Já existe cartão de crédito empresarial para funcionários com App de gestão online!

cartão de crédito empresarial para gestão de despesas com sistema integrado

Administrar cartão de crédito empresarial é um desafio. Solicitação ou cancelamento de cartão, alteração de limites e fechamento do mês tomam tempo. Por isso, empresas passam a optar por sistemas de cartões gerenciáveis e sem banco.

Contratar serviços bancários para a gestão de despesas parece ser uma solução simples e rápida, contudo, existem muitas burocracias durante a utilização do cartão de crédito empresarial oferecido por eles.

Por isso que os sistemas de gestão integrado estão ganhando espaço no mercado. Eles trazem autonomia de gestão para a empresa, assim como autonomia para os funcionários.

Confira ao longo do post:

  • Cartão de crédito empresarial
  • Cartão para funcionários
  • Administração do cartão empresarial e conciliação da fatura no fechamento mensal
  • Sistema de Gestão para controle de despesas

Boa leitura!


O cartão de crédito empresarial

Como Funciona?

De forma geral, o cartão de crédito empresarial segue a mesma linha que um cartão de crédito pessoal, ou seja, as compras são realizadas e cobradas após 30 dias, e então, é enviada uma fatura detalhada para o responsável titular da conta – no caso empresarial, é enviado também à equipe financeira.

Dessa maneira a empresa pode acompanhar:

  • quem está gastando;
  • quanto;
  • com o quê.

Contudo, essa gestão acontece somente após a despesa já ter sido realizada, o que pode causar problemas orçamentários. Além disso, esse processo precisa ser feito de forma manual: buscando despesa por despesa na fatura e identificando quem a fez.

Cartões de crédito corporativo tornaram-se uma solução para aquelas empresas que possuem funcionários com grande número de despesas, assim, trouxe uma alternativa para que o financeiro não precise fazer adiantamento ou reembolso de despesas.

Abrir conta em um banco parece ser uma solução segura e com muitos benefícios, mas esse método não é inteiramente eficiente, por isso que hoje as empresas já contam com alternativas de gestão de despesas.

Contratar essas alternativas permite que as empresas não precisem se envolver com bancos e suas burocracias. 

Prós e Contras do Cartão de Crédito empresarial (Através de Bancos)

Um fator pró para abertura de conta em bancos é que eles oferecem uma gama conveniente de serviços associados, como:

  • seguro de viagem;
  • cobertura para aluguel de veículos;
  • assistência médica;
  • até mesmo reembolsos rápidos no caso de transações fraudulentas.

Mas embora os bancos ofereçam vários recursos úteis, os cartões de crédito são limitados na gestão dos gastos da empresa, e pode ser um desafio monitorá-los.

Por isso que os fatores contra são:

  • Dificuldade de pagamento;
  • Quantidade limitada de cartões disponíveis;
  • Falta de visibilidade;
  • Nenhum controle real sobre os gastos;
  • Papelada e recibos por toda parte;
  • Desgaste do financeiro para realizar fechamentos.

Ou seja, existem vários benefícios, mas nenhum deles ajuda a mitigar as dores que os setores financeiros estão enfrentando hoje na gestão de despesas.


Cartão para funcionários 

Quando uma empresa abre uma conta comercial em um banco, os cartões disponíveis geralmente são reservados para poucos selecionados – gestores e diretores normalmente.

Ou seja, não é todo funcionário que possui o cartão da empresa. Isso faz com que o método de reembolso e adiantamento de despesa ainda seja uma tarefa rotineira para o resto da empresa. 

Além disso, isso cria aborrecimentos para todos na hora de realizar alguma despesa, pois precisará pedir um adiantamento, tirar do seu próprio bolso – o que é injusto para o colaborador – ou correr atrás de quem tem o cartão e pedir permissão para usá-lo.

Um simples pagamento muitas vezes significa muita comunicação de ida e volta, o que irrita ambas as partes e desperdiça tempo da empresa. 

Mas não é só no operacional que essa decisão impacta!

O fato de poucos colaboradores da empresa terem acesso ao cartão empresarial, separa uns dos outros e deixa a entender que alguns são mais dignos de confiança que outros.

Em vez de resistir à ideia de gastos dos colaboradores, as empresas devem capacitá-los para tomar as decisões que precisam tomar dentro do seu cargo. 

É uma questão de confiança e organização – se você confia em seu pessoal, deve deixá-los tomar essas decisões. 

Por isso hoje o mercado conta cada vez mais com soluções que pensem em toda a empresa – além da rotina de cada setor -, mas visando também demonstrar confiança em seus funcionários e no trabalho que está sendo prestado.

Além de uma solução de gestão, é importante capacitar os colaboradores da empresa para que a cultura organizacional seja enraizada. Assim, em conjunto com o cartão de crédito empresarial, eles crescem e amadurecem dentro da empresa. 

Alguns pontos importantes que sua empresa deve passar para os colaboradores:

1. Ensine seus colaboradores a serem inteligentes e ter bom senso

2. Cria a cultura visando que os colaboradores tenha “cabeça de dono”

3. Confiança é nossa configuração padrão

4. Ensinar os colaboradores a gerenciar gastos com cabeça de dono


Administração do cartão empresarial e conciliação da fatura no fechamento mensal

Lembra que falamos sobre o desgaste operacional para entender quem gastou o que dentro da fatura do cartão corporativo? É aqui que a utilização de um software de gestão se torna muito eficiente.

Quando a fatura do banco chega é necessário identificar gastos e ainda encontrar o recibo ou nota fiscal referente aquela despesa. Ou seja, quanto trabalho para que esses gastos sejam lançados nos registros da empresa.

Além disso, o final do mês é um momento delicado para equipe financeira pois, além dos fechamentos e controle de despesas, é o momento de realizar pagamentos para funcionários e até mesmo reembolso para aqueles que não possuem acesso a um cartão empresarial.

Com um sistema de gestão integrado, é possível que os gestores acompanhem ao longo de todo o mês o valor que está sendo gasto e quem é o responsável, pois as despesas são divididas por categorias e também por titular do cartão.

Além de não haver mais reembolso, o time financeiro acompanha os gastos em tempo real – garantindo que nada saia dos orçamentos previstos -, e exporta relatórios completos dos gastos – podendo também integrar esses relatórios ao ERP da empresa através de API.

Outro problema do cartão empresarial através de bancos – e que já foi abordado ao longo desse post – é a burocracia envolvida para realizar tarefas básicas de gestão:

  • alteração de limites;
  • troca de titularidade;
  • cancelamento de cartão…

Todas essas tarefas deveriam ser fáceis para que não tome muito tempo e atrapalhe a rotina do setor financeiro. Além do tempo gasto ali, normalmente demoram dias ou até semanas para que as solicitações sejam realizadas.

A utilização do cartão de crédito empresarial em conjunto com um sistema de gestão permite a supervisão em tempo real dos gastos da empresa. Dessa forma, se ocorrer algo inesperado, suspeito ou preocupante, você pode reagir imediatamente. 

Para segurança extra, com a Payfy é possível criar cartões virtuais que podem ser apagados assim que a compra foi realizada – evitando um golpe conhecido como fraude do “cartão ausente”: em que os detalhes do cartão são roubados e usados ​​de forma fraudulenta.


Sistema de Gestão para controle de despesas

Se você chegou até aqui é porque acredita que um cartão corporativo qualquer não é a melhor solução, e está buscando alternativas para a gestão de despesas dentro da sua empresa.

Hoje existem diversas soluções no mercado, cada uma delas com suas singularidades e/ou foco em um nicho específico, portanto, a melhor solução para você pode depender de diferentes fatores.

Quando decidimos criar a Payfy, o objetivo central da empresa é permitir uma gestão de despesas fácil, segura e que não tome todo o tempo do time financeiro e nem de outros colaboradores.

Por isso, utilizando nosso cartão de crédito empresarial sua empresa não precisa mais se preocupar com reembolsos e adiantamento de despesas. Principais benefícios Payfy:

Cartão de Crédito Pré-pago

Você leu certo! Os cartões são de crédito, mas ao contrário do que usamos no nosso dia a dia, aqui o valor previsto no orçamento da empresa é colocado previamente no cartão de cada funcionário individualmente.

Dessa forma, não é necessário ficar procurando no extrato do fim do mês quem fez o que e quanto gastou. Todas as despesas já estão divididas por categoria de gastos e por titular do cartão. 

Cartão Virtual

Essa é uma alternativa boa para as compras online! Como falamos anteriormente, casos de fraude com o roubo de dados do cartão são muito comuns, mas com cartão virtual é possível que o colaborador compre e depois exclua ou bloqueie até a próxima compra.

APP para gestão e para o colaborador

Esse é o grande diferencial e é aqui que a burocracia vai embora. Com o cartão Payfy existe um aplicativo para que seja realizada toda a gestão e também para que o colaborador possa acompanhar seus gastos e realizar atividades.

O aplicativo traz muita facilidades, nele é possível:

  • definir regras de gastos – pagamentos e/ou saques -;
  • alteração de limites;
  • criação de cartões virtuais;
  • acompanhamento de gastos em tempo real;
  • aprovação ou bloqueio de um gasto realizado no cartão;
  • e claro, exportação de relatórios completos – permitindo também integração com ERPs via API.

Além disso, é possível fazer a anexação em tempo real do recibo ou nota fiscal referente ao gasto realizado, assim, no fechamento do mês o setor financeiro não precisa sair correndo atrás de papéis, ou conferir o que foi gasto e onde, e o colaborador não precisa ficar guardando inúmeras notinhas.

Se você busca inovação para a sua empresa mas ainda possui dúvidas quanto ao melhor sistema de gestão para sua empresa, então te convido a entrar em contato com o nosso time de vendas e tire suas dúvidas…

Tenho certeza que você encontrará a solução que procura!

Até a próxima!


André Apollaro

Founder & CEO da Payfy

Fundo Cartões