Como a maior operadora de turismo estudantil do mundo eliminou o reembolso manual com a Payfy

A Forma Turismo opera em todos os 26 estados e no Distrito Federal, com mais de 100 vendedores em campo em viagens que duram de 5 a 60 dias. Com a Payfy, a empresa substituiu a prestação de contas manual por mais de 150 cartões corporativos integrados ao seu próprio sistema — eliminando o reembolso constante, com despesas registradas em tempo real e divergências apontadas automaticamente.

Quem é a Forma Turismo

A Forma Turismo é a maior operadora de turismo estudantil do mundo. Mais do que viagens, o negócio é realizar sonhos de formandos — e isso exige uma operação logística nacional.

"A gente mexe com sonhos de uma garotada que está saindo do colegial indo para uma próxima fase."— Caio Vieira, Head Comercial da Forma Turismo

Por trás de cada embarque, uma estrutura intensa: deslocamentos todos os dias, em todos os horários, com gastos de alimentação, combustível, passagens aéreas e rodoviárias.

O desafio: prestação de contas manual em escala nacional

A Forma Turismo havia desenvolvido sistema e aplicativo próprios para prestação de contas — mas o processo não era integrado.

"Tínhamos um processo muito manual no nosso financeiro. Desenvolvemos um sistema próprio e um aplicativo para as prestações de contas, porém não era um processo integrado."— Daniel Rodrigues, Head Financeiro da Forma Turismo

No comercial, a dor era diária:

"Nós do time comercial tínhamos uma dor muito grande, que era a questão de validação de notas, de organização."— Caio Vieira, Head Comercial

"O problema que a gente tinha era de disponibilidade, de reembolso constante."— Anderson Miguel, Analista Comercial

E o volume não perdoava:

"Estamos falando de mais de 100 vendedores atuando em todo o Brasil — deslocamentos todos os dias, em todos os horários, gastos com alimentação, passagem aérea, passagem rodoviária. Não tínhamos nenhuma empresa capacitada para nos ajudar."— Diego Miranda, Supervisor Comercial

A virada: do piloto no comercial à integração total

Foi o Diego quem encontrou a Payfy e levou a ideia para a diretoria — que abraçou o projeto. O primeiro passo foi implantar os cartões no time comercial, com prestação de contas direto pelo aplicativo da Payfy e integração ao sistema próprio da Forma.

"Foi um grande marco a entrada da Payfy no time comercial da Forma."— Diego Miranda, Supervisor Comercial

O primeiro usuário foi o próprio Head Comercial — e o teste de fogo foi internacional:

"A primeira compra da Payfy na Forma não foi nem no Brasil. Foi feita no exterior e funcionou perfeitamente. Precisei fazer um saque em euro, também consegui. Já são mais de 5 países em que utilizamos a Payfy."— Caio Vieira, Head Comercial

Os resultados: controle em tempo real e produtividade

Números da operação Forma Turismo + Payfy:

• +150 usuários ativos com cartão Payfy
• +100 vendedores em campo, em viagens de 5 a 60 dias
• 26 estados + DF cobertos pela operação
• +5 países com uso internacional do cartão (compras e saque em moeda estrangeira)
• Fim do reembolso manual — despesas caem no sistema no mesmo horário em que acontecem
• Divergências apontadas automaticamente entre comprovante e despesa
• Economia estimada de 1 a 2 postos de trabalho na conferência manual de reembolsos

"As despesas caem já no mesmo horário. Se o comprovante não estiver batendo com a despesa passada no cartão, a Payfy automaticamente mostra que tem divergência. O sistema já aponta."— Anderson Miguel, Analista Comercial

"Otimizou o tempo, otimizou o controle, otimizou praticamente todo o trabalho que a gente tinha dificuldade."— Daniel Rodrigues, Head Financeiro

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O futuro: da força comercial para toda a empresa

O sucesso do piloto virou plano de expansão interna:

"Deu muito certo — e é justamente por esse motivo que começamos a pensar no futuro: trazer outras áreas para utilizar o cartão, não só o âmbito comercial, mas o administrativo como um todo. Hoje a gente só tem coisas boas a falar da experiência com a Payfy: otimizou o nosso trabalho e fez com que a gente trabalhasse com muito mais produtividade."— Daniel Rodrigues, Head Financeiro

"Ela só melhorou tanto pra gente — tanto para o financeiro quanto para toda a operação aqui na Forma Turismo."— Caio Vieira, Head Comercial

Perguntas frequentes

Como a Forma Turismo fazia a gestão de despesas antes da Payfy?

Com sistema e aplicativo próprios de prestação de contas, sem integração: o processo era manual, com validação de notas uma a uma e reembolsos constantes para mais de 100 vendedores em campo.

Quantos usuários a Forma Turismo tem na Payfy?

Mais de 150 usuários ativos usam o cartão Payfy para alimentação, combustível e passagens aéreas e rodoviárias, em viagens que duram de 5 a 60 dias.

O cartão corporativo Payfy funciona no exterior?

Sim. A primeira compra da Forma Turismo com a Payfy foi feita fora do Brasil, incluindo saque em euro. A empresa já usou o cartão em mais de 5 países.

A Payfy se integra a sistemas próprios?

Sim. Além das integrações nativas com ERPs (TOTVS Protheus, OMIE, SAP, Senior, Sankhya, Oracle), a API aberta da Payfy permitiu à Forma Turismo integrar as despesas ao seu sistema interno.

Como a Payfy detecta erros na prestação de contas?

A plataforma compara automaticamente o comprovante anexado com a despesa do cartão e aponta divergências na hora, permitindo notificar o colaborador de imediato.

CTA final:Mais de 100 pessoas em campo e a prestação de contas ainda é manual? Veja como a Payfy coloca cada despesa no sistema em tempo real.

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