manuais, como preenchimento de relatórios e inspeções.
Ou seja, esse tipo de procedimento permite que os motoristas se concentrem em suas tarefas principais, melhorando a produtividade e reduzindo o tempo gasto em atividades administrativas.
Bônus: Planejamento de longo prazo
Por fim, podemos resumir todos os benefícios neste ponto: a capacidade de coletar e analisar dados históricos (e confiáveis) da frota, permite que os gestores identifiquem tendências ao longo do tempo.
Isso auxilia no planejamento estratégico de longo prazo, como a substituição de veículos antigos por modelos mais eficientes, ou a expansão da frota com base em previsões de crescimento.
Por fim, a gestão de frotas automatizada oferece uma abordagem mais estratégica para empresas que buscam aumentar a eficiência operacional, reduzir custos e garantir a segurança e conformidade em suas operações.
Além disso, ela possibilita uma visão mais clara e controlada da operação, ajudando líderes empresariais a tomar decisões baseadas em dados que promovem o crescimento sustentável da organização.
Quais são as melhores ferramentas para automação da gestão de frotas?
OK, os benefícios te convenceram de que automatizar a sua gestão de frota não é uma má ideia… mas qual é a melhor tecnologia para o seu negócio?
Bom, no mercado atual, existem diversas ferramentas e softwares para automação da gestão de frotas, por isso, a escolha da solução ideal depende das necessidades específicas e necessidade da sua empresa.
Por isso separei 3 empresas com automações diferentes que vão te ajudar a entender os caminhos que existem no mercado.
1 – Samsara
Esses softwares são projetados para fornecer um monitoramento em tempo real da frota e dados detalhados sobre a performance dos veículos e o comportamento dos motoristas.
A principal função de um software de telemetria, como o Samsara, é coletar dados valiosos por meio de dispositivos conectados aos veículos.
Por isso, esses dados abrangem desde a localização em tempo real até informações sobre:
- consumo de combustível;
- velocidade;
- frenagens bruscas; e,
- condições mecânicas dos veículos.
Além de Samsara, outras empresas, como Verizon Connect e Fleet Complete, oferecem soluções similares.
Este tipo de automação proporciona uma visibilidade completa da frota, promovendo maior segurança e permitindo que os gestores tomem decisões rápidas para evitar custos adicionais e melhorar a produtividade.
2 – Geotab
O Geotab se destaca ao combinar a otimização de rotas com a manutenção preventiva. Esses sistemas utilizam algoritmos avançados para calcular as rotas mais eficientes, considerando fatores como:
- trânsito;
- distância;
- condições das estradas.
Além disso, os alertas de manutenção preventiva ajudam a evitar falhas inesperadas, reduzindo o tempo de inatividade dos veículos e os custos de manutenção corretiva.
Logo, com a automação desses processos, é possível economizar combustível e manter a frota em excelentes condições de uso, o que contribui para a longevidade dos veículos e para um desempenho mais sustentável.
Outros exemplos nesse segmento incluem a Route4Me e o Quartix, ambos focados em rotas otimizadas e gestão de manutenção.
3 – Payfy
Para empresas que buscam uma solução integrada e automatizada, essa é uma escolha inteligente, pois a Payfy vai além do monitoramento e da telemetria, oferecendo uma plataforma integrada para a automação da gestão de despesas.
Com ela, as empresas conseguem centralizar informações de gastos com combustível, manutenção e até mesmo de hospedagem e alimentação dos motoristas.
Dessa forma, através do sistema, os gestores conseguem gerar relatórios personalizados e em tempo real, garantindo uma visão completa dos custos e dados confiáveis para análise de despesas.
Com a automação desses processos financeiros, essas plataformas não só economizam tempo como ajudam as empresas a manter-se dentro do orçamento, diminuir erros humanos e promover uma gestão financeira mais eficaz.
Outros exemplos incluem SAP Concur, que também oferece funcionalidades de gestão financeira e de despesas.
Como implementar a automação de gestão de frotas na sua empresa?
Por fim, se você decidiu optar pela gestão de frotas automatizada, saiba que apesar de parecer uma tarefa desafiadora, com uma equipe especializada, uma abordagem estruturada e transparência com os seus motoristas, todo o processo pode ser realizado de maneira gradual e eficiente.
Mas para te ajudar nisso, separei abaixo um pequeno passo a passo para ter como base durante essa transição:
1 – Mapeie suas necessidades
Faça uma análise detalhada de onde sua gestão de frotas está atualmente e quais aspectos da precisam melhorar.
Esse ponto é importante pois é assim que você vai identificar as funcionalidades essenciais que a ferramenta de automação precisa oferecer.
Não poupe energia nesse passo e tenha certeza de que você conversou com quem mais trará insights do que precisa ser melhorado na sua frota: os motoristas.
2 – Escolha a solução adequada
Agora que você sabe o plano atual e as melhorias que precisam ser feitas para alcançar o ideal, avalie as opções de software disponíveis no mercado,
A melhor escolha é aquela que se adapta tanto às suas necessidades operacionais quanto financeiras da empresa. Além disso, é muito importante que o sistema escolhido seja escalável e possa crescer junto com a empresa.
3 – Treinamento da equipe
Para que a automação funcione plenamente, todos os colaboradores envolvidos, desde motoristas até gestores, precisam ser treinados. Um bom treinamento garante que o sistema seja utilizado em sua capacidade máxima e evita estragos por mal uso.
4 – Monitore e ajuste
Toda implementação é um processo contínuo. Portanto, após a implementação, continue monitorando os dados gerados pelo sistema e ajuste os processos conforme necessário.
O objetivo é otimizar continuamente a gestão da frota.
[Leia também]: Integração de Sistemas: como funciona, 4 principais tipos, e desafios desse processo
Conclusão: inovação é manter-se na competição!
A automação da gestão de frotas é mais do que uma vantagem competitiva, é uma necessidade para empresas que querem se manter eficientes e competitivas.
Isso torna-se ainda mais notável quando vemos que a redução de custos, o aumento da produtividade e a segurança aprimorada são apenas alguns dos benefícios que essa tecnologia oferece.
Então, se você está pronto para automatizar a gestão da sua frota, não perca tempo: invista agora em tecnologia e colha os frutos de uma gestão eficiente.
Até a próxima!
André Apollaro
Founder & CEO da Payfy
