O cartão corporativo é a melhor opção para agilizar e centralizar os gastos variáveis em um só lugar e por isso tornou-se cada vez mais popular no mundo empresarial, uma vez que é uma maneira conveniente e eficiente de gerenciar despesas.
Contudo, é comum que as empresas tenham dúvidas sobre como implementar essa ferramenta.
Entre as dúvidas mais comuns estão:
- Quais os tipos de cartões corporativos?
- Quais suas vantagens e suas desvantagens?
- Quais os pontos de atenção ao implementar o cartão corporativo?
Portanto, se você está pensando em adotar na sua empresa, este guia completo é para você. Nesse artigo vou responder essas perguntas e muito mais, então venha comigo!
O que é um Cartão Corporativo?
Um cartão corporativo é um cartão bancário (que pode ser de débito ou crédito), utilizado exclusivamente para o pagamento de despesas relacionadas à empresa ou aos custos do trabalho.
Essa é uma maneira efetiva de agilizar os gastos corporativos simplificando a gestão financeira. O que, por consequência, também faz com que essa gestão seja muito mais eficaz e transparente.
Além disso, controlar todas essas atividades de gastos, através de uma única plataforma centralizada, é tão vantajoso que acaba otimizando a rotina e prioridades de times inteiros – principalmente o financeiro e o comercial.
Portanto, é essencial que o seu time administrativo-financeiro e os gestores saibam aderir e utilizar essas ferramentas – garantindo que o controle de gastos seja efetivo e mostrando que possuir um cartão corporativo traz mais benefícios do que não utilizá-lo.
Quais são os benefícios do cartão corporativo para os funcionários?
Antes de seguirmos com as explicações sobre os tipos e vantagens dos cartões corporativos, vale a pena refletir sobre o resultado motivacional na sua equipe ao implementar esse benefício.
Quando a empresa oferece um bom programa de benefícios (como o cartão corporativo), ela fortalece a relação empresa-funcionário, recebendo em troca uma maior lealdade e “atitude de dono” dos seus colaboradores.
Dessa forma, criar essa relação de confiança com os funcionários, pode levar sua empresa a outro patamar e atrair ainda mais talentos para trabalharem no seu time.
A opção do cartão corporativo é menos complexa do que parece e resulta em inúmeros benefícios, então vale a pena investigar.
Se ainda assim você acha que isso não é pra sua empresa, te convido para conferir nosso post completo sobre porquê aqui na Payfy todos os nossos funcionários recebem seu próprio cartão!
Quais os tipos de Cartão Corporativo?
Os cartões corporativos são uma ferramenta importante para empresas que desejam gerenciar seus gastos comerciais de maneira eficiente e controlada. Dessa forma, em geral, classificamos os cartões corporativos seguindo duas condições:
- Se são pós-pagos ou pré-pagos;
- Se são físicos ou virtuais
Cartão Corporativo Pós-pago (ou de crédito)
O cartão corporativo pós-pago funciona de forma semelhante ao de cartão de crédito pessoal. A empresa pode utilizar seu limite de crédito sem se preocupar com sua conta bancária ou com seu saldo.
Essa opção é vantajosa para empresas que precisam de um fluxo de caixa mais flexível.
No entanto, é importante lembrar que o cartão corporativo pós-pago requer uma aprovação do limite de crédito pelo Banco emissor e, por ser uma solução de crédito, existe a necessidade de um controle mais rigoroso dos gastos, uma vez que a empresa só terá conhecimento das despesas realizadas após o fechamento da fatura.
Nesse modelo não há tantas personalizações, como permitir que a empresa coloque uma determinada verba por funcionário, é possível fazer essa verificação apenas no fechamento do mês.
Cartão Corporativo Pré-pago (ou de débito)
Já os cartões pré-pagos permitem uma maior distribuição e personalização para cada colaborador, a depender do cargo exercido e necessidade de gastos, como por exemplo:
- viagens corporativas;
- assinaturas de serviços;
- compra de materiais e insumos;
- entre outros gastos.
Nessa modalidade, o setor financeiro administra os valores que serão alocados para o cartão do colaborador, disponibilizando um valor pré-determinado permitindo que ele gaste exclusivamente com as despesas previamente alinhadas e correspondentes a esse valor.
Essa opção é ótima para empresas que precisam controlar muito rigorosamente seus gastos ou aquelas que não tenham limite de crédito pós-pago aprovado, mas buscam limitar o acesso de seus funcionários a recursos financeiros da empresa de forma simplificada.
Algumas das principais vantagens de usar um cartão pré-pago corporativo para sua empresa são:
- Elimina a necessidade de aprovação de crédito;
- Garante um controle mais rigoroso dos gastos comerciais;
- Evita dívidas desnecessárias e parcelamentos de fatura;
- Facilita os pagamentos dos colaboradores;
- Elimina a necessidade de reembolsos.
Cartão Corporativo Virtual
O cartão virtual é um novo método para realizar despesas corporativas. Ele permite que as empresas façam pagamentos de uma maneira mais segura, personalizada e rastreável.
Como o nome sugere, esses cartões existem apenas online, mas funcionam da mesma forma e possuem as mesmas informações de um cartão físico; número do cartão, data de validade e código CVV.
Assim, cada cartão virtual pode ser de uso único, para um nível de segurança maior, ou de uso contínuo, para casos de compras mensais recorrentes. Ou seja, os funcionários que usam esses cartões podem fazer pagamentos com toda a agilidade e facilidade de um cartão tradicional, porém com uma camada adicional de segurança e controle.
Para as empresas que querem ter ainda mais controle sobre o limite de gastos de cada colaborador vale o teste de um cartão virtual pré-pago corporativo.
Uma grande vantagem do cartão virtual é reduzir os riscos de clonagem ao fazer compras online. Desde o seu surgimento, sua popularidade está crescendo rapidamente devido às suas vantagens.
O uso do Cartão Corporativo
Diretrizes e regras são indispensáveis para o uso do cartão corporativo, assim como para qualquer outro projeto da empresa. Sendo assim, a utilização desse benefício precisa estar de acordo com a política interna de adiantamentos e reembolsos de despesas corporativas.
Mesmo o cartão corporativo sendo bastante prático, ainda é necessário estar atento a certas burocracias, afinal, as empresas que disponibilizam esse tipo de recurso aos colaboradores precisam estabelecer processos para gerenciar esses gastos.
Por conta de toda a liberdade que um cartão corporativo oferece ao funcionário, normalmente as empresas o disponibilizam apenas para funcionários de bastante confiança ou para cargos de liderança.
O benefício, entretanto, pode ser estendido a mais colaboradores desde que o controle e a gestão desses gastos sejam feitos de forma ordenada.
Portanto, na sua empresa, comece definindo regras básicas e sempre prezando pelo máximo de transparência possível.
Algumas dicas de como fazemos por aqui e que podem te inspirar:
- Crie centros de custo, definindo valores e prioridades para cada um deles;
- Deixe claro o quanto cada time terá de verba para o uso do cartão, assim fica a cargo das lideranças fazerem essa distribuição, quando necessária;
- Sempre digitalize os recibos fiscais, existem aplicativos que disponibilizam essa função e ela é essencial para organização e conferência dos gastos sem risco de perder documentos ou dados.
Cartão Corporativo com sistema de gestão inteligente
Conforme falamos ao longo deste artigo, para que o cartão funcione da melhor forma possível, é necessária muita coordenação e planejamento por parte da sua equipe.
Para tal, é interessante procurar um serviço que permita à empresa possuir cartões corporativos que contam com um sistema de gestão inteligente.
No mercado, já existem opções de aplicativos que facilitam (e muito) a gestão e o controle dos gastos dos colaboradores, sem a necessidade de conferir manualmente todas as faturas, por exemplo.
Por isso, procure sistemas que automatizam os processos associados aos gastos. Isso fará com que o time responsável por esse controle possa realizá-lo muito mais rápido e ter mais tempo para outras demandas.
Então, antes de escolher o seu cartão, procure pensar no seguinte:
- O sistema escolhido permite que você tenha cartões físicos e virtuais?
- É possível criar políticas de gastos com limites e categorias de gastos permitidas?
- Ele possui a funcionalidade de digitalizar os recibos e notas fiscais de forma organizada e segura?
- É possível exportar relatórios e planilhas de dados?
- Ele possui integração contábil com os principais sistemas empresariais?
- É possível acompanhar os gastos e configurações em tempo real, garantindo que tudo está correndo conforme o planejado?
Vantagens e desvantagens do Cartão Corporativo
De maneira geral, o cartão corporativo é uma solução simples, acessível e muito vantajosa para a gestão financeira de qualquer negócio. Contudo, podem haver prós e contras dependendo do modelo que sua empresa escolher.
Pensando nisso, separamos os principais motivos para sua empresa ter ou não um cartão de crédito corporativo:
Vantagens
Melhor controle de gastos comerciais
Com o cartão corporativo/empresarial, a empresa tem um controle mais preciso dos gastos comerciais realizados pelos seus funcionários.
Afinal, através das plataformas de gestão todas as transações feitas com o cartão são registradas automaticamente e podem ser facilmente acessadas e categorizadas pelos gestores financeiros da empresa.
Dessa forma, é possível definir limites de gastos para cada funcionário, evitando assim compras desnecessárias ou excessivas, e quem define todas essas regras é a própria empresa através de uma política de gastos que os funcionários devem seguir.
Maior eficiência nas operações financeiras
O cartão corporativo também aumenta a eficiência das operações financeiras da empresa, pois ele permite a realização de pagamentos de forma rápida e segura, sem a necessidade de emissão de cheques, adiantamentos ou outras operações burocráticas.
Além disso, é possível ter acesso a relatórios detalhados sobre os gastos realizados com o cartão – o que possibilita uma visão mais holística dos gastos e ajuda a identificar possíveis oportunidades de economia.
Melhor registro das despesas comerciais
Com o cartão corporativo/empresarial, há um registro mais preciso das despesas comerciais da empresa.
Isso porque todas as transações realizadas com o cartão são registradas e podem ser facilmente acessadas pelos gestores financeiros da empresa.
Além disso, é possível categorizar os gastos realizados com o cartão e anexar comprovantes através do aplicativo, facilitando a identificação das áreas em que estão sendo feitos os maiores investimentos da empresa.
Melhor fluxo de caixa
Outra grande vantagem dos cartões corporativos é melhorar a gestão do fluxo de caixa da empresa. Afinal, ele permite realizar os pagamentos com mais agilidade e segurança, evitando atrasos, multas e juros.
Aqui na Payfy, por exemplo, já disponibilizamos até a opção de PIX nos nossos cartões inteligentes, facilitando ainda mais os gastos empresariais.
Mais facilidade para gestão e adeus aos reembolsos
Essa é uma das principais vantagens para qualquer empresa: a possibilidade de excluir o reembolso e os adiantamentos das tarefas do setor financeiro.
Isso porque ao invés do colaborador usar seu próprio dinheiro e precisar preencher um relatório de reembolso, ele passa a usar um cartão integrado da empresa.
Dessa forma, o saldo ou crédito é previamente inserido no cartão e a liderança possui acesso em tempo real a todas as transações realizadas com os cartões.
Desvantagens
- Exige uma alta organização na gestão, uma vez que todos os valores, fluxos e centros de custos precisam estar bem alinhados para funcionar da forma ideal;
- A atualização dos limites nem sempre é fácil e depende de um gerente ou da plataforma que a empresa optou por utilizar. Por isso, é essencial um planejamento a médio e longo prazo;
- Caso opte por apenas um cartão corporativo para um grupo de funcionários, esteja ciente que a fatura também virá de forma unificada. O que significa que a conferência e revisão precisa ser feita com o dobro de atenção e controle.
É válido ressaltar que a maioria das desvantagens se apresentam quando os cartões corporativos são solicitados através de Bancos, por outro lado, com ferramentas de gestão especializadas a maioria dessas desvantagens são evitadas.
Isso acontece pois os bancos não possuem tanta liberdade em suas diretrizes ou um software que permite, por exemplo:
- o acompanhamento de gastos em tempo real;
- a possibilidade de faturas individuais;
- a criação de múltiplos cartões para as equipes;
- a liberdade para ajustes de limite;
- expedição de um novo cartão de forma rápida e independente.
Ou seja, quando a empresa conta com um sistema de gestão integrado ao cartão corporativo as burocracias diminuem e os gestores têm muita mais liberdade no gerenciamento dos gastos de seus funcionários.
Por isso não tenha receio de optar pelas facilidades que as novas tecnologias financeiras permitem à sua empresa.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
