Fazer uma boa gestão das despesas de uma empresa é essencial para o bom funcionamento de um negócio, por isso, saber como identificá-las e classificá-las adequadamente é um passo importante para garantir a saúde financeira.
Através de uma boa equipe, processos estruturados e ferramentas tecnológicas sua empresa estará pronta para se destacar no mercado!
Por isso, neste artigo vou te apresentar: os diferentes tipos de despesas empresariais, a diferença entre custos e despesas para a contabilidade, 3 formas de classificá-las e também os métodos mais eficazes para isso.
Boa leitura!
O que são despesas de uma empresa?
As despesas de uma empresa são todos os gastos necessários para manter suas operações em funcionamento, de forma simplificada esses gastos podem incluir:
- salários dos funcionários administrativos;
- aluguel de instalações;
- manutenção de equipamentos de escritório;
- viagens corporativas;
- despesas de marketing;
- entre outros.
Além disso, vale ressaltar que existem despesas específicas de cada tipo de negócio. Contudo, elas serão subtraídas da receita total para calcular o lucro líquido e também serão classificadas como gastos fixos, variáveis, operacionais ou não operacionais.
Custos x Gastos x Despesas de uma empresa: qual a diferença entre eles?
Tenho certeza que você já se deparou com esses três termos e que, provavelmente, eles foram usados de forma errônea. Portanto, vamos começar explicando eles para que não surjam dúvidas ao longo desse conteúdo:
O que são gastos de uma empresa?
Bom, a palavra “gastos” é usada para se referir tanto aos “custos” quanto às “despesas” de uma empresa, ou seja, é uma palavra genérica para ilustrar que alguma compra foi realizada.
Custos
Já os custos são todos aqueles gastos que a empresa realiza para poder produzir ou prestar seus serviços.
Basicamente, trata-se dos gastos diretamente relacionados à produção e entrega final de produtos. Além disso, eles podem ser classificados como custos fixos ou variáveis, dependendo de como eles se comportam em relação ao volume de produção.
Alguns exemplos são:
- matéria-prima;
- luz e água usadas na produção;
- manutenção de máquinas;
- espaço para estoque;
- entre outros.
A gestão dos custos é importante porque afeta diretamente a rentabilidade de uma empresa e sua capacidade de competir no mercado.
Despesas
Como já abordado anteriormente, as despesas são os gastos necessários para manter uma empresa funcionando, independente do seu volume de produção ou vendas.
Ou seja, ao contrário dos custos, esses gastos não estão ligados diretamente à entrega final dos serviços/produtos.
Tipos e exemplos de despesas de uma empresa
Existem diferentes tipos de despesas que devem ser considerados na classificação das despesas empresariais, por isso, é crucial classificá-las, assim a empresa garante uma boa gestão do fluxo de caixa e de seus planejamentos orçamentários.
Abaixo vou abordar as quatro categorias dessas despesas – fixas, variáveis, operacionais e não-operacionais – e seus respectivos exemplos, vamos lá?
Despesas fixas
As despesas fixas são aquelas que não variam de acordo com a produção/venda de produtos ou serviços, dessa forma, são gastos que a empresa tem que arcar independente do seu desempenho, como:
- aluguel;
- salários;
- alguns tipos de impostos;
- mensalidades e assinaturas de ferramentas;
- terceirizações;
- energia;
- internet;
- água, gás;
- etc.
Imagine, por exemplo, uma loja de roupas: o aluguel do espaço físico é uma despesa fixa, afinal, a loja terá que pagar o mesmo valor todos os meses, independentemente de quantas roupas ela vender.
Portanto, todos os gastos da sua empresa que vão ser realizados no mês, independente do volume de produção e da quantidade de vendas, são despesas fixas.
Despesas variáveis
Já as despesas variáveis, como o nome sugere, são aquelas que variam de acordo com a produção ou venda de produtos ou serviços, por exemplo:
- comissão de vendedores;
- gastos com transporte/entrega dos serviços/produtos;
- materiais de escritório;
- viagens corporativas;
- gastos no cartão corporativo.
Se pensarmos no exemplo da loja de roupas, podemos considerar como despesas variáveis a comissão de seus vendedores, isso porque a loja terá que pagar mais ou menos dependendo da quantidade de roupas que ela vender.
Custos operacionais
Aqui resumem-se todos os gastos necessários para manter o processo produtivo em andamento, como:
- aluguel;
- energia elétrica;
- matéria-prima.
Para uma empresa de manufatura, por exemplo, esses gastos incluem tudo o que é necessário para produzir seus produtos, desde a compra de matérias-primas até o pagamento dos trabalhadores na linha de produção.
Despesas não operacionais
As despesas não operacionais são todos os gastos que não estão diretamente relacionados ao processo produtivo, como:
- marketing;
- viagens;
- impostos;
- taxas bancárias;
- entre outros;
Entender as diferentes categorias de despesas é fundamental para qualquer empresa, pois ao classificar as despesas corretamente, a empresa tem uma visão clara de seus gastos e toma decisões informadas sobre como gerenciar suas finanças.
Por que é importante classificar as despesas de uma empresa?
Classificar as despesas de uma empresa em categorias ou detalhes específicos é fundamental por várias razões, desde uma gestão financeira mais eficaz até a tomada de decisões estratégicas mais embasadas.
Pensando nisso, separei as principais vantagens que sua empresa terá ao classificar as despesas:
Melhor entendimento da empresa
A classificação das despesas ajuda a empresa a entender melhor o seu funcionamento e a identificar possíveis problemas, antes mesmo que eles aconteçam!
Por exemplo, se uma empresa está gastando muito com manutenção de equipamentos, pode ser um sinal de que esses equipamentos estão desgastados e precisam ser substituídos.
Ou seja, despesas bem classificadas trazem uma visão macro das finanças empresariais garantindo que mais benefícios surjam através disso.
Ajuda na Priorização de Gastos
A classificação das despesas também permite identificar quais desses gastos são realmente relevantes para a empresa e quais deles podem ser reduzidos ou eliminados.
Com essa informação, é possível tomar decisões com base em dados concretos, evitando gastos desnecessários e maximizando os lucros.
Permite a identificação de problemas
Como mencionado anteriormente, a categorização das despesas também ajuda a identificar as áreas da empresa que gastam demais, são problemáticas ou ineficientes.
Se uma categoria de despesas estiver aumentando desproporcionalmente, isso indica a necessidade de investigação e ação corretiva, além de evitar fraudes, desperdícios e até mesmo de desvios financeiros.
Decisões estratégicas embasadas
Por fim, é importante lembrar que a classificação das despesas não é algo fixo e imutável. É possível que uma despesa que hoje é considerada fixa, se torne variável no futuro, dependendo das mudanças na produção da empresa.
Portanto, ter esses tipos de dados em mãos garante boas estratégias financeiras e também permite que a empresa revise e atualize a classificação das despesas para garantir que ela esteja condizente com a realidade da empresa.
Como são classificadas as despesas de uma empresa?
Existem diferentes maneiras de classificar as despesas de uma empresa. Abaixo, vamos abordar as 3 mais comuns:
1 – Classificação por centro de custo
O centro de custo é uma divisão interna da empresa para agrupar as despesas por setor ou atividade, como:
- vendas;
- produção;
- administração;
- marketing;
- financeiro;
- entre outros.
Esse método é bastante utilizado em empresas de grande porte, pois permite uma gestão mais detalhada das despesas.
Em uma empresa de tecnologia, por exemplo, pode-se ter um centro de custo específico para a área de desenvolvimento, onde serão agrupadas as despesas como salários, equipamentos, contratação de softwares, entre outros.
Já em um centro de custo de vendas, as despesas agrupadas serão com comissões, viagens, eventos, e tudo mais.
Por isso, a classificação por centro de custo permite identificar com mais precisão onde estão concentrados os gastos da empresa, permitindo uma análise mais detalhada e a tomada de decisões mais assertivas.
2 – Classificação por categoria
A classificação por categoria é a forma mais simples e comum de classificar as despesas de uma empresa. As categorias devem refletir a realidade da sua empresa e permitir que as despesas sejam agrupadas de forma clara e precisa.
Algumas categorias comuns incluem:
- fornecedores;
- aluguel;
- salários;
- impostos;
- marketing e publicidade;
- entre outras.
No entanto, não basta só classificar as categorias, neste momento também é importante fazer a organização dos recibos de despesas e pagamentos, garantindo que estejam agrupados corretamente.
Essa classificação é útil para uma visão mais geral das despesas da empresa, permitindo identificar, a grosso modo, quais tipos de despesas estão demandando mais recursos financeiros.
Além disso, sua empresa também consegue comparar as categorias com outras empresas do mesmo segmento, permitindo uma análise de benchmarking.
3 – Classificação por período
Esse método consiste em agrupar as despesas de uma empresa de acordo com o período em que foram realizadas. Isso permite uma análise melhor do fluxo de caixa, facilitando a gestão financeira da empresa.
Por exemplo, é possível agrupar as despesas por mês, trimestre ou ano, permitindo uma análise do crescimento dos gastos ao longo do tempo.
Com essa classificação, a empresa consegue identificar os períodos em que está gastando mais e planejar orçamentos a longo prazo.
Além disso, a classificação por período também permite uma análise das despesas sazonais, ou seja, aquelas que ocorrem apenas em determinados períodos do ano, como gastos com festas de fim de ano, parcelas de 13º salário ou com o pagamento de impostos.
Como otimizar a classificação e o controle de despesas de uma empresa?
Como vimos, a classificação de despesas de uma empresa é um processo importante para a gestão financeira, pois através dessa classificação pode-se controlar onde o dinheiro está sendo gasto e tomar decisões estratégicas a fim de melhorar a saúde financeira do negócio.
Por isso, separei abaixo alguns passos, que na visão da Payfy, não podem ficar para trás nessa gestão!
Mantenha um registro organizado de todas as movimentações financeiras
Parece óbvio, mas deve ser ressaltado: para um bom controle de despesas, seu time financeiro precisa registrar todas as transações financeiras; isso inclui tanto os gastos quanto as receitas.
Portanto, mantenha um sistema de contabilidade organizado para registrar entradas e saídas de dinheiro, incluindo:
- recibos;
- faturas;
- boletos;
- duplicatas;
- extratos bancários;
- notas fiscais;
- entre outros.
Faça o acompanhamento regular das despesas
Todo registro feito manualmente contém erros a longo prazo, por isso estabeleça um cronograma de revisão e análise regular das despesas da empresa. Ele pode ser semanal, mensal ou trimestral, isso vai depender do tamanho e segmento do negócio.
Dessa forma, além da organização, seu time consegue comparar as despesas com o orçamento para identificar desvios e tomar medidas corretivas, se necessário.
Separe contas pessoais das empresariais
Esse ponto é crucial para qualquer empresa se manter competitiva a longo prazo: as finanças pessoais e empresariais precisam ser independentes.
Algumas vezes no início de um negócio não existe ainda um setor financeiro tão bem definido e os sócios fazem essa gestão e pagam contas pessoais junto com as da empresa. Porém, a longo prazo é muito importante fazer essa separação.
Dessa forma, sua empresa evita confusão nos orçamentos e possíveis fraudes, simplifica a contabilidade e garante que as despesas pessoais não estão afetando a saúde financeira da empresa.
Uma boa opção é criar contas bancárias específicas para a empresa ou contratar uma empresa especializada em cartões corporativos.
Use sistemas de gestão financeira
Um controle financeiro excepcional também inclui utilizar ferramentas tecnológicas nesse processo. Além da otimização que essas ferramentas permitem, elas também trazem segurança em relação ao uso do dinheiro e aos dados financeiros registrados.
Um software financeiro como o da Payfy, por exemplo:
- automatiza processos contábeis;
- permite o acompanhamento de gastos em tempo real;
- integrar todos os pagamentos e gastos da empresa em uma só ferramenta;
- gerencia as despesas corporativas;
- fornece relatórios e insights;
- integra outros ERPs via API;
- e muito mais.
A equipe financeira também consegue um excelente ganho de tempo, já que é possível exportar todos os pagamentos para a ferramenta de contabilidade com apenas um clique.
Treine a equipe para classificar despesas corretamente
Por fim, a dica mais importante que sempre damos: é necessário treinar a equipe para classificar as despesas adequadamente, afinal, todos os colaboradores devem entender a importância da classificação correta de gastos e como geri-las corretamente.
Uma forma de garantir que todos estejam alinhados é criar uma política de gastos, com instruções claras, exemplos práticos e, claro, realizar treinamentos periódicos sempre disponibilizando um responsável para esclarecer dúvidas.
Em resumo, a implementação de um sistema eficaz de classificação de despesas de uma empresa é fundamental para garantir o sucesso financeiro.
Conclusão: não deixe de otimizar a classificação e gestão de despesas na sua empresa!
Em resumo, o controle econômico das despesas de uma empresa é um elemento crítico para uma gestão financeira sólida. Para atingir esse objetivo, é vital entender os tipos de despesas, classificá-las e implementar um sistema eficaz de gerenciamento.
Isso é importante não apenas para o fornecimento de informações financeiras claras, mas também para sua empresa conseguir uma análise mais profunda, identificar problemas rapidamente e tomar decisões estratégicas.
Por isso, contratar um software de gestão financeira pode ser uma excelente ferramenta para classificar e gerenciar as despesas empresariais. Afinal, a gestão financeira otimizada é a chave para o sucesso empresarial no longo prazo e a Payfy está aqui para te ajudar a chegar lá.
Para te auxiliar nas suas dúvidas antes de escolher o melhor software para a sua empresa, te convido a conferir nosso conteúdo sobre controle de gastos empresariais: como fazê-lo de forma eficaz e 4 funcionalidades do Software Payfy que vão otimizar as finanças da sua empresa.
Te espero lá, até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
