Imagine ter total controle sobre os gastos da sua agência, simplificar pagamentos e ainda garantir visibilidade completa de cada despesa – desde mídia paga até cachês de influenciadores e fornecedores de produção. Parece um sonho, mas com o uso de cartões pré-pagos, essa é a realidade das agências de publicidade que buscam eficiência financeira e praticidade no dia a dia.
Além de facilitar a gestão de recursos, os cartões pré-pagos também eliminam surpresas no fechamento do mês, trazendo mais segurança e agilidade para focar no que realmente importa: criar campanhas de impacto e gerar resultados para os clientes.
Quer entender melhor como essa modalidade de pagamento ajuda sua agência? Fica comigo que vou abordar tudo que você precisa saber sobre o tema!
Vamos lá?
Como o uso de cartões pré-pago pode beneficiar as agências de publicidade
Agências de publicidade lidam com diversas despesas operacionais, desde pagamentos a fornecedores até custos com campanhas e assinaturas de softwares. Portanto, a gestão eficiente desses gastos é essencial para garantir previsibilidade e controle financeiro.
Se sua agência já enfrentou problemas como pagamentos atrasados a fornecedores de mídia, dificuldade para conciliar despesas de diferentes clientes ou falta de rastreabilidade nos custos de produção, sabe o impacto que isso pode ter no fluxo de caixa e na relação com os clientes.
Com o uso de cartões pré-pagos, agências de publicidade e trade marketing conseguem eliminar gargalos operacionais e otimizar a gestão financeira, evitando desafios comuns como:
- orçamentos imprevisíveis;
- gargalos na prestação de contas e reembolsos;
- falta de controle de custos em produção e criação;
- dificuldade para categorizar os gastos e alocar orçamentos;
- repasses financeiros complexos e sem um fluxo organizado;
- falta de visibilidade nos investimentos de múltiplas plataformas (Meta, Google, TikTok, etc.).
Ou seja, com os cartões pré-pagos sua agência simplifica pagamentos e ainda consegue mais visibilidade e transparência nas despesas, alocando da melhor forma os seus recursos.
Além disso, cartões com software de gestão integrado, garantem segurança e eficiência para a empresa, minimizando os riscos de fraude, simplificando processos contábeis e também fornecendo relatórios completos e personalizados dos gastos.
Tudo isso faz com que sua agência:
- controle os gastos com mais precisão;
- evite despesas não planejadas;
- segmente recursos por projetos ou clientes;
- defina limites e aprove despesas em tempo real, garantindo mais segurança financeira.
Controle de Gastos com Cartões Pré-pagos
Um cartão pré-pago é um método de pagamento que já possui um saldo disponível para uso, similar ao cartão de débito. Logo, após o uso dos fundos, é necessário recarregar o cartão para utilizá-lo novamente, e assim sucessivamente.
Embora funcionem de forma semelhante a um cartão de débito, os cartões pré-pagos se diferenciam por não exigirem a abertura de uma conta corrente para serem utilizados.
Esse é um dos grandes benefícios dos cartões pré-pagos corporativos. Afinal, há menos burocracia para que sua agência os utilize na gestão de gastos de forma mais prática e segura.
Limites de gastos e acompanhamento em tempo real
O uso de cartões pré-pagos permite que as agências estabeleçam limites de gastos personalizados para cada equipe ou colaborador. Além disso, os gestores conseguem monitorar as transações em tempo real, garantindo maior controle e evitando despesas não planejadas.
Por exemplo, um gestor de mídia pode definir um orçamento exato para cada campanha no Google Ads, Facebook Ads ou TikTok, garantindo que os gastos fiquem dentro do planejado e evitando surpresas no fechamento do mês.
Da mesma forma, equipes de criação podem ter cartões específicos para assinaturas de softwares e contratação de freelancers, sem precisar passar por aprovações demoradas a cada pagamento.
Alocação de recursos por projeto ou cliente
Com esses cartões, a agência pode segmentar os recursos financeiros conforme cada projeto, categoria de gasto ou cliente, facilitando o acompanhamento detalhado das despesas e evitando misturas que dificultem a análise financeira.
Eliminação de surpresas no fechamento do mês
Ao adotar cartões pré-pagos, a agência reduz a ocorrência de gastos inesperados, garantindo maior previsibilidade e eficiência na gestão do orçamento.
Isso acontece porque o uso é limitado ao saldo disponível, garantindo controle financeiro, mas também oferecendo flexibilidade para recargas sempre que necessário.
Acabar com a mistura de gastos pessoais e profissionais
Como os valores precisam ser previamente adicionados ao cartão, o orçamento tende a ser melhor planejado, e o colaborador recebe um montante exato, com um destino pré-definido para uso.
Ou seja, por não disponibilizar crédito excedente, o cartão pré-pago elimina a possibilidade dos colaboradores utilizarem os cartões empresariais para despesas extras e pessoais, garantindo que todos os custos sejam exclusivamente relacionados às operações da agência.
Evitar a confusão entre despesas pessoais e profissionais
Além de evitar a mistura de gastos, essa modalidade de pagamento garante mais transparência nas transações, pois cada cartão é individual. Como não há múltiplos colaboradores utilizando o mesmo cartão, a prestação de contas se torna mais simples e a necessidade de reembolsos complexos é reduzida.
| Recurso | Cartões Pré-pagos Payfy | Cartão de Crédito Corporativo | Cheque | Dinheiro |
| Controle de Gastos por Campanha/Cliente | Sim, com limites e cartões virtuais individuais | Limitado, geralmente com um limite geral por cartão | Inexistente | Inexistente |
| Pagamento de Fornecedores (Freelancers, Produtores, etc.) | Sim, transferências rápidas e eficientes | Sim, mas com taxas e prazos | Sim, mas lento e burocrático | Sim, mas inseguro e sem registro |
| Gestão de Assinaturas de Ferramentas de Marketing | Sim, com pagamentos recorrentes automáticos | Sim, mas com risco de cobranças indevidas | Não recomendado | Não se aplica |
| Compras de Materiais e Despesas com Eventos | Sim, com cartões virtuais para cada evento/campanha | Sim, mas com limite compartilhado | Não recomendado | Não recomendado |
| (Google Ads, Facebook Ads, TikTok, Spotify Ads e programática) | Sim, com cartões específicos para cada plataforma | Sim, mas com risco de comprometer o limite geral | Não se aplica | Não se aplica |
| Relatórios e Análise de Despesas | Relatórios detalhados por cliente, campanha ou projeto | Extratos mensais com informações limitadas | Controle manual, sujeito a erros | Sem registros, difícil análise |
| Integração com Ferramentas de Gestão | Sim, com APIs e integrações nativas | Geralmente limitada | Não se aplica | Não se aplica |
| Segurança e Prevenção de Fraudes | Alto nível de segurança, com cartões virtuais descartáveis e controle de acesso | Risco de fraudes e clonagem | Risco de perda, roubo ou falsificação | Alto risco de perda e roubo |
Simplificando Pagamentos com Cartões Pré-pagos
Pagamentos a fornecedores e freelancers
Agências frequentemente trabalham com fornecedores e profissionais freelancers. Com os cartões pré-pagos, os pagamentos se tornam mais ágeis e seguros, evitando atrasos e burocracias bancárias.
Na rotina de uma agência, é comum precisar pagar rapidamente um fotógrafo para uma campanha, um videomaker para a edição de um filme publicitário ou um influenciador para uma ativação.
Com um cartão pré-pago, esses pagamentos podem ser feitos de forma imediata, sem necessidade de reembolsos ou processos manuais demorados, garantindo que o fluxo de produção siga sem interrupções.
Gestão de assinaturas de softwares e plataformas
Ferramentas como editores de vídeo, plataformas de automação e softwares de design são essenciais para o dia a dia das agências. O uso de cartões pré-pagos permite um controle mais preciso sobre essas assinaturas, evitando cobranças indevidas.
Por exemplo, em uma agência de publicidade, a equipe de criação pode precisar de múltiplas assinaturas de softwares como Adobe Creative Cloud, Figma, bancos de imagens e efeitos sonoros, enquanto o time de mídia lida com plataformas de gestão de campanhas como Google Ads, Meta Business Suite e programática.
Sem um controle adequado, cobranças duplicadas, pagamentos esquecidos ou assinaturas não utilizadas podem gerar desperdício de orçamento. Com um cartão pré-pago, cada área tem um meio de pagamento exclusivo, garantindo previsibilidade e segurança no uso dessas ferramentas.
Despesas com viagens, eventos e campanhas
Viagens a trabalho, participação em eventos e campanhas publicitárias demandam gastos variáveis. Os cartões pré-pagos oferecem flexibilidade e controle, garantindo que esses custos sejam administrados de forma eficiente.
Em muitas agências, as equipes precisam viajar para filmagens, concorrências, reuniões com clientes e ativações de marca. Além disso, campanhas demandam custos imprevistos, como locação de equipamentos, produção de materiais promocionais e deslocamento de profissionais.
Sem um controle eficiente, esses gastos podem se misturar e dificultar a prestação de contas. Com um cartão pré-pago, é possível definir um orçamento específico para cada evento ou campanha, garantindo que todas as despesas estejam bem categorizadas e aprovadas em tempo real.
Visibilidade e Transparência nas Despesas
Relatórios detalhados e categorização de gastos
Os cartões pré-pagos permitem mais conformidade e assertividade no controle das despesas, facilitando a análise financeira da agência e gerando relatórios detalhados e completos.
Isso é especialmente relevante para agências que lidam com diferentes projetos e clientes, pois possibilita uma separação clara dos custos, evitando misturas indesejadas e garantindo uma gestão mais precisa. Além disso, esse controle se torna essencial em auditorias fiscais, assegurando total transparência e conformidade.
Integração com sistemas de gestão da sua agência
Muitas soluções de cartões pré-pagos oferecem integração com softwares de gestão financeira e ERPs da sua agência de publicidade, proporcionando maior automação e eficiência no controle dos recursos.
Facilidade na prestação de contas
Com um histórico de transações detalhado, a prestação de contas se torna mais simples e ágil, eliminando a necessidade de reunir múltiplos recibos e justificativas.
Além disso, quando integrados a um software de gestão (mencionado no ponto anterior), os cartões permitem acompanhamento em tempo real, ajustes de limite, criação de cartões virtuais e outras facilidades.
Segurança e Praticidade com Cartões Pré-pagos
Cartões virtuais para cada cliente
Além do uso físico, também existe a função de criar um cartão pré-pago virtual. Isso permite que cada cliente tenha a flexibilidade de usar seu cartão das duas maneiras para despesas associadas aos seus projetos.
Por ser virtual, o cartão oferece mais segurança para as finanças da empresa. Além disso, o modelo pré-pago, por si só, já facilita o controle financeiro e garante mais transparência, pois cada colaborador recebe um cartão individual. Nada de confusão no fechamento sobre quem gastou o quê!
Controle de acesso e permissões
As agências de publicidade e trade marketing podem definir quais colaboradores vão ter acesso aos cartões, assim como estabelecer permissões personalizadas de uso conforme a necessidade de cada equipe ou profissional.
Isso é especialmente útil para equipes que lidam com diferentes tipos de despesas. Por exemplo, enquanto o time de mídia precisa de um cartão para gerenciar investimentos em anúncios digitais, a equipe de produção pode ter um limite específico para pagamentos de fornecedores e locações.
Já a equipe de eventos pode necessitar de um orçamento separado para transporte e logística. Com essa personalização, cada área tem controle sobre seus gastos, sem comprometer o orçamento geral da agência. Os cartões da Payfy, por exemplo, oferecem total personalização, assim como uma ferramenta de gestão integrada.
Dessa forma, os gestores podem aprovar e acompanhar despesas em tempo real, criar diversas categorias de gastos, e os colaboradores conseguem digitalizar as notas fiscais na hora da compra, evitando problemas com reembolso.
Redução de fraudes e perdas
Com um sistema de controle avançado, os cartões pré-pagos reduzem riscos de fraudes, roubos ou extravios, garantindo maior segurança para as transações da agência e para a saúde financeira como um todo.
Payfy: a solução ideal de cartão pré-pago para agências
Principais recursos e benefícios para agências
A Payfy oferece uma solução completa de cartões pré-pagos para agências de publicidade e trade marketing, proporcionando controle total sobre as despesas, integração com sistemas financeiros e uma experiência prática e segura para a equipe
- definição de limites personalizados;
- cartões virtuais para cada cliente ou projeto;
- acompanhamento em tempo real;
- integração com sistemas de gestão financeira;
- controle de acesso;
- relatórios completos e personalizados;
- recarga rápida e flexível.
Comece a usar cartões pré-pagos para sua agência agora mesmo!
Se sua agência ainda não adotou cartões pré-pagos, este é o momento ideal para modernizar a gestão financeira. Com a Payfy, você garante mais controle, transparência e segurança para todas as transações do seu negócio.
Além de simplificar pagamentos, os cartões pré-pagos ajudam sua agência a manter um fluxo de caixa mais previsível, evitar desperdícios com assinaturas não utilizadas e garantir que cada centavo investido esteja diretamente ligado ao objetivo estratégico de cada cliente.
A automação desses processos reduz a sobrecarga do time financeiro e dá mais autonomia para as equipes de criação, mídia e produção se concentrarem no que fazem de melhor: entregas de alto impacto.
Solicite uma demonstração gratuita da Payfy e descubra como otimizar a gestão financeira da sua agência.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
