O cartão corporativo é a melhor opção no mercado para agilizar e centralizar os gastos empresariais, e tem se tornado uma opção de pagamento cada vez mais popular.
Contudo, é comum que as empresas tenham dúvidas sobre como esse cartão funciona, quais empresas ou bancos o disponibilizam e, claro, como implementar esse método de pagamento.
Neste artigo você vai tirar todas essas dúvidas, além de entender a fundo:
- Quais os benefícios ao utilizar cartões corporativos;
- Quais suas vantagens e suas desvantagens;
- O que buscar em um cartão corporativo;
- Quais funcionários podem usar o Cartão Corporativo;
- Pontos de atenção ao implementar o cartão corporativo;
Portanto, se você está pensando em implementá-lo na sua empresa, este guia completo é para você.
Vamos lá? Boa leitura!
O que é um Cartão Corporativo?
Um cartão corporativo é um cartão bancário (que pode ser de débito ou crédito), utilizado exclusivamente para o pagamento de despesas relacionadas à empresa.
Ele é oferecido aos colaboradores de uma empresa e ajuda tanto na organização financeira do negócio quanto na independência desses funcionários.
Por isso, se tornou popular, é uma maneira efetiva de centralizar os gastos corporativos, simplificando a gestão financeira. Consequentemente, também faz com que essa gestão seja muito mais eficaz e transparente.
Além disso, existem opções de cartão corporativo que contam com um sistema de gestão integrado. Ou seja, gerenciar todos os custos e despesas, através de uma única plataforma automatizada, otimizando a rotina e prioridades de times inteiros – principalmente o financeiro e o comercial.
Vamos falar mais sobre esse ponto ao longo do artigo!
O que é o cartão corporativo do governo?
O cartão corporativo do governo nada mais é do que o cartão de pagamentos utilizado por órgãos governamentais para gerenciar despesas relacionadas às suas atividades oficiais.
- despesas operacionais;
- viagens oficiais;
- aquisição de bens e serviços;
- entre outros.
Esse tipo de cartão é emitido para funcionários públicos para facilitar o pagamento de:
É importante notar que o uso de cartões corporativos pelos governos está sujeito a regulamentações rigorosas, e a transparência nos gastos é frequentemente enfatizada para garantir que os fundos públicos sejam utilizados de maneira responsável e ética.
Quais os tipos de Cartão Corporativo?
Como vimos, os cartões corporativos são instrumentos financeiros projetados para atender às necessidades das empresas, proporcionando uma maneira eficiente e controlada de gerenciar despesas corporativas.
Portanto, existem diferentes tipos de cartões corporativos, cada um com características específicas. Vou explicar alguns dos principais tipos:
1 – Cartão de Crédito Corporativo (Pós-pago)
O cartão corporativo pós-pago funciona de forma semelhante ao cartão de crédito pessoal. A empresa pode utilizar seu limite de crédito sem se preocupar com sua conta bancária ou com seu saldo.
Essa opção é vantajosa para empresas que precisam de um fluxo de caixa mais flexível.
No entanto, é importante lembrar que o cartão corporativo pós-pago requer uma aprovação do limite de crédito pelo Banco emissor e, por ser uma solução de crédito, existe a necessidade de um controle mais rigoroso dos gastos, uma vez que a empresa só terá conhecimento das despesas realizadas após o fechamento da fatura.
Nesse modelo não há tantas personalizações, como permitir que a empresa coloque uma determinada verba por funcionário, é possível fazer essa verificação apenas no fechamento do mês.
2 – Cartão Pré-pago Corporativo
Já os cartões pré-pagos permitem uma maior distribuição e personalização para cada colaborador, a depender do cargo exercido e necessidade de gastos, como por exemplo:
- viagens corporativas;
- assinaturas de serviços;
- compra de materiais e insumos;
- entre outros gastos.
Nessa modalidade, o setor financeiro administra os valores que serão alocados para o cartão do colaborador, disponibilizando um valor pré-determinado, permitindo que ele gaste exclusivamente com as despesas previamente alinhadas e correspondentes a esse valor.
Essa opção é ótima para empresas que precisam controlar muito rigorosamente seus gastos ou aquelas que não tenham limite de crédito pós-pago aprovado, mas buscam limitar o acesso de seus funcionários a recursos financeiros da empresa de forma simplificada.
Algumas das principais vantagens de usar um cartão pré-pago corporativo para sua empresa são:
- Elimina a necessidade de aprovação de crédito;
- Garante um controle mais rigoroso dos gastos comerciais;
- Evita dívidas desnecessárias e parcelamentos de fatura;
- Facilita os pagamentos dos colaboradores;
- Elimina a necessidade de reembolsos;
- Melhora o controle de gastos feitos por funcionários temporários ou terceirizados;
- Não existe necessidade de criar uma conta corrente.
3 – Cartão Virtual
O cartão virtual é um novo método para realizar despesas corporativas. Ele permite que as empresas façam pagamentos de uma maneira mais segura, personalizada e rastreável.
Como o nome sugere, esses cartões existem apenas online, mas funcionam da mesma forma e possuem as mesmas informações de um cartão físico:
- número do cartão;
- data de validade;
- código CVV.
Assim, cada cartão virtual pode ser de uso único, para um nível de segurança maior, ou de uso contínuo, para casos de compras mensais recorrentes.
Ou seja, os funcionários que usam esses cartões podem fazer pagamentos com toda a agilidade e facilidade de um cartão tradicional, porém com uma camada adicional de segurança e controle.
Para as empresas, que querem ter ainda mais controle sobre o limite de gastos de cada colaborador, vale o teste de um cartão virtual pré-pago corporativo.
Uma grande vantagem do cartão virtual é reduzir os riscos de clonagem ao fazer compras online. Desde o seu surgimento, sua popularidade está crescendo rapidamente devido às suas vantagens.
Além desses quatro cartões principais, existem também outros cartões de uso corporativo, por exemplo o cartão de:
- Compras;
- Viagem Corporativo;
- Frota/Combustível;
- Benefícios (alimentação, refeição, cultura…);
Contudo, os cartões citados acima são exatamente o que as empresas devem evitar: gastos espalhados em várias plataformas.
Por isso, hoje todos esses cartões podem ser substituídos por cartões corporativos, pós-pago ou pré-pago, e centralizar todos os gastos da empresa em um só lugar.
Como funciona o uso do Cartão Corporativo?
Diretrizes e regras são indispensáveis para o uso do cartão corporativo, assim como para qualquer outro projeto da empresa. Sendo assim, a utilização desse benefício precisa estar de acordo com a política de cartão de crédito corporativo.
Mesmo o cartão corporativo sendo bastante prático, ainda é necessário estar atento a certas burocracias, afinal, as empresas que disponibilizam esse tipo de recurso aos colaboradores precisam estabelecer processos para gerenciar esses gastos.
Devido à toda a liberdade que um cartão corporativo oferece ao funcionário, normalmente as empresas o disponibilizam apenas para funcionários de bastante confiança ou para cargos de liderança.
O benefício, entretanto, pode ser estendido a mais colaboradores desde que o controle e a gestão desses gastos sejam feitos de forma ordenada.
Portanto, na sua empresa, comece definindo regras básicas e sempre prezando pelo máximo de transparência possível.
Algumas dicas de como fazemos por aqui e que podem te inspirar:
- Crie centros de custo, definindo valores e prioridades para cada um deles;
- Deixe claro o quanto cada time terá de verba para o uso do cartão, assim fica a cargo das lideranças fazerem essa distribuição, quando necessária;
- Sempre digitalize os recibos fiscais, existem aplicativos que disponibilizam essa função e ela é essencial para organização e conferência dos gastos sem risco de perder documentos ou dados.
Quem pode solicitar um Cartão Corporativo?
Qualquer empresa que tenha um CNPJ pode dar entrada em um processo de abertura desses cartões.
Contudo, é necessário que o processo seja realizado por algum funcionário com autoridade dentro da empresa, como o CEO, CFO, procuradores, gestores financeiros e, claro, o dono.
A solicitação pode ser feita de duas formas:
- Através de instituições financeiras convencionais, como corretoras e bancos (físicos ou digitais).
- Por meio de empresas especializadas em soluções mais personalizadas, como as fintechs.
Apesar de serem duas opções bem diferentes, cada uma delas traz seus próprios benefícios.
Além disso, no caso das fintechs, algumas empresas também oferecem softwares de gestão integrados aos seus cartões, facilitando muito o controle de despesas do seu negócio.
Quais funcionários podem usar o Cartão Corporativo?
Como já mencionamos, devido ao limite de cartões oferecidos para a empresa e à liberdade que ele oferece aos funcionários, normalmente os cartões corporativos são disponibilizados apenas para cargos de bastante confiança.
Porém, o ideal é envolver o maior número possível de colaboradores da empresa, para que eles conheçam as suas políticas internas, benefícios e tenham autonomia e confiança para ter um cartão corporativo e fazer gastos conscientes em nome da empresa.
Quais são os produtos que podem ser comprados com um cartão corporativo?
Qualquer compra realizada em prol da empresa e seus serviços é considerada um gasto corporativo e pode ser feito com esse cartão. Portanto, os gastos possíveis incluem, por exemplo:
- gastos com viagens corporativas;
- equipamentos necessários para o escritório e para funcionários (ex.: empresas onde alguns setores precisam de trajes de segurança);
- almoços/jantares com clientes;
- assinatura de cursos e/ou plataformas;
- etc.
Por outro lado, existem também os itens que não devem ser comprados com o cartão corporativo. Quais são? Qualquer produto que não esteja sendo comprado para fim da empresa. Veja alguns exemplos abaixo:
- Combustível para veículo de uso pessoal;
- Produtos para fins de uso pessoal;
- Gastos com lazer – exceção para viagens com clientes, por exemplo;
- Refeições fora do horário de expediente – exceção para reuniões com clientes.
Além disso, existem empresas que oferecem benefícios extras através do cartão corporativo, fazendo com que alguns dos exemplos citados acima possam ser liberados para compra.
Portanto é necessário ler e entender a política de despesas da empresa em questão para realizar gastos com responsabilidade.
Cartão Corporativo com sistema de gestão inteligente
Conforme falamos ao longo deste artigo, o cartão corporativo por si é uma ótima ferramenta financeira muito útil para a empresa devido à possibilidade que ele traz de centralização dos custos e despesas.
Contudo, para que esse benefício funcione da melhor forma possível, é necessária muita coordenação, planejamento e atualizações diárias por parte da sua equipe.
Para evitar que esse cartão vire só mais um problema para o seu time financeiro, é interessante contratar um serviço que permita à empresa possuir diversos cartões e que conte com um sistema de gerenciamento moderno.
No mercado, já existem opções de aplicativos que facilitam (e muito) a gestão e o controle dos gastos dos colaboradores, sem a necessidade de conferir manualmente todas as faturas, por exemplo.
Por isso, procure sistemas que automatizam os processos associados aos gastos. Isso fará com que o time responsável por esse controle possa realizá-lo muito mais rápido e ter mais tempo para outras demandas.
Vantagens e desvantagens em usar um Cartão Corporativo com Software de Gestão integrado
De maneira geral, o cartão corporativo é uma solução simples, acessível e muito vantajosa para a gestão financeira de qualquer negócio, contudo, sempre existem prós e contras dependendo do modelo que sua empresa escolher.
Então, antes de escolher o seu cartão, procure pensar no seguinte:
- O sistema escolhido permite que você tenha cartões físicos e virtuais?
- É possível criar políticas de gastos com limites e categorias de gastos permitidas?
- Ele possui a funcionalidade de digitalizar os recibos e notas fiscais de forma organizada e segura?
- É possível exportar relatórios e planilhas de dados?
- Ele possui integração contábil com os principais sistemas empresariais?
- É possível acompanhar os gastos e configurações em tempo real, garantindo que tudo está correndo conforme o planejado?
Portanto, para fechar esse conteúdo, resolvi separar os principais motivos para sua empresa implementar, ou não, um cartão corporativo com sistema integrado:
6 Vantagens de uso do Cartão Corporativo
1 – Melhor controle de gastos comerciais
Com o cartão corporativo/empresarial, a empresa tem um controle mais preciso dos gastos comerciais realizados pelos seus funcionários.
Afinal, através das plataformas de gestão todas as transações feitas com o cartão são registradas automaticamente e podem ser facilmente acessadas e categorizadas pelos gestores financeiros da empresa.
Dessa forma, é possível definir limites de gastos para cada funcionário, evitando compras desnecessárias ou excessivas; e é a própria empresa que define todas essas regras através de uma política de gastos que os funcionários devem seguir.
2 – Maior eficiência nas operações financeiras
O cartão corporativo também aumenta a eficiência das operações financeiras da empresa, pois permite a realização de pagamentos de forma rápida e segura, sem a necessidade de emissão de cheques, adiantamentos ou outras operações burocráticas.
Além disso, é possível ter acesso a relatórios detalhados sobre os gastos realizados com o cartão – o que possibilita uma visão mais holística dos gastos e ajuda a identificar possíveis oportunidades de economia.
3 – Melhor registro das despesas comerciais
Com o cartão corporativo/empresarial, há um registro mais preciso das despesas comerciais da empresa. Isso se dá porque todas as transações realizadas com o cartão são registradas e podem ser facilmente acessadas pelos gestores financeiros da empresa.
Além disso, é possível categorizar os gastos realizados com o cartão e anexar comprovantes instantaneamente através do aplicativo, facilitando a identificação das áreas em que estão sendo feitos os maiores investimentos da empresa.
4 – Melhor fluxo de caixa
Outra grande vantagem dos cartões corporativos é melhorar a gestão do fluxo de caixa da empresa. Afinal, ele permite realizar os pagamentos com mais agilidade e segurança, evitando atrasos, multas e juros.
Aqui na Payfy, por exemplo, já disponibilizamos até a opção de PIX nos nossos cartões inteligentes, facilitando ainda mais os gastos empresariais dos nossos clientes.
5 – Mais facilidade para gestão e adeus aos reembolsos
Essa é uma das principais vantagens para qualquer empresa: a possibilidade de excluir o reembolso e os adiantamentos das tarefas do setor financeiro.
Isso porque ao invés do colaborador usar seu próprio dinheiro e precisar preencher um relatório de reembolso, ele passa a usar um cartão integrado da empresa.
Dessa forma, o saldo ou crédito é previamente inserido no cartão e a liderança possui acesso em tempo real a todas as transações realizadas com os cartões.
6 – Motivação dos funcionários
Vale a pena destacar também o resultado motivacional na sua equipe ao implementar esse benefício.
Quando a empresa oferece um bom programa de benefícios (como o cartão corporativo), ela fortalece a relação empresa-funcionário, recebendo em troca uma maior lealdade e “atitude de dono” dos seus colaboradores.
Sobretudo, criar essa relação de confiança com os funcionários, pode levar sua empresa a outro patamar e atrair ainda mais talentos para trabalharem no seu time.
A opção do cartão corporativo é menos complexa do que parece e resulta em inúmeros benefícios, então vale a pena investigar.
Se ainda assim você acha que isso não é para sua empresa, te convido para conferir nosso post completo sobre porquê aqui na Payfy todos os nossos funcionários recebem seu próprio cartão!
Desvantagens de uso do Cartão Corporativo
De forma objetiva, são poucas as desvantagens do uso do cartão corporativo, geralmente elas se dão pois os cartões são solicitados através de bancos que não possuem ferramentas de gestão especializadas.
Algumas delas são:
- Exige alta organização da gestão, uma vez que todos os valores, fluxos e centros de custos precisam estar bem alinhados para funcionar da forma ideal.
- A atualização dos limites nem sempre é fácil e depende de um gerente ou da plataforma que a empresa optou por utilizar – além de estar suscetível a erros de inserção dos dados.
- Caso opte por apenas um cartão corporativo para um grupo de funcionários, esteja ciente que a fatura também virá de forma unificada. O que significa que a conferência e revisão precisa ser feita com o dobro de atenção e controle.
Contudo, através de sistema de gestão integrado, por exemplo, a maioria dessas desvantagens são evitadas.
Isso acontece nos cartões tradicionais pois os bancos não possuem tanta liberdade em suas diretrizes ou um software que permite, por exemplo:
- o acompanhamento de gastos em tempo real;
- a possibilidade de faturas individuais;
- a criação de múltiplos cartões para as equipes;
- a liberdade para ajustes de limite;
- expedição de um novo cartão de forma rápida e independente.
Ou seja, quando a empresa conta com um sistema de gestão integrado ao cartão corporativo as burocracias diminuem e os gestores têm muita mais liberdade no gerenciamento dos gastos de seus funcionários.
Por isso não tenha receio de optar pelas facilidades que as novas tecnologias financeiras permitem à sua empresa.
Cartão Corporativo com sistema de gestão inteligente
Conforme falamos ao longo deste artigo, o cartão corporativo por si é uma ótima ferramenta financeira muito útil para a empresa devido à possibilidade que ele traz de centralização dos custos e despesas.
Contudo, para que esse benefício funcione da melhor forma possível, é necessária muita coordenação, planejamento e atualizações diárias por parte da sua equipe.
Para evitar que esse cartão vire só mais um problema para o seu time financeiro, é interessante contratar um serviço que permita à empresa possuir diversos cartões e que conte com um sistema de gerenciamento.
No mercado, já existem opções de aplicativos que facilitam (e muito) a gestão e o controle dos gastos dos colaboradores, sem a necessidade de conferir manualmente todas as faturas, por exemplo.
Por isso, procure sistemas que automatizam os processos associados aos gastos. Isso fará com que o time responsável por esse controle possa realizá-lo muito mais rápido e ter mais tempo para outras demandas.
Se você gostou do conteúdo, saiba que não acabou por aqui. Confira nosso conteúdo sobre 7 regras para uso do cartão corporativo de forma eficaz.
Tenho certeza que te ajudará a implementar o cartão da melhor forma na sua empresa, independente de qual seja o seu cartão corporativo.
Te espero lá. Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
