O controle de gastos corporativos em viagens se refere à organização e o processamento das despesas comerciais da empresa, realizados em viagens corporativas, para fins de dedução de impostos e controle financeiro.
Por isso, é importante manter uma boa gestão e conhecimento sobre as despesas comuns de viagens corporativas, que incluem:
- Hospedagem: hotel, airbnb, pousada, etc;
- transporte: passagens de avião, trem, ônibus, aluguel de carros, gasolina e desgaste do veículo próprio;
- alimentação;
- capacitação: workshops, conferências, eventos;
- aparelhos eletrônicos e outros equipamentos essenciais: computadores, telefones, tablets.
Atualmente, já existem soluções modernas de cartões corporativos integrados ao sistema financeiro da empresa. Porém, em algumas empresas, os funcionários pagam as despesas do próprio bolso e, em seguida, enviam uma declaração de gastos para serem reembolsados.
Portanto, nesse artigo vamos abordar a melhor maneira de gerenciar esses gastos, seus desafios e como usar o cartão corporativo para que casos como o mencionado anteriormente não sejam rotina na sua empresa.
Boa leitura!
Os desafios da gestão de viagens corporativas (e como superá-los)
Gerenciar viagens corporativas é uma tarefa desafiadora para a gestão financeira e contábil de muitas empresas.
Afinal, esses desafios, quando não resolvidos, podem gerar custos excessivos, processos burocráticos e insatisfação entre os viajantes. Por isso, vou destrinchar abaixo os 3 principais desafios de gestão enfrentados pelas empresas e como você pode superá-los.
1 – Falta de transparência nos gastos
Um dos principais problemas enfrentados quando o assunto é viagens corporativas, é a dificuldade de monitorar os custos em tempo real. É comum que os gestores só tenham acesso às informações depois que as despesas já foram realizadas.
Isso vira um grande problema para a gestão do orçamento e para que os colaboradores da equipe financeira consigam otimizar o controle de gastos corporativos em viagens.
Portanto, implementar ferramentas de gestão integradas, que permitam um acompanhamento em tempo real, é essencial para superar esse obstáculo.
2 – Conformidade com a política de viagens
Garantir que os colaboradores sigam as regras de gasto estabelecidas pela empresa também é um grande desafio. Muitas vezes, a política de viagens é desconhecida ou ignorada, levando à gastos que ultrapassam o orçamento previsto ou são simplesmente desnecessários.
Nesse caso, a solução está em criar uma comunicação clara, acessível e também em automatizar os processos de aprovação e controle de despesas, evitando surpresas desagradáveis.
3 – Redução de custos sem comprometer a qualidade
Encontrar o equilíbrio entre economia e qualidade é outra dificuldade comum. Empresas podem superar isso ao negociar tarifas corporativas com fornecedores e utilizar cartões corporativos pré-pagos, evitando gastos acima do planejado.
Todos os desafios citados podem ser superados através de uma só solução: softwares de gestão financeira. O software da Payfy, por exemplo, além de possuir cartão corporativo integrado, permite que sua equipe tenha acesso a diversas funções, como:
- acompanhamento de gastos em tempo real;
- definição de regras para gastos – pagamentos e/ou saques;
- alteração de limites individuais e por categoria de gasto;
- criação de cartões virtuais;
- aprovação ou bloqueio de um gasto realizado no cartão;
- inteligência artificial – OCR – para auxiliar na gestão financeira;
- integração com outros ERPs da empresa via API;
- e claro, exportação de relatórios de gastos completos e personalizados.
Dicas infalíveis para controlar os gastos em viagens de negócios
Controlar os custos em viagens corporativas exige um planejamento estratégico e ferramentas adequadas para garantir evitar desgastes de colaboradores e também desperdícios de recursos.
Por isso, pensando na eficiência da sua empresa, uma boa opção é que ela tenha um planejamento base para as viagens, onde deve contemplar um orçamento claro para cada tipo de gasto, incluindo transporte, hospedagem e alimentação.
Assim a empresa sempre sabe quais serão as principais despesas e a média de orçamento disponível para isso, permitindo também a personalização das etapas, caso seja necessário.
Além disso, empresas que contam com parceiros de viagem podem negociar tarifas corporativas mais vantajosas, otimizando os recursos financeiros disponíveis.
Outro ponto importante é centralizar a gestão dos gastos em uma única plataforma, dessa maneira é possível evitar erros e simplificar a prestação de contas.
Com ferramentas de gestão inteligente, como a Payfy, por exemplo, é possível monitorar os gastos em tempo real e gerar relatórios detalhados, garantindo mais transparência ao processo.
Mas acima de tudo, é importante capacitar os colaboradores para utilizar essas automações de forma correta e eficaz.
Essa etapa é essencial para reduzir custos, afinal, quando a equipe entende a importância do controle financeiro e conhece as ferramentas disponíveis, como cartões corporativos pré-pagos e sistemas de reembolso automatizado, é possível minimizar gastos desnecessários e aumentar a eficiência das viagens.
Política de viagens: o guia completo para a sua empresa
Uma política de viagens bem estruturada é indispensável para qualquer empresa que busca otimizar recursos e garantir conformidade.
Porque ter uma política de viagens é essencial?
Para obter uma boa gestão de viagens corporativas é preciso que a empresa tenha orientações simples para seus colaboradores seguirem nas viagens, portanto, estas orientações se dão na forma de políticas pré-estabelecidas pela empresa e seguidas por todos os contribuintes.
Além disso, vale ressaltar que a melhor forma de gerenciar os gastos de seus colaboradores, e quais despesas estão contempladas na política de viagens, depende da estrutura e da cultura organizacional.
Como criar uma política eficiente?
Nem sempre é fácil escrever as políticas da empresa, porém, políticas claras de gastos facilitam a vida da sua equipe financeira e dos demais funcionários.
Para isso, o primeiro passo é estabelecer categorias claras de despesas permitidas, como transporte, hospedagem e refeições, assim como, definir limites de gastos para essas categorias.
As principais diretrizes para uma boa política de viagem, por exemplo, são:
- regras para a compra de passagens, hospedagem e transporte corporativo;
- descrição do fluxo de aprovação de despesas durante a viagem;
- limite de gastos, geral e por categorias (x para passagem, y para hospedagem, z para alimentação…);
- explicação clara das normas e processo para reembolso de despesas.
As viagens corporativas devem trazer benefícios para a empresa, por isso é muito importante que o orçamento previsto esteja alinhado com a segurança e bem estar dos colaboradores.
Assim o documento se torna um bom guia para evitar fraudes, desperdícios e luxos, mas também mostra como alocar o orçamento a fim de realizar essas viagens da melhor forma, para colaborador e empresa.
E ainda facilita a prestação de contas e melhora a experiência dos colaboradores durante as viagens.
1. Escreva sua política de viagens corporativas em termos leigos
Normalmente, os documentos legais são densos e difíceis de ler. Então, a maioria de seus funcionários não estará analisando cada palavra de sua política de viagens corporativas – a menos que esteja procurando uma resposta específica.
A solução? Mantenha sua política simples e fácil de ler. Pule o jargão e evite longos parágrafos desconexos. Uma política direta não deixa espaço para interpretações errôneas e facilita o cumprimento pelos funcionários.
Contudo, lembre-se que além da linguagem, nesse documento é esperado que todas as diretrizes sejam explicadas de forma abrangente, e prezando o entendimento de todos os colaboradores. Garanta que o documento não esteja ambíguo e/ou contenha diretrizes questionáveis.
Dessa forma, tanto os colaboradores quanto os gestores sabem o que pode ou não ser feito quando o assunto é uma viagem corporativa.
2. Escolha uma política que não dependa de papel
Políticas de despesas modernas devem ser acessíveis à sua equipe a qualquer hora, de qualquer lugar. Mas isso não acontece quando ela é uma pilha de papel em um armário de arquivos!
Por isso, integrar sua política de viagens diretamente em suas ferramentas de gerenciamento de viagens e de despesas, significa que os funcionários podem gastar com confiança sem precisar consultar as regras em cada compra.
3. Aplique uma política de gastos justa
Quando se trata de criar diretrizes de gastos, a melhor opção é aplicar as regras e orçamentos sejam aplicados globalmente na sua empresa. Afinal, todos os cargos devem ser contemplados com qualidade e também manter o foco no orçamento da empresa.
Portanto, se você der aos gerentes significativamente mais subsídios e flexibilidade para gastos da empresa do que outros membros da equipe, não se surpreenda se houver algum descontentamento entre os colaboradores.
Portanto, crie políticas internas e contrate ferramentas corporativas que irão englobar toda a empresa, dando confiança e autonomia para todos os seus funcionários, não somente para os cargos mais altos.
Além dos seus colaboradores sentirem que a empresa está depositando mais confiança em cada um deles, é natural que se sintam mais pertencentes e encarem as despesas e gastos como se fosse na sua própria empresa.
4. Atualize sua política de controle regularmente
À medida que sua empresa cresce e evolui, os comportamentos de viagens e as despesas necessárias podem mudar também.
Portanto, as diretrizes de gasto devem ser adaptadas e atualizadas de acordo com as necessidades da empresa. Dessa forma, os colaboradores não ficam com receio de reservar viagens com os fornecedores errados ou ultrapassar o orçamento.
Confira também nosso conteúdo completo com 4 exemplos de Política de Viagens Corporativas.
Cartões corporativos pré-pagos: controle total das despesas em viagens
Os cartões corporativos pré-pagos surgem como uma solução prática para controlar as despesas em viagens.
Ao implementar essa forma de pagamento na empresa, é possível que ela defina previamente os valores disponíveis para cada colaborador, garantindo maior previsibilidade financeira e evitando gastos acima do orçamento.
Outro benefício é que os cartões pré-pagos também oferecem transparência e eficiência pois permitem que os gestores acompanhem cada transação em tempo real, façam ajustes de orçamento a qualquer momento e também fornece relatórios automáticos e detalhados — o que facilita a prestação de contas e evita fraudes.
Sistema de gestão de despesas: a chave para otimizar suas viagens corporativas
Um sistema de gestão de despesas é uma ferramenta indispensável para empresas que buscam eficiência na gestão de viagens corporativas.
A Payfy se destaca ao oferecer soluções integradas aos cartões corporativos que vão além do controle financeiro, otimizando também o tempo dos gestores e simplificando processos operacionais.
Softwares de gestão financeira permitem centralizar todas as informações financeiras em um único lugar, monitoramento de gastos em tempo real e automatizar processos de aprovação e reembolso.
Além disso, um bom sistema de gestão reduz erros humanos e elimina a necessidade de relatórios manuais, economizando tempo e recursos.
Empresas que utilizam soluções como a Payfy têm acesso a relatórios detalhados e insights que auxiliam na tomada de decisões estratégicas, otimizando os resultados das viagens de negócios.
Tenha uma visão completa da sua saúde financeira com os relatórios da Payfy.
Ferramentas essenciais para otimizar a gestão de viagens corporativas
Para otimizar a gestão de viagens corporativas, é necessário contar com ferramentas que tornem os processos mais eficientes, por exemplo:
- Plataformas de reserva centralizada, como Concur que permite organizar voos, hotéis e transportes em um único local;
- Ferramentas de gestão de viagens como a TravelPerk e Google Travel que auxiliam na organização de itinerários, sincronizam informações de reservas como voos, hospedagem e até reuniões;
- Aplicativos de comunicação, como Slack, que ajudam a manter a equipe conectada durante as viagens, garantindo maior produtividade e organização;
- Como já mencionado, sistemas de controle de despesas, como a Payfy, também são ferramentas indispensáveis para acompanhar os gastos, garantir que eles estejam alinhados ao orçamento e fornecer relatórios completos de gastos.
Gestão eficiente de viagens: benefícios que vão além da economia
A gestão eficiente de despesas em viagens de negócios oferece uma série de benefícios que impactam diretamente a saúde financeira e operacional da empresa, além de melhorar a experiência dos colaboradores.
Quando os processos são claros e bem definidos, o estresse das viagens diminui, resultando também em maior produtividade e engajamento. Além disso, o controle eficiente das despesas garante melhor alocação dos recursos financeiros, permitindo que a empresa invista em outras áreas estratégicas.
Portanto, para exemplificar ainda mais os benefícios dessa prática, separei abaixo 7 vantagens que a sua empresa tem ao investir em uma boa gestão de viagem:
- Controle e transparência financeira;
- Redução de custos;
- Conformidade com a política de viagens;
- Economia de tempo;
- Melhor experiência para os colaboradores;
- Relatórios precisos para tomada de decisão;
- Sustentabilidade financeira e operacional.
Conclusão: controle seus gastos e impulsione as suas viagens corporativas com a Payfy!
Gerenciar viagens corporativas pode ser desafiador, mas com o planejamento certo, políticas bem estruturadas e ferramentas que automatizam esses processos, sua empresa pode superar qualquer obstáculo.
Então, comece agora a transformar a gestão de viagens na sua empresa e aproveite todos os benefícios — que vão muito além da economia!
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
