A gestão orçamentária é uma parte essencial da administração de empresas. Por isso, controlar efetivamente os gastos deve ser uma prioridade para qualquer negócio que busca se manter competitivo no mercado.
Nesse contexto, uma maneira de otimizar a gestão orçamentária é através do uso de cartões corporativos. Eles permitem que os gastos sejam acompanhados e ajustados em tempo real e sem burocracia.
Então, pensando nisso, neste artigo, vamos explorar detalhadamente como os cartões corporativos ajudam as empresas a controlar melhor seus orçamentos e evitar surpresas financeiras.
Vamos lá?!
O que é gestão orçamentária?
Em poucas palavras, a gestão orçamentária consiste em planejar e monitorar os recursos financeiros de uma empresa, e é uma das principais responsabilidades do departamento financeiro.
Ou seja, o papel da gestão orçamentária dentro de qualquer organização é evitar gastos excessivos e otimizar o uso dos recursos financeiros.
Desafios comuns na gestão orçamentária e como superá-los
No entanto, existem muitos desafios que as empresas enfrentam na gestão orçamentária, e o principal deles é lidar com as variações inesperadas dos gastos, que podem gerar problemas mais graves para a empresa.
Por isso, para superar esse e outros desafios, as empresas devem implementar medidas preventivas e garantir a sustentabilidade de suas finanças.
Por exemplo, o uso dos cartões corporativos permite que as empresas tenham uma visão global dos seus gastos de forma prática e segura, garantindo mais agilidade e visão estratégica para lidar com as variações inesperadas nos gastos.
Além disso, é essencial que as empresas estejam sempre monitorando e atualizando sua gestão orçamentária para assegurar que ela esteja sempre alinhada com os objetivos e metas financeiras da empresa.
O papel dos cartões corporativos na gestão orçamentária
Os cartões corporativos têm um papel poderoso na gestão orçamentária das empresas, quando utilizados de forma inteligente.
Assim, eles facilitam o processo de compras corporativas e permitem que os funcionários realizem pagamentos em nome da empresa, sem a necessidade de solicitar reembolsos ou adiantamentos.
Com isso, os cartões corporativos proporcionam uma série de benefícios para a empresa, como por exemplo:
- maior controle sobre as despesas;
- mais eficiência e transparência nas informações de gastos;
- e a praticidade que somente um cartão pode oferecer.
No entanto, é importante destacar que o uso dos cartões corporativos deve ser feito com responsabilidade e transparência, para evitar abusos e desvios de conduta.
Dessa forma, é fundamental que as empresas estabeleçam políticas claras para o uso dos cartões corporativos, definindo limites de gastos e estabelecendo regras para a prestação de contas.
Como os cartões corporativos funcionam
Os cartões corporativos funcionam de forma muito semelhante aos cartões de crédito pessoais, mas com algumas diferenças importantes.
Em vez de serem emitidos para um indivíduo, eles são emitidos para a empresa e podem ser utilizados por funcionários autorizados a realizar compras em nome da organização.
No caso, esses cartões corporativos possuem limites de gastos definidos, que podem ser ajustados de acordo com as necessidades da empresa.
Além disso, eles também oferecem recursos adicionais que são muito vantajosos, como relatórios detalhados de gastos e aplicativos integrados de gerenciamento pelo celular.
Entenda mais sobre o assunto aqui: Controle de gastos empresariais com “expenses app” é tendência para as finanças corporativas no Brasil.
Implementando cartões corporativos em sua empresa
Como vimos nos blocos anteriores, implementar cartões corporativos em uma empresas é uma ótima maneira de controlar despesas, simplificar a contabilidade e aumentar a eficiência nas operações financeiras.
Por isso, aqui estão algumas dicas para a implementação bem-sucedida de cartões corporativos:
Escolhendo o cartão corporativo certo para sua empresa
Primeiramente, a escolha do cartão corporativo certo para sua empresa é fundamental para garantir que seus objetivos sejam atendidos.
Por isso, preste muita atenção nos diferentes tipos de cartões, bem como à taxa de juros, limites e períodos de carência.
Busque entender também se o serviço oferece opções de cartões virtuais e aplicativos integrados para fazer a gestão orçamentária. Esses benefícios são mais valiosos do que se imagina.
Além disso, é importante verificar se o cartão oferece benefícios adicionais, como programas de recompensas ou descontos em compras em determinados estabelecimentos. Esses benefícios ajudam a economizar dinheiro no longo prazo.
Outro fator a se considerar é a reputação da instituição financeira que oferece o cartão. Por isso, certifique-se sempre de escolher uma empresa confiável e com boa reputação no mercado.
Estabelecendo limites e políticas de uso
Após a escolha do cartão adequado, é indispensável estabelecer limites e diretrizes para o uso do cartão na empresa. Isso ajudará a garantir que os custos estejam dentro da gestão orçamentária e que o uso do cartão seja apropriado.
Também devemos estabelecer políticas claras sobre o que pode ser comprado e como. Por exemplo, é necessário limitar o uso do cartão a gastos relacionados ao negócio, como viagens de negócios, hospedagem em hotéis e despesas de escritório.
Sobretudo, os funcionários devem estar muito bem informados sobre como a empresa espera que os cartões sejam usados, e como o uso do cartão será fiscalizado.
Acompanhando o uso do cartão corporativo
Para garantir que o cartão corporativo esteja sendo usado de forma apropriada, precisamos acompanhar regularmente os gastos realizados com ele.
Por isso, uma boa prática é solicitar que os funcionários enviem relatórios regulares de despesas, detalhando as compras realizadas. Isso ajudará a identificar qualquer gasto suspeito ou inapropriado.
Por último, devem-se realizar auditorias esporádicas para assegurar que o uso do cartão esteja em conformidade com as políticas estabelecidas pela empresa e com a gestão orçamentária.
Conclusão: otimizando a gestão orçamentária com cartões corporativos
Em suma, com a crescente necessidade de precisão e controle nos gastos, os cartões corporativos se tornaram uma ferramenta indispensável para empresas de todos os tamanhos.
Além de simplificar o processo de compra, eles oferecem maior transparência e controle sobre os gastos, permitindo uma gestão orçamentária mais eficiente e segura.
Para aproveitar totalmente os benefícios dos cartões corporativos, é importante que a empresa também estabeleça uma política de gestão orçamentária clara e efetiva.
Isso inclui políticas de uso de cartão corporativo, bem como diretrizes claras para acompanhamento e relatórios financeiros.
Além disso, deve-se treinar os funcionários no uso adequado dos cartões corporativos, para evitar gastos desnecessários e garantir o uso responsável dos recursos da empresa.
Por fim, a empresa deve estar atenta às novas tecnologias e tendências no mercado de cartões corporativos, se mantendo sempre atualizada e utilizando as melhores soluções disponíveis.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
