Integração Payfy Com TOTVS Protheus: Guia Completo 2025

A integração entre plataformas financeiras e sistemas de gestão é cada vez mais comum nas empresas que buscam eficiência e controle sobre suas operações. Muitas equipes de finanças e TI procuram maneiras de conectar ferramentas de gestão de despesas com seus ERPs para automatizar processos e centralizar informações.

TOTVS Protheus é um dos ERPs mais utilizados no Brasil, especialmente por grandes e médias empresas que querem organizar suas áreas financeira, contábil e operacional em um único sistema. Já plataformas de gestão de despesas, como Payfy, oferecem soluções para controle de gastos, cartões corporativos e automação de reembolsos.

Entender como ocorre a integração entre essas duas soluções é importante para equipes que buscam consolidar dados financeiros, eliminar retrabalho e aumentar a precisão das informações.

Visão geral da integração Payfy e TOTVS Protheus

A integração conecta os dados gerados na plataforma de gestão de despesas diretamente ao ERP TOTVS Protheus. O objetivo é transferir informações de forma automática, sem necessidade de intervenções manuais ou lançamentos duplicados.

Payfy é uma solução de gerenciamento de despesas corporativas que automatiza processos de pagamentos, reembolsos e uso de cartões empresariais. TOTVS Protheus é um sistema de gestão empresarial (ERP) que centraliza dados financeiros, contábeis e operacionais em diversos módulos.

A integração funciona como um canal de comunicação entre as duas plataformas. Sempre que uma transação é registrada na plataforma de despesas, os dados são enviados de forma estruturada ao Protheus, permitindo que as informações cheguem aos módulos corretos do ERP e fiquem disponíveis para consulta, conciliação e fechamento contábil.

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Como o conector nativo funciona

A integração utiliza tecnologia plug and play, ou seja, está pronta para uso sem necessidade de desenvolvimento personalizado. A comunicação entre os sistemas ocorre por meio de APIs (Application Programming Interfaces), que são conjuntos de regras que permitem que dois softwares conversem entre si.

O fluxo de dados entre as plataformas é contínuo e automatizado. Informações sobre despesas, pagamentos e classificações são transmitidas em tempo real ou em lotes programados, reduzindo a necessidade de lançamentos manuais.

Módulos do Protheus atendidos

A integração envia dados para três módulos principais do TOTVS Protheus:

• Contas a pagar: Recebe os lançamentos das despesas e pagamentos realizados, permitindo o controle e acompanhamento dos compromissos financeiros
• Contabilidade: Integra os dados financeiros, facilitando a conciliação contábil e fechamento mensal
• Centro de custos: Permite a classificação das despesas por departamento ou projeto, contribuindo para análises gerenciais

Benefícios para finanças e contabilidade

A integração entre sistemas financeiros e o ERP TOTVS Protheus resolve tarefas repetitivas e facilita o dia a dia das equipes de finanças e contabilidade. Ela conecta informações de despesas, pagamentos e classificações de maneira automática, tornando os processos internos mais organizados.

Redução de erros manuais

O sistema elimina a digitação dupla de dados em planilhas e sistemas diferentes. Informações de despesas, pagamentos e comprovantes são transferidas automaticamente, reduzindo falhas humanas. O processamento de comprovantes também ocorre de forma automática, sem a necessidade de anexar manualmente cada documento.

Fechamento mensal mais ágil

Despesas já categorizadas entram diretamente nos módulos do Protheus, acelerando o fechamento contábil ao final do mês. A equipe não precisa revisar cada lançamento individualmente, pois os dados chegam prontos para análise. O processo de conferência fica mais simples e rápido, pois as informações já vêm organizadas conforme o plano de contas e centros de custo definidos.

Visibilidade em tempo real

A integração permite acompanhar despesas e lançamentos em tempo real dentro do ambiente do Protheus. Todas as movimentações ficam disponíveis para consulta e geração de relatórios a qualquer momento. Isso facilita o acompanhamento do orçamento, o controle dos gastos e a tomada de decisões baseadas em dados atualizados.

Pré-requisitos técnicos no Protheus

Antes de conectar a plataforma de gestão de despesas ao TOTVS Protheus, alguns requisitos técnicos e configurações internas precisam estar presentes no ambiente do ERP.

Versões compatíveis

A integração funciona com versões do TOTVS Protheus que possuem suporte à API REST. As versões mais recentes, como Protheus 12.1.17, 12.1.23 ou superiores, são compatíveis, desde que estejam com os patches atualizados e a camada REST habilitada.

REST API é uma tecnologia que permite que dois sistemas conversem e troquem informações pela internet, usando padrões aceitos no mercado. Essa interface garante que os dados sejam enviados e recebidos de forma padronizada, sem a necessidade de arquivos ou processos manuais.

Configurações necessárias

Para que os lançamentos e classificações da plataforma sejam reconhecidos corretamente no Protheus, algumas estruturas precisam estar configuradas:

• Plano de contas: Define como as despesas e receitas são agrupadas contabilmente
• Centro de custos: Permite separar gastos por áreas, projetos ou departamentos
• Permissões de usuário: O usuário do Protheus utilizado na integração precisa ter autorização para acessar e registrar dados via API

A transmissão dos dados entre a plataforma de despesas e o Protheus ocorre por meio de protocolos criptografados. Criptografia é um método que transforma os dados em códigos durante o envio, protegendo as informações contra acessos não autorizados.

Como implementar a integração

O processo de implementação plug and play da integração entre a plataforma de gestão de despesas e o ERP TOTVS Protheus segue etapas claras e diretas. Cada fase tem o objetivo de garantir que os dados de despesas sejam transferidos de forma automática e segura entre os sistemas.

Etapas da implementação

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1. Configurar token de acesso: O Protheus solicita a configuração de um token de acesso para autenticação das chamadas API. O token funciona como uma senha digital exclusiva, permitindo que a plataforma de despesas envie informações de maneira segura.
2. Mapear categorias: A equipe da Payfy realizará junto com seu time o mapeamento das categorias de despesas e centros de custo. Esse processo alinha as classificações usadas em ambos os sistemas para que cada lançamento seja direcionado corretamente no Protheus.
3. Testar a integração: A equipe da Payfy realizará junto com seu time a execução de testes com transações de exemplo para verificar se as informações estão sendo transmitidas corretamente e se os campos essenciais são preenchidos adequadamente.
4. Ativar o conector: A  integração com o Protheus será ativada para iniciar a conexão entre as plataformas.
5. Ativar em produção: Após finalizar os testes, a integração será ativada em ambiente de produção. O monitoramento inicial acompanha o fluxo de dados para identificar inconsistências ou falhas e é feito pela equipe da Payfy.

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Dados sincronizados entre os sistemas

A integração entre Payfy e TOTVS Protheus realiza a troca automática de dados financeiros e contábeis entre as duas plataformas. O processo é feito por meio de APIs, que garantem que os lançamentos de despesas, pagamentos e documentos fiscais sejam sincronizados com os campos correspondentes do ERP.

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Tipos de transações sincronizadas

A integração contempla diferentes tipos de movimentações financeiras:

• Despesas com cartão corporativo: Transações realizadas com cartões empresariais são automaticamente importadas com categoria, valor e comprovante
• Pagamentos Pix: O sistema Pix (transferência instantânea do Banco Central) é sincronizado com dados completos da transação
• Reembolsos: Solicitações de reembolso aprovadas são transferidas para o módulo de contas a pagar do Protheus

Os formatos de arquivos suportados para anexos incluem PDF, JPG e PNG. O Protheus armazena o documento junto ao registro da despesa, permitindo consulta posterior para auditoria ou validação fiscal.

Segurança e compliance

A integração entre sistemas de gestão de despesas e o ERP TOTVS Protheus utiliza protocolos de segurança para proteger dados financeiros durante a transmissão e armazenamento.

Proteção de dados

A transmissão de dados ocorre por meio de criptografia, que transforma informações em códigos para que apenas pessoas ou sistemas autorizados consigam ler o que está sendo enviado. O controle de acesso define quais usuários podem visualizar, editar ou aprovar informações dentro das duas plataformas.

Os fluxos de aprovação configurados na plataforma de gestão de despesas são preservados após a integração com o Protheus. Cada etapa da aprovação fica registrada com data, horário, responsável e status do processo, criando uma trilha de auditoria completa.

Conformidade fiscal

A integração contempla o envio de dados fiscais conforme os requisitos da legislação brasileira. Os lançamentos de despesas, anexos de comprovantes e informações fiscais seguem os padrões exigidos para escrituração contábil e fiscal.

Os anexos e dados transmitidos podem ser utilizados para o cumprimento de obrigações acessórias, auditorias internas e prestações de contas junto aos órgãos reguladores.

Monitoramento da integração

A integração entre Payfy e TOTVS Protheus possui ferramentas de monitoramento que permitem acompanhar o status das operações e identificar possíveis problemas.

Painel de controle

O painel de logs exibe informações sobre o status da integração em tempo real, incluindo registros de transações, horários das operações e detalhes de cada dado transferido entre os sistemas. Todas as atividades ficam registradas para consulta futura.

Quando ocorre uma falha durante a sincronização, o sistema envia notificações automáticas detalhando o tipo de erro, a transação afetada e o motivo da falha. Existem opções para reprocessar os dados, permitindo nova tentativa de integração dos registros que não foram sincronizados.

Próximos passos para implementar

A integração entre sistemas de gestão de despesas e o ERP TOTVS Protheus utiliza um conector nativo que troca informações automaticamente por meio de APIs. O processo de implementação envolve ativar o conector, mapear categorias e centros de custo, e validar o fluxo de dados antes do uso completo.

Quando implementada, a integração sincroniza despesas, comprovantes e pagamentos em tempo real, mantendo os registros contábeis alinhados entre as plataformas. Empresas que utilizam essa automação financeira observam redução no tempo de fechamento mensal e maior precisão nos lançamentos contábeis.

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Como acontece o processo de Onboarding na Payfy?

O onboarding da Payfy é simples, rápido e totalmente acompanhado pelo nosso time de Sucesso do Cliente — um dos motivos pelos quais mantemos NPS acima de 94.

Primeiro, entendemos a operação da empresa em detalhes. Depois, configuramos a plataforma de forma personalizada (usuários, centros de custo, cartões, políticas). Por fim, treinamos sua equipe e garantimos suporte contínuo para que tudo funcione com eficiência desde o primeiro dia.

Na Payfy, o atendimento não é um diferencial — é o centro da experiência. Por isso, mais de 94% dos clientes recomendam a gente.

Para conhecer na prática como a integração funciona, incluindo as etapas de configuração e exemplos de lançamentos automáticos, é possível agendar uma demonstração clicando aqui.

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